Từ điển Nhân Sự
Tuyển dụng nội bộ là gì? 7 phương pháp tuyển dụng nội bộ
Với tình trạng thiếu nhân sự ngày nay và tỷ lệ nghỉ việc cao, việc tuyển dụng nội bộ có thể là một chiến lược thông minh. Báo cáo Global Talent Trends của LinkedIn đã phát hiện ra rằng nhân viên thường ở lại công ty lâu hơn khoảng 41% trong các công ty thường xuyên tuyển dụng nhân sự từ bên trong, trong khi một Báo cáo Dự báo tuyển dụng và tìm việc đã cho thấy 49,5% nhà tuyển dụng tại Hoa Kỳ dự định tuyển dụng nội bộ hoặc thăng chức nhân viên hiện tại để có đủ các vị trí.
Các tổ chức đang khám phá lại lợi ích tài chính từ việc tuyển dụng nội bộ. Việc học tập tại nơi làm việc cũng giúp xây dựng kỹ năng bên trong, giảm bớt nhu cầu nhập khẩu từ bên ngoài. Hơn nữa, tận dụng kiến thức và kinh nghiệm hiện có trong tổ chức là một quyết định kinh doanh thông minh vì nó thúc đẩy việc giữ chân nhân viên và tăng cao tinh thần làm việc bằng cách cung cấp cơ hội thăng tiến sự nghiệp.
Tuyển dụng nội bộ là gì?
Tuyển dụng nội bộ là quá trình lấp đầy các vị trí công việc trong một công ty bằng cách xem xét nhân viên hiện tại có thể phù hợp với những vị trí này. Khác với tuyển dụng bên ngoài, liên quan đến việc tìm kiếm ứng viên bên ngoài tổ chức, việc tuyển dụng từ bên trong tập trung vào xác định và thăng chức hoặc chuyển nhượng nhân viên hiện có.
Quá trình này bao gồm một số bước chính. Trước tiên, vị trí công việc cần được tuyên truyền trong tổ chức, thường qua bảng việc làm nội bộ, email hoặc mạng nội bộ của công ty. Điều này đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiện tại đều biết về cơ hội này và có thể nộp đơn nếu họ quan tâm. Những nhân viên nộp đơn sau đó được đánh giá dựa trên trình độ, kinh nghiệm và lịch sử thành tích của họ trong công ty.
Lợi ích của tuyển dụng nội bộ
- Tiết kiệm chi phí: Tuyển dụng nội bộ có thể giảm đáng kể các chi phí liên quan đến việc quảng cáo vị trí công việc, tiến hành đánh giá ứng viên bên ngoài và các quy trình tuyển dụng khác.
- Quá trình tuyển dụng nhanh hơn: Vì ứng viên đã là nhân viên hiện tại, quá trình tuyển dụng thường nhanh chóng hơn. Không cần kiểm tra lý lịch phức tạp hoặc quá trình onboarding dài.
- Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên: Cung cấp cơ hội thăng tiến cho nhân viên hiện tại có thể tăng cao tinh thần làm việc và sự hài lòng trong công việc. Điều này thể hiện tâm huyết của công ty đối với sự phát triển của nhân viên và công nhận đóng góp của họ.
- Giảm thời gian đào tạo: Ứng viên nội bộ đã quen với hoạt động, văn hóa và quy trình của công ty bạn. Sự quen thuộc này giảm thời gian và nguồn lực cần thiết cho đào tạo và hướng dẫn.
- Rủi ro thấp: Tuyển dụng một nhân viên đã chứng minh kỹ năng và phù hợp với văn hóa công ty rủi ro sẽ thấp so với những người được tuyển dụng từ bên ngoài, những người có thể không thích ứng tốt.
- Giữ chân nhân tài: Bằng cách cung cấp cơ hội thăng tiến nghề nghiệp trong công ty, bạn có thể giữ chân nhân viên giỏi mà tránh việc họ tìm kiếm cơ hội ở nơi khác.
