Từ điển Nhân Sự

Cách xây dựng kế hoạch dự án chuyển đổi HR hiệu quả trong 11 bước

HR đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy thành công của tổ chức. Tuy nhiên, để đáp ứng với thế giới kinh doanh đang phát triển nhanh và tận dụng cơ hội mới, thường đòi hỏi một quá trình chuyển đổi chiến lược. Một kế hoạch dự án chuyển đổi HR được xây dựng cẩn thận sẽ hướng dẫn các chuyên gia HR làm chức năng của họ hiệu quả hơn và đóng góp giá trị.

Có một số bước và thành phần quan trọng xác định một kế hoạch dự án chuyển đổi HR ảnh hưởng nơi sự đổi mới gặp gỡ với việc thực thi. Hãy khám phá cách kế hoạch này có thể giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh và cách tạo ra một kế hoạch như vậy.

Kế hoạch dự án chuyển đổi HR là gì?

Kế hoạch dự án chuyển đổi HR là một tài liệu chi tiết và có cấu trúc, mô tả các sáng kiến chiến lược, hoạt động, nguồn lực và thời gian cần thiết để cải tổ và hiện đại hóa các chức năng HR của tổ chức.

Nó phục vụ như một hướng dẫn chi tiết để cải thiện các quy trình, hệ thống và công nghệ HR để phù hợp với nhu cầu kinh doanh và xu hướng ngành đang phát triển. Kế hoạch xác định phạm vi của quá trình chuyển đổi, đặt mục tiêu rõ ràng, xác định các bên liên quan, phân bổ nguồn lực, đề ra chiến lược tích hợp công nghệ, đối phó với quản lý thay đổi và thiết lập cơ chế đánh giá.

Mục tiêu của kế hoạch dự án chuyển đổi HR là dẫn dắt tổ chức thông qua quá trình thay đổi có hệ thống và có tổ chức, nâng cao hiệu quả HR, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, thúc đẩy sự tham gia của các bên liên quan và cuối cùng đạt được kết quả tích cực cho toàn bộ tổ chức.

Tại sao bạn cần một kế hoạch dự án chuyển đổi HR

Chuyển đổi HR càng cấp bách hơn bao giờ hết khi tài năng trở thành một yếu tố quan trọng để tạo lợi thế cạnh tranh. Các công ty có các thực hành HR được xác định rõ ràng phù hợp với mục tiêu kinh doanh có hiệu suất tổng thể tốt hơn so với các đối thủ cạnh tranh.

– Các tổ chức có đội ngũ HR tập trung vào chiến lược có khả năng vượt trội về mặt tài chính so với đối thủ của họ lên đến 1,4 lần.

– Các công ty với văn hóa hoạt động hiệu quả có lợi nhuận trở lại cho cổ đông cao hơn 60-200% so với các đối thủ kinh doanh khác.

– Nghiên cứu cho thấy các thực hành Quản lý Nguồn nhân lực (HRM) như đào tạo và phê duyệt hiệu suất là những yếu tố quan trọng trong việc giữ chân nhân viên.

 

Tuy nhiên, việc tạo ra một cấu trúc nhân sự không phải là một hoạt động phù hợp cho tất cả mọi người. Mỗi chức năng HR có mục tiêu chiến lược cụ thể, khách hàng nội bộ và đề xuất giá trị riêng. Một chức năng HR không được cấu trúc đúng mức ảnh hưởng đến tổ chức lớn hơn, vì nó có thể dẫn đến chướng ngại và trì hoãn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng hoặc không phù hợp giữa ưu tiên của HR và phân bổ nguồn lực cho HR.

Các nghiên cứu cho thấy 70% các nỗ lực chuyển đổi thất bại. Đó là lý do tại sao một kế hoạch dự án chuyển đổi HR xác định các bước, nguồn lực, thời gian và mục tiêu là một công cụ quan trọng cho các quản lý HR và những người lãnh đạo chuyển đổi để thành công trong việc thực hiện các dự án thay đổi.

