Quy trình tuyển dụng không kết thúc khi bạn đã chọn được ứng viên. Vẫn còn một bước quan trọng là gửi thư mời chính thức, và cách diễn đạt trong thư có thể định hình những gì xảy ra tiếp theo. Một bức thư rõ ràng đặt các điều khoản chính bằng văn bản trước khi bất kỳ ai bắt đầu lên kế hoạch cho ngày đầu tiên đi làm.
Một thư mời nhận việc là bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng, vì nó không chỉ cho ứng viên hàng đầu của bạn biết rằng bạn đang đề nghị họ một vị trí, mà còn cho biết vai trò, trách nhiệm và gói đãi ngộ của họ sẽ như thế nào. Một mẫu thư mời nhận việc giúp bạn tinh gọn quy trình này và đưa vào mọi thông tin quan trọng mà không vô tình khiến tổ chức của bạn gặp rủi ro pháp lý.
Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy 5 mẫu thư mời nhận việc miễn phí dưới định dạng Word và PDF, mỗi mẫu kèm một ví dụ bạn có thể sao chép và điều chỉnh.
Thư mời nhận việc là gì?
Thư mời nhận việc là một văn bản chính thức mà nhà tuyển dụng gửi cho ứng viên được chọn để đưa ra lời mời làm việc. Nó xác nhận chức danh công việc, ngày bắt đầu, lương, và các điều khoản quan trọng khác, đồng thời yêu cầu ứng viên xác nhận chấp nhận bằng văn bản trước khi bắt đầu onboarding.
- Chính thức đưa ra lời mời làm việc cho ứng viên
- Cung cấp thông tin quan trọng, bao gồm ngày bắt đầu, đãi ngộ, giờ làm việc, chức danh công việc, và các chi tiết quan trọng khác
- Khuyến khích ứng viên xác nhận chấp nhận vai trò
- Thể hiện tính chuyên nghiệp và sự tôn trọng của tổ chức đối với nhân viên mới
- Mang lại cơ hội đàm phán, nếu ứng viên muốn thảo luận về ngày nghỉ phép hoặc đãi ngộ
- Cung cấp một bản ghi chép bằng văn bản về các điều khoản đã thống nhất cho vai trò
Thư mời thường được gửi qua email khi bạn đã chọn được ứng viên, thường là trước khi hoàn tất kiểm tra lý lịch và trước khi ký hợp đồng lao động chính thức. Nếu ứng viên chấp nhận lời mời, họ sẽ ký và gửi lại; tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là dù thư mời và hợp đồng lao động thường được xem là có thể thay thế cho nhau, chúng thực chất là hai văn bản hoàn toàn khác nhau.
Thư mời nhận việc không giống với hợp đồng lao động. Thư mời tóm tắt vai trò, lương và phúc lợi, trong khi hợp đồng quy định chi tiết nghĩa vụ pháp lý của cả hai bên.
Các mẫu thư mời nhận việc miễn phí
Dưới đây là 5 mẫu thư mời nhận việc dưới định dạng Word và PDF, giúp bạn xác nhận nhân viên mới nhanh chóng và rõ ràng. Dù bạn đang đưa ra một lời mời chính thức, giữ mọi thứ đơn giản, thêm chút cá tính, tuyển thực tập sinh, đưa ra lời mời có điều kiện, hay gửi thư mời qua email, những mẫu này đều bao quát những yếu tố thiết yếu.
1. Mẫu thư mời nhận việc đơn giản (miễn phí)
Mẫu đơn giản này được thiết kế cho nhà tuyển dụng muốn giữ mọi thứ gọn gàng mà vẫn tạo được ấn tượng chuyên nghiệp đầu tiên. Mẫu này đặc biệt hữu ích trước khi soạn một hợp đồng lao động chi tiết.
