Lợi ích của HR Chatbot trong việc cải thiện quy trình nhân sự

HR Chatbot là các chương trình phần mềm sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để xử lý các chức năng HR khác nhau như trả lời câu hỏi cơ bản, thực hiện các nhiệm vụ và cung cấp hỗ trợ.

Theo báo cáo từ Precision Reports, thị trường HR Chatbot được dự đoán sẽ tăng trưởng đáng kể từ 2023 đến 2030. Hoa Kỳ sẽ đóng vai trò quan trọng trong xu hướng phát triển của HR Chatbot. Sự áp dụng cao của công nghệ này và sự hiện diện của các nhà cung cấp lớn trong lĩnh vực này sẽ tạo ra đủ cơ hội tăng trưởng cho thị trường.

Nhu cầu tăng trong các ngành thương mại điện tử, BFSI, viễn thông, chính phủ, giáo dục, thực phẩm và đồ uống có tác động trực tiếp đến sự phát triển của HR Chatbot.

HR Chatbot là gì?

HR Chatbot là các trợ lý ảo được trang bị trí tuệ nhân tạo (AI) để thực hiện các yêu cầu và nhiệm vụ HR khác nhau. Chúng sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để hiểu câu hỏi của nhân viên và ứng viên và cung cấp thông tin liên quan hoặc hoàn thành các hành động.

Hãy nghĩ về chúng như những đại diện HR tự phục vụ thân thiện, có sẵn 24/7.
Theo báo cáo “Tình trạng Trí tuệ Nhân tạo (AI) trong Quản lý Nhân sự” của Engagedly, tỷ lệ áp dụng AI trên toàn cầu hiện đạt 21%.

Ngày càng có nhiều công ty nhận ra lợi ích của AI trong việc quản lý nhân viên. Các nhà lãnh đạo Quản lý Nhân sự toàn cầu đang áp dụng AI để thúc đẩy sự thay đổi trong Quản lý Nhân sự, trong đó có 45% tích hợp AI vào Quản lý Nhân sự.

Ngoài ra, 65% người tham gia khảo sát cho biết AI đã cải thiện năng suất và hiệu quả trong bộ phận HR của họ. Quản lý hiệu suất, tương tác và sự hài lòng của nhân viên, đào tạo và phát triển, tuyển dụng và thu hút nhân tài, và các yêu cầu của nhân viên là năm chức năng hàng đầu mà AI đã có tác động đáng kể.

Các loại HR Chatbot

1. Chatbot tuyển dụng: Trả lời các câu hỏi cơ bản của ứng viên về công ty và vị trí tuyển dụng, thu thập thông tin ban đầu về ứng viên, lên lịch phỏng vấn việc làm và đánh giá trước họ dựa trên câu trả lời.
2. Onboarding chatbot: Hướng dẫn nhân viên mới qua quá trình onboard và thảo luận về các chính sách công ty, các quyền lợi, công cụ và văn hóa. Chúng cũng thu thập tài liệu và trả lời các câu hỏi.
3. Trung tâm hỗ trợ HR: Xử lý các yêu cầu thông thường của nhân viên như thông tin về các quyền lợi, chính sách nghỉ phép và làm rõ chính sách. Chúng cũng có thể cập nhật thông tin nhân viên, theo dõi chấm công và định hướng nhân viên đến các nguồn tài nguyên HR liên quan.
4. Chatbot khảo sát và phản hồi: Tiến hành các khảo sát nhân viên (khảo sát định kỳ, khảo sát thôi việc, khảo sát tương tác) và thu thập phản hồi và ý kiến của nhân viên để cải thiện văn hóa làm việc.
5. Chatbot tương tác nhân viên: Giúp cải thiện trải nghiệm của nhân viên bằng cách cung cấp quyền truy cập vào tài nguyên công ty, cho phép nhân viên giao tiếp với nhau, thu thập phản hồi của nhân viên về văn hóa và thực hành kinh doanh, và quảng bá các sự kiện của công ty.
6. Chatbot chăm sóc sức khỏe: Đáp ứng các vấn đề liên quan đến sức khỏe, cung cấp hỗ trợ về sức khỏe tâm thần và kết nối nhân viên với các nguồn tài nguyên chăm sóc sức khỏe.
7. Chatbot đào tạo và phát triển: Hỗ trợ nhân viên truy cập tài liệu đào tạo, gợi ý các khóa đào tạo và trả lời các câu hỏi liên quan đến đào tạo.
8. Chatbot quản lý hiệu suất: Hướng dẫn quản lý và nhân viên trong quá trình đánh giá hiệu suất, đặt mục tiêu và đưa ra phản hồi.
9. Chatbot phân tích HR: Cho phép nhân viên HR truy cập vào phân tích và thông tin để đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu liên quan đến kế hoạch lực lượng lao động, quản lý nhân tài và tương tác của nhân viên.

