Triển khai chương trình gắn kết nhân viên: Buddy – Người đồng hành

Buddy – Người bạn đồng hành là một hoạt động còn khá mới tại các doanh nghiệp Việt Nam, chương trình buddy giúp những nhân sự mới có được khoảng thời gian onboard thuận lợi hơn, nhanh chóng thân quen với môi trường và đồng nghiệp hơn nhờ sự hỗ trợ và đồng hành của “Buddy – người bạn đồng hành”.

Bạn có biết rằng chương trình buddy tại nơi làm việc có thể khiến nhân viên của bạn năng suất hơn, gắn kết hơn và tăng tỷ lệ giữ chân? Đó cũng là một cách tuyệt vời để tạo ấn tượng mạnh đầu tiên với nhân viên mới và giúp họ cảm thấy được chào đón vào tổ chức.

Một báo cáo của Gallup cho thấy 88% nhân viên tin rằng quá trình onboarding của họ không hiệu quả, trong khi Glassdoor đã phát hiện ra rằng một chương trình onboarding hiệu quả có thể tăng tỷ lệ giữ chân lên hơn 80%.

Vì vậy, nếu bạn muốn cải thiện hiệu quả onboarding, tăng tỷ lệ giữ chân và tăng động lực tại tổ chức của bạn, triển khai chương trình buddy có thể là giải pháp hoàn hảo.

Chương trình buddy tại công ty là gì?

Chương trình buddy tại công ty được thiết kế để cung cấp kiến thức và hỗ trợ cho nhân viên mới khi họ vào công ty. Mỗi nhân viên mới sẽ được ghép cặp với một nhân viên đang làm việc tại công ty trong vài tuần hoặc tháng đầu tiên trong quá trình làm việc, và nhân viên hiện tại sẽ đóng vai trò là người đồng hành, tư vấn và động viên để giúp nhân viên mới thích nghi với môi trường mới của họ. Chương trình buddy cũng nên được triển khai khi một nhân viên chuyển đến một team mới hoặc được thăng chức.

Chương trình buddy trong quá trình đưa nhân viên mới vào công ty thường được sử dụng để giới thiệu nhân viên mới với team của mình, giúp họ định hướng các chính sách và quy trình của công ty, chia sẻ kiến thức và mẹo, đóng vai trò là người trợ giúp và thậm chí là người bạn.

Tại sao chương trình buddy lại hiệu quả?

Có nhiều lợi ích của chương trình buddy tại công ty. Hãy khám phá một số lợi ích chính dưới đây.

1. Tối ưu quá trình hoà nhập của nhân viên mới

Một chương trình buddy được cân nhắc cẩn thận tạo ra trải nghiệm đưa nhân viên mới vào công ty tích cực bằng cách cung cấp cho họ một chỗ dựa đáng tin cậy và thân thiện để trả lời cho bất kỳ câu hỏi nào hay hỗ trợ khi họ cần.

Hơn 93% nhà tuyển dụng tin rằng quá trình đưa nhân viên mới vào công ty đóng vai trò quan trọng trong việc nhân viên quyết định rời đi hay ở lại trong công ty, trong khi một cuộc khảo sát khác cho biết 70% nhân viên vừa yêu thích vừa xuất sắc trong công việc của mình cũng nói rằng họ đã trải qua trải nghiệm đưa nhân viên mới vào công ty được tối ưu hóa.

2. Tăng cường năng suất

Nghiên cứu của Đại học Warwick đã phát hiện ra rằng nhân viên tham gia chương trình buddy tại nơi làm việc khi họ vừa gia nhập công ty cảm thấy hạnh phúc hơn và năng suất cao hơn 12% so với những đồng nghiệp khác.

Khi một nhân viên được giúp đỡ để hòa nhập và thực sự cảm thấy được là một phần của nhóm, điều này có tác động lớn đến tinh thần làm việc và do đó, giao tiếp, cộng tác và hiệu suất đều được cải thiện.

3. Khuyến khích học hỏi thông qua giao tiếp nội bộ

Chương trình buddy giúp nhân viên mới phát triển kiến thức và kỹ năng của mình thông qua giao tiếp, tương tác với nhân viên hiện có và tạo điều kiện cho việc học tập không chính thức. Nhân viên mới có cơ hội quan sát đồng nghiệp làm việc và hỏi hỏi từ họ, điều này giúp họ phát triển kỹ năng của riêng mình.

4. Giúp nhân viên mới thích nghi với văn hóa công ty nhanh hơn

Mặc dù nhân viên mới có thể rất tài năng và được trang bị đủ kiến thức, không phải ai cũng có kỹ năng giao tiếp xã hội hoặc tính cách hướng ngoại giúp họ hòa nhập vào môi trường làm việc mới. chương trình buddy dành cho nhân viên mới tăng khả năng tất cả nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng vào tổ chức mới, giảm căng thẳng và giúp họ cảm thấy thoải mái.

5. Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên

Tuyển dụng là một trong những khoản đầu tư đắt đỏ nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đó là lý do tại sao cải thiện tỷ lệ giữ chân rất quan trọng. Nếu nhân viên mới của bạn cảm thấy được công nhận và hòa nhập tốt với nhóm và nơi làm việc mới, có khả năng cao họ sẽ muốn ở lại.

6 bước phát triển chương trình buddy hiệu quả

Đây là một số bước đơn giản để phát triển một chương trình đào tạo buddy hiệu quả trong tổ chức của bạn.

Bước 1: Xác định tiêu chí để chọn buddy phù hợp

Bước đầu tiên là xác định những tiêu chí cần có ở một người bạn để bạn có thể điều phối đúng những người phù hợp. Lý tưởng nhất, bạn sẽ cần có những người tình nguyện từ tất cả các phòng ban.

Chỉ điều phối buddy từ phòng HR sẽ gây áp lực lên team và gây trở ngại khi cố gắng phân công họ đến các nhân viên mới từ các phòng ban khác nhau. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tìm người tình nguyện, hãy thử khuyến khích bằng cách đặt mức tiền thưởng hoặc một món quà nào đó.

Mẹo HR
Tìm những người dễ tiếp cận, thân thiện, hăng hái, tích cực, hiểu biết về công ty, có kỹ năng và kinh nghiệm liên quan đến vai trò của nhân viên mới, sẵn lòng dành thời gian giúp đỡ người khác, kiên nhẫn và chu đáo, và có khả năng truyền đạt tốt.

Bước 2: Ghép đôi nhân viên mới với những người bạn phù hợp

Cách tốt nhất để đảm bảo bạn ghép nhân viên mới với những người bạn phù hợp là hỏi nhân viên mới một số câu hỏi để bạn có thể ghép họ với ai đó có tính cách tương tự, phong cách làm việc và mục tiêu nghề nghiệp tương tự. Bạn có thể hỏi trực tiếp họ cách học hiệu quả nhất nhất đối với họ hoặc họ muốn được ghép với loại người như thế nào.

Đôi khi một người hướng nội, nhút nhát có thể muốn được ghép với một người hướng ngoại hơn và hòa đồng hơn để cân bằng và khuyến khích họ vượt ra khỏi vùng an toàn của mình.

Có nhiều công cụ miễn phí giúp tối ưu quá trình ghép cặp. Chúng sử dụng dữ liệu và thuật toán để đề xuất người bạn phù hợp nhất cho mỗi nhân viên mới, giảm đi rất nhiều thao tác.

Bước 3: Chương trình đào tạo cho buddy training

Để đảm bảo buddy của bạn sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ của họ và giúp đỡ nhân viên mới một cách thành công, quan trọng là đào tạo họ thật bài bản. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc huấn luyện, tổ chức hội thảo hoặc thậm chí là khóa học trực tuyến.

Nói cách khác, đừng mong đợi buddy của bạn là những chuyên gia từ đầu. Miễn là tình nguyện viên thể hiện sự nhạy bén về những phẩm chất tự nhiên, họ có thể trở thành những người bạn mạnh mẽ. Tạo một group chat cho tất cả buddy cũng là một cách tuyệt vời để mọi người chia sẻ kiến thức và mẹo.

Đọc thêm: Các thống kê về trải nghiệm nhân sự mới nhất 2024

Bước 4: Đưa cho buddy một danh sách các hoạt động cần hoàn thành

Bước tiếp theo là đảm bảo bạn có một checklist tất cả các nhiệm vụ mà bạn muốn buddy của bạn hoàn thành. Họ cần biết những gì được mong đợi từ họ và có thể theo dõi.
Bao gồm:
– Giới thiệu nhân viên mới với team của họ
– Giải thích vai trò và trách nhiệm của họ
– Giúp họ làm quen các thiết bị và phần mềm mới
– Chia sẻ văn hóa, giá trị và sứ mệnh của công ty
– Trả lời bất kỳ câu hỏi nào hoặc giới thiệu họ cho ai đó có thể hỗ trợ họ.

Việc có một checklist vật lý mà buddy có thể đánh dấu là rất hữu ích để theo dõi tiến độ và không quên điều gì.
Dù checklist quan trọng, bạn cũng nên đảm bảo rằng buddy của bạn biết không nên quá cứng nhắc trong cách tiếp cận của họ. Khuyến khích họ tự đánh giá tình hình qua quá trình giúp đỡ nhân viên mới.

