Hướng dẫn cách viết đơn đề xuất tăng lương

Sự chênh lệch kỹ năng ngày càng tăng và tình trạng thiếu lao động đã tạo ra một thị trường do ứng viên và nhân viên quyết định. Kết quả là mong đợi về mức lương của người lao động đã thay đổi và việc lương giữ nguyên không còn đủ để giữ chân nhân viên. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn những mẹo hàng đầu về thời điểm để tạo ra một đơn đề xuất tăng lương.

Việc tăng lương có thể là tin tốt cho tất cả mọi người. Khi phòng HR ban hành một đơn đề xuất tăng lương, có nghĩa là nhân viên đã thể hiện tốt và đã đạt được một số mốc quan trọng hoặc đạt được mục tiêu.

Đơn đề xuất tăng lương cũng cung cấp cho nhân viên phòng HR cơ hội trình bày các trách nhiệm công việc mới và có thể được tham khảo bởi các quản lý và nhân viên phòng HR khi xác định việc tăng lương trong tương lai.

Đơn đề xuất tăng lương là gì?

Một đơn đề xuất tăng lương nên là một tài liệu chính thức mà nhà tuyển dụng cung cấp cho nhân viên để thông báo về việc tăng lương cho nhân viên. Thông thường, nó được ban hành bởi phòng HR và được coi là một văn bản chính thức về điều chỉnh lương.

Đơn tăng lương cung cấp cho nhân viên thông tin về mức lương mới của họ và ngày bắt đầu hiệu lực. Thông thường, nó trình bày lí do tăng lương và có thể phản ánh sự công nhận của nhà tuyển dụng về giá trị của nhân viên đối với công ty, hiệu suất làm việc hoặc các thay đổi trên thị trường.

Khi nào nên tạo một đơn đề xuất tăng lương?

Một đơn đề xuất tăng lương giúp đảm bảo tính minh bạch giữa nhân viên và nhà tuyển dụng về mức thù lao. Nó cũng đóng vai trò như một công cụ tuyệt vời và có thể ảnh hưởng tích cực đến độ hài lòng công việc của nhân viên và lòng trung thành đối với công ty.

Theo một cuộc khảo sát gần đây của Glassdoor đo lường các yếu tố quan trọng đối với sự hài lòng của nhân viên, văn hóa và giá trị đứng ở vị trí hàng đầu với tỷ lệ 18,4%, trong khi mức lương và phúc lợi xếp cuối cùng với tỷ lệ 10,9%.

Tuy nhiên, Glassdoor chỉ ra rằng mức lương có thể không là nền tảng của sự hài lòng, nhưng nó rất quan trọng đối với những người mới gia nhập. Là một chuyên gia HR, bạn có thể sử dụng một đơn đề xuất tăng lương để đồng bộ nhân viên với văn hóa và giá trị của công ty (như những thống kê chỉ ra) và làm cho nhân viên cảm thấy được công nhận và được quan tâm.

Hãy xem các tình huống khác nhau mà trong đó đơn đề xuất tăng lương có thể được sử dụng và cách tận dụng chúng một cách tốt nhất từ góc nhìn của một chuyên gia HR:

