Mẫu đơn xin nghỉ phép mới nhất 2024

Một đơn xin nghỉ phép được lên format cẩn thận là chìa khóa để điều phối cách và khi nào nhân viên có thể nghỉ phép. Bởi vì nghỉ phép là một phần quan trọng trong gói thù lao và phúc lợi, việc quản lý hiệu quả cách nhân viên yêu cầu và nhận nghỉ phép là rất quan trọng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét mục đích và thành phần của một mẫu đơn xin nghỉ phép. Chúng ta cũng sẽ chia sẻ cách tạo một mẫu đơn xin nghỉ, một số thực hành tốt khi sử dụng nó và cung cấp một mẫu biểu đơn xin nghỉ phép có thể tải xuống.

Đơn xin nghỉ phép là gì?

Một đơn xin nghỉ phép là một phương pháp được hình thành hình thức để dự đoán và lập kế hoạch cho sự vắng mặt của nhân viên.

Quá trình này bao gồm việc nhân viên nộp một tài liệu bằng giấy hoặc trực tuyến cho biết các ngày cụ thể mà họ muốn nghỉ làm và sau đó nhận được sự chấp thuận hoặc từ chối từ nhà tuyển dụng của họ.

Mặc dù cần được xử lý một cách nhất quán trong toàn bộ tổ chức, yêu cầu đơn xin nghỉ phép có thể khác nhau đối với các loại hình doanh nghiệp khác nhau. Đối với các tổ chức hoạt động với nhân viên tự quản lý, việc yêu cầu nghỉ phép có thể chỉ là một thông báo hơn là yêu cầu chấp thuận. Một nhân viên quản lý thời gian làm việc của mình có thể tự do nêu: “Tôi sẽ vắng mặt trong hai tuần đầu tháng Bảy.”

Tuy nhiên, đối với rất nhiều tổ chức khác nhau, nhân viên phải tuân thủ một quy trình cụ thể để nghỉ phép để doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động. Ví dụ, cửa hàng tạp hóa cần có một số lượng thu ngân cố định mỗi ca làm việc, và nhà máy phải có đủ công nhân trên sản xuất để duy trì mức sản xuất. Trong những trường hợp như vậy, nhân viên nên xin phép trước khi vắng mặt.

Tại sao cần một mẫu đơn xin nghỉ phép?

Một định dạng có tổ chức giúp các tổ chức tuân thủ chính sách nghỉ phép. Việc ghi lại các yêu cầu nghỉ phép có một số mục đích, như:

• Tối ưu quy trình yêu cầu và phê duyệt cho nhân sự, quản lý và nhân viên
• Theo dõi sự vắng mặt của nhân viên và duy trì tính nhất quán của chính sách nghỉ phép
• Nhận thông báo trước về sự vắng mặt để có thời gian lậpkế hoạch nhân sự
• Lưu giữ hồ sơ để tuân thủ các chính sách của công ty và yêu cầu pháp lý.

Làm thế nào để tạo một mẫu đơn xin nghỉ phép?

Một mẫu đơn xin nghỉ phép của nhân viên phải đơn giản dễ sử dụng và bao gồm đầy đủ thông tin quan trọng. Cẩn thận suy nghĩ về cách phát triển một template đặc thù cho tổ chức của bạn sẽ giúp bạn hoàn thành điều này.

Dù bắt đầu từ đầu hay tùy chỉnh một mẫu (xem mẫu ví dụ dưới đây), chín bước sau đây sẽ bao gồm các yếu tố chính mà một đơn xin nghỉ phép nên có:

• Xác định thông tin mà đơn cần bao gồm:
  ➞ Việc thu thập tất cả thông tin liên quan trên một đơn giản hóa quy trình và ngăn chặn việc chậm chờ phê duyệt. Thông thường, điều này bao gồm:
  + Tên và chữ ký của nhân viên
  + Số ID nhân viên hoặc chức danh công việc
  + Bộ phận hoặc nhóm
  + Ngày yêu cầu
  + Loại nghỉ phép (ví dụ: nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ quân sự, ngày cá nhân)
  + Ngày bắt đầu và kết thúc nghỉ phép
  + Ngày trở lại làm việc
  + Ngày phê duyệt hoặc từ chối

➞ Tùy thuộc vào chi tiết chính sách nghỉ phép của bạn, bạn có thể cần thêm các tùy chọn khác, chẳng hạn như:
+ Lý do nghỉ phép
+ Thông tin liên hệ trong thời gian nghỉ
+ Phần cho bình luận hoặc tệp đính kèm bổ sung (nếu cần giải thích thêm hoặc có tài liệu hỗ trợ).

