Hành trình trải nghiệm nhân viên và chiến lược giữ chân nhân tài doanh nghiệp

Hành trình trải nghiệm nhân viên hay còn gọi là Employee Experience là một thuật ngữ đang được các nhà lãnh đạo và doanh nghiệp quan tâm khá nhiều gần đây. Vậy trải nghiệm nhân viên là gì và tại sao chúng ta lại cần quan tâm? Hãy cùng Học viện KeyPerson tìm hiểu trong bài viết này.

1. Hành trình trải nghiệm nhân viên là gì?

Hành trình trải nghiệm nhân viên là gì và tại sao hành trình trải nghiệm lại cần thiết trong xây dựng văn hoá doanh nghiệp?

1.1 Định nghĩa hành trình trải nghiệm nhân viên

Có thể hiểu đơn giản, quá trình khi một nhân viên tiếp xúc, làm việc, quan sát, tương tác cũng như cảm nhận về công việc, về văn hoá hay môi trường tại doanh nghiệp từ giai đoạn bắt đầu ứng tuyển cho đến lúc kết thúc công việc được gọi là một hành trình trải nghiệm của nhân viên đó.

Hành trình trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) thường bị nhầm lẫn với văn hoá doanh nghiệp hoặc với các hoạt động mang tính gắn kết nhân sự công ty như teambuilding,… Thực tế, văn hoá doanh nghiệp và các hoạt động gắn kết nhân sự chỉ là một phần nhỏ trong hành trình trải nghiệm và góp phần tăng cường hiệu quả của hành trình này.

1.2 Tại sao hành trình trải nghiệm nhân viên lại quan trọng?

Trong bối cảnh hiện nay, người lao động đang chiếm phần lớn là gen Y, bên cạnh đó, gen Z cũng đã bắt đầu gia nhập thị trường lao động khoảng 2-3 năm gần đây. Các doanh nghiệp cũng như nhà tuyển dụng đều có thể dễ dàng nhận thấy xu hướng và kỳ vọng của thế hệ này rất khác so với trước đây.

Những nhân viên thời đại mới này có xu hướng mong muốn một lối sống cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Gen Y và Gen Z có tỷ lệ nhảy việc khá cao và mức độ gắn bó với 1 doanh nghiệp khá thấp do suy nghĩ cấp tiến hơn, ưa thích mạo hiểm, thích khám phá, không ngại thay đổi và khả năng thích ứng rất nhanh với những công việc mới. Đó chính là lý do tại sao các doanh nghiệp và nhà tuyển dụng bắt đầu chú ý hơn và tập trung hơn trong việc nâng cao hành trình trải nghiệm nhân viên. Vậy doanh nghiệp được lợi ích gì?

• Giúp doanh nghiệp kết nối tốt hơn với nhân viên
Được làm việc trong một môi trường đoàn kết, được hỗ trợ và gắn bó với sếp, với đồng nghiệp sẽ giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn và cống hiến hơn trong công việc. Việc kết nối giữa doanh nghiệp với nhân viên cũng đồng thời giúp các phòng ban có cơ hội kết nối, làm việc với nhau, tăng hiệu quả khi teamwork trong một chiến dịch lớn.
  • Tăng hiệu quả kinh doanh
Nhân viên có trải nghiệm tốt với công việc và môi trường sẽ giúp tinh thần trở nên vui vẻ và tích cực hơn, từ đó nâng cao hiệu suất và sức sáng tạo trong công việc. Hiệu suất làm việc của nhân viên tăng sẽ góp phần làm tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
• Tăng lợi thế cạnh tranh
Đối với những doanh nghiệp không có mức lương thực sự khác biệt và cao so với thị trường, thì hành trình trải nghiệm chính là chiến lược có thể giúp nhà tuyển dụng tạo lợi thế khi cạnh tranh với đối thủ. Với xu hướng người lao động trẻ không đặt nặng về mức thu nhập hay trợ cấp, họ quan tâm nhiều hơn đến môi trường làm việc tại một doanh nghiệp và sẵn sàng thay đổi môi trường khác tốt hơn mà không bị chi phối bởi mức thu nhập.
• Giữ chân nhân tài
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhân tài, xin chúc mừng bạn. Tuy nhiên nhân tài của bạn cũng sẽ bị nhiều nhà tuyển dụng khác chú ý và mời gọi với những mức lương và đãi ngộ vô cùng hấp dẫn. Vậy thì trải nghiệm của nhân viên đó tại doanh nghiệp của bạn sẽ rất quan trọng và là yếu tố quyết định họ nên ở lại hay nên ra đi. Vì vậy, trải nghiệm bạn mang đến cho họ trong suốt quá trình làm việc phải thực sự xứng đáng với công sức và chất xám mà họ bỏ ra.
  • Giảm chi phí tuyển dụng
Tiếp tục với lợi ích trên, với một hành trình đủ tốt để giữ chân nhân viên, nhà tuyển dụng sẽ tiết kiệm được rất nhiều thứ cho hạng mục tuyển dụng như: chi phí tuyển dụng, công sức làm việc, thời gian, cũng như những hoạt động đào tạo khác khi một nhân viên mới onboard.