Lợi ích của việc sử dụng HR Chatbot

• Tăng hiệu suất: Chatbot có thể tối ưu hóa quy trình công việc và tự động hóa các nhiệm vụ HR lặp đi lặp lại và thông thường, giúp nhân viên HR tập trung hơn vào việc thực hiện các nhiệm vụ chiến lược hơn.
• Nâng cao tính khả dụng: Chatbot cung cấp truy cập thông tin và hỗ trợ 24/7 để giải quyết ngay lập tức các vấn đề của nhân viên.
• Cải thiện trải nghiệm của nhân viên: HR Chatbot giúp nhân viên tự phục vụ và tự quản lý nhu cầu HR của mình bất cứ lúc nào, ở bất kỳ đâu.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí vận hành HR liên quan đến xử lý các yêu cầu thông tin cơ bản.
• Tăng cường sự gắn kết của nhân viên: Chatbot có thể cung cấp một nền tảng thuận tiện và dễ truy cập để giao tiếp và gửi phản hồi giữa nhân viên và quản lý.
• Đưa ra quyết định tốt hơn: HR Chatbot thu thập dữ liệu quý giá từ tương tác của nhân viên, giúp HR nhận ra các lĩnh vực cần cải thiện.
• Tuân thủ tốt hơn: Cung cấp thông tin nhất quán và chính xác về chính sách và quy trình, giảm nguy cơ sai sót con người và đảm bảo tuân thủ các luật lệ và quy định.
• Khuyến khích tính bao gồm: Chatbot có thể hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và cung cấp các tùy chọn truy cập dễ dàng cho nhân viên khuyết tật, phục vụ cho một lực lượng lao động đa dạng. Đồng thời, nó loại bỏ các thành kiến tiềm ẩn trong việc truyền tải thông tin, điều đó không thể thực hiện được trong giao tiếp người với người.

Nhược điểm của việc sử dụng HR Chatbot

Mặc dù có nhiều lợi ích của việc sử dụng HR Chatbot, cũng có một số nhược điểm cần xem xét:

• Khả năng hạn chế: Có thể không thể hiểu được những quan ngại tinh vi hoặc phức tạp của nhân viên, đòi hỏi sự nhận thức con người. Chatbot cũng có thể không hiểu được sự châm biếm, cảm xúc hoặc ngữ cảnh một cách hoàn toàn.
• Thiếu sự tương tác con người: Cảm giác không có tính cá nhân, đặc biệt khi xử lý các vấn đề nhạy cảm. Không thể thay thế được sự đồng cảm và giao tiếp chân thành giữa con người.
• Vấn đề về bảo mật dữ liệu: Dữ liệu được thu thập bởi chatbot cần được xử lý đúng cách và tuân thủ các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư. Việc sử dụng dữ liệu cũng phải minh bạch để tránh vi phạm quyền riêng tư và lòng tin của nhân viên.
• Chi phí triển khai ban đầu: Quá trình phát triển và triển khai ban đầu có thể rất đắt đỏ. Nó cũng yêu cầu tích hợp dữ liệu và đào tạo nhân viên.
• Sự cố kỹ thuật: Chatbot cũng có thể gặp sự cố hoặc hiểu sai các yêu cầu, dẫn đến sự thất vọng của nhân viên. Các thuật toán điều khiển chatbot cũng có thể thừa hưởng những thiên hướng thiên vị từ dữ liệu đầu vào. Việc giám sát cẩn thận và các chiến lược hỗ trợ và khắc phục từ phía Công nghệ thông tin là rất quan trọng.

5 ví dụ về các công ty sử dụng Chatbot trong lĩnh vực HR

1. Eightfold AI

Ubisoft là một nhà phát hành trò chơi điện tử, tạo ra các loạt trò chơi như Assassin’s Creed, Far Cry, For Honor, Just Dance, Prince of Persia, Rabbids, Rayman, Tom Clancy’s và Watch Dogs.