Dưới đây là những lý do quan trọng tại sao một kế hoạch dự án là cần thiết:

  • Hướng dẫn rõ ràng: Một kế hoạch dự án chuyển đổi HR cung cấp một con đường rõ ràng. Nó đặt ra mục tiêu xác định rõ ràng phù hợp với mục tiêu rộng hơn của tổ chức của bạn, đảm bảo mọi nỗ lực đóng góp vào kết quả mong muốn. Sự rõ ràng này ngăn chặn sự nhầm lẫn và giữ cho tất cả các bên liên quan tập trung vào kết quả cuối cùng. Tại AIHR, chúng tôi hợp tác với các doanh nghiệp để giúp họ xác định ưu tiên và mục tiêu chuyển đổi HR của mình. Qua cách tiếp cận hợp tác này, chúng tôi đảm bảo rằng sự chuyển đổi không chỉ phù hợp với mục tiêu tổ chức mà còn định vị HR là một đối tác chiến lược trong việc thúc đẩy thành công kinh doanh.
  • Quản lý tài nguyên hiệu quả: Kế hoạch xác định các nguồn lực cần thiết, bất kể là tài chính, HR hay công nghệ. Chi tiết ngân sách, tiến độ và phân bổ nguồn lực giúp quản lý hiệu quả các tài sản này. Điều này giúp ngăn chặn lãng phí nguồn lực, đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực và tránh trì hoãn dự án do thiếu hụt nguồn lực.
  • Đối phó với rủi ro: Tiên đoán các rủi ro và thách thức tiềm năng là quan trọng trong quá trình lập kế hoạch dự án, vì nó cho phép nhóm dự án phát triển kế hoạch dự phòng.
  • Tiếp cận pro-active này giảm thiểu sự gián đoạn và giữ cho dự án trên đúng quỹ đạo, ngay cả khi gặp phải các trở ngại không mong đợi.
  • Hiệu suất: Một kế hoạch dự án toàn diện tối ưu hóa quy trình và loại bỏ sự trùng lặp. Điều này giúp tăng tốc quá trình chuyển đổi, đồng thời đạt được lợi ích nhanh chóng. Lịch trình dự án rõ ràng giúp thực hiện các nhiệm vụ theo một trình tự hợp lý, tránh trì hoãn không cần thiết.
  • Tham gia của các bên liên quan: Tham gia các bên liên quan là rất quan trọng cho việc chuyển đổi HR thành công. Kế hoạch dự án là một khung làm việc để liên kết các bên liên quan chính, thu hút sự đồng ý và hỗ trợ của họ trong suốt vòng đời dự án. Sự tham gia của họ cải thiện sự thành công của dự án và giảm thiểu sự chống đối.
  • Đo lường và đánh giá: Kế hoạch xác định các mốc quan trọng cụ thể và các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cho phép tổ chức của bạn đo lường tiến trình một cách khách quan. Đánh giá định kỳ dựa trên các chỉ số này cho phép theo dõi hiệu quả của quá trình chuyển đổi và thực hiện điều chỉnh nếu cần.
  • Đạt được ROI: Các dự án chuyển đổi HR thường đòi hỏi đầu tư đáng kể về thời gian, công sức và nguồn lực. Một kế hoạch dự án phát triển tốt tăng khả năng đạt được ROI tích cực. Một phương pháp chiến lược điều chỉnh các nỗ lực chuyển đổi với kết quả cụ thể đảm bảo rằng lợi ích vượt quá chi phí.

11 bước để tạo ra một kế hoạch dự án chuyển đổi HR hiệu quả

Một kế hoạch dự án chuyển đổi HR là bản thiết kế cho một hành trình thành công nhằm cải thiện và đổi mới quy trình HR trong tổ chức của bạn. Kế hoạch này là rất quan trọng để thực hiện một quá trình chuyển đổi có tổ chức, hiệu quả và phù hợp với mục tiêu tổ chức.