2. 5 giai đoạn trong hành trình trải nghiệm nhân viên (Employee Experience) và cách cải thiện

Hành trình trải nghiệm nhân viên bắt đầu từ lúc bắt đầu còn là ứng viên cho tới khi thành cựu nhân viên, bao gồm rất nhiều hoạt động và điểm chạm khác nhau. Tuy nhiên chúng ta có thể chia hành trình này thành 5 giai đoạn chính, với mỗi giai đoạn, nhà tuyển dụng có thể cải thiện dần dần, từng bước để tối ưu hành trình trải nghiệm cho nhân viên.

Vì vậy, một chiến lược Employee Experience là không thể thiếu đối với mỗi nhà tuyển dụng. Chiến lược Employee Experience càng chi tiết và được đầu tư, thì nhân viên sẽ càng có nhiều trải nghiệm tuyệt vời với doanh nghiệp.

2.1 Giai đoạn tuyển dụng

Giai đoạn này bắt đầu ngay khi ứng viên bắt đầu quá trình tìm việc và sàng lọc JD. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần có một chiến lược tuyển dụng tối ưu và chuyên nghiệp nhất bao gồm

  • Tin tuyển dụng: Tin tuyển dụng cần được đăng trên các trang tuyển dụng uy tín, được cập nhật đầy đủ trên website và trang mạng xã hội của doanh nghiệp. Tin tuyển dụng cần ngắn gọn, đầy đủ về yêu cầu, công việc, trách nhiệm, quyền lợi, mức thu nhập cũng như những đãi ngộ đặc biệt khác để thu hút ứng viên.
• Lọc CV: Quy trình lọc CV cần được bảo mật trong nội bộ bộ phận Nhân sự.
• Phỏng vấn: Quy trình phỏng vấn cần chuyên nghiệp từ thư mời đến buổi phỏng vấn. Thư mời cần đúng tên, đúng công việc, đầy đủ thời gian, địa điểm buổi phỏng vấn, thông tin liên hệ của người hỗ trợ. Buổi phỏng vấn cần diễn ra đúng giờ, không gian yên tĩnh và tách biệt, thái độ phỏng vấn cởi mở, tôn trọng ứng viên và đồng thời chia sẻ mục tiêu và định hướng phát triển để đảm bảo có thể tìm được người phù hợp, chung mục tiêu.
• Thông báo kết quả buổi phỏng vấn: Cần có thời gian hẹn thông báo cụ thể và kéo dài không quá 1 tuần kể từ ngày phỏng vấn. Khi thông báo nên nói cụ thể lý do ứng viên phù hợp hoặc chưa phù hợp trong trường hợp từ chối ứng viên.