• Chọn một định dạng: Dựa trên tài nguyên và nhu cầu nhân sự của tổ chức của bạn, chọn định dạng phù hợp cho mẫu đơn xin nghỉ phép. Các lựa chọn bao gồm tài liệu giấy, một biểu mẫu kỹ thuật số qua email hoặc việc nộp thông tin qua hệ thống thông tin nhân sự. Với điều kiện tất cả nhân viên của bạn có thể truy cập, định dạng kỹ thuật số là phương pháp tiện lợi nhất và dễ dàng theo dõi nhất.
• Thiết kế biểu mẫu: Tạo một tài liệu trực quan cho mẫu đơn xin nghỉ phép. Điều này có thể được thực hiện thông qua Google Forms hoặc Word, ví dụ. Xây dựng một biểu mẫu hấp dẫn, đơn giản và có tổ chức logic.
• Ghi rõ hướng dẫn: Cung cấp hướng dẫn rõ ràng, ngắn gọn ở đầu biểu mẫu mô tả cách điền vào nó và quy trình nộp và phê duyệt. Hãy đảm bảo bao gồm thông tin về thời gian trước khi nhân viên nghỉ phép phải nộp đơn. Ngoài ra, làm rõ nơi nộp đơn và giải thích cách nhân viên sẽ được thông báo về việc đồng ý hoặc từ chối đơn xin nghỉ phép.
• Thêm các trường cho thông tin bắt buộc: Tạo các trường cho tất cả các chi tiết cần thiết đã xác định ở Bước 1. Đảm bảo các trường được đặt nhãn rõ ràng và dễ hiểu và mỗi trường chứa đủ không gian để chứa thông tin tương ứng.
• Kết hợp mục phê duyệt: Người sẽ phê duyệt hoặc từ chối đơn xin nghỉ phép cần có một nơi để chính thức chỉ ra quyết định đó.
• Đảm bảo biểu mẫu dễ sử dụng: Yêu cầu một số đồng nghiệp trong bộ phận Nhân sự xem xét lại biểu mẫu với một cặp mắt mới. Hơn nữa, hãy đảm bảo nhận phản hồi từ mỗi bộ phận sẽ cần truy cập vào biểu mẫu, cũng như góc nhìn của nhân viên, để xác nhận rằng nó diễn ra trơn tru, dễ sử dụng và chứa đủ thông tin yêu cầu.
• Triển khai và thông báo: Khi biểu mẫu đã hoàn thiện và sẵn sàng triển khai, hãy đảm bảo mọi người đều biết về nó. Thông báo rằng có một phương pháp mới để xin nghỉ phép và liên lạc với tất cả nhân viên về hướng dẫn về cách quy trình hoạt động. Nếu cần, cung cấp đào tạo, chẳng hạn như một video hướng dẫn nhanh.
• Xem xét và cập nhật định kỳ: Đừng để mẫu đơn xin nghỉ phép trở nên không đủ hoặc lỗi thời. Định kỳ xem xét nó và quy trình có thể cho thấy liệu chúng vẫn đáp ứng đúng nhu cầu của tổ chức haycần được điều chỉnh. Cập nhật những thay đổi cần thiết sẽ giúp đảm bảo việc xin nghỉ phép diễn ra một cách trơn tru.

6 phương pháp tốt nhất để xin nghỉ phép

Sau khi bạn đã có một mẫu đơn xin nghỉ phép cho nhân viên, có một số yếu tố cần xem xét để triển khai thành công. Dưới đây là sáu phương pháp tốt nhất để quy trình xin nghỉ phép hiệu quả:

1. Phân biệt yêu cầu nghỉ du lịch và nghỉ vì lý do y tế

Mặc dù có thể sử dụng cùng một mẫu đơn xin nghỉ phép có lương hoặc không lương cho tất cả các loại nghỉ, nghỉ vì lý do y tế cần được ưu tiên.

Đó là một chính sách phổ biến và thường được yêu cầu theo luật pháp rằng nhà tuyển dụng phải cung cấp số ngày nghỉ ốm và thời gian cho nhân viên để đi khám bác sĩ và nhận điều trị hoặc trị liệu.

Do đó, khi cân nhắc số lần vắng mặt trong lực lượng lao động của bạn, thời gian nghỉ vì lý do y tế nên được phê duyệt trước khi nghỉ ngày nghỉ được cấp phép. Nếu cần thiết, bạn có thể xem xét việc có một mẫu đơn xin nghỉ phép riêng cho kỳ nghỉ.

2. Thiết lập một chính sách cho trường hợp nhiều người muốn nghỉ cùng một ngày

Có những thời điểm trong năm được ưa thích để nghỉ, chẳng hạn như xung quanh các ngày lễ và kỳ nghỉ của trường. Điều này có nghĩa là bạn sẽ có những yêu cầu nghỉ trùng lắp và phải có một chính sách để giải quyết những tình huống này.

Có thể áp dụng nguyên tắc “đến trước là được phục vụ trước” hay bạn phê duyệt dựa trên thâm niên công tác? Liệu quản lý có đóng vai trò quyết định? Lý do nghỉ có ảnh hưởng không? Ví dụ, liệu một đám cưới hay cuộc họp gia đình có được ưu tiên hơn so với một cuối tuần thư giãn?

Khi bạn áp dụng nguyên tắc thâm niên công tác, hãy nhớ rằng nhân viên mới sẽ không bao giờ được nghỉ từ giữa tuần giáng sinh đến năm mới. Điều này có thể gây ra vấn đề về việc giữ chân nhân viên. Hãy suy nghĩ kỹ về tất cả các tình huống này trước khi tạo chính sách của bạn, vì mỗi doanh nghiệp có điều kiện và nhu cầu khác nhau.