Hãy cùng đi vào những bước cần thiết để tạo ra một kế hoạch dự án chuyển đổi HR hiệu quả:

1. Định rõ phạm vi và mục tiêu

Bắt đầu bằng cách định rõ phạm vi và mục tiêu của dự án chuyển đổi HR của bạn. Nêu rõ các lĩnh vực cụ thể trong HR sẽ trải qua quá trình chuyển đổi và phác thảo những kết quả mong muốn.

Ví dụ có thể bao gồm việc triển khai một mô hình hoạt động HR mới hoặc áp dụng hệ thống mới trong chuyển đổi HR số. Xác định phạm vi và mục tiêu trong kế hoạch dự án cho phép tất cả mọi người hiểu rõ mục đích và tập trung của dự án.

Khi xác định các mục tiêu và mục đích của dự án chuyển đổi HR, hãy suy nghĩ về cách chúng hỗ trợ mục tiêu kinh doanh.

Một công ty công nghệ, TechInnov, đã đặt mục tiêu kinh doanh là mở rộng vào các thị trường toàn cầu trong hai năm tới. Để đạt được điều này, họ cần một lực lượng lao động đa dạng, am hiểu văn hóa và đặc điểm thị trường khác nhau.

Đối với dự án chuyển đổi HR tại TechInnov, các mục tiêu có thể bao gồm:

– Tuyển dụng nhân tài toàn cầu – Triển khai các chiến lược tuyển dụng mới để thu hút nhân tài từ các địa điểm đa dạng về địa lý.

– Phi tập trung một số chức năng HR – Xây dựng các trung tâm HR tại các khu vực quan trọng trên toàn cầu để tạo sự tự trị ở cấp địa phương, đưa ra quyết định nhanh hơn và tạo ra các chiến lược và giải pháp địa phương.

– Hạ tầng làm việc từ xa – Áp dụng các công cụ và nền tảng để tạo điều kiện làm việc từ xa hiệu quả, cho phép công ty tận dụng nhân tài từ bất kỳ nơi nào trên thế giới.

– Phúc lợi và thù lao địa phương – Tạo ra các gói phúc lợi và thù lao tùy chỉnh cho các khu vực khác nhau để thu hút và giữ chân nhân tài tốt nhất trên toàn cầu.

Các mục tiêu chuyển đổi HR này trực tiếp hỗ trợ việc mở rộng của công ty vào các thị trường mới. Sự phù hợp này không chỉ tăng cường hiệu quả của quá trình chuyển đổi mà còn làm mạnh mẽ vai trò chiến lược của HR trong tổ chức.

2. Tiến hành phân tích các bên liên quan

Xác định và tương tác với các bên liên quan chính trong tổ chức. Phân tích các bên liên quan có thể bao gồm cấp quản lý cao cấp, các trưởng bộ phận, nhân viên và các đối tác ngoại vi, cố vấn và nhà cung cấp.

Hiểu quan điểm, quan tâm và mong đợi của họ là rất quan trọng để thu thập sự ủng hộ và hợp tác trong suốt dự án. Tóm tắt kết quả phân tích của bạn và bao gồm chúng trong kế hoạch dự án của bạn.

 

3. Đánh giá quy trình HR hiện tại

Trước khi bắt đầu hành trình chuyển đổi HR, bạn cần hiểu rõ tình trạng hiện tại của tổ chức HR.

Đánh giá kỹ càng các quy trình, hệ thống và thực tiễn HR hiện tại. Thực hiện một cuộc kiểm tra toàn diện về HR hoặc phân tích SWOT HR sẽ giúp bạn xác định điểm đau, sự không hiệu quả và các lĩnh vực cần cải thiện. Đánh giá này sẽ là nền tảng để xác định những thay đổi cần thiết và các giải pháp bạn có thể triển khai.

Trình bày tình trạng hiện tại và tình trạng mong muốn trong tài liệu kế hoạch dự án của bạn sẽ giúp bạn nhìn thấy bức tranh tổng thể về những gì bạn đang cố gắng đạt được.

4. Phân bổ ngân sách và nguồn lực

Xác định yêu cầu tài chính và nguồn lực cần thiết cho mỗi giai đoạn của quá trình chuyển đổi.

