88% các cuộc chuyển đổi không đạt được tham vọng ban đầu. Điều này có thể mang một trong hai ý nghĩa: doanh nghiệp đặt mục tiêu chuyển đổi quá tham vọng, hoặc họ đánh giá quá thấp những thách thức chuyển đổi số HR mà họ phải vượt qua. Hoặc có lẽ là cả hai.
Những thách thức trong chuyển đổi số HR không chỉ dừng lại ở vấn đề phần mềm và triển khai kỹ thuật. Ví dụ, sự kháng cự của nhân viên ảnh hưởng đến 39% lực lượng lao động, và khoảng 33% các cuộc chuyển đổi thất bại có liên quan trực tiếp đến việc thiếu sự ủng hộ từ ban lãnh đạo và quản lý.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những thách thức chuyển đổi số HR chính và cách giải quyết chúng, cùng một số bước cần thực hiện khi bắt đầu quá trình chuyển đổi.
Ý nghĩa thực sự của chuyển đổi số HR ngày nay
Trong nhiều năm, chuyển đổi số HR chủ yếu có nghĩa là đưa các quy trình giấy tờ lên môi trường trực tuyến. Bạn thay bảng tính bằng một hệ thống HRIS, cung cấp cho nhân viên một cổng tự phục vụ, và chuyển việc tuyển dụng sang hệ thống theo dõi ứng viên. Mỗi dự án có phạm vi rõ ràng và một ngày ra mắt cụ thể, và một khi hệ thống đi vào vận hành, phần lớn các đội đều xem như quá trình chuyển đổi đã hoàn tất.
Ngày nay, chuyển đổi số HR là một quá trình liên tục về việc áp dụng công nghệ mới, tái thiết kế quy trình làm việc, và lồng ghép tư duy ưu tiên kỹ thuật số vào mọi khía cạnh của quản trị nhân sự. Chuyển đổi AI trong HR đã đẩy nhanh sự thay đổi này và mở rộng phạm vi của nó, vì AI thay đổi cách đội ngũ của bạn ra quyết định, cung cấp dịch vụ, và tạo ra tác động kinh doanh.
Dù chuyển đổi số HR chưa bao giờ là một quá trình dễ dàng, giờ đây nó còn phức tạp hơn trước. Bên cạnh việc áp dụng AI, nhiều đội HR vẫn đang xử lý những đợt chuyển đổi trước đó đã thất bại hoặc chỉ hoàn thành một phần, và những nhân viên từng trải qua các dự án đó thường mang theo sự thiếu tin tưởng vào ban lãnh đạo khi bước vào dự án tiếp theo. Vì vậy, dù công nghệ định hướng con đường đi, sự thành công của bạn phụ thuộc không kém vào cách con người phản ứng và mức độ bạn tái thiết kế quy trình xung quanh họ. Đây cũng chính là nơi phần lớn các thách thức chuyển đổi số HR bắt đầu.
7 thách thức của chuyển đổi số HR
Thách thức chuyển đổi số HR trải dài từ vấn đề kỹ thuật, như chất lượng dữ liệu kém và hệ thống rời rạc, đến vấn đề con người, như mức độ áp dụng thấp và sự kháng cự thay đổi. Một số thách thức là mới, như xác định vị trí của AI trong quy trình HR và cách quản trị việc sử dụng nó. Những thách thức khác đã tồn tại từ những đợt triển khai HRIS đầu tiên. Điểm khác biệt ngày nay là chúng thường xuất hiện cùng lúc, và thường trong cùng một dự án.
Dưới đây là những thách thức phổ biến nhất mà bạn và đội HR của mình có khả năng sẽ gặp phải.
Thách thức 1: Kháng cự thay đổi
Cả đội HR lẫn các nhân viên khác đều có thể miễn cưỡng trước sự thay đổi. Có thể đã có quá nhiều thay đổi tại nơi làm việc (được quản lý kém) và quá ít thời gian để mọi người phục hồi, dẫn đến tình trạng mệt mỏi vì thay đổi. Hoặc có thể một số thành viên trong đội HR lo ngại rằng tự động hóa sẽ làm giảm giá trị của họ hoặc loại bỏ một số vị trí.
Có vài cách lãnh đạo HR có thể giải quyết vấn đề này:
- Xây dựng một kế hoạch quản lý thay đổi (số hóa) vững chắc. Quản lý thay đổi là một quy trình có cấu trúc giúp mọi người hiểu, chấp nhận và áp dụng những thay đổi trong cách họ làm việc. Nó cũng có tác động đo lường được đến kết quả, vì dữ liệu đối sánh của Prosci cho thấy các sáng kiến có quản lý thay đổi xuất sắc có khả năng đạt được mục tiêu cao gấp 7 lần so với những sáng kiến có quản lý thay đổi kém.