Mẫu 1: Thư mời nhận việc đơn giản
2. Mẫu thư mời thực tập (miễn phí)
Các chương trình thực tập mang lại cơ hội vô giá để sinh viên tiếp thu kiến thức và kinh nghiệm thực tế trong ngành họ đam mê, đồng thời cũng mang lại giá trị cho những tổ chức quan tâm đến:
- Nuôi dưỡng nhân tài
- Mang lại ý tưởng mới cho doanh nghiệp
- Kết nối các thành viên trẻ tuổi với đội ngũ giàu kinh nghiệm
Tuy nhiên, vì các chương trình thực tập thường có thời hạn nhất định, có một vài yếu tố bổ sung cần được đưa vào thư mời.
Mẫu 2: Thư mời thực tập
3. Mẫu thư mời có điều kiện (miễn phí)
Thư mời có điều kiện đưa ra lời mời làm việc với điều kiện ứng viên vượt qua một số kiểm tra nhất định trước hoặc ngay sau ngày bắt đầu làm việc. Sử dụng mẫu này khi bạn vẫn cần hoàn tất kiểm tra lý lịch, kiểm tra người tham chiếu, hoặc các bước sàng lọc khác.
Mẫu 4: Thư mời nhận việc có điều kiện
Kính gửi [Tên ứng viên], Chúng tôi rất vui mừng được mời bạn đảm nhận vị trí [Chức danh công việc] tại [Tên công ty], bắt đầu từ [Ngày bắt đầu]. Bạn sẽ báo cáo cho [Tên và chức danh quản lý]. Mức lương khởi điểm của bạn là [số tiền] mỗi [năm/giờ], được trả [tần suất], và bạn sẽ đủ điều kiện nhận [các phúc lợi]. Lời mời này có điều kiện là bạn hoàn thành thành công [kiểm tra lý lịch, kiểm tra người tham chiếu, xác minh trình độ học vấn, và kiểm tra chất kích thích, nếu pháp luật cho phép]. Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn khi các bước này hoàn tất. Nếu bất kỳ điều kiện nào không được đáp ứng, [Tên công ty] có thể rút lại lời mời này.
4. Mẫu email thư mời nhận việc (miễn phí)
Phần lớn thư mời được gửi qua email. Sử dụng email ngắn gọn này để chia sẻ tin vui và đính kèm thư mời chính thức để ứng viên ký.
Mẫu 5: Email thư mời nhận việc
Tiêu đề: Thư mời nhận việc vị trí [Chức danh công việc] tại [Tên công ty] Chào [Tên ứng viên], Cảm ơn bạn đã dành thời gian gặp gỡ đội ngũ chúng tôi. Tôi rất vui mừng được mời bạn đảm nhận vị trí [Chức danh công việc] tại [Tên công ty]. Thư mời chính thức được đính kèm. Thư bao gồm thông tin về lương, phúc lợi, ngày bắt đầu, và các điều khoản làm việc khác.
5. Mẫu thư mời nhận việc của AIHR
Thư mời nhận việc của AIHR chứa nhiều yếu tố trực quan hơn để giúp trình bày lời mời với ứng viên một cách sinh động. Thư mời không nhất thiết phải là một văn bản khô khan. Hãy thử lồng ghép cá tính của công ty bạn vào thư mời.
Định dạng thư mời nhận việc và những nội dung cần có
Nhìn chung, thư mời nhận việc bao gồm:
- Thông tin bên gửi
- Thông tin bên nhận
- Lời chào mở đầu
- Đoạn mở đầu thể hiện sự hào hứng và trân trọng đối với sự quan tâm của ứng viên về vị trí cũng như năng lực của họ
- Chi tiết vị trí công việc
- Mức lương đề xuất, tần suất trả lương, và các thành phần đãi ngộ bổ sung
- Ngày bắt đầu
- Cơ cấu báo cáo
- Loại hình công việc và lịch làm việc
- Thỏa thuận bảo mật và không tiết lộ thông tin (NDA)
- Các bước tiếp theo
- Thông tin liên hệ
- Đoạn kết thể hiện sự hào hứng và mong đợi ứng viên chấp nhận
- Dòng ký tên dành cho ứng viên ký và ghi ngày
Cách viết một thư mời nhận việc
Mẫu thư mời bạn tạo ra sẽ dựa trên vị trí và tổ chức của bạn, tuy nhiên, có những thành phần chính mà mọi thư mời đều nên có.
