Từ điển Nhân Sự
Lương hoàn lại
Content
Các điều kiện để nhân viên được hưởng khoản lương hoàn lại
Các yếu tố nhân sự nên xem xét trong tính toán
Lương hoàn lại là gì?
Lương hoàn lại là số tiền mà người sử dụng lao động nợ một nhân viên cho công việc đã được thực hiện nhưng không được trả hoặc bồi thường thỏa đáng. Tiền lương hoàn lại có thể phát sinh từ những công việc như:
- Đã hoàn thành nhưng không bao giờ được đền bù
- Có thể đã được thực hiện, nhưng nhân viên đã bị cấm làm điều đó
- Lẽ ra phải được trả lương khác nhau, tùy theo hoàn cảnh tại thời điểm đó
Khoản tiền này cũng có thể là tiền chưa thanh toán sau khi tăng lương nhưng không được xử lý kịp thời. Nói chung, đó là bất kỳ sự khác biệt tài chính nào giữa những gì người sử dụng lao động tôn trọng trong tiền lương và những gì được ghi trong hợp đồng của họ hoặc theo luật về mức lương tối thiểu và tiền làm thêm giờ.
Lương hoàn lại có thể bao gồm tiền lương, tiền lương theo giờ, hoa hồng, làm thêm giờ, tiền thưởng hoặc phí và hình phạt mà người sử dụng lao động phải trả cho việc vi phạm thỏa thuận tiền lương.
Các điều kiện để nhân viên được hưởng khoản lương hoàn lại
Khi người sử dụng lao động vô ý hoặc cố ý giữ lại tiền lương từ người lao động của họ, người lao động có quyền được trả lại. Điều này có nghĩa là nhân viên có thể kiện người sử dụng lao động vì tiền lương bị mất hoặc nợ. Vì vậy, người sử dụng lao động phải trả số tiền nợ nếu yêu cầu của người lao động là hợp lệ. Khoản lương hoàn lại thường được trao khi có bằng chứng về tiền lương chưa được trả hoặc vi phạm tiền lương do hành động hoặc sơ suất của người sử dụng lao động.
Các vấn đề về lương hoàn lại và vi phạm tiền lương thuộc quy định của Bộ Lao động Hoa Kỳ. Bộ phận này chịu trách nhiệm đảm bảo mọi nhân viên đều được đối xử công bằng. Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng (FLSA) cũng thiết lập các quy tắc làm thêm giờ về mức lương tối thiểu của chính phủ liên bang và các tiêu chuẩn lưu trữ hồ sơ cho các doanh nghiệp.
Các tình huống khiến nhân viên đủ điều kiện được nhận khoản lương hoàn lại bao gồm:
1. Làm thêm giờ không lương
Theo FLSA, những nhân viên, không được miễn trừ, sẽ được hưởng lương làm thêm giờ khi họ làm vượt quá 40 giờ một tuần. Tiền lương làm thêm giờ phải bằng hoặc hơn 1,5 lần mức lương hiện tại. Nếu người sử dụng lao động cần nhân viên làm thêm giờ, họ nên tuân thủ các tiêu chuẩn bồi thường này.
Ví dụ, nếu một nhân viên kéo một tuần làm việc 45 giờ nhưng chỉ được trả lương cho 40 giờ theo mức bình thường của họ, họ có thể yêu cầu trả lại tiền cho 5 giờ làm thêm với tỷ lệ làm thêm giờ cao hơn.
2. Vi phạm mức lương tối thiểu
Mỗi người sử dụng lao động cần tuân thủ các quy định về mức lương tối thiểu của liên bang và tiểu bang. Mức lương tối thiểu của tiểu bang liên bang là mức lương thấp nhất mà nhân viên phải trả ở Mỹ; Thông thường, các tiểu bang có mức lương tối thiểu cao hơn. Người lao động không được trả lương tối thiểu nhà nước được trả lại.