Việc ứng tuyển nội bộ của nhân viên cho các vị trí tại các địa điểm, văn phòng hoặc studio khác của Ubisoft gặp khó khăn. Khi nhân viên ứng tuyển nội bộ, hệ thống tuyển dụng của họ sẽ gửi đơn xin việc của họ thông qua hệ thống quản lý ứng viên (ATS) cùng được sử dụng bởi các ứng viên bên ngoài, dẫn đến việc đơn xin việc bị đặt sai chỗ. Điều này có nghĩa là nhân viên không sử dụng hệ thống rộng rãi, dẫn đến tỷ lệ bỏ việc cao hơn và cảm giác không được tiến bộ trong sự nghiệp trong công ty.

Ubisoft đã tìm đến sự giúp đỡ của Eightfold AI. Sử dụng giải pháp Quản lý Tài năng của Eightfold AI, Ubisoft triển khai một thị trường tài năng nội bộ của riêng mình. Trung tâm tập trung này chứa các vị trí tuyển dụng, dự án, công việc tạm thời, sự kiện và mentor để tăng cường sự tham gia của ứng viên nội bộ. Nó cũng cho phép các quản lý tuyển dụng xác định nhân viên có kỹ năng cần thiết để hoàn thành các dự án.

Kết quả là, Ubisoft đã ra mắt thị trường tài năng của mình trong 28 quốc gia trong vòng 6 tháng. Hơn một nửa số nhân viên hiện nay sử dụng nền tảng này để phát triển sự nghiệp của mình. Điều này đã giúp cải thiện văn hóa công ty và tăng sự hài lòng và giữ chân nhân viên.

2. Bloomfire

Aite Group là một công ty nghiên cứu và tư vấn độc lập chuyên về các vấn đề kinh doanh, công nghệ và quy định và cách chúng ảnh hưởng đến ngành dịch vụ tài chính.

Công ty cần quy trình và công nghệ để thu thập và chia sẻ tài liệu đào tạo, các quy trình tốt nhất và kiến thức từ các nhân viên khác. Họ muốn cải thiện quy trình đào tạo mới bằng cách cung cấp một nguồn thông tin duy nhất có thể được cập nhật và chia sẻ trong tổ chức, đồng thời khuyến khích sự cộng tác giữa các nhân viên.

Sử dụng phần mềm Hệ thống Quản lý Kiến thức của Bloomfire, Aite Group đã tạo ra hàng trăm tài liệu cho nhân viên. Cơ sở kiến thức của công ty đã giúp nhân viên mới tự quản lý việc học của mình bằng cách tìm kiếm và truy cập thông tin một cách tự nhiên, mà không cần sự trợ giúp từ phía HR hoặc quản lý.

3. Hirevue

National Safety Apparel (NSA) là một công ty sản xuất quần áo bảo hộ cho khách hàng trong môi trường công nghiệp. Công ty muốn tìm và đánh giá ứng viên một cách nhanh chóng. Họ cũng cần tuyển nhân viên nhanh hơn mà không cần thuê một công ty dịch vụ tuyển dụng, đảm bảo có đủ nhân viên tại nhà máy ở Ohio của họ.

Hợp tác với Hirevue, NSA đã tạo ra một hệ thống cho phép ứng viên nhanh chóng tìm việc trên trang web của NSA, tiền sàng lọc cho vị trí và tự lên lịch phỏng vấn qua tin nhắn văn bản hoặc chatbot trên web. Nhà tuyển dụng sau đó có thể tập trung phỏng vấn ứng viên trong khoảng thời gian ngắn hơn, kết nối trong vòng vài ngày thay vì vài tuần. Thời gian tuyển dụng cũng được rút ngắn. Ứng viên nhận được đề nghị việc làm trong vòng 15 ngày, nhanh gấp 4 lần so với trước đây.

4. Leena AI

Globe Telecom là mạng viễn thông di động lớn nhất tại Philippines, với ít nhất 86,6 triệu thuê bao. Công ty cung cấp dịch vụ internet, điện thoại cố định và dịch vụ chuyển tiền.