- Khuyến khích phát triển nhân viên: Một con đường thăng tiến rõ ràng khuyến khích nhân viên phát triển kỹ năng và năng lực của mình, khi mà họ biết rằng có cơ hội phát triển trong tổ chức của bạn.
- Quyết định tuyển dụng thông minh hơn: Tổ chức của bạn có nhiều thông tin chi tiết hơn về ứng viên nội bộ, chẳng hạn như lịch sử làm việc, hiệu suất và hành vi chuyên nghiệp, giúp đưa ra quyết định tuyển dụng thông minh hơn.
- Tăng cường mạng lưới nội bộ: Thăng chức từ bên trong có thể tăng cường mối quan hệ làm việc và động lực nhóm, vì nhân viên thường đã quen biết lẫn nhau và môi trường làm việc hiện tại.
- Lưu giữ tài nguyên tổ chức: Tuyển dụng nội bộ duy trì sự liên tục và bảo tồn tài nguyên tổ chức, vì nhân viên hiện tại hiểu lịch sử, giá trị và động lực bên trong của công ty.
Đọc thêm: KHỦNG HOẢNG NHẢY VIỆC SAU TẾT – NGHỆ THUẬT TUYỂN ĐÚNG VÀ GIỮ CHÂN
Nhược điểm của tuyển dụng nội bộ
- Hạn chế nguồn ứng viên: Phụ thuộc duy nhất vào tuyển dụng nội bộ có thể giới hạn tổ chức của bạn trong một nguồn ứng viên nhỏ hơn, và bạn có thể bỏ qua những tài năng đa dạng hoặc có kỹ năng cao hơn có sẵn ở bên ngoài.
- Thiếu góc nhìn mới: Liên tục tuyển dụng nội bộ có thể dẫn đến thiếu ý tưởng và góc nhìn mới, điều cần thiết cho sự đổi mới và cạnh tranh trên thị trường.
- Nhân viên tự tin thái quá: Việc biết rằng việc thăng tiến có sẵn trong nội bộ có thể khiến một số nhân viên trở nên tự mãn, dựa dẫm vào thâm niên của họ thay vì tích cực phát triển kỹ năng và năng lực mới.
- Nguy cơ thiên vị: Có nguy cơ các quyết định trong tuyển dụng nội bộ có thể bị ảnh hưởng bởi thiên vị hoặc van hoá văn phòng thay vì dựa trên mức độ xứng đáng hoặc sự phù hợp với vai trò.
- Sức ép đàm phán hạn chế: Nhân viên hiện tại có thể có ít khả năng đàm phán liên quan đến lương và phúc lợi hơn so với ứng viên bên ngoài, điều này có thể dẫn đến vấn đề về công bằng lương và sự hài lòng.
- Cản trở việc tuyển dụng tài năng bên ngoài: Phụ thuộc quá mức vào tuyển dụng nội bộ có thể ngăn cản ứng viên bên ngoài tài năng từ việc nộp đơn, vì họ có thể cảm thấy ít có cơ hội cho việc tuyển dụng từ bên ngoài.
- Không đáp ứng đủ yêu cầu kỹ năng: Ứng viên nội bộ có thể không sở hữu đủ kỹ năng hoặc kinh nghiệm cần thiết cho vai trò, đặc biệt là đối với các vị trí chuyên môn cao.
- Tăng tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên: Nếu nhân viên nội bộ liên tục bị bỏ qua trong việc thăng chức, điều này có thể dẫn đến sự không hài lòng và tăng tỷ lệ nghỉ việc, vì họ có thể cảm thấy không có con đường rõ ràng để thăng tiến.