- Chỉ định những người dẫn dắt thay đổi trong từng phòng ban. Đây là những người nắm đầy đủ thông tin về các thay đổi được lên kế hoạch, lý do đằng sau chúng, và các bước thực hiện khác nhau. Họ là người được tìm đến trong phòng ban khi có câu hỏi hoặc lo ngại, và biết nên giới thiệu đến ai nếu bản thân không thể giải đáp.
- Thu thập phản hồi của nhân viên tại các mốc quan trọng. Tập trung ý kiến của nhân viên vào những thời điểm vẫn còn có thể thay đổi kết quả, như trước khi chọn công cụ, sau một đợt thử nghiệm, và vài tuần sau khi ra mắt chính thức. Các khảo sát ngắn (pulse survey) phát huy tốt ở đây, vì chúng nhanh để nhân viên hoàn thành và dễ để bạn lặp lại. Ví dụ, một tháng sau khi ra mắt cổng yêu cầu nghỉ phép mới, bạn có thể hỏi nhân viên việc gửi yêu cầu dễ dàng đến mức nào và họ gặp vướng mắc ở đâu.
- Phát hiện sớm các vấn đề về trải nghiệm sử dụng. Phản hồi của nhân viên được đề cập ở trên cho phép bạn xác định và giải quyết nhanh chóng các vấn đề về trải nghiệm sử dụng. Điều này cho nhân viên thấy bạn thực sự coi trọng ý kiến của họ và hành động dựa trên đó, từ đó tăng sự gắn kết và giảm sự kháng cự thay đổi của họ.
Thách thức 2: Tích hợp công nghệ HR mới
Khi tích hợp công nghệ HR mới, các đội HR thường đối mặt với độ phức tạp kỹ thuật của việc kết nối các nền tảng HR hiện đại với hệ thống cũ đang sử dụng. Những thách thức phổ biến khác về dữ liệu và công nghệ bao gồm dữ liệu rời rạc theo từng silo, định dạng không tương thích, và API bị giới hạn.
Bạn có thể bắt đầu bằng cách tập trung vào một vài hành động thực tế:
- Thiết lập một nguồn dữ liệu đáng tin cậy duy nhất. Tạo một kho dữ liệu tập trung hoặc hệ thống đóng vai trò là “nhà” đáng tin cậy cho dữ liệu nhân sự của tổ chức, và đảm bảo các công cụ HR khác lấy dữ liệu từ đó thay vì lưu trữ phiên bản riêng. Ví dụ, nếu HRIS là nguồn dữ liệu duy nhất của bạn, hệ thống tính lương, đào tạo và quản lý hiệu suất đều lấy dữ liệu nhân viên cốt lõi, như chức danh, phòng ban, quản lý trực tiếp và địa điểm, trực tiếp từ đó. Vì vậy khi một nhân viên chuyển sang đội mới, bạn chỉ cần cập nhật hồ sơ của họ một lần trong HRIS, và thay đổi đó sẽ tự động lan truyền sang mọi hệ thống kết nối, thay vì HR phải cập nhật thủ công từng công cụ và cuối cùng có ba con số nhân sự khác nhau.
- Xây dựng chính sách quản trị dữ liệu. Hãy xem đây như cuốn sổ tay chính thức đi kèm với kho dữ liệu tập trung của bạn. Nó quy định rõ ràng, trong số những điều khác, về:
- Ai sở hữu từng nhóm dữ liệu cụ thể
- Ai duy trì và sử dụng dữ liệu
- Ai được phép chỉnh sửa, xóa, hoặc xem dữ liệu
- Xây dựng và duy trì một hệ sinh thái công nghệ HR hiệu quả. Việc sắp xếp ổn thỏa dữ liệu và quản trị dữ liệu là một chuyện. Xây dựng một bộ phần mềm, nền tảng và ứng dụng tích hợp lại là chuyện khác. Một hệ sinh thái công nghệ HR vững chắc cho phép đội HR làm việc hiệu quả hơn và mang lại trải nghiệm nhân viên (số hóa) tốt hơn, đồng thời cung cấp sự linh hoạt để bổ sung và tích hợp công cụ hoặc công nghệ mới một cách liền mạch.
