Pre-boarding là gì? 7 bước để thực hiện cho nhân viên mới

Một quy trình preboarding mạnh mẽ có thể cải thiện tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên đến 82%. Do đó, preboarding là một bước quan trọng nhưng thường bị bỏ qua nhằm tạo ra sự hài lòng và tận hưởng công việc của nhân viên.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn về preboarding, sự khác biệt giữa preboarding và onboarding, tại sao preboarding cho nhân viên quan trọng đến vậy, và cách các nhóm HR có thể tạo ra một quy trình preboarding xuất sắc.

Preboarding là gì?

Preboarding là quá trình trong khoảng từ khi ứng viên ký hợp đồng cho đến ngày làm việc đầu tiên của họ.

Mục tiêu của việc preboarding nhân viên là chuẩn bị cho ngày làm việc đầu tiên trong khi vẫn giữ cho họ hào hứng và sẵn lòng bắt đầu công việc.

Preboarding với Onboarding: Những khác biệt quan trọng

Preboarding là quá trình tham gia và chuẩn bị cho nhân viên mới cho vai trò của họ trước ngày bắt đầu chính thức, trong khi onboarding liên quan đến việc giúp họ hòa nhập với công ty và vị trí làm việc sau khi họ bắt đầu làm việc.

Cả hai quy trình này đều nên được coi là một phần không thể thiếu của trải nghiệm nhân viên.
Trong bảng dưới đây, chúng tôi liệt kê một số khác biệt quan trọng giữa preboarding và onboarding.

	Preboarding	Onboarding
Thời gian	Diễn ra trước ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới.	Bắt đầu vào ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới.
Mục tiêu	1. Giữ cho nhân viên mới hứng thú và sẵn lòng bắt đầu công việc mới của họ. 2. Cung cấp cho họ tất cả thông tin cần thiết để chuẩn bị cho ngày làm việc đầu tiên (ví dụ: thông tin thực tế, điền biểu mẫu, chương trình onboarding, kế hoạch 30-60-90 ngày, v.v.).	1. Đưa nhân viên mới vào hoạt động càng nhanh càng tốt. 2. Tạo dựng ấn tượng quan trọng đầu tiên của nhân viên mới với công ty.
Trọng tâm	Sẵn sàng có mặt môi khi nhân viên mới cần và giải đáp câu hỏi và quan tâm của họ.	Chuẩn bị nhân viên để làm việc độc lập và hiệu quả.
Kéo dài	Độ dài khác nhau. Tùy thuộc vào tình hình hiện tại của nhân viên mới, nó có thể kéo dài từ 1 ngày đến nhiều tháng hoặc thậm chí lâu hơn.	Thường ít nhất 3 tháng, nhưng thời gian này có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và vai trò.

Thông tin nhanh về preboarding

• Một quy trình preboarding mạnh mẽ có thể nâng cao tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên đến 82% và giảm thiểu số lượng nhân viên mới bỏ việc.
• 64% nhân viên mới không được trải qua bất kỳ trải nghiệm preboarding nào.
• Việc truyền thông preboarding hiệu quả tăng cường trải nghiệm onboarding tổng thể lên đến 83%.
• Các công ty thành công có khả năng preboarding nhân viên mới cao hơn 53%.

Tại sao việc thực hiện preboarding quan trọng đối với phòng HR?

Giả sử ứng viên chấp nhận một cơ hội việc làm và ký hợp đồng lao động, nhưng sau đó không nhận được bất kỳ sự giao tiếp hoặc tương tác nào từ nhà tuyển dụng mới trong vài tuần.

Sự thiếu tương tác này có thể khiến nhân viên mới cảm thấy bị lãng quên và sau đó xem xét lại quyết định tham gia công ty.

Ngược lại, một quy trình preboarding mạnh mẽ giữ cho nhân viên mới gắn kết và được thông tin từ lúc họ chấp nhận làm việc cho đến khi bắt đầu làm việc. Nó tạo ra sự hào hứng và cảm giác thuộc về một cộng đồng, từ đó có thể tăng đáng kể tỷ lệ giữ chân nhân viên mới và giảm khả năng họ rút lui trước ngày bắt đầu làm việc.