Tuyển dụng nội bộ VS tuyển dụng bên ngoài
| Tuyển dụng nội bộ | Tuyển dụng bên ngoài | |
| Nguồn ứng viên | Tập trung vào nhân viên hiện tại của tổ chức | Tìm kiếm bên ngoài tổ chức, nhắm đến người tìm việc hoặc ứng viên tiềm năng. |
| Tốc độ tuyển dụng | Thường nhanh hơn vì ứng viên đã quen thuộc với tổ chức. | Thường chậm hơn, bao gồm các quy trình như quảng cáo, sàng lọc và phỏng vấn ứng viên mới. |
| Chi phí | Thấp hơn do giảm chi phí quảng cáo, tiếp nhận và đào tạo. | Cao hơn do phí quảng cáo, phí dịch vụ tuyển dụng và chi phí onboarding và đào tạo mở rộng. |
| Sự quen thuộc của ứng viên | Ứng viên đã quen thuộc với văn hóa và hoạt động của công ty. | Ứng viên cần thời gian thích nghi với môi trường và văn hóa mới. |
| Danh sách ứng viên | Giới hạn trong nhân viên hiện có, có thể làm giảm tính đa dạng và góc nhìn mới. | Rộng hơn và đa dạng hơn, có thể mang lại ý tưởng và kỹ năng mới. |
| Yếu tố rủi ro | Rủi ro thấp, vì khả năng và mức độ phù hợp của ứng viên với công ty đã rõ ràng. | Rủi ro cao, vì những người được tuyển dụng từ bên ngoài có thể không thích nghi tốt với văn hóa công ty hoặc vị trí. |
| Đào tạo và phát triển | Yêu cầu ít đào tạo hơn; ứng viên đã hiểu quy trình công ty. | Cần đào tạo và hướng dẫn chi tiết hơn cho nhân viên mới để thích nghi. |
| Tác động đến tổ chức | Có thể tăng động lực bằng cách cung cấp cơ hội thăng tiến, nhưng cũng có thể tạo ra cạnh tranh nội bộ. | Mang đến góc nhìn mới và có thể thúc đẩy đổi mới, nhưng có thể gây gián đoạn động lực hiện tại của nhóm. |
| Sự chuyển đổi nhân viên | Có thể giảm tỷ lệ nghỉ việc bằng cách cung cấp con đường nghề nghiệp rõ ràng trong tổ chức. | Không ảnh hưởng trực tiếp đến tỷ lệ nghỉ việc, nhưng việc tuyển dụng từ bên ngoài được chọn lựa cẩn thận có thể cải thiện sự ổn định lâu dài. |
| Cơ hội phát triển sự nghiệp | Khuyến khích phát triển nhân viên trong công ty. | Có thể cung cấp cơ hội cho ứng viên tìm kiếm môi trường mới hoặc thay đổi sự nghiệp. |
7 Phương pháp tuyển dụng nội bộ
1. Kế hoạch chuyển nhượng
Ví dụ: Chuẩn bị cho một trợ lý quản lý tiếp nhận vai trò quản lý.
Kế hoạch chuyển nhượng bao gồm xác định và phát triển nhân viên nội bộ có tiềm năng để đảm nhận các vị trí lãnh đạo kinh doanh quan trọng trong công ty. Quá trình này đảm bảo sự chuyển giao mượt mà trong các vị trí lãnh đạo.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Đảm bảo sự liên tục cho vị trí lãnh đạo. | Có thể khiến các nhân viên senior ác cảm, dè chừng. |
| Giảm thời gian và chi phí tuyển dụng ứng viên từ bên ngoài. | Có thể để mất các tài năng bên ngoài có thể mang lại góc nhìn mới. |
2. Thay đổi vị trí
Ví dụ: Chuyển một đại diện bán hàng vào vai trò dịch vụ khách hàng.
Thay đổi vai trò là chuyển nhân viên vào một vị trí khác trong tổ chức. Điều này bao gồm chuyển đổi lẫn nhau hoặc thay đổi công việc mà không có sự thăng tiến hoặc chuyển công tác chính thức.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Cung cấp cho nhân viên nhiều trải nghiệm. | Có thể gây nhầm lẫn hoặc thiếu sự ổn định nếu không được quản lý một cách thích hợp. |
| Có thể giúp tìm vị trí thích hợp nhất với bộ kỹ năng của nhân viên. | Nhân viên có thể cần đào tạo cho vai trò mới của họ. |
3. Chuyển công tác
Ví dụ: Chuyển một quản lý chi nhánh sang một chi nhánh khác.
