Xây dựng sơ đồ quy trình tuyển dụng cho năm 2024

Nhân viên của bạn là tài sản quý giá nhất của bạn, nhưng thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu không hề dễ dàng và bao gồm nhiều giai đoạn phức tạp. 2 trong số 5 HR leader đã cho biết việc tăng tốc quy trình tuyển dụng là một việc cần tập trung trong kế hoạch tuyển dụng chiến lược của họ, và một sơ đồ quy trình tuyển dụng là một công cụ quý giá để giúp bạn đạt được điều này.

Bài viết này khám phá sơ đồ quy trình tuyển dụng là gì, tại sao bạn nên xem xét sử dụng nó và cách sử dụng sơ đồ quy trình này để cải thiện công tác tuyển dụng cho tổ chức của bạn.

Quy trình tuyển dụng là gì?

Quy trình tuyển dụng là các bước để công ty tìm nguồn nhân lực, thu hút và tuyển dụng ứng viên đủ tiêu chuẩn cho các vị trí trống và trở thành tài sản của doanh nghiệp. Mục tiêu là tìm ứng viên phù hợp với sứ mệnh, giá trị và văn hóa của tổ chức, và cũng sở hữu những kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để vượt trội trong vai trò của họ và giúp công ty đạt được mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn.

Quy trình bắt đầu khi một vị trí cần nhân viên và kết thúc khi ứng viên chấp nhận đề nghị việc làm hoặc được đưa vào làm việc. Thông thường, bộ phận HR dẫn đầu quy trình tuyển dụng và chịu trách nhiệm chính trong việc này.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng là gì?

Sơ đồ quy trình tuyển dụng (còn được gọi là hiring process flowchart), là một bố cục hình ảnh của kế hoạch của tổ chức để thu hút và tuyển dụng nhân tài phù hợp. Sơ đồ thường là sự kết hợp các hình dạng, như hình chữ nhật, hình oval và hình kim cương để biểu thị các quy trình khác nhau, với các mũi tên kết nối để biểu thị hướng diễn của biểu đồ. Sơ đồ quy trình tuyển dụng đôi khi được vẽ bằng tay, nhưng thường được vẽ bằng máy tính bằng Word, Canva hoặc phần mềm cụ thể.

Tại sao nên sử dụng sơ đồ quy trình tuyển dụng?

Rõ ràng về toàn bộ quy trình tuyển dụng: Sơ đồ quy trình tuyển dụng biểu đạt thông qua hình ảnh toàn bộ quy trình tuyển dụng của bạn. Điều này mang lại sự rõ ràng cho mọi người, bao gồm vai trò và trách nhiệm của họ, và giúp mọi người duy trì đúng quỹ đạo. Nó đặc biệt hữu ích trong các tình huống trình bày vì không cần giải thích dài dòng và đơn giản hóa mọi thứ bằng các hình dạng và biểu tượng, cũng như làm cho mọi thứ thú vị hơn.

Giúp duy trì tính nhất quán: Một sơ đồ quy trình được thiết kế cẩn thận giúp duy trì quy trình tuyển dụng nhất quán và giảm thiểu rủi ro bỏ sót bất kỳ bước quan trọng nào.

Đảm bảo tuân thủ quy định: Các quốc gia, tiểu bang và ngành công nghiệp khác nhau có các quy định khác nhau khi nói đến tuyển dụng. Sơ đồ quy trình tuyển dụng giúp đảm bảo quy trình của bạn tuân thủ các chính sách này.

Có thể giảm chi phí: Một lợi thế khác của sơ đồ quy trình tuyển dụng là nó giúp bộ phận HR tối ưu hóa quy trình của họ và giảm chi phí tuyển dụng.

Các bước trong quy trình tuyển dụng là gì?

Mỗi quy trình tuyển dụng thường bao gồm một loạt các bước hoặc giai đoạn. Dưới đây là các bước cơ bản mà bộ phận HR sẽ làm việc qua:

Bước 1: Lập kế hoạch và tạo job description

Trong bước này, phòng HR thường ngồi lại với các quản lý tuyển dụng của phòng ban cần tuyển để phân tích những yêu cầu của từng vị trí và ứng viên cần tuyển. Điều này có thể phụ thuộc vào mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp.

Với thông tin này, họ có thể tạo ra một JD chính xác, liệt kê các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết và thu hút các ứng viên phù hợp với vai trò và văn hóa tổ chức.

Bước 2: Thu hút ứng viên

Bước tiếp theo trong quá trình tuyển dụng là tìm và thu hút những ứng viên hàng đầu có sự kết hợp phù hợp về kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm và phù hợp văn hóa cho công ty của bạn. Đặc điểm của các ứng viên mà bạn muốn thu hút sẽ ảnh hưởng lớn đến các chiến lược mà phòng HR sử dụng để tìm kiếm ứng viên phù hợp.