Preboarding hiệu quả đảm bảo rằng nhân viên mới cảm thấy được đánh giá cao, tạo nền tảng cho một mối quan hệ lao động thành công và bền vững.

Tóm lại, phòng HR cần tạo ra một quy trình preboarding hiệu quả cho nhân viên để:

• Giữ cho mọi người gắn kết và hào hứng để bắt đầu: Giữ liên lạc trong suốt quá trình preboarding là một cách chào đón và giữ cho nhân viên mới hào hứng tham gia công ty.
• Cung cấp thông tin quan trọng cho nhân viên mới: Có rất nhiều thông tin cần được chia sẻ với nhân viên sau khi họ ký hợp đồng. Giai đoạn preboarding là thời điểm hoàn hảo để làm điều này.
• Giới thiệu onboarding buddy cho nhân viên mới: Nếu tổ chức của bạn có hệ thống buddy, thời điểm lý tưởng để giới thiệu nhân viên mới với đồng nghiệp hướng dẫn của họ là trong giai đoạn preboarding.
• Hoàn thành tất cả các vấn đề hành chính trước: Gửi bất kỳ tài liệu nào mà nhân viên mới cần đọc và ký trước khi chính thức trở thành nhân viên trong quá trình preboarding.
• Cho nhân viên mới quen biết các thành viên trong team tương lai: Preboarding là cơ hội để nhân viên làm quen với đồng nghiệp tương lai và hiểu về động lực và cấu trúc cuộc họp của nhóm. Sự tương tác sớm này giúp xây dựng mối quan hệ, giảm căng thẳng và cung cấp cái nhìn rõ ràng hơn về môi trường làm việc sắp tới của họ.
• Tránh việc nhân viên mới chuyển sang công ty đối thủ: Trung bình 1 trong 5 người đã ký hợp đồng không xuất hiện vào ngày làm việc đầu tiên. Có khả năng họ đã chuyển sang một công ty đối thủ đã mang đến cho họ trải nghiệm preboarding tuyệt vời.

Quy trình preboarding trong 7 bước

Một quy trình preboarding hiệu quả đảm bảo rằng nhân viên mới cảm thấy được chào đón, nắm được thông tin và chuẩn bị ngay trước ngày làm việc đầu tiên của họ.

Dưới đây là một số bước quy trình cần xem xét:

1. Gửi email chào mừng

Ấn tượng đầu tiên quan trọng. Do đó, việc làm nhân viên mới cảm thấy chào đón và đánh giá ngay từ đầu là rất quan trọng. Gửi nhân viên một email chào mừng ấm áp góp phần tạo ấn tượng tích cực và tăng tỷ lệ giữ chân.

Một email chào mừng cho nhân viên mới cũng là cách tuyệt vời để chia sẻ thông tin và giới thiệu văn hóa công ty của bạn.

Tạo một mẫu email chào mừng đến nhóm mà các quản lý có thể sử dụng làm cơ sở cho email chào mừng của họ đối với nhân viên mới.

Thêm một video từ CEO hoặc các nhà sáng lập trong đó họ chào mừng nhân viên mới gia nhập công ty.
Xem bài viết Chào mừng đến với team của chúng tôi để truyền cảm hứng cho việc giao tiếp với nhân viên mới.

2. Lập kế hoạch cho chương trình onboarding trong ngày đầu tiên và tuần đầu tiên

Hầu hết mọi người muốn biết điều gì sẽ diễn ra trong ngày đầu tiên và chương trình onboarding mà họ sẽ trải qua.

Việc tạo ra một kế hoạch onboarding yêu cầu sự tham gia tích cực của nhiều người trong công ty, vì vậy việc lập kế hoạch này là rất quan trọng để tạo ra một ngày đầu tiên – và cả thời gian onboarding sau đó cho nhân viên mới suôn sẻ.