Chuyển công tác là di chuyển một nhân viên đến một bộ phận hoặc vị trí địa lý khác trong cùng một tổ chức.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Cung cấp cho nhân viên những thách thức và trải nghiệm mới. | Có thể gây gián đoạn đến cuộc sống cá nhân của nhân viên. |
| Giúp lấp đầy các vị trí trống và cân bằng công việc trên toàn tổ chức. | Có thể dẫn đến sự giảm năng suất tạm thời khi nhân viên thích nghi. |
4. Thăng chức
Ví dụ: Thăng chức một người đứng đầu nhóm lên vị trí quản lý phòng ban.
Thăng chức liên quan đến di chuyển nhân viên lên một vị trí cao hơn với trách nhiệm tăng lên, thường đi kèm với việc tăng lương.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Tăng động lực và lòng trung thành của nhân viên. | Có thể tạo ra sự cạnh tranh và căng thẳng giữa nhân viên. |
| Khuyến khích nhân viên khác làm việc để thăng chức. | Rủi ro thăng chức vượt quá năng lực của nhân viên. |
5. Chương trình di chuyển nội bộ
Ví dụ: Nhân viên tham gia chương trình luân chuyển để trải nghiệm các phòng ban khác nhau.
Các chương trình này được thiết kế để cho phép nhân viên di chuyển trong công ty qua các vai trò hoặc dự án khác nhau. Chúng bao gồm các nhiệm vụ ngắn hạn, công việc dự án và các chương trình luân chuyển.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Nâng cao kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên. | Có thể khó khăn về mặt tổ chức quản lý. |
| Giữ nhân viên tham gia và giảm tỷ lệ nghỉ việc. | Có thể gây gián đoạn quy trình làm việc nếu không được lập kế hoạch cẩn thận. |
6. Đào tạo chéo
Ví dụ: Đào tạo nhân viên dịch vụ khách hàng về kỹ thuật bán hàng cơ bản.
Đào tạo chéo nhân viên để thực hiện các nhiệm vụ hoặc vai trò nằm ngoài trách nhiệm thông thường của họ.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Tạo ra một đội ngũ lao động linh hoạt và đa năng hơn. | Có thể tốn thời gian và gây áp lực cho nhân viên. |
| Giúp bù đắp sự vắng mặt hoặc vị trí trống mà không cần thuê nhân công tạm thời. | Có thể làm giảm chất lượng kỹ năng chuyên môn nếu không cân bằng một cách thích hợp. |
7. Đánh giá kỹ năng và kế hoạch phát triển
Ví dụ: Đánh giá kỹ năng digital của một nhân viên marketing và cung cấp đào tạo về quản lý truyền thông xã hội.
Phương pháp này bao gồm đánh giá kỹ năng của nhân viên và thiết kế kế hoạch phát triển để nâng cao khả năng của họ. Nó tập trung vào xác định và cắt đứt khoảng cách kỹ năng cho các vai trò hiện tại hoặc tương lai.
| Ưu điểm | Nhược điểm |
| Phát triển nhân viên theo nhu cầu cụ thể. | Có thể tốn nhiều nguồn lực về thời gian và chi phí đào tạo. |
| Đảm bảo sẵn sàng cho nhu cầu tổ chức trong tương lai. | Có thể tạo ra kỳ vọng về thăng chức hoặc thay đổi vai trò. |
Các ví dụ về tuyển dụng nội bộ
Dưới đây là ba ví dụ về các công ty đã thành công trong việc triển khai các phương pháp tuyển dụng nội bộ khác nhau:
Ví dụ 1: Kế hoạch chuyển nhượng tại Microsoft
Microsoft đã chuyển từ “People Review” tập trung vào con số sang “Talent Talks” dưới sự lãnh đạo của CEO Satya Nadella. Sự thay đổi này tập trung vào phát triển tài năng và lập kế hoạch cho tương lai và được thúc đẩy bởi cam kết với việc học suốt đời và tư duy phát triển. Đây là một phương pháp kiểm tra nhu cầu tài năng cá nhân và sức mạnh của đội ngũ tài năng tổ chức.