Lời chào cá nhân hóa
Mở đầu bằng cách gọi tên ứng viên và chia sẻ sự hào hứng của bạn khi đưa ra lời mời. Đề cập đến những điểm mạnh và năng lực khiến họ phù hợp với vai trò, và cho thấy lời mời phản ánh những gì quan trọng với họ như thế nào.
Chức danh công việc và trách nhiệm
Bao gồm chức danh công việc chính thức và mô tả ngắn gọn về vai trò cùng trách nhiệm của nó. Thêm ngày bắt đầu dự kiến, tình trạng toàn thời gian hay bán thời gian, địa điểm làm việc hoặc hình thức kết hợp, và người quản lý mà nhân viên mới sẽ báo cáo.
Cơ cấu lương và phúc lợi nhân viên
Trước khi viết phần này, hãy đối sánh mức lương với các vị trí tương tự trong ngành và khu vực của bạn. Đãi ngộ là một lý do phổ biến khiến ứng viên từ chối lời mời, làm giảm tỷ lệ chấp nhận lời mời của bạn.
Trong thư, hãy nêu rõ mức lương và tần suất trả lương, cùng bất kỳ cơ cấu thưởng hoặc hoa hồng nào. Sau đó, tóm tắt phần còn lại của gói đãi ngộ, bao gồm phúc lợi sức khỏe và hưu trí, nghỉ phép có lương, và các yếu tố bổ sung như làm việc linh hoạt.
HR tip: Hãy ngắn gọn. Phúc lợi sẽ được giải thích chi tiết hơn trong chu trình onboarding. Sử dụng phần này để “bán” vị trí, công ty của bạn, và lý do vì sao bạn là một nhà tuyển dụng đáng lựa chọn.
Ngôn ngữ pháp lý quan trọng và các điều kiện
Thư mời không phải là hợp đồng lao động, nhưng một bức thư đã ký vẫn có thể tạo ra nghĩa vụ pháp lý. Ví dụ, chỉ liệt kê mức lương hằng năm có thể ngầm ám chỉ một năm làm việc được đảm bảo. Hãy giữ các điều khoản hợp đồng ngoài phạm vi của thư mời, như thời hạn cố định, mô tả công việc chi tiết, hoặc căn cứ chấm dứt hợp đồng.
Bao gồm một tuyên bố “at-will” (có thể chấm dứt bất cứ lúc nào) để xác nhận rằng bạn hoặc nhân viên có thể chấm dứt quan hệ lao động bất cứ lúc nào, vì bất kỳ lý do hợp pháp nào. Phần lớn quan hệ lao động tại Mỹ mặc định theo nguyên tắc này, với một số ngoại lệ pháp lý. Những tuyên bố trong buổi phỏng vấn cũng được tính, vì những lời hứa về sự ổn định công việc có thể được xem là một phần của thỏa thuận.
Sau đó, hãy kiểm tra xem lời mời có cần bất kỳ điều khoản nào sau đây hay không:
- Thỏa thuận không tiết lộ, không cạnh tranh, bảo mật, hoặc sở hữu trí tuệ
- Yêu cầu về nhập cư hoặc visa
- Các điều kiện, như kiểm tra chất kích thích, kiểm tra tiền án tiền sự, kiểm tra người tham chiếu, xác minh học vấn, hoặc khám sức khỏe
Với những lời mời có điều kiện, hãy sử dụng mẫu thư mời có điều kiện ở trên. Một số luật của bang và địa phương giới hạn thời điểm và cách thức bạn có thể thực hiện một số kiểm tra nhất định, vì vậy hãy xác nhận thời điểm với đội pháp lý của bạn.
HR tip: Hãy để bộ phận pháp lý rà soát toàn bộ thư, đặc biệt là phần ngôn ngữ “at-will”. Bạn cũng có thể thêm một tuyên bố miễn trừ ngắn gọn nói rằng thư mang tính thông tin và không phải là một hợp đồng ràng buộc pháp lý.