Thách thức 3: Thiếu kỹ năng số trong đội HR
Nghiên cứu Future-Ready HR Skills của AIHR cho thấy chỉ 50% đội HR tin rằng họ có kỹ năng phù hợp để tạo ra tác động, với các chuyên viên HR thường thiếu sự linh hoạt số, khả năng đọc hiểu dữ liệu, và sự thành thạo AI cần thiết để cấu hình, áp dụng và thúc đẩy các công cụ số mới.
Việc nâng cao kỹ năng cho đội HR trong những lĩnh vực này là điều thiết yếu để thành công:
- Đăng ký cho đội của bạn tham gia các chương trình đào tạo theo nhóm, có mục tiêu cụ thể. Học tập theo nhóm giúp đội của bạn tiến bước cùng tốc độ, và hình thức thực hành cho phép mọi người áp dụng kỹ năng mới vào công việc HR thực tế ngay trong quá trình học.
- Đảm bảo đội ngũ chuyên viên HR của bạn cũng được tiếp cận đào tạo HR chất lượng cao theo từng cá nhân, và đưa đào tạo này vào mục tiêu của đội để nhấn mạnh tầm quan trọng và tăng sự gắn kết. Bạn có thể tùy chỉnh việc học tập theo đúng những gì đội của bạn cần đạt được. Ví dụ, nếu tổ chức của bạn đang tái thiết kế mô hình vận hành HR để AI xử lý phần lớn các dịch vụ HR thường quy, đội vận hành HR của bạn có thể theo học các khóa về sự thành thạo AI và tự động hóa quy trình.
- Giới thiệu hệ thống bạn đồng hành (buddy system). Ghép cặp các thành viên trong đội để mỗi người đều có một người bạn đồng hành hỗ trợ trong quá trình nâng cao kỹ năng. Đây không chỉ là một cách tuyệt vời để tạo sự gắn kết và tinh thần trách nhiệm, mà còn biến việc học tập và làm chủ kỹ năng mới thành nỗ lực chung của cả đội.
Thách thức 4: Rủi ro liên quan đến AI trong HR
Việc sử dụng AI trong các quy trình HR chắc chắn mang theo những rủi ro về đạo đức và tuân thủ tiềm ẩn, từ quyết định sàng lọc thiên vị đến việc sử dụng dữ liệu nhân viên không rõ ràng, đây là một trong những thách thức mới nhất trong chuyển đổi số HR.
Khi những rủi ro này không được quản lý, nhân viên bắt đầu đặt câu hỏi về những quyết định mà AI giúp đưa ra. Và khi AI đóng vai trò ngày càng lớn trong các quyết định về tuyển dụng, hiệu suất và lương thưởng, niềm tin của nhân viên vào những quyết định đó đang trở thành một xu hướng HR quan trọng. Niềm tin đó sẽ phụ thuộc vào mức độ công bằng, minh bạch và có trách nhiệm giải trình của hệ thống AI bạn sử dụng.
Bạn có thể giảm những rủi ro này và xây dựng niềm tin thông qua một vài bước có chủ đích:
- Áp dụng cùng tiêu chuẩn về sự công bằng, minh bạch và trách nhiệm giải trình cho hệ thống AI như những gì bạn kỳ vọng ở quản lý và quy trình HR của mình.
- Đưa vào yêu cầu giám sát bắt buộc của con người. Tại Mỹ, điều này đã được luật hóa tại nhiều bang. Ví dụ, tại California, No Robo Bosses Act buộc doanh nghiệp phải đảm bảo sự giám sát của con người khi một hệ thống ra quyết định tự động (ADS) tham gia vào các quyết định kỷ luật hoặc sa thải. Những quy định tương tự cũng tồn tại tại New York City và Illinois.
- Cung cấp một cách để chất vấn hoặc khiếu nại các quyết định có ảnh hưởng của AI. Khả năng để nhân viên thách thức một quyết định do AI đưa ra hoặc hỗ trợ cũng quan trọng không kém độ chính xác của nó đối với tính chính danh (và niềm tin) vào hệ thống.
Việc áp dụng AI một cách có trách nhiệm đòi hỏi những tiêu chuẩn rõ ràng về cách nó nên được sử dụng trong toàn bộ HR, nhằm hỗ trợ sự phán đoán của con người, tính công bằng và trách nhiệm giải trình.
Thách thức 5: Quản lý chi phí và ngân sách
Việc cân đối giữa ngân sách chuyển đổi số và các ràng buộc tài chính một bên, cùng các loại chi phí (bất ngờ) khác nhau ở bên kia, không hề dễ dàng. Nhưng việc sắp xếp ổn thỏa tài chính là bước đầu tiên hướng tới một quá trình chuyển đổi số thành công.