2.2 Giai đoạn hội nhập

Đây là giai đoạn mà nhà tuyển dụng và nhân viên sẽ bắt đầu tìm hiểu nhau. Nhân viên mới onboard sẽ trải qua quá trình làm quen, học văn hoá doanh nghiệp, đào tạo công việc mới. Tại giai đoạn này, nhân viên sẽ có những ấn tượng và đánh giá đầu tiên về văn hoá doanh nghiệp, môi trường làm việc, môi trường công nghệ cũng như tính cách đồng nghiệp, lãnh đạo.

Để nhân viên có hành trình trải nghiệm tốt trong giai đoạn này, nhà tuyển dụng cần tổ chức những buổi đào tạo văn hoá chuyên nghiệp, chỉn chu, cũng như có các hoạt động giúp nhân viên nhanh chóng hoà nhập với người cũ, thoải mái trong các sinh hoạt cơ bản tại văn phòng như ăn trưa, nghỉ trưa, giao lưu với mọi người,…

Trước khi kết thúc giai đoạn hội nhập, nhà tuyển dụng nên có một buổi 1-1 với nhân viên để chia sẻ, lắng nghe những kỳ vọng, mong muốn của nhân viên. Từ đó thu thập dữ liệu cho việc phát triển hành trình trải nghiệm.

2.3 Giai đoạn phát triển nghề nghiệp

Đây là lúc nhân viên đã làm quen và bắt kịp với công việc của mình. Bắt đầu từ đây, nhân viên sẽ cần phải thể hiện kỹ năng, tố chất cũng như những thành quả đạt được trong công việc để phục vụ cho nhu cầu thăng tiến cả về thu nhập lẫn vị trí. Bên cạnh đó, nhân viên sẽ cần không ngừng học hỏi, sáng tạo để đổi mới bản thân, thể hiện mình là người cầu tiến và có năng lực. Vậy lãnh đạo và nhà tuyển dụng cần làm gì để nhân viên có trải nghiệm tốt ở hành trình này?
• Có lộ trình thăng tiến cụ thể cho vị trí của từng nhân viên
• Thường xuyên đánh giá, trao đổi về tiến độ cũng như hiệu quả công việc để thấy điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, từ đó kịp thời hỗ trợ
• Thường xuyên ghi nhận, khen thưởng thành tích của nhân viên
• Tạo cơ hội học tập, thử thách kỹ năng mới cho nhân viên. Tin tưởng và trao quyền
• Lắng nghe, chia sẻ và đưa ra phương án giải quyết với những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc

2.4 Giai đoạn giữ chân nhân tài

Như đã đề cập bên trên, giữ chân nhân tài giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều khoản chi phí và thời gian so với việc tuyển một người mới thay thế vị trí, vì vậy để giữ chân nhân viên, doanh nghiệp cần có những chiến lược để nâng cao hành trình trải nghiệm của nhân viên như tăng lương thưởng, tạo cơ hội phát triển kỹ năng,… khiến nhân viên tiếp tục muốn ở lại và cống hiến cho doanh nghiệp.

2.5 Giai đoạn rời bỏ

Giai đoạn rời bỏ có thể đến từ quyết định của 1 trong 2 bên. Nếu quyết định rời bỏ đến từ nhân viên, nhà tuyển dụng cần ngồi lại để nói chuyện, chia sẻ và tìm hiểu lý do, gốc gác vấn đề để có thể giải thích hoặc xử lý nó trong những trường hợp sau này. Nếu quyết định rời bỏ đến từ doanh nghiệp, nhà tuyển dụng cần chia sẻ thẳng thắn, thành thật lý do để nhân viên đó hoàn toàn hiểu và không còn lấn cấn gì về sau.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hành trình trải nghiệm nhân viên

Ngoài việc có một chiến lược Employee Experience hiệu quả và khác biệt để thu hút và giữ chân nhân viên. Chúng ta cũng sẽ cần chú ý đến những yếu tố sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hành trình trải nghiệm của nhân viên khi làm việc.