Ví dụ, nếu bạn đang tìm kiếm nhân viên vừa tốt nghiệp, bạn có thể chọn tham gia các workshop tuyển dụng của các trường đại học hoặc quảng cáo công ty và vị trí trên các trang mạng xã hội như Instagram. Nếu bạn đang tìm kiếm nhân viên cho một vị trí cao cấp hơn, ứng viên thường sẽ lớn tuổi hơn, vì vậy bạn có thể chủ yếu tìm kiếm ứng viên thông qua LinkedIn hoặc một công ty tuyển dụng.
Việc trình bày một gói thù lao và lợi ích hấp dẫn và chứng minh lý do tại sao ứng viên muốn làm việc cho bạn là rất quan trọng ở giai đoạn này.

Bước 3: Sàng lọc, phỏng vấn và chọn ứng viên

Tất cả các ứng viên nộp đơn cho vị trí tuyển dụng cần được sàng lọc, quyết định này có thể thông qua một bài đánh giá trực tuyến hoặc một cuộc phỏng vấn qua điện thoại. Các ứng viên vượt qua giai đoạn này thường sẽ được mời tham gia cuộc phỏng vấn chính thức, có thể là cuộc phỏng vấn qua video hoặc trực tiếp.

Trong một số trường hợp, sau giai đoạn trên sẽ là lời đề nghị làm việc. Thông thường, sẽ có một giai đoạn phỏng vấn cuối cùng cho các vị trí cao cấp hơn, trong đó các ứng viên thành công sẽ được chọn. Trong hầu hết các cuộc phỏng vấn, thường sẽ có một đại diện từ phòng HR và quản lý mà nhân viên sẽ làm việc trực tiếp.

Bước 4: Đưa ra đề nghị việc làm

Sau khi vượt qua giai đoạn phỏng vấn cuối cùng, các ứng viên thành công sẽ nhận được job offer. Thông thường, việc này sẽ được tiến hành trực tiếp sau cuộc phỏng vấn hoặc vài ngày sau thông qua điện thoại. Nếu ứng viên chấp nhận đề nghị việc làm, phòng HR sẽ gửi một hợp đồng chính thức cho nhân viên ký. Ngày nay, ngày càng có nhiều công ty gửi đề nghị việc làm điện tử để bớt giấy tờ và tăng tốc độ quá trình tuyển dụng.

Bước 5: Onboarding

Bước cuối cùng trong quá trình tuyển dụng là onboarding. Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong ấn tượng đầu tiên của nhân viên mới về công ty, đó là lý do tại sao tạo ra một quy trình onboarding hiệu quả là một yếu tố quan trọng.

Mục tiêu của onboarding là giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và cung cấp cho họ mọi thứ cần thiết trước ngày làm việc chính thức. Điều đó có thể bao gồm việc gửi đồ dùng cần thiết, kết nối với người quản lý, ghép cặp với một đồng nghiệp làm việc, thiết lập địa chỉ email, cung cấp thông tin về các lợi ích mà họ được hưởng và nhiều hơn nữa.

Onboarding không chỉ dừng ở đây mà tiếp tục xuyên suốt ngày làm việc đầu tiên, tuần đầu tiên và thậm chí trong vài tháng đầu tiên của việc làm. Phòng HR thường xuyên lên lịch kiểm tra với nhân viên mới để xem họ đã thích nghi với vai trò và team của mình và trở thành nơi liên lạc cho bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan ngại nào.

Đọc thêm: 15 cách nâng cao tinh thần làm việc cho nhân viên

Các loại sơ đồ quy trình tuyển dụng

Có nhiều loại sơ đồ quy trình tuyển dụng khác nhau, mỗi loại đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Hãy khám phá một số loại phổ biến dưới đây.

1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng tuyến tính
Một sơ đồ quy trình tuyển dụng tuyến tính hiển thị các sự kiện theo trình tự, bắt đầu từ bước đầu tiên và kết thúc với bước cuối cùng. Đây là một sơ đồ phổ biến vì nó giúp tổ chức các sự kiện theo thứ tự diễn ra, giúp bạn biết mình đang ở đâu và bước tiếp theo cần thực hiện.

2. Sơ đồ quy trình theo phòng ban
Sơ đồ quy trình tuyển dụng theo phòng ban (sử dụng thuật ngữ “swimlane flowchart” đôi khi) giúp hiển thị quy trình làm việc của nhiều phòng ban trong cùng một nơi, song song. Loại sơ đồ này hữu ích để hiển thị quy trình tương tự xảy ra ở nhiều nơi và cách chúng tương tác với nhau.

Sơ đồ quy trình tuyển dụng theo phòng ban có thể rõ ràng hơn, tuy nhiên, nếu có quá nhiều “lane” (phòng ban), nó có thể nhanh chóng trở nên phức tạp.

3. Sơ đồ quy trình tuyển dụng song song
Sơ đồ quy trình tuyển dụng song song là khi các nhiệm vụ được chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để đạt được kết quả nhanh hơn. Nó hiển thị các nhiệm vụ đang diễn ra cùng một lúc, do người khác nhau thực hiện.