Đây là cách bạn có thể lập kế hoạch ngân sách thực tế hơn và tránh những bất ngờ:
- Tham khảo ý kiến chuyên gia. Đặc biệt nếu bạn mới bắt đầu hành trình chuyển đổi số HR, bạn có thể muốn trao đổi với ai đó đã từng dẫn dắt một quá trình tương tự. Đó có thể là một chuyên gia bên ngoài hoặc một đồng nghiệp từng dẫn dắt chuyển đổi số tại một phòng ban khác, như tài chính hoặc IT. Họ có thể cho bạn biết những chi phí nào cần dự trù, quá trình này có khả năng kéo dài bao lâu, và những ai và đội nào cần tham gia.
- Xây dựng một bức tranh ngân sách rõ ràng. Dựa trên cuộc trao đổi với chuyên gia chuyển đổi số, và có thể thực hiện cùng họ, bạn có thể xây dựng bản tổng quan chi phí. Bao gồm ngân sách sẵn có, chi phí trực tiếp như giá của công nghệ HR mới, nhưng cũng cả chi phí gián tiếp như thời gian mà các đội khác nhau trong tổ chức dành cho quá trình chuyển đổi số, và chi phí nâng cao kỹ năng.
Thách thức 6: Sự ủng hộ từ ban lãnh đạo
Đảm bảo sự ủng hộ từ ban lãnh đạo là một trong những bước đầu tiên trong bất kỳ quá trình chuyển đổi số HR nào. Việc giữ cho ban điều hành luôn gắn kết xuyên suốt quá trình cũng quan trọng không kém, và nhiều đội HR gặp khó khăn với cả hai điều này.
Một phần nguyên nhân là vì các lãnh đạo không phải lúc nào cũng xem chuyển đổi HR là ưu tiên kinh doanh. Họ có thể xem đó là một dự án nội bộ của HR hoặc IT, thay vì một sự thay đổi ảnh hưởng đến cách toàn bộ tổ chức vận hành. Điều đó khiến việc có được thời gian trên chương trình nghị sự của ban lãnh đạo trở nên khó khăn hơn. Việc HR thường gặp khó khăn trong việc thể hiện giá trị của mình bằng ngôn ngữ kinh doanh cũng không giúp ích gì. Ví dụ, một khảo sát của CIPD cho thấy 60% chuyên viên HR tin rằng chức năng của họ đóng góp chiến lược có giá trị, nhưng chỉ 49% cho biết họ thực sự có thể đo lường được đóng góp đó.
Xây dựng sự ủng hộ lâu dài từ ban điều hành bắt đầu bằng việc nói ngôn ngữ của doanh nghiệp:
- Thảo luận về ROI. Trình bày rõ ràng cho ban lãnh đạo thấy ROI của quá trình chuyển đổi số HR này sẽ là gì, cách bạn sẽ đo lường nó, và nó sẽ đóng góp thế nào vào mục tiêu kinh doanh của tổ chức. Ví dụ, nếu một nền tảng tuyển dụng mới được kỳ vọng rút ngắn thời gian tuyển dụng, hãy cho lãnh đạo thấy việc tuyển dụng nhanh hơn cho các vị trí kinh doanh đang mở sẽ hỗ trợ mục tiêu doanh thu năm nay như thế nào, và thống nhất từ trước rằng bạn sẽ theo dõi thời gian tuyển dụng và thời gian vị trí còn trống làm chỉ số đo lường chính. Bạn cũng có thể nhờ chuyên gia đang tư vấn cho mình hỗ trợ đo lường và chứng minh ROI.
- Cung cấp ví dụ thực tế. Khi có thể, hãy sử dụng những case study ngắn gọn về các tổ chức tương tự như của bạn đã trải qua thành công quá trình chuyển đổi số.
Thách thức 7: Duy trì chuyển đổi số liên tục
Đây có lẽ là một trong những thách thức hóc búa nhất của chuyển đổi số HR, và là một cạm bẫy phổ biến. Nhiều tổ chức xem chuyển đổi như một đợt nâng cấp công nghệ có ngày kết thúc rõ ràng. Một khi hệ thống mới đi vào vận hành, đội dự án giải tán, sự chú ý chuyển sang ưu tiên tiếp theo, và không ai còn chịu trách nhiệm cho những gì xảy ra sau đó.
Nhưng theo nhiều cách, công việc thực sự chỉ bắt đầu sau khi ra mắt. Con người cần thời gian để thay đổi cách họ làm việc, quy trình cần được tinh chỉnh, và công nghệ mới, đặc biệt là AI, tiếp tục thay đổi những gì có thể thực hiện được. Nếu thiếu sự quan tâm liên tục, việc áp dụng sẽ chững lại và nhân viên dần quay về những cách làm cũ, như theo dõi yêu cầu bằng bảng tính bên ngoài hệ thống mới.