Talent Talks bao gồm kế hoạch chuyển nhượng, việc phát triển tài năng bên ngoài và tác động của việc đưa người vào và ra khỏi đội ngũ. Một sự thay đổi quan trọng đã là hỏi những người kế vị tiềm năng liệu họ có quan tâm hay không thay vì giả định rằng họ sẽ sẵn lòng đảm nhận. Phương pháp này giúp tránh các biến số bất ngờ và khuyến khích sự phát triển sự nghiệp.
Ví dụ 2: Luân chuyển công việc tại ExxonMobil
ExxonMobil cho phép nhân viên đạt được tiềm năng tối đa của mình, điều thể hiện qua chương trình luân chuyển công việc, giúp thực hiện hơn 12.000 luân chuyển công việc nội bộ hàng năm như một phần của kế hoạch phát triển nhân viên. Những luân chuyển này được thiết kế nhằm cung cấp một loạt các trải nghiệm và cơ hội học tập đa dạng, góp phần vào sự phát triển chuyên môn toàn diện của nhân viên.
Thêm vào đó, việc tập trung vào việc học liên tục tại ExxonMobil được nhấn mạnh bằng việc cung cấp 500.000 khóa học chỉ trong năm 2022, làm nổi bật sự tận tâm với việc đào tạo và giáo dục liên tục. Phương pháp này nâng cao các bộ kỹ năng cá nhân và đóng góp vào sự thành thạo và sự thích ứng chung của đội ngũ lao động.
Ví dụ 3: Di chuyển nội bộ tại Schneider Electric
Năm 2019, để giải quyết vấn đề giữ chân nhân viên, Schneider Electric đã ra mắt Open Talent Market. Thị trường tài năng này sử dụng trí tuệ nhân tạo để ghép nhân viên với các vai trò phù hợp, nhiệm vụ nội bộ và các chương trình hướng dẫn dựa trên chức danh công việc của họ. Nền tảng này đã được nhân viên đón nhận tích cực, với 85.000 người đăng ký, mặc dù ban đầu gặp sự kháng cự từ các quản lý.
Để nâng cao hiệu quả, nhóm quản lý tài năng của Schneider đã tập trung vào việc tiếp cận dựa trên kỹ năng và phát triển một hệ thống phân loại kỹ năng để tối ưu quy trình tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài. Sáng kiến này đã cho thấy kết quả đáng khích lệ: 85% nhân viên đủ điều kiện đã tham gia vào nền tảng này, 1.500 nhân viên đã có cơ hội tiếp xúc hơn 14.000 vai trò và hàng ngàn người đã tìm được mentor và cơ hội làm việc nội bộ.
Phát triển một quy trình tuyển dụng nội bộ hiệu quả
Để phát triển và triển khai một quy trình tuyển dụng nội bộ hiệu quả, các chuyên gia HR nên xem xét các phương pháp tốt sau đây:
- Truyền thông rõ ràng: Đảm bảo rằng tất cả các vị trí công việc nội bộ được truyền đạt rõ ràng và rộng rãi trong tổ chức. Sử dụng các phương tiện truyền thông khác nhau như bảng việc làm nội bộ, email, bản tin công ty và mạng nội bộ.
- Quy trình minh bạch: Duy trì tính minh bạch trong quy trình tuyển dụng. Trình bày rõ các tiêu chí nộp đơn và lựa chọn, thời gian và kỳ vọng đối với tất cả nhân viên.
- Tiêu chí lựa chọn công bằng và nhất quán: Phát triển và tuân thủ một bộ tiêu chí lựa chọn công bằng và nhất quán cho tất cả ứng cử viên nội bộ. Điều này giúp giảm thiểu định kiến và đảm bảo chọn lựa ứng cử viên xứng đáng.