Hợp đồng lao động có thể quy định cách bạn phê duyệt ngày nghỉ, vì vậy hãy đảm bảo chính sách của bạn phù hợp với các nghĩa vụ pháp lý của công ty.

3. Thiết lập quy định về thời điểm nhân viên có thể yêu cầu nghỉ

Đặt ra những giới hạn hợp lý về thời gian nộp đơn xin nghỉ. Cho phéthì nhân viên đăng ký nghỉ nhiều năm trước có thể dẫn đến việc một số người sẽ chiếm trọn những ngày mong muốn nhất. Tuy nhiên, bạn cũng muốn đảm bảo rằng nhân viên có đủ thời gian để lên kế hoạch cho một chuyến đi.

Trên mặt khác, cho phép nhân viên gửi yêu cầu nghỉ phép vào phút chót (không phải trong tình huống khẩn cấp) có thể làm việc của họ trở nên khó khăn hơn.

Dưới đây là một ví dụ về việc đặt ra các tham số xung quanh thời gian nộp đơn xin nghỉ:

• Ít nhất 14 ngày làm việc trước
• Không quá một năm trước
• Yêu cầu nghỉ trong các tháng mùa hè phải được nộp trước ngày 31 tháng 3.

4. Đừng yêu cầu quá nhiều thông tin cá nhân

Bất kỳ thời gian nghỉ phép nào mà nhân viên được hưởng là thời gian của họ. Họ không nên phải giải thích cách họ sử dụng thời gian nghỉ phép vì nhà tuyển dụng đang xâm phạm vào lý do nghỉ phép của họ.

Nếu có xung đột khi quá nhiều người muốn nghỉ cùng một ngày, bạn có thể cần ưu tiên dựa trên hoạt động được lên kế hoạch. Tuy nhiên, nếu ai đó có thời gian nghỉ phép và hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng xấu, yêu cầu của họ nên được chấp nhận mà không cần điều tra.

5. Cố gắng chấp thuận

Theo một cuộc khảo sát của Trung tâm Nghiên cứu Pew, 46% người lao động ở Hoa Kỳ có ngày nghỉ phép có thể sử dụng ít hơn quyền lợi mà họ được hưởng.

Nếu có bất kỳ cách nào để chấp thuận một ngày nghỉ, hãy chấp thuận. Đây là một phần của gói bồi thường của nhân viên; hãy để họ sử dụng và tận hưởng nó.

6. Đừng thu hồi thời gian nghỉ phép đã được chấp thuận

Chấp thuận yêu cầu nghỉ phép của nhân viên và sau đó thu hồi nó sẽ làm tổn thương tinh thần của nhân viên và thương hiệu của bạn.
Khi dự định nghỉ việc, mọi người sẽ phối hợp kỳ nghỉ với gia đình hoặc bạn đồng hành du lịch. Điều này có thể bao gồm việc mua vé máy bay và đặt phòng khách sạn. Buộc phải hủy bỏ kế hoạch này là một sự thất vọng và bất tiện lớn. Nó cũng có thể gây khó khăn về tài chính.

Những tình huống như vậy nên được tránh hết mức có thể. Một quy trình yêu cầu nghỉ phép được tổ chức tốt có thể giúp bảo vệ chống việc cấp phép ngày nghỉ khi không nên.

Cho dù bạn đang tạo một mẫu đơn bằng giấy hoặc xác nhận rằng định dạng kỹ thuật số chứa đủ thông tin bạn cần, mẫu đơn dưới đây có thể giúp bạn bắt đầu:

Nội dung chính xác của mẫu đơn xin nghỉ phép của nhân viên sẽ phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể và vị trí của tổ chức của bạn, nhưng nó nên được tóm tắt càng ngắn gọn càng tốt. Không cần yêu cầu thông tin chi tiết trừ khi có xung đột quá nhiều người muốn nghỉ cùng một ngày.

Tuy nhiên, những tình huống cụ thể có thể yêu cầu một mẫu đơn mở rộng hơn. Ví dụ, khi nhân viên phải tìm người thay thế trong thời gian vắng mặt, bạn có thể bổ sung không gian để họ đặt tên người này.

Kết luận

Quản lý yêu cầu nghỉ phép nên tạo ra sự cân bằng giữa yêu cầu của tổ chức và nhân viên. Nhân viên cần thời gian nghỉ phép được giao để làm mới bản thân hoặc giải quyết công việc cá nhân.

Việc có một mẫu đơn xin nghỉ phép đơn giản và tỉ mỉ sẽ giúp điều phối quá trình ủy quyền để nhân viên dễ dàng tiếp cận và giảm thiểu sự không hiểu và sai sót. Hơn nữa, nó cho phép bạn lập kế hoạch tốt hơn cho những lúc vắng mặt và thực hiện việc ghi chú tốt để duy trì chính sách nghỉ phép và tuân thủ theo quy định pháp luật.

Nguồn dịch: AIHR