Ví dụ, nếu một nhân viên được hưởng 16 đô la một giờ, nhưng người sử dụng lao động trả 13 đô la một giờ, họ đủ điều kiện để được trả lại 3 đô la cho mỗi giờ họ làm việc.
3. Tính lương không chính xác
Đôi khi bộ phận biên chế hoặc kế toán mắc lỗi trong việc tính toán tiền lương của nhân viên hoặc cộng số giờ làm việc. Cho dù tính toán sai lầm có phải là cố ý hay không, nhân viên sẽ vẫn bị nợ lại lương.
Nếu một nhân viên làm việc 40 giờ một tuần nhưng chỉ được trả lương trong 37 giờ, hoặc nếu họ nhận được 500 đô la thay vì 600 đô la cho một tuần 40 giờ, họ hoàn toàn có quyền đòi khoản lương hoàn lại.
4. Tăng lương
Khi bạn tăng lương cho nhân viên, hệ thống bảng lương nên được cập nhật trước ngày trả lương tiếp theo. Tuy nhiên, điều đó không phải lúc nào cũng xảy ra và khoản thanh toán vẫn được tính theo tỷ lệ trước đó. Điều này tạo cơ sở để hình thành lương hoàn lại.
Ví dụ: nếu bạn tăng lương cho một nhân viên từ 13 đô la đến 15 đô la một giờ nhưng bảng lương lại chưa được điều chỉnh ở mức lương mới, bạn sẽ bị nợ tiền lương hoàn lại cho sự khác biệt trong việc tăng lương cho số giờ làm việc.
Đăng ký học khóa học Nhân sự online AIHR tốt nhất thế giới với ưu đãi chỉ có tại KeyPerson
5. Tiền thưởng hoặc hoa hồng chưa thanh toán
Khi bạn hứa với nhân viên một khoản hoa hồng hoặc tiền thưởng và không thực hiện, bạn có thể bị buộc phải trả khoản lương hoàn lại. Nếu bạn đưa cho nhân viên khoản tiền thưởng 250 đô la nhưng quên đưa nó vào tiền lương của họ, bạn cần phải trả cho nhân viên 250 đô la tiền lương để trang trải tiền lương đã không được ghi nhận.
6. Nhân viên không được phân loại chính xác (miễn trừ so với không được miễn)
Một nhân viên, bị phân loại sai, nên được trả tiền làm thêm giờ của họ theo tỷ lệ làm thêm giờ nhưng không phải vì họ được phân loại là được miễn làm thêm giờ. Nếu bạn có một nhân viên toàn thời gian nhưng phân loại họ là một nhà thầu độc lập, nhân viên sẽ được hưởng tiền lương làm thêm giờ mà chưa được trả.
7. Quyết định sa thải không hợp lý
Nếu bạn sa thải một nhân viên và vi phạm luật lao động hoặc hợp đồng, nhân viên đó có thể kiện trongg việc chấm dứt hợp đồng làm việc của nhà tuyển dụng. Nếu họ thành công trong yêu cầu bồi thường của mình, họ sẽ nhận lại tiền lương cho thời gian đã mất và thậm chí sẽ tiếp tục làm việc.
Ví dụ, nếu một nhân viên bị chấn thương trong khi làm việc, và bạn sa thải họ vì họ không thể làm việc hoặc họ đang theo đuổi yêu cầu bồi thường của công nhân do thương tích. Nếu họ thành công, bạn sẽ trả lại tiền lương bị mất từ khi bạn sa thải họ và khi yêu cầu bồi thường được phán quyết.
8. Phân biệt đối xử
Phân biệt đối xử về lương là khi nhân viên làm cùng một công việc nhận được mức lương khác nhau. Bình đẳng công việc thường được xác định bởi nội dung công việc chứ không phải chức danh công việc. Các cá nhân làm cùng một công việc có cùng kỹ năng, trách nhiệm và nỗ lực và làm việc trong cùng điều kiện nên được trả thù lao như nhau. Phân biệt đối xử có thể xuất phát từ chủng tộc hoặc giới tính.
