PHÂN BIỆT KPI VÀ KRI

Hiểu được sự khác biệt giữa Chỉ số rủi ro chính (KRI) và Chỉ số hiệu suất chính (KPI) là điều quan trọng cần biết khi bạn cầcần cải thiện hiệu suất của nhân viên và tổ chức. Cả KRI và KPI đều là những công cụ thông dụng, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau. Biết cách sử dụng những chỉ số này có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn.

Ví dụ, khi xem xét tác động của chi phí đến tỷ lệ nhân viên nghỉ việc, SHRM nhận thấy rằng việc tuyển dụng một nhân viên mới có thể tốn gấp ba đến bốn lần mức lương của vị trí đó. Điều này khiến việc giám sát cả rủi ro nghỉ việc (một KRI) và tỷ lệ nghỉ việc (một KPI) trở nên quan trọng.

Bài viết này phân tích KRI và KPI và cho bạn thấy cách áp dụng chúng để củng cố các chiến lược HR.

KRI là gì?

Chỉ số rủi ro chính (KRI) đóng vai trò là hệ thống cảnh báo các công ty về các mối đe dọa tiềm ẩn trước khi chúng leo thang thành các vấn đề tốn kém. Chúng là các số liệu có thể đo lường được giúp xác định và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn có thể cản trở khả năng đạt được mục tiêu của công ty.

Bạn có thể sử dụng KRI để hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh bằng cách xác định và giải quyết các lỗ hổng có thể làm suy yếu sự ổn định và khả năng tồn tại lâu dài của công ty. Không giống như KPI, đo lường kết quả hiệu suất, KRI tập trung vào việc xác định và quản lý rủi ro trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.

KRI thường được phân loại là hoạt động, tài chính hoặc liên quan đến con người. Ví dụ, trong bảo mật thông tin, KRI có thể giám sát và định lượng các rủi ro mạng để giúp các công ty chủ động và hành động nhanh chóng.

Lợi ích của việc thiết lập KRI

• Phát hiện rủi ro sớm: Khả năng phát hiện rủi ro sớm của KRI cho phép HR đề xuất và thực hiện các thay đổi hoặc biện pháp chủ động.
• Vấn đề pháp lý: KRI giảm thiểu rủi ro không tuân thủ bằng cách giám sát việc tuân thủ các yêu cầu pháp luật và quy định.
• Quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu: KRI cung cấp dữ liệu quan trọng bằng cách định lượng rủi ro và tác động tiềm năng của chúng. Điều này giúp HR đưa ra quyết định sáng suốt, dựa trên dữ liệu về các chính sách và thực tiễn kinh doanh.
• Quản lý rủi ro: KPI hỗ trợ hiệu suất và ổn định của tổ chức, ảnh hưởng đến tài chính và uy tín của công ty.

KPI là gì?

Chỉ số hiệu suất chính (KPI) là các số liệu có thể đo lường được theo dõi tiến độ hướng tới các mục tiêu kinh doanh cụ thể. KPI có thể giúp tổ chức của bạn đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ và thành tích, cũng như xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

Không giống như KRI, tập trung vào xác định và quản lý rủi ro, KPI đo lường kết quả hiệu suất dựa trên các chỉ số đã xác định trước. KPI có thể thay đổi theo từng doanh nghiệp, dự án, bộ phận hoặc ngành.

Lợi ích của việc thiết lập KPI

• Theo dõi hiệu suất: KPI cho phép HR theo dõi hiệu suất của nhân viên và năng suất của tổ chức, điều này có thể giúp bạn đề xuất các thay đổi và cải tiến.
• Sự phù hợp chiến lược: KPI giúp các hoạt động HR phù hợp với chiến lược, mục tiêu và mục tiêu dài hạn của tổ chức.
• Quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu: KPI cung cấp thông tin chi tiết hỗ trợ việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để cải thiện các chiến lược HR.
• Dự báo và phân tích xu hướng: KPI cũng có thể giúp theo dõi các xu hướng theo thời gian, hỗ trợ việc ra quyết định chiến lược, lập kế hoạch và điều chỉnh.