Bước 5: Đặt kỳ vọng cho cả buddy và nhân viên mới

Hãy đảm bảo rằng có những kỳ vọng rõ ràng đối với cả buddy và nhân viên mới của bạn. Ví dụ, khuyến khích nhân viên mới của bạn đặt câu hỏi, thông báo về bất kỳ thách thức nào họ đang gặp phải và tìm kiếm sự hỗ trợ khi cần. Khuyến khích buddy của bạn cung cấp hướng dẫn rõ ràng, trả lời câu hỏi tốt nhất có thể (hoặc giới thiệu cho người khác), và thường xuyên liên hệ với nhân viên mới của họ để xem họ đã thích nghi và ổn định như thế nào.

Cũng nên quyết định thời gian kéo dài của chương trình buddy (một vài tuần hoặc tháng) và đặt một ngày kết thúc.

Bước 6: Thường xuyên liên hệ và thu thập phản hồi

Bước cuối cùng để phát triển một chương trình buddy hỗ trợ thành công là thu thập phản hồi từ buddy và nhân viên mới của bạn để đánh giá hiệu quả của chương trình và nó có thể cải thiện ở đâu. Quan trọng là bạn sẵn lòng tiếp nhận phản hồi và sẵn lòng giải quyết bất kỳ vấn đề nào để chương trình buddy của bạn có lợi cho tất cả mọi người tham gia.

Ví dụ về chương trình Buddy

Dưới đây là một số ví dụ về chương trình buddy thành công cho nhân viên mới tại nơi làm việc.

Google

Trong quá trình onboarding, các quản lý tuyển dụng của Google (được biết đến với cái tên Nooglers) nhận được một email vào Chủ nhật trước ngày làm việc đầu tiên với một checklist các nhiệm vụ cần hoàn thành. Một trong những nhiệm vụ này bao gồm việc ghép đôi nhân viên mới với một buddy.

Thống kê cho thấy khi các quản lý tuân thủ checklist này, nhân viên mới thích nghi với vai trò của họ nhanh hơn 25% so với trường hợp quản lý không làm theo checklist.

Apple

Tại Apple, tất cả nhân viên mới được ghép với một buddy để giúp họ thích nghi với vai trò mới của mình. Các buddy được lựa chọn cẩn thận để đảm bảo họ hiểu rõ văn hóa tại Apple và có thể cung cấp hỗ trợ, đảm bảo và giải đáp bất kỳ câu hỏi nào của nhân viên mới.

Buffer

Buffer có một chương trình ba buddy hoạt động trong 45 ngày đầu tiên mà của nhân viên mới tại công ty. Mỗi nhân viên mới sẽ được ghép với một buddy lãnh đạo (một người có nhiều kinh nghiệm, ví dụ như một quản lý), một buddy vai trò (một người hiểu rõ về vai trò của nhân viên mới) và một buddy văn hóa (có kinh nghiệm giúp nhân viên mới hiểu văn hóa, tầm nhìn và mục tiêu của công ty).

Microsoft

Microsoft đã thử nghiệm chương trình buddy trong quá trình tuyển dụng bằng cách so sánh hiệu quả giữa nhân viên mới được giao buddy so với những người không có buddy. Sau tuần đầu tiên làm việc, nhân viên mới có buddy cảm thấy hài lòng với trải nghiệm tuyển dụng của họ cao hơn 23% so với những người không có buddy.

Microsoft sau đó đã tiến hành các bước mở rộng chương trình buddy bằng cách thiết lập một trang web nội bộ cho các quản lý tuyển dụng để ghép đôi nhân viên mới với các buddy.

Checklist chương trình buddy cho nhân viên mới

Dưới đây là một ví dụ về checklist mà phòng HR có thể sử dụng để giúp các bạn đồng nghiệp mới chuẩn bị để giúp đỡ nhân viên mới.

Tạo một digital checklist có thể được chỉnh sửa theo nhu cầu và được phòng HR theo sát mỗi khi một buddy được ghép với một nhân viên mới. Bạn cũng có thể lưu hình ảnh của chúng tôi để sử dụng như một checklist.

Kết luận

Triển khai một chương trình buddy thành công tại nơi làm việc có thể cải thiện đáng kể quy trình tuyển dụng và dẫn đến sự hài lòng và năng suất cao hơn của nhân viên, cũng như tỷ lệ giữ chân nhân viên cao hơn.

Để phát triển một chương trình buddy hiệu quả, hãy lựa chọn các buddy phù hợp và đào tạo họ, tạo thành những cặp phù hợp với nhân viên mới, cung cấp cho tất cả các buddy một checklist các nhiệm vụ, đặt kỳ vọng rõ ràng và thu thập phản hồi từ cả hai bên. Đảm bảo rằng bạn sử dụng phản hồi quý giá này để điều chỉnh và cải thiện chương trình buddy theo thời gian.

Nguồn dịch: AIHR