Ví dụ, trong khi phòng HR đang sàng lọc hồ sơ ứng viên, một quản lý phòng ban có thể chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn, hoặc một nhiệm vụ cho ứng viên hoàn thành tại nhà và trình bày trong buổi phỏng vấn.

Loại sơ đồ này cho thấy cách các trách nhiệm khác nhau của những người khác nhau diễn ra đồng thời và tạo ra quy trình tuyển dụng ngắn hơn.

4. Sơ đồ quy trình tuyển dụng hợp tác
Sơ đồ quy trình tuyển dụng hợp tác cho thấy sự tham gia của các thành viên khác trong nhóm, tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho ứng viên và nhân viên mới, giảm thiểu định kiến trong tuyển dụng và cải thiện thương hiệu của nhà tuyển dụng. Hạn chế của sơ đồ này là nó có thể gây nhầm lẫn về người cuối cùng chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ.

Ví dụ về sơ đồ quy trình tuyển dụng

Một ví dụ về sơ đồ quy trình tuyển dụng có thể cung cấp nguồn cảm hứng vững chắc và cấu trúc để thông tin cho sơ đồ của riêng bạn. Bạn sẽ tìm thấy nhiều mẫu sơ đồ trực tuyến, nhưng đây là một ví dụ điển hình về cách sơ đồ quy trình tuyển dụng trông như thế nào.

Sử dụng sơ đồ quy trình tuyển dụng

Dưới đây là một số mẹo để giúp bạn trong việc định hình quy trình tuyển dụng của mình:

• Đảm bảo bạn xác định các giai đoạn và bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Phân chia toàn bộ quy trình thành các bước nhỏ, để bạn có thể nhìn thấy rõ các phần quan trọng trong hành trình tuyển dụng của mình.
• Giữ cho nó đơn giản. Mục đích của sơ đồ quy trình tuyển dụng là đơn giản hóa hành trình tuyển dụng và cung cấp sự rõ ràng hơn cho tất cả mọi người liên quan. Vì vậy, quan trọng là giữ cho nó đơn giản và không phức tạp hóa mọi thứ.
• Phát triển một quy trình tiêu chuẩn mô tả tất cả các bước cần được thực hiện cho mỗi vị trí tuyển dụng. Điều này đảm bảo rằng nỗ lực tuyển dụng của bạn luôn nhất quán bất kể vị trí nào đang được xem xét.
• Viết một giải thích chi tiết và tập hợp các trách nhiệm cho mỗi bước trong sơ đồ quy trình tuyển dụng của bạn. Điều này đảm bảo rằng tất cả mọi người liên quan đều hiểu rõ về vai trò của họ và các trách nhiệm được kỳ vọng từ họ.
• Sử dụng sơ đồ quy trình tuyển dụng như một công cụ đào tạo cho nhân viên HR mới và quản lý tuyển dụng để giúp họ hiểu toàn bộ hành trình và vai trò của mình.
• Đặt thời gian ước tính cho mỗi bước trong sơ đồ quy trình cũng như hạn chót hoàn thành nó. Điều này đặt ra những kỳ vọng rõ ràng và ngăn chặn sự trì hoãn và nghẽn mạch, gây trải nghiệm tiêu cực cho ứng viên và dẫn đến việc mất đi nhân tài hàng đầu.
• Xác định trách nhiệm của các bộ phận. Nếu có nhiều bộ phận tham gia vào quy trình tuyển dụng (điều này phổ biến trong một tổ chức lớn), hãy đảm bảo rằng trách nhiệm của mỗi bộ phận được xác định rõ ràng.
• Kiểm tra tính tương thích. Nếu bạn sử dụng bất kỳ phần mềm tuyển dụng nào (như ATS) trong quy trình tuyển dụng của mình, hãy kiểm tra xem sơ đồ quy trình của bạn có tương thích với các tính năng và khả năng của hệ thống không. Nếu không, hãy xem xét tìm kiếm phần mềm mới.
• Sử dụng sơ đồ của bạn để theo dõi và đo lường các chỉ số quan trọng như thời gian, chi phí tuyển dụng mỗi người và chất lượng ứng viên. Dữ liệu này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì đang hoạt động tốt trong quy trình tuyển dụng của bạn và những cải tiến cần được thực hiện.
• Đừng quên yêu cầu phản hồi từ nhóm HR và quản lý tuyển dụng về quy trình tuyển dụng. Các quan điểm khác nhau từ tất cả mọi người liên quan có thể giúp bạn điều chỉnh sơ đồ quy trình và quy trình tổng thể.
• Tùy chỉnh nó theo các nhu cầu cụ thể của tổ chức và mục tiêu phát triển của bạn. Điều này bao gồm các vị trí độc đáo, các phòng ban và mục tiêu kinh doanh của bạn.

Kết luận

Một sơ đồ quy trình tuyển dụng cung cấp một biểu đồ rõ ràng, hình ảnh về hành trình tuyển dụng của bạn từ đầu đến cuối và giúp duy trì trách nhiệm, nhất quán và tuân thủ.

Nguồn dịch: AIHR