• Đánh giá hiệu suất hàng năm: Liên kết việc tăng lương với kết quả hiệu suất là một cách cụ thể và đo được để theo dõi mức độ đạt được các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) của nhân viên. Một đơn đề xuất tăng lương cũng là một cách tuyệt vời để nói rằng bạn đã làm tốt và cảm ơn, kèm theo một phần thưởng, làm tăng thêm sự công nhận và giá trị cho trải nghiệm chung của nhân viên.
• Tăng lương Merit-based: Nhà tuyển dụng có thể thưởng nhân viên một mức tăng lương vì hiệu suất làm việc xuất sắc, đạt thành tựu hoặc đóng góp nhiều hơnnhiệm vụ công việc thông thường. Điều này không nhất thiết phải đồng bộ tuyệt đối với việc đánh giá hiệu suất.
• Thăng chức: Khi một nhân viên được thăng chức lên vị trí cao hơn, một đơn đề xuất tăng lương được cung cấp để chỉ ra những trách nhiệm mới và mức lương cao hơn liên quan đến vị trí mới. Đây là một cách đo lường để đảm bảo nhà tuyển dụng và nhân viên đồng ý với phạm vi công việc mới, phù hợp với mức lương và phúc lợi mới.
• Thay đổi công việc: Một đơn đề xuất tăng lương hình thức hóa sự thay đổi nếu một nhân viên chuyển sang một vai trò khác trong công ty đòi hỏi mức lương cao hơn.
• Điều chỉnh thị trường: Các công ty có thể điều chỉnh các mức lương để phù hợp với mức lương thị trường hiện tại cho các vai trò cụ thể nhằm duy trì sự cạnh tranh và giữ chân nhân tài.
• Điều chỉnh chi phí sinh hoạt: Để ứng phó với lạm phát hoặc thay đổi trong chi phí sinh hoạt, nhà tuyển dụng có thể cung cấp tăng lương để đảm bảo thu nhập của nhân viên đủ để đáp ứng nhu cầu của họ.
• Tăng lương hợp đồng: Trong một số trường hợp, việc tăng lương được xác định trước trong các hợp đồng lao động hoặc các thỏa thuận đàm phán tập thể, và một đơn đề xuất tăng lương được cung cấp khi áp dụng các tăng lương này.

Vai trò của HR trong việc tăng lương là gì?

Là một chuyên gia HR, bạn đóng vai trò quan trọng trong quá trình tăng lương trong tổ chức của bạn.

Bộ phận HR đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển, triển khai và giám sát các chiến lược bồi thường phù hợp với mục tiêu và hạn chế ngân sách của công ty. Trong các tổ chức lớn hơn, điều này bao gồm việc thiết lập các mức lương và khoảng lương phù hợp với các vai trò công việc trong tổ chức và đảm bảo rằng nếu một nhân viên chuyển sang một nhóm lương mới, bồi thường của họ được điều chỉnh tương ứng.

Các chuyên gia HR thường làm việc chặt chẽ với các quản lý phòng ban để đánh giá hiệu suất của nhân viên. Quá trình hợp tác này giúp xác định những nhân viên nào đủ điều kiện để được tăng lương dựa trên các chỉ số hiệu suất và các tiêu chí đã được định trước khác. Các quản lý cũng có thể dựa vào sự am hiểu của bạn để hiểu về mức tăng hiệu suất hợp lý trong các vị trí khác nhau.

Vai trò của bạn là đảm bảo mức lương của tổ chức cạnh tranh. Tiến hành nghiên cứu thị trường, nghiên cứu các tiêu chuẩn ngành, phân tích xu hướng thị trường lao động và thu thập dữ liệu về các phương pháp trả lương để đưa ra quyết định về mức lương.

Sau khi đưa ra quyết định, HR cũng có trách nhiệm thông báo việc tăng lương cho nhân viên, đó là lúc đến lượt đơn đề xuất tăng lương. Điều này bao gồm việc soạn thảo thông điệp rõ ràng và ngắn gọn mô tả mức bồi thường mới, lý do tăng lương và ngày có hiệu lực.

Checklist: Cách viết đơn đề xuất tăng lương

Bước 1: Lập kế hoạch cho đơn của bạn

Ghi lại ai sẽ nhận được đơn, tại sao họ được tăng lương và mức tăng lương là bao nhiêu. Bao gồm bất kỳ yêu cầu hoặc trách nhiệm công việc bổ sung nào.

→ Làm như sau:
Liên hệ với quản lý trực tiếp về những thông tin nào cần ghi trong đơn đề xuất tăng lương, chẳng hạn như ngày tăng lương mới, trách nhiệm công việc mới hoặc bất kỳ thông tin khác đặc biệt với nhân viên.

Bước 2: Tạo một phân cấu cho đơn

Tạo một cấu trúc rõ ràng cho đơn đề xuất. Bắt đầu bằng một đoạn mở đầu, tiếp theo là phần thân của đơn giải thích các điểm chính, và kết thúc bằng một phần kết luận chúc mừng nhân viên hoặc cung cấp bất kỳ thông tin bổ sung nào.

