Ghi nhận đóng góp ngoài KPI: Nguyên nhân bị bỏ sót và cách xử lý

Đóng góp ngoài KPI là những công việc có giá trị cho doanh nghiệp nhưng không nằm trong bộ chỉ tiêu được giao, như hỗ trợ dự án liên phòng ban, kiêm nhiệm, hướng dẫn nhân sự mới hay đề xuất cải tiến quy trình. Các việc này thường bị bỏ sót vì KPI được xây dựng theo mô tả công việc cố định, còn việc phát sinh không có tiêu chí và không có nơi lưu dữ liệu. Doanh nghiệp xử lý được vấn đề này khi có cơ chế ghi nhận riêng, tách khỏi KPI chính, với tiêu chí rõ ràng, mức điểm quy định trước và dữ liệu được lưu ngay trong kỳ đánh giá.

Đóng góp ngoài KPI là gì?

Đóng góp ngoài KPI là những công việc nhân viên thực hiện trong kỳ đánh giá nhưng không thuộc các chỉ tiêu đã giao. Trong doanh nghiệp B2B, các đóng góp này thường rơi vào năm nhóm sau:

• Hỗ trợ liên phòng ban: nhân viên kinh doanh cung cấp thông tin khách hàng cho bộ phận sản phẩm, hoặc nhân viên kỹ thuật tham gia buổi demo cùng đội sales.
• Kiêm nhiệm: đảm nhận thêm vai trò khi một vị trí khác chưa có người thay thế.
• Đào tạo và hướng dẫn: kèm cặp nhân sự mới, xây dựng tài liệu nội bộ.
• Cải tiến quy trình: đề xuất và triển khai thay đổi giúp giảm thời gian hoặc chi phí xử lý.
• Xử lý phát sinh ngoài kế hoạch: hỗ trợ sự cố, giải quyết khiếu nại khách hàng ngoài phạm vi phụ trách.

Các công việc này đều tạo ra giá trị cho doanh nghiệp, nhưng điểm KPI cuối kỳ không phản ánh được chúng.

Vì sao đóng góp ngoài KPI không được ghi nhận?

Có bốn nguyên nhân chính, và cả bốn đều xuất phát từ cách doanh nghiệp thiết kế quy trình đánh giá.

Nguyên nhân đầu tiên là KPI được xây dựng từ mô tả công việc, không phải từ các việc phát sinh. Bộ chỉ tiêu được thiết lập ở đầu kỳ cho nhiệm vụ cố định của từng vị trí. Việc phát sinh sau đó không có chỉ tiêu tương ứng, nên hệ thống đánh giá không có chỗ để tính.

Nguyên nhân thứ hai là doanh nghiệp không có nơi ghi nhận tập trung trong kỳ. Khi nhân viên hỗ trợ một phòng ban khác, thông tin này thường chỉ nằm trong tin nhắn, email hoặc trao đổi trực tiếp. Đến cuối kỳ, quản lý phải dựa vào trí nhớ để đánh giá, và những việc diễn ra đầu kỳ dễ bị bỏ sót hơn những việc gần thời điểm chấm điểm.

Nguyên nhân thứ ba là người hưởng lợi từ công việc thường không phải quản lý của người thực hiện. Quản lý trực tiếp của nhân viên có thể không biết công việc đó đã diễn ra, trong khi quản lý của phòng ban được hỗ trợ lại không có quyền chấm điểm.

Nguyên nhân thứ tư là doanh nghiệp chưa có quy tắc quy đổi giá trị công việc thành điểm. Ngay cả khi quản lý biết về đóng góp, mức điểm cộng vẫn phụ thuộc đánh giá chủ quan của từng người. Hai quản lý có thể cho hai mức điểm khác nhau với cùng một loại công việc, khiến kết quả giữa các phòng ban thiếu nhất quán.

Hậu quả của việc không ghi nhận đóng góp ngoài KPI

Khi đánh giá chỉ tính KPI chính, doanh nghiệp sẽ gặp bốn hậu quả liên tiếp.

Trước hết, nhân viên có lý do hợp lý để từ chối việc ngoài phạm vi. Thời gian dành cho việc phụ làm giảm thời gian cho KPI chính, trong khi kết quả cuối kỳ chỉ tính KPI chính.

Kế đến, công việc liên phòng ban chậm lại. Khi không ai có động lực hỗ trợ bộ phận khác, các yêu cầu phối hợp mất nhiều thời gian xử lý hơn.

Thứ ba, nhân viên đóng góp nhiều lại có thể bị xếp loại thấp hơn. Người dành thời gian cho việc phụ thường có kết quả KPI chính thấp hơn, và bị xếp sau người chỉ tập trung vào chỉ tiêu của mình.