Để biến chuyển đổi số thành một phần trong cách đội HR của bạn vận hành, hãy tập trung vào những điều sau:
- Xây dựng một chiến lược và lộ trình chuyển đổi số HR, đảm bảo gắn kết mục tiêu của bạn với mục tiêu của doanh nghiệp.
- Giúp đội HR của bạn xem chuyển đổi số như một năng lực liên tục, nơi mọi người đều tìm cách cải thiện quy trình và cách làm việc như một phần của công việc hằng ngày.
Giải quyết những thách thức nêu trên sẽ giúp bạn đảm bảo sự thành công của quá trình chuyển đổi số vượt ra ngoài đợt triển khai ban đầu.
Cách bắt đầu chuyển đổi số HR tại doanh nghiệp của bạn
Mỗi thách thức trên đây cho thấy rõ chuyển đổi số HR là một quá trình phức tạp. Tuy nhiên, với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn có thể giải quyết nhiều thách thức trước khi chúng làm chậm tiến độ. Dưới đây là một số bước giúp bạn bắt đầu:
- Thực hiện đánh giá tác động thay đổi (CIA) và đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi. Đánh giá tác động thay đổi cung cấp cho bạn cái nhìn sâu về việc thay đổi sẽ ảnh hưởng thế nào đến động lực lực lượng lao động, trách nhiệm và vai trò. Đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi là công cụ thực tế mà các lãnh đạo HR sử dụng để đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức, đội nhóm và cá nhân trong việc áp dụng và duy trì một sự thay đổi dự kiến. Kết hợp cả hai sẽ giúp bạn phát hiện những thách thức đặc thù của tổ chức mình, để có thể lên kế hoạch trước khi bắt đầu.
- Lập kế hoạch theo cách tiếp cận thực tế, theo từng giai đoạn, thay vì cố giải quyết mọi thách thức cùng lúc. Chuyển đổi số HR là một quá trình liên tục. Việc xây dựng một kế hoạch dự án chuyển đổi HR cho phép bạn giải quyết từng thách thức một, tránh cảm giác quá tải.
- Trang bị cho quản lý khả năng dẫn dắt trong sự mơ hồ. Chuyển đổi số HR liên tục cũng đồng nghĩa với quản lý thay đổi liên tục. Trong số những điều khác, điều này có nghĩa là HR cần xem thay đổi như một yếu tố thường trực và tập trung xây dựng năng lực thích ứng liên tục. Một yếu tố then chốt là trang bị cho quản lý khả năng dẫn dắt trong sự mơ hồ, vì họ là người gánh vác phần lớn sự thay đổi hằng ngày.
- Thống nhất với doanh nghiệp về các chỉ số thành công. Sự rõ ràng là yếu tố thiết yếu cho thành công của chuyển đổi. Đội HR cần biết họ (đồng) sở hữu những quyết định nhân sự nào, và thống nhất với doanh nghiệp về các chỉ số thành công, để có thể chịu trách nhiệm (hoặc chia sẻ trách nhiệm).
- Đánh giá khoảng trống kỹ năng trong đội HR của bạn. Trước khi lập kế hoạch cho một quá trình chuyển đổi số HR toàn diện, bạn có thể muốn đánh giá vị trí hiện tại của đội mình về các kỹ năng cần thiết để vượt qua quá trình này. Thực hiện một đánh giá kỹ năng HR có mục tiêu sẽ cho bạn cái nhìn rõ ràng về khoảng trống, điểm mạnh và cơ hội phát triển của đội.
Lời kết
Sự thành công của chuyển đổi số HR phụ thuộc không kém vào cách bạn chuẩn bị và quản lý quá trình so với công nghệ. Tập trung vào khía cạnh con người và dẫn dắt mọi người vượt qua sự thay đổi sẽ giúp bạn tránh được những cạm bẫy phổ biến, từ kháng cự thay đổi đến sự ủng hộ của lãnh đạo dần phai nhạt.
Và vì chuyển đổi vẫn tiếp diễn lâu dài sau khi ra mắt, đặc biệt khi AI tiếp tục thay đổi những gì có thể thực hiện được, kỹ năng của đội HR trở thành một phần quan trọng trong kế hoạch của bạn. Đầu tư vào năng lực HR số giúp đội của bạn luôn sẵn sàng dẫn dắt mỗi giai đoạn thay đổi tiếp theo.