KRI vs. KPI: Những điểm khác biệt chính

Có một số điểm khác biệt tương phản giữa KRI và KPI. Dưới đây là một tóm tắt tổng quan:

Khía cạnh	KRI	KPI
Định nghĩa	Chỉ số xác định rủi ro tiềm ẩn	Chỉ số đo lường hiệu suất
Tập trung	Quản lý rủi ro chủ động và dự đoán	Theo dõi và cải thiện hiệu suất
Mục tiêu	Các biện pháp phòng ngừa	Đạt được mục tiêu
Xem xét dữ liệu	Tín hiệu cảnh báo sớm	Đánh giá hiệu suất
Ví dụ	Rủi ro nhân viên nghỉ việc	Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc

Mục đích của KRI trong HR

Chỉ số rủi ro chính cung cấp dữ liệu để hỗ trợ việc ra quyết định trong các lĩnh vực như thăng tiến, đào tạo nội bộ, thay đổi chính sách, phân bổ nguồn lực và các giải pháp giảm thiểu rủi ro.

KRI cũng có thể giúp đảm bảo tuân thủ quy định cho tổ chức và theo dõi, nâng cao hiệu quả của các chiến lược HR. Đồng thời, chúng giúp điều chỉnh quản lý nguồn nhân lực phù hợp với các mục tiêu kinh doanh, giám sát sự gắn kết, giữ chân và năng suất của nhân viên.

Cách chọn chỉ số phù hợp để đo lường

Đo lường KRI và KPI là điều quan trọng để chứng minh giá trị của các sáng kiến hoặc chiến lược HR của bạn. Nhưng làm thế nào bạn biết nên đo lường những số liệu nào?

Trong Chương trình HR Chứng chỉ Đo lường & Dashboarding của AIHR, bạn sẽ học cách chọn và sử dụng đúng Chỉ số hiệu suất chính và các số liệu.

Cách HR có thể sử dụng KRI

Là một chuyên viên HR, bạn có thể gigia tăng giá trị cho công ty của mình bằng cách sử dụng KRI thường xuyên trong hoạch định kinh doanh và các hoạt động giảm thiểu rủi ro, bao gồm:

• Đánh giá rủi ro: Phát triển và đề xuất các kế hoạch chiến lược để giải quyết các rủi ro được xác định. Ví dụ, nếu phát hiện tỷ lệ vắng mặt quá cao, bạn có thể đề xuất khởi động các sáng kiến về sức khỏe.
• Phát triển chính sách: Để chủ động và giảm thiểu rủi ro, bạn có thể đề xuất và dẫn đầu việc phát triển hoặc sửa đổi các chính sách và quy trình của công ty dựa trên KRI của nó.
• Báo cáo quản lý: Truyền đạt dữ liệu KRI cho quản lý cấp cao và các nhân vật chủ chốt khác để đảm bảo trách nhiệm và làm nổi bật các lĩnh vực cần chú ý hoặc đầu tư. Dựa trên dữ liệu KRI, bạn cũng nên truyền đạt những gì đang hoạt động tốt cho công ty.
• Phân tích xu hướng: Theo dõi những thay đổi theo thời gian để tinh chỉnh và phát triển các chiến lược và chính sách HR được thông báo tốt.
• Đánh giá hiệu quả: Đánh giá các chiến lược HR, sáng kiến đào tạo, chính sách và quy trình hiện tại để bạn có thể thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
• Dự đoán các yếu tố rủi ro mới: Xác định rủi ro chưa ảnh hưởng đến công ty nhưng có khả năng ảnh hưởng, sau đó thực hiện các bước chủ động để giảm thiểu chúng. Điều này có thể bao gồm điều chỉnh hoặc thêm vai trò để đảm bảo tất cả nhân viên đều chuẩn bị sẵn sàng để xử lý các rủi ro mới và tiềm năng.