Đoạn kết
Trong đoạn kết, bạn có thể đưa ra thời hạn để ứng viên phản hồi. Điều này sẽ tạo cảm giác cấp bách cho thư, giúp bạn rút ngắn thời gian tuyển dụng. Nếu ứng viên không ký, một thời hạn rõ ràng sẽ tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
Bạn có thể kết thúc thư bằng cách thể hiện sự hào hứng và chào đón ứng viên gia nhập đội ngũ. Bao gồm thông tin liên hệ để họ có thể hỏi thêm, và một dòng để họ ký tên, ghi ngày nếu chấp nhận lời mời.
Mẹo viết thư mời nhận việc rõ ràng
Những bức thư tốt nhất đều rõ ràng, súc tích và dễ hiểu, trong khi vẫn chuyên nghiệp và thân thiện.
- Hãy mang tính cá nhân
- Tránh biệt ngữ và thuật ngữ kỹ thuật
- Đơn giản hóa những thuật ngữ và khái niệm phức tạp
- Đảm bảo bộ phận pháp lý duyệt thư, nhưng không đưa thuật ngữ pháp lý vào, vì đây không phải là hợp đồng lao động
- Sử dụng thể chủ động để giữ số từ ngắn gọn và văn phong trực tiếp
- Dùng cấu trúc câu đơn giản, dễ theo dõi
- Đưa vào tiêu đề phụ và gạch đầu dòng để thư dễ đọc, giúp ứng viên thấy ngay những gì đang được đề nghị mà không cần tìm kiếm thông tin
- Đảm bảo không có sự mơ hồ nào
Có thể dùng AI để soạn thư mời nhận việc không?
Có. Các công cụ AI tạo sinh như ChatGPT hoặc Claude có thể giúp bạn soạn thư mời nhận việc nhanh hơn. Bạn sẽ có kết quả tốt hơn nếu cung cấp cho công cụ một mẫu đã được phê duyệt cùng thông tin vai trò rõ ràng, thay vì yêu cầu nó soạn từ đầu.
Bắt đầu bằng cách tải bộ mẫu thư ở trên. Chọn mẫu phù hợp với lời mời của bạn, sau đó sử dụng một prompt như sau và điền vào các chỗ trống trong ngoặc:
"Bạn là Chuyên viên HR tại [Tên công ty]. Tôi đã đính kèm mẫu thư mời nhận việc đã được phê duyệt của chúng tôi. Hãy dùng mẫu này để soạn thư mời nhận việc cho [Tên ứng viên], người sẽ gia nhập với vai trò [Chức danh công việc] thuộc [Phòng ban]. Ngày bắt đầu là [Ngày]. Mức lương là [số tiền] mỗi [năm/giờ], trả [tần suất]. Bao gồm những phúc lợi sau: [liệt kê phúc lợi]. Vị trí này làm việc [tại văn phòng/từ xa/kết hợp] và báo cáo cho [Tên và chức danh quản lý]. Ứng viên cần phản hồi trước ngày [Ngày]. Lời mời này có điều kiện là [liệt kê các điều kiện, hoặc ghi "không có điều kiện"]. Giữ nguyên cấu trúc mẫu, tuyên bố at-will, và ngôn ngữ pháp lý đúng như đã viết. Sử dụng giọng điệu ấm áp, chuyên nghiệp. Đánh dấu bất kỳ thông tin nào còn thiếu thay vì tự đoán."
Trước khi gửi thư, hãy kiểm tra lại từng tên, ngày tháng, con số lương, phúc lợi, và điều kiện so với thông tin lời mời đã được phê duyệt của bạn. Yêu cầu đội pháp lý rà soát lại bất kỳ ngôn ngữ nào mà công cụ đã thay đổi, đặc biệt là ngôn ngữ “at-will” hoặc các điều kiện.
Bạn cũng nên tuân thủ chính sách của công ty về việc sử dụng công cụ AI với thông tin ứng viên. Tránh chia sẻ dữ liệu cá nhân hoặc bảo mật trừ khi tổ chức của bạn đã phê duyệt công cụ đó cho mục đích này.
HR tip: Nếu bạn thường xuyên tạo thư mời nhận việc, hãy biến mẫu và prompt của bạn thành một quy trình AI có thể tái sử dụng để duy trì tính nhất quán.