3.1 Văn hoá doanh nghiệp

Nhân viên mới sẽ được đào tạo về văn hoá doanh nghiệp, đó là điều tất nhiên. Tuy nhiên, ngoài việc cần làm những buổi đào tạo văn hoá doanh nghiệp thật chỉn chu, thì nhiều nhà tuyển dụng hay bỏ sót phần quan trọng sau đó, đó là thực hành và duy trì văn hóa doanh nghiệp.

Nếu nhân viên chỉ thấy doanh nghiệp phổ biến những văn hoá trong phòng họp, trong các buổi đào tạo, nhưng thực tế nhân sự công ty lại không cùng nhau thực hiện và phát huy những văn hoá này, thì nhân viên sẽ có một ấn tượng không tốt về độ uy tín của công ty. Việc thường xuyên thực hiện văn hoá doanh nghiệp, gắn văn hoá doanh nghiệp vào những công việc hàng ngày để nhân sự nhận diện được những văn hoá đó là vô cùng quan trọng.

3.2 Môi trường làm việc vật lý

Yếu tố này chính là không gian văn phòng nơi nhân viên trực tiếp làm việc. Chắc chắn một văn phòng rộng rãi, sạch sẽ, thoáng mát, có nhiều cây xanh và tiện ích như tủ lạnh, lò vi sóng, khu pantry sẽ khiến nhân viên cảm thấy hào hứng hơn rất nhiều so với một nơi làm việc bừa bộn và ngột ngạt.

Bên cạnh đó, những yếu tố giúp truyền cảm hứng tại nơi làm việc cũng rất quan trọng để khiến nhân viên có một tâm trạng thoải mái và nhiệt huyết khi làm việc: bạn có thể treo những bức tranh hoặc những câu nói truyền cảm hứng, những bằng khen, giải thưởng mà doanh nghiệp đã đạt được, thiết kế những phòng họp riêng tư để nhân viên có nhiều không gian làm việc nhóm hơn,… tuyệt vời hơn nữa nếu doanh nghiệp của bạn có khu vực giải trí, khu vực thể dục riêng cho nhân viên.

3.3 Môi trường công nghệ

Dù doanh nghiệp của bạn có làm về lĩnh vực công nghệ hay không, thì bạn cũng rất nên chuyển đổi môi trường làm việc của doanh nghiệp mình thành một môi trường công nghệ qua một vài công cụ sau:
• Máy tính:
Việc cung cấp cho nhân viên máy tính để bàn hoặc laptop vừa giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát các thông tin, dữ liệu nội bộ, vừa giúp nhân viên thoải mái hơn khi bớt được gánh nặng phải tự mang máy tính cá nhân đi làm.
• Workplace:
Mạng xã hội nội bộ hay nền tảng làm việc riêng của doanh nghiệp hiện nay đã không còn quá xa lạ trong môi trường văn phòng. Thay vì sử dụng những công cụ giao tiếp truyền thống của các mạng xã hội giải trí như Messenger, Zalo,… sẽ mang lại cảm giác thiếu chuyên nghiệp, thì doanh nghiệp cần chuyển sang những nền tảng được thiết kế riêng biệt phục vụ cho công việc.
• Chấm công thông minh
Hiện nay có rất nhiều hình thức chấm công thông minh như chấm công vân tay, chấm công nhận diện khuôn mặt (Face ID),… và nổi bật cũng như hiện đại nhất chính là chấm công qua app-checkin (ứng dụng chấm công trên điện thoại).

Tóm lại, việc công nghệ hoá môi trường làm việc sẽ vừa giúp doanh nghiệp nhẹ nhàng hơn trong việc quản lý, đồng thời gây ấn tượng mạnh với nhân viên.

4. Kết luận

Vậy hành trình trải nghiệm nhân viên là gì? Hy vọng qua bài chia sẻ trên của Học viện KeyPerson đã phần nào giúp bạn hiểu hơn về khái niệm, tầm quan trọng cũng như cách để tối ưu chiến lược Employee Experience, giúp bạn xây dựng được một hành trình trải nghiệm thật tuyệt vời đối với mọi nhân sự.