Xác định quy trình onboarding, bắt đầu bằng các yếu tố (của phòng HR) giống nhau đối với mỗi nhân viên mới. Đảm bảo có khoảng thời gian dành cho quản lý và những người khác tham gia.

Liệt kê tất cả những người tham gia vào việc onboarding nhân viên mới và sự tham gia của họ trong quy trình. Tổ chức một cuộc họp với tất cả mọi người để điều chỉnh.

Yêu cầu quản lý và những người khác tham gia chọn thời gian của họ và thêm phần của họ vào hành trình onboarding.

Dựa vào đó, quản lý nên có thể lập kế hoạch cho chương trình onboarding trong ngày đầu tiên và tuần đầu tiên và chia sẻ nó với các thành viên mới trong nhóm của họ.

3. Gửi và hoàn tất các giấy tờ trước khi làm việc

Như chúng tôi đã đề cập, giai đoạn preboarding là thời gian tuyệt vời để hoàn thành tất cả các giấy tờ cần thiết trước khi làm việc. Điều này cho phép nhân viên mới xem xét các giấy tờ này (đôi khi khá khô khan) theo tốc độ riêng của họ thay vì vội vàng lướt qua chúng trong quá trình onboarding.

Các tài liệu cần xem xét trong trường hợp này bao gồm các biểu mẫu thuế và hợp đồng lao động, chính sách công ty, sổ tay hướng dẫn nhân viên và thông tin về các nguồn lực, quyền lợi và phúc lợi mà công ty cung cấp cho nhân viên của mình.

Liệt kê tất cả các giấy tờ cần được chia sẻ hoặc ký bởi nhân viên mới.
Tạo một lịch trình cho biết bạn sẽ chia sẻ thông tin nào vào thời điểm nào. Bao gồm lời nhắc (tự động) cho các tài liệu mà nhân viên mới cần phải ký.

Tránh gửi quá nhiều thông tin cùng một lúc để giữ cho mọi thứ được quản lý.
Yêu cầu nhân viên mới đưa ra phản hồi về phần này của quá trình preboarding; họ cho rằng điều gì tốt và điều gì có thể được cải thiện?

4. Chuẩn bị môi trường làm việc và thiết bị

Giai đoạn preboarding cho phép phòng HR và quản lý đảm bảo rằng tất cả các vấn đề thực tế được giải quyết trước ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới.

Môi trường làm việc và thiết bị của nhân viên cần được sắp xếp ngăn nắp, và mặc dù điều này có vẻ đơn giản, thực tế thường không phải như vậy. Tuy nhiên, điều này sẽ thay đổi tùy thuộc vào vai trò và ngành nghề mà một người bắt đầu.

Thông báo rõ ngày bắt đầu của nhân viên mới cho những người liên quan để chuẩn bị mọi thứ cho họ (ví dụ: quản lý văn phòng, công nghệ thông tin, pháp lý, v.v.)

Một vài ngày trước khi nhân viên mới bắt đầu, kiểm tra xem môi trường làm việc và thiết bị đã được thiết lập đầy đủ, bao gồm:

• Khu vực bàn làm việc
• Thiết bị, bao gồm cả hợp đồng người dùng cho thiết bị mà nhân viên mới chưa ký
• Quyền truy cập phần mềm cần thiết, đăng nhập mạng và địa chỉ email
• Bộ chào mừng
• Thẻ truy cập nơi làm việc
• Thẻ đi lại
• Liên hệ với quản lý nhân viên mới vài ngày trước ngày làm việc đầu tiên của họ để nhẹ nhàng nhắc nhở về sự xuất hiện của thành viên mới.

5. Nhắc nhở quản lý thông báo với team về nhân viên mới

Thông báo với team về nhân viên mới bắt đầu không phải là điều mà hầu hết các quản lý sẽ quên, nhưng việc cung cấp cho họ một số hướng dẫn về cách thực hiện điều này là cần thiết.