Cuối cùng, doanh nghiệp thiếu dữ liệu để ra quyết định nhân sự. Việc xác định ai có năng lực kèm cặp, ai có thể kiêm nhiệm, ai phối hợp tốt giữa các phòng ban cần dữ liệu về những đóng góp này, và dữ liệu đó không tồn tại nếu không được ghi nhận.

Các cách xử lý thường gặp và hạn chế

Nhiều doanh nghiệp đã thử xử lý vấn đề này, nhưng mỗi cách đều có hạn chế riêng:

Nguyên tắc ghi nhận đóng góp ngoài KPI

Để cơ chế ghi nhận vận hành hiệu quả, doanh nghiệp nên bảo đảm năm nguyên tắc sau.

Thứ nhất, doanh nghiệp quy định tiêu chí từ trước: loại công việc nào được tính là đóng góp ngoài KPI, ví dụ hỗ trợ liên phòng ban có xác nhận, kiêm nhiệm có thời hạn hoặc sáng kiến đã được áp dụng. Tiêu chí rõ giúp nhân viên biết việc nào được ghi nhận và quản lý không phải tự quyết định từng trường hợp.

Thứ hai, đóng góp được ghi nhận ngay trong kỳ, tại thời điểm công việc diễn ra. Cách này loại bỏ sai lệch do trí nhớ và giúp dữ liệu cuối kỳ đầy đủ.

Thứ ba, mỗi loại công việc có mức điểm quy định riêng. Cùng một loại đóng góp sẽ nhận cùng mức điểm, không phụ thuộc quản lý nào đánh giá, nhờ đó kết quả giữa các phòng ban nhất quán.

Thứ tư, điểm đóng góp ngoài KPI được tách khỏi KPI chính. Điểm này không thay thế kết quả chỉ tiêu đã giao mà được cộng thêm theo quy tắc.

Thứ năm, doanh nghiệp đặt giới hạn điểm cộng tối đa trong kỳ. Giới hạn này giúp điểm thưởng không lấn át kết quả KPI chính.

KeyGo giúp ghi nhận đóng góp ngoài KPI như thế nào?

KeyGo là phần mềm quản trị hiệu suất KPI dành cho doanh nghiệp Việt Nam, và hoàn toàn xử lý được vấn đề này với hai tính năng thông minh, cực dễ sử dụng.

Tính năng thứ nhất là thưởng điểm và ví điểm. Quản lý ghi nhận điểm thưởng cho nhân viên ngay khi đóng góp phát sinh, và toàn bộ điểm được lưu trong ví điểm của từng người theo kỳ. Nhờ vậy, đến lúc tổng kết, doanh nghiệp đã có sẵn dữ liệu đầy đủ, quản lý không cần nhớ lại từng việc, và nhân viên thấy rõ đóng góp của mình được ghi nhận.

Tính năng thứ hai là chấm hạnh kiểm theo giá trị cốt lõi. Những hành vi như hợp tác và sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp được đánh giá trong nhóm tiêu chí riêng, tách khỏi kết quả KPI, nên không làm sai lệch điểm chỉ tiêu.

KeyGo còn có 7 module bật hoặc tắt độc lập. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với KPI và thưởng điểm, sau đó mở rộng sang các module khác khi quy trình đã ổn định, không cần thay đổi toàn bộ cách vận hành cùng một lúc.

Câu hỏi thường gặp

Đóng góp ngoài KPI khác gì so với KPI bổ sung? KPI bổ sung là chỉ tiêu được giao từ đầu kỳ, có mục tiêu và trọng số cụ thể. Đóng góp ngoài KPI là công việc phát sinh trong kỳ, không có chỉ tiêu định trước và được ghi nhận theo quy tắc điểm thưởng.

Điểm thưởng có làm sai lệch kết quả KPI không? Không, nếu doanh nghiệp đặt giới hạn điểm tối đa và tách điểm thưởng khỏi kết quả KPI chính. Khi đó điểm thưởng chỉ là phần điều chỉnh bổ sung trong tổng kết cuối kỳ.

Ai có quyền ghi nhận điểm thưởng cho nhân viên? Doanh nghiệp nên quy định rõ người có thẩm quyền, thường gồm quản lý trực tiếp và quản lý của bộ phận được hỗ trợ. Quy định này giúp công việc liên phòng ban được ghi nhận kể cả khi hai bên có quản lý khác nhau.

Doanh nghiệp quy mô nhỏ có cần cơ chế này không? Có, ngay khi bắt đầu xuất hiện công việc liên phòng ban hoặc kiêm nhiệm. Ở quy mô nhỏ, mỗi nhân sự thường đảm nhận nhiều việc phát sinh hơn, nên việc không ghi nhận ảnh hưởng đến đánh giá nhanh hơn.

Liên hệ trải nghiệm demo miễn phí Keygo.vn

Chi tiết: TẠI ĐÂY