Bằng cách chi tiết hóa ngân sách và phân bổ nguồn lực, bạn tránh những bất ngờ về tài chính và đảm bảo có đủ nguồn lực để thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả.

5. Xác định vai trò và trách nhiệm

Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của các cá nhân tham gia vào dự án. Điều này bao gồm việc chỉ định người điều hành dự án, các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.

Tạo một biểu đồ RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed – Chịu trách nhiệm, Có trách nhiệm, Được tham khảo, Được thông báo) giúp làm rõ ai chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ và quyết định gì.

 

6. Đề ra một lịch trình với các mốc thời gian cụ thể

Phát triển một lịch trình chi tiết giúp định rõ các giai đoạn, nhiệm vụ và các mốc quan trọng của dự án. Những mốc quan trọng có thể là việc hoàn thành các sản phẩm cụ thể, đạt được các mục tiêu chính hoặc các điểm quyết định quan trọng.

Sử dụng các công cụ như biểu đồ GANTT giúp trực quan hóa lịch trình và cung cấp cái nhìn tổng quan rõ ràng về tiến trình dự án.

 

7. Tạo chiến lược tích hợp công nghệ

Nếu các giải pháp công nghệ là một phần của quá trình chuyển đổi, bạn cần tạo ra một chiến lược để tích hợp chúng. Đảm bảo rằng các công nghệ được chọn phù hợp với mục tiêu chuyển đổi HR và tích hợp một cách mượt mà vào hệ thống hiện có.

Trong kế hoạch của bạn, đề cập đến các vấn đề liên quan đến bảo mật dữ liệu, sự áp dụng của người dùng và đào tạo.

8. Xây dựng kế hoạch quản lý thay đổi

Các sáng kiến ​​chuyển đổi thường đối mặt với sự chống đối từ nhân viên quen thuộc với các quy trình hiện có. Một kế hoạch quản lý thay đổi vững chắc giải quyết vấn đề này bằng cách dự đoán thách thức, giao tiếp hiệu quả và tạo điều kiện cho sự chuyển giao mượt mà.

Kế hoạch này bao gồm các chiến lược để quản lý sự chống đối, tiến hành đào tạo và duy trì tinh thần.

9. Giải quyết việc di chuyển và quản lý dữ liệu

 

Dữ liệu là tài sản quan trọng trong lĩnh vực HR. Xác định các chiến lược để di chuyển và quản lý dữ liệu HR trong quá trình chuyển đổi và sau đó. Điều này bao gồm đảm bảo độ chính xác, bảo mật và tuân thủ các quy định liên quan.

Một chiến lược dữ liệu được xác định rõ ràng giúp ngăn chặn mất dữ liệu và sự gián đoạn trong quá trình chuyển đổi.

10. Bao gồm chiến lược đào tạo và nâng cao năng lực HR

 

Khi các quy trình HR phát triển, kỹ năng của đội ngũ HR cần phải cập nhật. Thiết kế một chiến lược đào tạo và nâng cao năng lực toàn diện để trang bị cho các chuyên gia HR kiến thức và năng lực cần thiết trong cảnh quan HR đã được chuyển đổi.

Cập nhật năng lực của nhân viên HR có thể bao gồm các buổi hội thảo, chứng chỉ và đào tạo thực hành với các công nghệ mới. AIHR có thể giúp bạn xác định các năng lực mà đội ngũ của bạn cần để thực hiện thành công dự án chuyển đổi HR.

11. Định nghĩa các cơ chế đánh giá và phản hồi

Đưa các điểm kiểm tra đánh giá định kỳ vào kế hoạch để đánh giá thành công của từng giai đoạn chuyển đổi. Thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) và các mốc so sánh để theo dõi tiến trình.