Ví dụ về các số liệu KRI và KPI trong HR

Ví dụ về các số liệu KRI

• Rủi ro an toàn: Số vụ tai nạn, thương tích liên quan đến công việc hoặc vi phạm an toàn. Một môi trường làm việc không an toàn gây hại cho nhân viên và khiến công ty phải đối mặt với rủi ro pháp lý.
• Rủi ro tuân thủ HR: Sự tuân thủ của công ty đối với luật lao động và quy định địa phương, tiểu bang và liên bang. Điều này rất quan trọng vì mức độ tuân thủ cao mang lại cho nhân viên sự yên tâm và bảo vệ hoạt động kinh doanh cũng như uy tín.
• Rủi ro về Đa dạng, Công bằng, Hòa nhập và Thuộc về (DEIB): DEIB của công ty ảnh hưởng đến đại diện trong các lĩnh vực quốc tịch, chủng tộc, giới tính, giới tính, sắc tộc, xu hướng tình dục, tuổi tác và nền tảng giáo dục (trong số những người khác).
• Dữ liệu phỏng vấn nghỉ việc: Tỷ lệ nhân viên rời khỏi công ty và liệu những lần ra đi này thường là tự nguyện hay không tự nguyện. Số lượng lớn đơn từ chức có thể báo hiệu các vấn đề về quản lý và văn hóa, trong khi nhiều lần chấm dứt hợp đồng có thể báo hiệu các hoạt động tuyển dụng kém hiệu quả (ví dụ: không tuyển dụng người phù hợp nhất cho các vị trí mở).
• Rủi ro về tinh thần của lực lượng lao động: Chú ý đến các số liệu như phản hồi của nhân viên, ý định nghỉ việc và các chỉ số tinh thần tổng thể. Sự suy giảm có thể báo hiệu một rủi ro bất mãn lan rộng, có thể ảnh hưởng đến hiệu suất.
• Rủi ro kế hoạch chuyển nhượng: Theo dõi xem liệu kế hoạch chuyển nhượng sẵn sàng hay chưa, đặc biệt là đối với các vai trò quan trọng. Nếu các vị trí quan trọng không có người kế nhiệm rõ ràng hoặc nếu những người kế nhiệm được chỉ định không được chuẩn bị sẵn sàng sẽ gây ra rủi ro cho sự ổn định của tổ chức.

Ví dụ về các số liệu KPI

• Thời gian để thuê: Thời gian tổ chức của bạn mất để lấp đầy các vị trí trống, từ khi đăng thông báo tuyển dụng đến khi nhân viên mới ký hợp đồng lao động. Thời gian quá dài có thể cho thấy một quy trình tuyển dụng quá phức tạp, khiến ứng viên không muốn tham gia công ty.
• Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc: Tỷ lệ nhân viên rời khỏi công ty trong một khung thời gian xác định. Tỷ lệ nghỉ việc cao có thể chỉ ra các thiếu sót của tổ chức và các vấn đề tái diễn trong văn hóa công ty.
• Chi phí nghỉ việc cho mỗi nhân viên: Chi phí tài chính phát sinh khi một nhân viên nghỉ việc và cần được thay thế. Tỷ lệ nghỉ việc cao có thể là một gánh nặng lớn đối với nguồn lực của một công ty, bao gồm thời gian, đào tạo, tài chính và năng suất.
• Tỷ lệ vắng mặt: Thời gian hoặc số ngày nhân viên vắng mặt. Tỷ lệ vắng mặt cao có thể cho thấy các vấn đề về động lực, tinh thần, sự gắn kết, động lực của nhân viên hoặc văn hóa công ty.
• Sự gắn kết của nhân viên: Sự gắn kết cao của nhân viên gắn liền với năng suất và sự gắn kết tăng lên, tinh thần cao hơn, sự hài lòng trong công việc và tỷ lệ giữ chân nhân viên.
• Tỷ lệ thăng chức nội bộ: Đánh giá hiệu quả và sự kịp thời của các cơ hội thăng chức nội bộ.
• Điểm Net Promoter của Nhân viên (eNPS): Có bao nhiêu nhân viên sẽ giới thiệu tổ chức cho bạn bè / gia đình là một nơi tốt để làm việc.
• Các chương trình đào tạo và phát triển: Hiệu quả, tác động, phạm vi và tầm với của các sáng kiến đào tạo và phát triển của công ty.