Cách gửi thư mời nhận việc
Cách bạn chia sẻ lời mời sẽ định hình cảm nhận của ứng viên về nó. Đây là cách xử lý những thời điểm trước và sau khi thư được gửi đi.
Đưa ra lời mời bằng lời nói trước
Hãy gọi điện cho ứng viên để chia sẻ tin vui trước khi gửi bất cứ thứ gì bằng văn bản. Lời mời bằng lời nói cho phép bạn nghe được phản ứng của họ, trả lời câu hỏi, và phát hiện sớm những băn khoăn về lương hay ngày bắt đầu.
Hãy giữ cuộc gọi ngắn gọn. Xác nhận chức danh công việc, lương, và ngày bắt đầu, và giải thích rằng thư mời chính thức sẽ được gửi sau. Hãy giữ những gì bạn nói trong cuộc gọi nhất quán với tuyên bố “at-will” đã đề cập ở phần ngôn ngữ pháp lý.
Gửi thư mời chính thức bằng văn bản và theo dõi
Cách bạn gửi lời mời cũng quan trọng không kém cách nó được viết và nội dung của nó. Phần lớn lời mời được gửi qua email, nhưng có thể có một phương thức phù hợp hơn với ứng viên cụ thể đó; hãy cân nhắc sở thích giao tiếp của ứng viên. Gửi thư viết ngay sau lời mời bằng lời nói để ứng viên có đầy đủ các điều khoản bằng văn bản.
Cũng nên theo dõi với ứng viên, đặc biệt nếu bạn đã đưa ra thời hạn phản hồi. Nếu chưa nhận được phản hồi khi thời hạn đến gần, hãy gửi một email ngắn gọn, thân thiện để hỏi thăm và đề nghị một cuộc gọi.
Trong suốt quá trình, hãy giữ giọng điệu ấm áp và chuyên nghiệp, vì mỗi tin nhắn đều định hình thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn.
Xử lý đàm phán và phản đề nghị
Bạn có thể thấy rằng thư mời của mình khơi gợi đàm phán hoặc phản đề nghị. Đây không phải là vấn đề, và thậm chí có thể rất tích cực cho mối quan hệ lâu dài bạn xây dựng với ứng viên. Việc biết ứng viên muốn gì và vì sao lời mời của bạn chưa đủ sức thuyết phục họ chấp nhận cũng tốt hơn nhiều, vì vậy hãy khuyến khích sự minh bạch và giao tiếp cởi mở.
Hãy chuẩn bị trước cho phản hồi của ứng viên, bao gồm việc bạn có thể linh hoạt đến mức nào về lương, ngày bắt đầu, hoặc phúc lợi. Hãy linh hoạt trong giới hạn hợp lý và phù hợp với tiêu chuẩn ngành, và kiểm tra mọi giới hạn pháp lý trước khi đồng ý với điều khoản mới.
Hãy yêu cầu ứng viên gửi câu hỏi của họ, lắng nghe những gì họ nói, và xem toàn bộ quá trình như một cuộc trò chuyện hai chiều, thay vì chỉ gửi lời mời và chờ câu trả lời có hoặc không.
Xác nhận chấp nhận và bắt đầu preboarding
Khi ứng viên đã ký, hãy xác nhận rằng bạn đã nhận được thư và chia sẻ những gì sẽ xảy ra tiếp theo. Gửi một email với thông tin chi tiết về ngày đầu tiên, và bắt đầu chuẩn bị giấy tờ, thiết bị, và quyền truy cập hệ thống cho họ.
Khoảng thời gian giữa khi chấp nhận và ngày đầu tiên đi làm được gọi là preboarding, giúp nhân viên mới cảm thấy sẵn sàng trước khi bắt đầu. Cũng nên thông báo cho các ứng viên khác biết rằng vị trí đã được tuyển.
Tổng kết
Một thư mời nhận việc rõ ràng giúp bạn xác nhận vai trò, thiết lập kỳ vọng, và mang lại cho ứng viên sự tự tin để chấp nhận. Hãy sử dụng những mẫu trên để giữ mọi lời mời chuyên nghiệp, nhất quán, và dễ hiểu.