“Những chỉ số mà bạn sử dụng sẽ phụ thuộc vào lý do kinh doanh tại sao chuyển đổi HR đã xảy ra,” Dieter Veldsman, Nhà khoa học trưởng HR AIHR nói. “Ví dụ, nếu nguyên nhân chính là chi phí và hiệu suất, chúng tôi sẽ xem xét các KPI như chi phí dịch vụ HR, liên quan đến mức giá của dịch vụ HR trên mỗi nhân viên. Đối với hiệu suất, chúng tôi cũng sẽ xem xét tỷ lệ HR HR so với nhân viên.”

Các ví dụ về KPI khác cho quá trình chuyển đổi HR của bạn có thể bao gồm:

– eNPS (net promoter score)

– Sự hài lòng của nhân viên với dịch vụ HR

– Sự hài lòng của doanh nghiệp với dịch vụ HR

– Tỷ lệ sử dụng công nghệ HR

– Số giờ tiết kiệm được

Ngoài ra, triển khai các cơ chế phản hồi như khảo sát và nhóm tập trung để thu thập thông tin và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Những điểm chính cần nhớ

 

Kế hoạch dự án chuyển đổi HR (HR transformation) ảnh hưởng sẽ hướng dẫn tổ chức của bạn thông qua quá trình thay đổi hệ thống HR một cách thành công. Mục tiêu là dẫn dắt doanh nghiệp qua một quá trình thay đổi có hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả HR, sử dụng tài nguyên, tương tác với các bên liên quan và đạt được kết quả tích cực tổng thể.

Tuân thủ các bước được trình bày ở trên đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi HR được lập kế hoạch tốt, thực hiện tốt và phù hợp với mục tiêu tổng thể của công ty.

Các nhà lãnh đạo HR có thể điều hướng hành trình phức tạp này với sự rõ ràng và tự tin bằng cách định rõ mục tiêu, tương tác với các bên liên quan, đánh giá quy trình hiện tại, quản lý tài nguyên và giải quyết các khía cạnh khác của quá trình chuyển đổi.

Các câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để viết kế hoạch dự án chuyển đổi HR?

 

Viết kế hoạch dự án chuyển đổi HR liên quan đến việc phác thảo hệ thống, mục tiêu và chiến lược để cải thiện quy trình HR trong tổ chức. Hơn nữa, khi viết kế hoạch dự án chuyển đổi HR của bạn, bao gồm những điều sau:

  • Thời gian thực hiện dự án
  • Các bên liên quan trong tổ chức
  • Trạng thái các quy trình HR hiện tại
  • Ngân sách và yêu cầu tài nguyên của bạn
  • Vai trò và trách nhiệm của dự án
  • Phác thảo kế hoạch quản lý thay đổi
  • Chiến lược quản lý tích hợp công nghệ, di dời và quản lý dữ liệu
  • Chiến lược đào tạo và nâng cao kỹ năng cho đội ngũ HR
  • Các cơ chế đánh giá và phản hồi

Kế hoạch tổng thể này phục vụ như một lộ trình để thực hiện chuyển đổi một cách hiệu quả, đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu tổ chức, sử dụng tài nguyên hiệu quả, tương tác với các bên liên quan, giảm thiểu rủi ro và đạt được kết quả như mong đợi.

Các thành phần chính của kế hoạch dự án chuyển đổi HR là gì?

Có một số thành phần chính trong kế hoạch dự án chuyển đổi HR. Bao gồm định rõ phạm vi và mục tiêu, thời gian thực hiện, ngân sách và yêu cầu tài nguyên, và kế hoạch quản lý thay đổi.

Các thành phần quan trọng khác của kế hoạch sẽ phụ thuộc vào tính chất của quá trình chuyển đổi HR. Ví dụ,trong trường hợp chuyển đổi HR kỹ thuật số, chiến lược tích hợp công nghệ sẽ là một phần quan trọng của kế hoạch dự án của bạn.

Việc trang bị đội ngũ HR những kỹ năng và năng lực để điều hướng quá trình chuyển đổi và duy trì những cải tiến đã đạt được thường bị bỏ qua. Đó là lý do tại sao chiến lược đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên HR của bạn nên là một yếu tố quan trọng của kế hoạch dự án chuyển đổi HR.

 

Nguồn dịch: AIHR

Post Views: 35