Thông báo cho team bằng cách giới thiệu về vai trò và trách nhiệm của họ tạo ra sự rõ ràng về vị trí và giải thích những dự án mà nhân viên mới sẽ tham gia. Điều này cũng giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón vào ngày làm việc đầu tiên của họ.

Tạo một template mà quản lý có thể sử dụng để viết email hoặc tin nhắn cho nhóm của họ giới thiệu về đồng nghiệp mới, vai trò, trách nhiệm và dự án.

Nhắc nhở quản lý khuyến khích nhóm của họ liên hệ với đồng nghiệp tương lai của họ – ví dụ: qua LinkedIn – để chào đón họ vào nhóm.

Nhắc nhở quản lý mời nhân viên mới tham gia một hoặc hai lần cuộc họp nhóm hoặc sự kiện (xã hội) trong quá trình preboarding để đảm bảo sự chuyển giao mượt mà hơn vào ngày làm việc đầu tiên của họ.

6. Hỗ trợ việc lập kế hoạch 30-60-90 ngày

Một kế hoạch 30-60-90 ngày, còn được biết đến với tên gọi là kế hoạch 3 tháng, có thể giúp nhân viên mới điều hướng trong nơi làm việc và vai trò mới của họ. Nó cung cấp cấu trúc và hướng dẫn về văn hóa công ty, quy trình và kỳ vọng.

Trong khi kế hoạch 30-60-90 ngày là điều mà quản lý và nhân viên mới nên xác định cùng nhau, phòng HR đóng vai trò quan trọng trong việc tạo điều kiện cho quá trình này.

Tạo một mẫu kế hoạch 30-60-90 ngày để quản lý thiết kế kế hoạch cho người mới. Để có ý tưởng, nhiều ví dụ và tải xuống mẫu miễn phí, hãy xem tại đây

Trong quá trình preboarding, nhắc nhở quản lý để có sẵn kế hoạch 30-60-90 ngày cho người mới và chia sẻ nó với các thành viên mới trong nhóm theo lịch trình preboarding.

Thường xuyên kiểm tra với quản lý và nhân viên mới trong quá trình onboarding để xem mọi việc diễn ra như thế nào.

7. Sẵn sàng mọi lúc và duy trì liên lạc

Như đã nói trước đó, một trong những mục tiêu chính của việc preboarding nhân viên là giữ cho họ tham gia và hào hứng để bắt đầu công việc mới.

Vì vậy, việc duy trì liên lạc với họ trong suốt giai đoạn preboarding và sẵn lòng khi người mới có câu hỏi hoặc quan ngại là rất quan trọng.

Vẽ sơ đồ quy trình preboarding và tạo 1 timeline, chỉ ra các hành động diễn ra tại thời điểm nào.
Tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên mới liên hệ với phòng HR và quản lý tương lai của họ.

Nếu tổ chức của bạn có hệ thống buddy, đảm bảo rằng buddy liên lạc với đối tác của mình trong quá trình preboarding và rằng họ cũng dễ tiếp cận.

Tóm lại

Phòng HR có thể tạo ra trải nghiệm preboarding tuyệt vời với những hành động sau:

• Trước khi phát triển và triển khai quy trình preboarding, hãy đảm bảo rằng bạn có tất cả các bên liên quan (người sáng lập, quản lý, IT, pháp lý, v.v.) thực sự tham gia.
• Xem xét việc tạo một thư viện tài nguyên preboarding, nơi quản lý và những người tham gia khác có thể tìm thấy tất cả các template, checklist, tài liệu và các yếu tố khác cần thiết để hoàn thành phần của họ trong việc preboarding nhân viên mới.
• Tự động hóa một cách tối đa. Nhiều hoạt động preboarding lặp đi lặp lại và giống nhau đối với mỗi người mới. Xác định phần nào có thể tự động hóa khi vẽ sơ đồ quy trình và lịch trình preboarding.
• Trong quá trình onboarding, hỏi ý kiến nhân viên mới về trải nghiệm preboarding của họ. Sử dụng phản hồi này để liên tục cải tiến quy trình preboarding của bạn.

 

Nguồn dịch: AIHR