Trước đây, công ty viễn thông này theo dõi, giải quyết vấn đề và trả lời yêu cầu từ nhân viên một cách thủ công, dẫn đến nhiều công việc chưa hoàn thành và chậm trễ trong việc giải quyết vấn đề. 25% yêu cầu vẫn chưa được giải quyết trong thời gian quy định. Hầu hết các chỉ tiêu KPI không đạt được. Thiếu các quy trình tự động dẫn đến dữ liệu không chính xác. Công ty viễn thông muốn rút ngắn thời gian giải quyết câu hỏi của nhân viên từ 24 giờ xuống còn thời gian thực, tuân thủ nghiêm ngặt các SLA và TAT đã thiết lập. Họ cũng muốn có thông tin chi tiết từ bảng điều khiển và phân tích HR và tối ưu hóa quy trình HR trong tổ chức.

Leena AI đã tạo ra chatbot HR được cung cấp sức mạnh bởi trí tuệ nhân tạo có tên là EVA, nâng cao đáng kể trải nghiệm của nhân viên. Điều này đã dẫn đến thời gian giải quyết yêu cầu trung bình nhanh hơn gấp 2,5 lần từ 24 giờ xuống còn 9,5 giờ, thời gian phản hồi yêu cầu đầu tiên nhanh hơn gấp 4,4 lần từ 8 giờ xuống còn 1,8 giờ và thời gian phản hồi đầu tiên trung bình tốt hơn 126% so với mục tiêu đã đề ra.

5. The Bot Platform

Honest Burgers bắt đầu như một nhà hàng nhỏ ở London và từ đó đã phát triển thành một nhóm quốc gia với hơn 40 nhà hàng trên khắp Vương quốc Anh. Công ty sử dụng nền tảng Workplace của Meta để giữ cho nhân viên của họ kết nối. Họ muốn tích hợp dịch vụ và ứng dụng của mình vào Workplace, để nhân viên có thể dễ dàng truy cập các công cụ làm việc của mình, bao gồm đào tạo.

Với sự giúp đỡ của The Bot Platform, công ty đã ra mắt Honest College. Chương trình học cá nhân này tích hợp trực tiếp vào Workplace và có thể truy cập trên máy tính để bàn và thiết bị di động. Bot bao gồm các mô-đun đào tạo nhỏ gọn, cung cấp bài học liên quan đến các vị trí và trách nhiệm khác nhau của Honest. Nhân viên học các kỹ năng như quản lý thời gian, quản lý tài chính và sức khỏe.

Đến nay, chương trình đã nâng cao kỹ năng cho 150 nhân viên phục vụ để trở thành đầu bếp. Nó cũng đạt được tỷ lệ lợi nhuận đầu tư (ROI) tích cực gấp 15,6 lần trong năm đầu tiên, tỷ lệ hoàn thành đào tạo tuân thủ 100% và tỷ lệ tham gia từ nhân viên trong Honest Ops là 73%.