Nếu Nhân viên A và Nhân viên B làm việc cho cùng một chủ lao động và công việc của họ bằng nhau, nhưng Nhân viên A nhận được mức lương 350.000 đô la và Nhân viên B nhận được 500.000 đô la, nhân viên A có thể yêu cầu khoản lương hoàn lại để được đền bù công bằng. Số tiền được trả sẽ là chênh lệch giữa tiền lương không phân biệt đối xử và mức lương thực tế của anh ta. Trong trường hợp này sẽ là khoảng $ 150,000.
Tính toán tiền lương hoàn lại
Các phương pháp tính toán khác nhau cho nhân viên về tiền lương hoàn lại và những người được trả theo giờ.
Nhân viên làm việc theo giờ
Đối với nhân viên theo giờ, các tính toán là:
- Xác định số giờ nhân viên làm việc
- Nhân những giờ này với tỷ lệ hàng giờ của chúng
- Điều chỉnh giờ làm thêm nếu có
Ví dụ: nếu một nhân viên kiếm được 20 đô la một giờ bị chấm dứt hợp đồng sai trái vào tháng 1 năm 2024, họ có thể nộp đơn yêu cầu chấm dứt hợp đồng sai trái và trả lại tiền. Nếu vụ việc được kết thúc vào tháng 9/2024 và người lao động thắng, người sử dụng lao động sẽ chi trả như sau:
20 USD/giờ x 40 giờ một tuần x 4 tuần = 3.200 USD/tháng
3.200 USD/tháng x 8 tháng = 25.600 tiền hoàn lại
Nhân viên làm công ăn lương
Đối với nhân viên hưởng lương, tiền hoàn lại được tính khác:
- Xác định có bao nhiêu kỳ trả lương trong một năm
- Chia tiền lương của nhân viên cho các kỳ trả lương để xác định số tiền họ được trả mỗi kỳ trả lương
- Nhân các kỳ thanh toán với số tiền để lấy lại tiền lương còn nợ.
Ví dụ: nếu một nhân viên kiếm được 100.000 đô la và có 52 kỳ trả lương, họ sẽ nhận được:
100.000 USD/52 kỳ trả lương = 1.923,08 USD
1.923,08 USD mỗi kỳ thanh toán x 16 kỳ thanh toán = 30.769,23 USD
Hồ sơ tiền lương và tài liệu
Nếu người sử dụng lao động không lưu giữ hồ sơ tiền lương và thời gian tốt, họ có nguy cơ mất các yêu cầu bồi thường theo FLSA. Trong các yêu cầu bồi thường, trách nhiệm chứng minh thuộc về người sử dụng lao động để chứng minh liệu hồ sơ có đúng hay không.
Trong những tình huống như vậy, Bộ Lao động hoặc nhân viên chỉ phải chứng minh có một suy luận công bằng và hợp lý rằng tiền lương và thời gian làm việc là theo hồ sơ có sẵn. Nếu người sử dụng lao động không thể chứng minh khác, họ được lệnh phải trả lại tiền lương ngay cả khi các tính toán không chính xác.
Các yếu tố nhân sự nên xem xét trong tính toán
Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến cách tính toán tiền lương hoàn lại được thực hiện. Chúng bao gồm:
- Thẩm quyền: Các tiểu bang khác nhau có luật khác nhau về trả lại tiền.
- Loại vi phạm: Nói chung, một nhân viên yêu cầu khoản tiền lương hoàn lại chưa thanh toán sẽ nhận được một khoản bồi thường khác với một nhân viên yêu cầu trả lại tiền cho thời gian nghỉ lễ.
- Hiệu lực: Thông thường, người lao động có 2 năm để đòi lại tiền lương. Khung thời gian này thay đổi tùy thuộc vào loại vi phạm và trạng thái.
– Nguồn tham khảo: Back Pay (AIHR) –