Khi nào sử dụng KRI và KPI

KRI và KPI nên được sử dụng ở các giai đoạn khác nhau của quá trình lập kế hoạch chiến lược và hoạt động của bạn, tùy thuộc vào các mục tiêu cụ thể mà bạn đang cố gắng đạt được – nhưng bạn cũng có thể kết hợp sử dụng cả hai loại chỉ số để có được cái nhìn toàn diện hơn. Dưới đây là một danh sách kiểm tra để giúp bạn quyết định khi sử dụng từng loại:

Khi sử dụng KRI (Chỉ số rủi ro chính):

Đánh giá và giảm thiểu rủi ro:
–  Xác định các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình lập kế hoạch cho các dự án mới hoặc thay đổi tổ chức.
–  Giám sát các rủi ro đang diễn ra (ví dụ: tuân thủ, nghỉ việc, an toàn) để ngăn chặn các vấn đề leo thang.
Lập kế hoạch chiến lược:
–  Đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến các chiến lược HR dài hạn.
–  Theo dõi các rủi ro liên quan đến mở rộng, thiếu nhân tài hoặc nhân khẩu học của lực lượng lao động.
Giám sát hiệu suất:
–  Đánh giá thường xuyên KRI để xác định các rủi ro mới nổi có thể ảnh hưởng đến các mục tiêu kinh doanh.
–  Sử dụng KRI để dự đoán và giải quyết sự suy giảm tiềm năng về sự gắn kết hoặc tinh thần của nhân viên.
Quản lý khủng hoảng:
–  Tập trung vào các rủi ro quan trọng trong thời kỳ khủng hoảng (ví dụ: suy thoái kinh tế, vấn đề quan hệ công chúng).
–  Phân bổ nguồn lực để giảm thiểu các rủi ro cấp bách nhất được xác định bởi KRI.

Khi sử dụng KPI (Chỉ số hiệu suất chính):

Đặt và đo lường mục tiêu:
–  Định nghĩa các mục tiêu SMART của HR (ví dụ: giảm tỷ lệ nghỉ việc, cải thiện thời gian để lấp đầy).
–  Theo dõi tiến độ hướng tới các mục tiêu này với các KPI liên quan.
Quản lý hoạt động:
–  Giám sát hiệu quả của các chức năng HR (ví dụ: tuyển dụng, đào tạo, phát triển).
–  Đảm bảo hiệu quả trong các quy trình như tuyển dụng và onboarding bằng cách theo dõi các KPI liên quan.
Cải tiến liên tục:
–  Xác định các lĩnh vực cần cải thiện (ví dụ: điểm số gắn kết thấp) bằng cách sử dụng KPI.
–  Thực hiện các sáng kiến và theo dõi tác động của chúng theo thời gian với KPI.
Báo cáo cho lãnh đạo:
–  Cung cấp dữ liệu rõ ràng, có thể đo lường được cho lãnh đạo cấp cao bằng cách sử dụng KPI.
–  Chứng minh tác động của các sáng kiến HR đối với thành công của tổ chức thông qua việc theo dõi KPI.

Tích hợp KRI và KPI

• Sử dụng KPI để đo lường hiệu suất trong khi tận dụng KRI để dự đoán và quản lý rủi ro.
•  Sử dụng KRI để xác định và quản lý rủi ro chủ động.
•  Áp dụng KPI để đo lường hiệu suất phản ứng và điều chỉnh chiến lược.

Kết luận

Hiểu và sử dụng hiệu quả cả KPI và KRI là điều cần thiết để HR giúp thúc đẩy thành công của tổ chức. Để thiết lập các số liệu cần thiết, bạn phải hiểu rõ về doanh nghiệp và kết hợp các yếu tố nội bộ và bên ngoài với các mục tiêu và mục tiêu của tổ chức. Bạn có thể hỗ trợ thêm cho doanh nghiệp bằng cách thông tin cho các bên liên quan về sự khác biệt giữa KRI và KPI.

Trong khi KPI có thể giúp bạn hiểu rõ mức độ thành công của công ty so với các kế hoạch chiến lược, KRI có thể giúp bạn xác định và chuẩn bị cho các rủi ro tiềm ẩn để giảm thiểu khả năng xảy ra kết quả không mong muốn.

Tích hợp cả hai vào chiến lược của tổ chức có thể cải thiện việc ra quyết định, đảm bảo tuân thủ và phù hợp các hoạt động HR với các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn. Nhưng hãy nhớ rằng mặc dù dữ liệu là không thể thiếu, nhưng việc không hành động có thể gây ra nhiều thách thức hơn. Bạn có thể tăng giá trị cho tổ chức bằng cách lập kế hoạch và đề xuất các sáng kiến để cải thiện kết quả kinh doanh.

 

Nguồn dịch: AIHR