- Khuyến khích phát triển nhân viên: Tạo ra một văn hóa khuyến khích học tập và phát triển liên tục. Điều này đảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng và năng lực cần thiết cho các công việc nội bộ.
- Kế hoạch chuyển đổi hỗ trợ: Cung cấp hỗ trợ cho nhân viên chuyển sang vai trò mới. Điều này có thể bao gồm đào tạo, hướng dẫn từ người điều hành và một giai đoạn thích ứng dần để đảm bảo việc thích nghi với vai trò mới thành công.
- Cơ chế feedback: Thiết lập một hệ thống feedback cho những ứng cử viên không được chọn. Feedback mang tính xây dựng có thể giúp họ trong các ứng dụng tương lai và đóng góp vào sự phát triển chuyên môn của họ.
- Xem xét định kỳ nguồn nhân tài: Tiến hành xem xét định kỳ về nguồn nhân tài trong công ty để xác định các ứng cử viên tiềm năng cho các vị trí trong tương lai, phù hợp với chiến lược chuyển nhượng.
- Cân bằng tuyển dụng nội bộ và tuyển dụng bên ngoài: Trong khi tập trung vào tuyển dụng nội bộ, cũng duy trì cân bằng với tuyển dụng bên ngoài để đảm bảo một lực lượng lao động đa dạng và linh hoạt.
- Khuyến khích cơ hội giữa các phòng ban: Khuyến khích di chuyển giữa các phòng ban để mở rộng kỹ năng và kinh nghiệm, điều này có thể làm cho nhân viên trở nên đa năng hơn.
- Thực hiện phương pháp tuyển dụng bao trùm và đa dạng: Đảm bảo quy trình tuyển dụng nội bộ là bao trùm và tạo cơ hội công bằng cho tất cả nhân viên, bất kể họ đến từ nền tảng hoặc phòng ban nào.
Mẹo HR
Nhân viên có ý thức vượt qua expectation cao hơn 27% và ý định ở lại công ty cao hơn 33% trong các tổ chức có thị trường lao động nội bộ sôi động hơn. Các quản lý cũng báo cáo rằng nhân viên được tuyển dụng nội bộ thường thực hiện tốt hơn so với những người được tuyển từ bên ngoài theo nhiều tiêu chí, bao gồm năng suất, sự cộng tác và đáp ứng mong đợi.
Làm theo các phương pháp này, bạn có thể tạo ra một quy trình tuyển dụng nội bộ mạnh mẽ và hiệu quả, không chỉ lấp đầy các vị trí một cách hiệu quả mà còn thúc đẩy sự phát triển, sự hài lòng và việc giữ chân nhân viên.
Lưu ý chính
Tuyển dụng nội bộ ngày càng được công nhận là một phương pháp chiến lược trong quản lý nhân tài, đặc biệt là trong bối cảnh thiếu nhân tài và tỷ lệ nghỉ việc cao. Một báo cáo từ LinkedIn cho thấy nhân viên thường ở lại lâu hơn 41% tại các công ty thường xuyên tuyển dụng nội bộ.
Hơn nữa, một tỷ lệ đáng kể các nhà tuyển dụng ở Hoa Kỳ, khoảng 49,5%, kế hoạch tuyển dụng hoặc thăng chức nội bộ. Phương pháp này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn tận dụng những kỹ năng và kiến thức hiện có trong tổ chức, dẫn đến việc giữ chân và nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.
Quy trình thông thường bao gồm quảng cáo vị trí nội bộ và đánh giá nhân viên quan tâm dựa trên trình độ và hiệu suất của họ trong công ty. Phương pháp này cho thấy hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn, giúp giữ chân tài năng và phát triển nhân viên. Nó cho phép quá trình tuyển dụng nhanh chóng do quen thuộc với văn hóa công ty và giảm nhu cầu đào tạo đầy đủ.
Nguồn dịch: AIHR