→ Làm như sau:
Bắt đầu bằng việc ghi lại các chi tiết quan trọng dưới dạng các điểm đầu đề trước khi viết đơn để đảm bảo bạn đã bao gồm tất cả các điểm quan trọng.

Bước 3: Viết đơn đề xuất tăng lương

Đến lúc triển khai các điểm chính và tạo ra thông điệp bằng văn bản của bạn.

• Bắt đầu bằng việc gửi lời chào đến nhân viên, bao gồm tên công ty, địa chỉ và ngày gửi.
• Viết một đoạn giới thiệu ngắn gọn trong một đoạn để thiết lập không khí cho đơn và nhấn mạnh các điểm chính.
• Phát triển phần thân của đơn để giải thích việc tăng lương, bao gồm các chi tiết như tỷ lệ tăng, mức lương trước đó và mức lương mới.
• Tiếp theo, mở rộng về lý do tăng lương. Có thể là nhấn mạnh về thành tích quan trọng của nhân viên và cách nó được thưởng, sự thay đổi về vị trí và trách nhiệm công việc hoặc phản ứng với thay đổi trên thị trường.
• Viết đoạn kết luận. Bao gồm ngày bắt đầu tăng lương và thông tin liên hệ của một người mà nhân viên có thể hỏi bất kỳ câu hỏi nào về các bước hành chính.

→ Làm như sau:
Kiểm tra kép rằng bản nháp của bạn bao gồm tất cả các điểm đề ra trong phân cấu của bạn.

Bước 4: Kiểm tra lại đơn

Đọc đơn cẩn thận, chỉnh sửa và thay đổi nếu cần. Bạn cũng nên nhờ một người trong nhóm đọc đơn vì họ có thể mang đến một góc nhìn mới về các chi tiết và có thể phát hiện bất kỳ khoảng trống hoặc lỗi nào.

→ Làm như sau:
Sử dụng một công cụ ngữ pháp trực tuyến miễn phí để phát hiện các lỗi chính tả hoặc lỗi đánh máy.

Mẹo để viết một đơn đề xuất tăng lương xuất sắc

• Tránh sự không rõ ràng về số tiền tăng và ngày có hiệu lực.
• Sử dụng ngôn ngữ tích cực để củng cố giá trị của nhân viên đối với công ty.
• Nhắc nhân viên rằng các chi tiết về việc tăng lương là bí mật.
• Kiểm tra đơn để phát hiện các lỗi chính tả hoặc ngữ pháp để duy trì tính chuyên nghiệp.
• Gửi đơn đề xuất tăng lương đúng thời hạn, nếu có thể là ngay sau bất kỳ thông tin trao đổi bằng lời về mức tăng.

Template: Mẫu đơn đề xuất tăng lương miễn phí cho nhân viên

Các bước tiếp theo của bạn như một chuyên gia HR

• Phát triển một chiến lược giao tiếp toàn diện để đảm bảo tất cả nhân viên hiểu cách quyết định về lương được đưa ra và các tiêu chí cho việc tăng lương.
• Triển khai chương trình đào tạo cho quản lý về cách giao tiếp hiệu quả các thay đổi về bồi thường và xử lý các câu hỏi của nhân viên liên quan đến việc tăng lương.
• Giữ cho kế hoạch bồi thường được cập nhật để đảm bảo phù hợp với các yếu tố kinh tế thay đổi, tiêu chuẩn ngành và mục tiêu tổ chức.
• Thiết lập một cơ chế phản hồi nơi nhân viên có thể bày tỏ ý kiến hoặc mối quan ngại về bồi thường và quy trình tăng lương.
• Giới thiệu một công cụ mô phỏng tăng lương cho phép quản lý xem tác động tiềm năng của việc thay đổi lương lên ngân sách của phòng ban và tài chính tổng quát của công ty.

Nguồn dịch: AIHR