Nhà cung cấp HR Chatbot

HR chatbot	Các tính năng và chức năng
XOR AI	Thu thập dữ liệu ứng viên theo cách trò chuyện và tạo hồ sơ, chuyển đổi khách truy cập không hoạt động thành ứng viên hoạt động. Nó tiền sàng lọc bằng cách đặt câu hỏi và đánh điểm cho phản hồi của họ. Ứng viên đã qua sàng lọc sẽ tự động được lên lịch phỏng vấn qua tin nhắn văn bản, trò chuyện hoặc video có thể hoàn thành và xem xét bất cứ lúc nào.
Olivia by Paradox.AI	Chào đón nhân viên mới bằng thư mời và biểu mẫu onboarding được cá nhân hóa. Trả lời câu hỏi của ứng viên và thông báo cho ứng viên về ngày bắt đầu làm việc. Gửi tài liệu mới nhân viên và truyền đạt kỳ vọng công việc.
SurveySparrow	Cung cấp trải nghiệm khảo sát hấp dẫn thông qua tích hợp chatbot: • Thiết kế khảo sát video hấp dẫn trưng bày văn hóa công ty của bạn. • Tiến hành khảo sát nhân viên hàng quý hoặc hàng năm để hỏi về sự hài lòng của nhân viên đối với công việc và quyền lợi. • Chia sẻ kết quả khảo sát “cảm xúc nhịp tim” nhân viên để đo lường độ gắn kết của nhân viên. • Biết khi nào một nhân viên cần đào tạo và lên lịch. Đánh giá kiến thức của nhân viên qua bài đánh giá, bài kiểm tra và tự động đánh điểm phản hồi của họ. Thu thập phản hồi của nhân viên về đào tạo để cải tiến. • Thiết lập cổng thông tin nhân viên toàn diện, nơi nhân viên có thể tạo yêu cầu nhân viên tùy ý, gửi báo cáo sự cố và gửi biểu mẫu nghỉ phép hoặc nghỉ. • Tiến hành khảo sát phỏng vấn thôi việc và sử dụng phản hồi để cải thiện văn hóa.
Jinie by PeopleStrong	• Học tập và phát triển: Là một huấn luyện viên tài năng thông minh được trang bị trí tuệ nhân tạo, nó đưa ra các khuyến nghị cá nhân dựa trên lộ trình nghề nghiệp, kế hoạch kế tục và hồ sơ tài năng cá nhân của nhân viên. Cung cấp lời khuyên về lộ trình nghề nghiệp cho nhân viên và khuyến khích họ hoàn thành mục tiêu (OKRs). • Trợ giúp trực tuyến cho HR: Nhân viên có thể yêu cầu thông tin về số ngày nghỉ còn lại và lịch nghỉ lễ. Họ cũng có thể truy cập vào chính sách làm việc và các tài liệu khác của nhân viên. • Đối tác hiệu quả với nhân viên: Trải nghiệm kiểm tra hàng ngày dựa trên trí tuệ nhân tạo và nhắn tin trong ứng dụng. Tự động hóa khảo sát trong suốt vòng đời của nhân viên. • Phân tích HR và thông tin hành động: Sàng lọc hồ sơ để tuyển dụng nhanh chóng và thông minh hơn. Đo đạc tâm lý nhóm qua báo cáo puls. Cung cấp nhắc nhở liên tục về OKRs và kiểm tra để đảm bảo hiệu suất cao.
Yellow.ai	• Trợ giúp trực tuyến cho HR: Giải quyết các thắc mắc hàng ngày của nhân viên, bao gồm hỗ trợ IT, đặt lại mật khẩu, yêu cầu phần cứng, câu hỏi thường gặp về chính sách HR, đơn xin nghỉ phép, phiếu lương và đặt phòng họp. • Phân tích tuyển dụng: Phân tích các ứng dụng việc làm và cung cấp thông tin chi tiết cho nhóm tuyển dụng bằng cách xử lý lượng dữ liệu trò chuyện lớn. • Onboarding: Tự động hóa quá trình đón nhận cho nhân viên mới, từ việc nộp tài liệu và kiểm tra lý lịch đến việc gửi bộ chào mừng.
Workato	• Chatbot giới thiệu nhân viên: Yêu cầu nhân viên giới thiệu bạn bè để điền vào các vị trí trống: Thông báo cho nhân viên về các vị trí mới trong Slack/Teams. Cho phép nhân viên gửi giới thiệu ngay lập tức. Thông báo cho họ về bất kỳ khoản thưởng giới thiệu nào có sẵn. • Chatbot chăm sóc sức khỏe: Tạo kế hoạch chăm sóc sức khỏe cho nhân viên: Đặt nhắc nhở về thể dục. Chia sẻ kỹ thuật tĩnh tâm. Tạo thách thức sức khỏe toàn công ty. • Buddy bot: Xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp và cá nhân mạnh mẽ cho nhân viên: Cho phép nhân viên tổ chức bữa trưa ảo với các team và phòng ban khác nhau. Ghép đôi “mentor” và “mentee”.

Kết luận

HR chatbots có thể giúp HR với các nhiệm vụ quản trị hành chính, giải phóng thời gian quý báu để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Từ việc giải quyết các vấn đề cơ bản của nhân viên đến cung cấp dịch vụ HR, chatbot đã nâng cao cách các công ty thu hút, phục vụ và giữ chân nhân viên. Khi công nghệ tiến bộ, chúng ta có thể mong đợi các chatbot tiên tiến và hiệu quả hơn để cải thiện hơn nữa các chức năng nhân sự và trải nghiệm nhân viên.

Tuy nhiên, nhân sự nên nhớ rằng chatbot không thể thay thế sự giao tiếp con người trong lĩnh vực HR. Cần có sự cân bằng giữa công nghệ và sự tham gia của con người để nhận được những lợi ích tốt nhất.

Nguồn dịch: AIHR