Job Leveling là gì? 9 bước triển khai trong năm 2024

Job Leveling là một phần quan trọng trong thiết kế tổ chức vì nó xác định trách nhiệm công việc cần được thực hiện ở các cấp độ khác nhau. Điều này ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định, trách nhiệm và thực hiện công việc. Đối với sự phát triển sự nghiệp cá nhân, nó tạo ra sự rõ ràng về cơ hội thăng tiến và yêu cầu chính xác ở các cấp độ khác nhau, nếu được xác định tốt như một phần của thiết kế tổ chức.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết về Job Leveling là gì, cung cấp ví dụ về một khung công việc và cung cấp 9 bước triển khai trong tổ chức của bạn.
Cùng bắt đầu nào!

Job Leveling là gì?

Job Leveling là một hệ thống xác định các vai trò, mô tả công việc tương ứng, trách nhiệm, con đường sự nghiệp và mức lương trong tổ chức. Nhiều chuyên gia HR có thể nhận ra thuật ngữ này dưới một tên khác – phân loại công việc.
Thiết lập một khung công việc giúp tổ chức nhóm các loại công việc tương tự và đặt yêu cầu và bồi thường tương đương cho các vai trò đó trong toàn bộ tổ chức. Ví dụ, trong một môi trường đại học, một khung công việc sẽ hiển thị các năng lực cần thiết cho một Chuyên gia IT trong toàn bộ khuôn viên, từ quản lý trung tâm đến ký túc xá sinh viên.

Điều gì tạo nên một khuôn mẫu job leveling?

Các thành phần chính của một khung công việc bao gồm:
– Cấp độ công việc: Đây là các danh mục khác nhau về trách nhiệm và lãnh đạo trong tổ chức, từ nhân viên cho đến quản lý cấp cao.
– Năng lực: Đây là những kỹ năng, kiến thức, khả năng và chuyên môn cần thiết để thực hiện mỗi công việc. Chúng bao gồm các yếu tố như giao tiếp, làm việc nhóm và giải quyết vấn đề.
– Trách nhiệm: Đây là các công việc và trách nhiện cần thiết.
– Mức lương: Điều này có thể bao gồm mức lương khởi điểm và số tiền tối đa mà tổ chức sẵn sàng trả cho một công việc cụ thể.

Ví dụ về Job Leveling

Job Leveling liên quan đến mọi loại công việc. Ma trận job leveling dưới đây cho thấy cách các vai trò trong đội ngũ truyền thông đã được xác định, cùng với các trách nhiệm khác nhau của họ. Điều này cũng cho thấy sự phát triển sự nghiệp trong tương lai có thể sẽ như thế nào trong đội ngũ.

Chức danh: Điều phối viên Truyền thông Notes: Cấp độ nhập môn. Hỗ trợ trong việc phát triển và thực hiện các chiến lược và sản phẩm truyền thông của phòng ban. Hỗ trợ cho đội ngũ quản lý truyền thông.

Chức danh: Quản lý Truyền thông I Notes: Cấp độ trung cấp. Bắt đầu chịu trách nhiệm cho các lĩnh vực cụ thể trong chiến lược truyền thông của phòng ban. Hỗ trợ cho đội ngũ quản lý truyền thông cấp cao.

Chức danh: Quản lý Truyền thông II Notes: Cấp độ cao. Chịu trách nhiệm cho tất cả các lĩnh vực trong chiến lược truyền thông của phòng ban. Dẫn dắt các thành viên trong đội ngũ truyền thông cấp thấp và hỗ trợ cho Quản lý Truyền thông cấp cao.

Chức danh: Quản lý Truyền thông cấp cao Notes: Cấp độ cao. Chịu trách nhiệm đề ra chiến lược cho truyền thông và dữ liệu và phân tích truyền thông của phòng ban. Hỗ trợ truyền thông cho đội ngũ quản lý cấp cao của phòng ban.

Dưới đây là một ví dụ cụ thể về cách job leveling trên sẽ hoạt động:
Ví dụ về job leveling trong lĩnh vực truyền thông

Rose vừa bắt đầu làm việc trong một vị trí truyền thông tại một tổ chức mới. Đã làm một công việc tương tự tại một công ty khác trong vài năm, đây là bước đi bên lề đối với cô. Rose bắt đầu với chức danh Điều phối viên Truyền thông cấp nhập môn. Trong cuộc đánh giá hiệu suất và đặt mục tiêu sau năm đầu tiên, cô và người quản lý đã đề ra một kế hoạch cho các lĩnh vực chính cô có thể tập trung vào trong chu kỳ hiệu suất tiếp theo để thăng chức lên cấp độ Quản lý Truyền thông I. Họ thường xuyên kiểm tra trong suốt năm để đánh giá tiến độ của cô và thực hiện các thay đổi cần thiết đối với việc đặt mục tiêu hoặc nhiệm vụ tương ứng để đạt được mục tiêu thăng chức của cô.

Khi đến thời điểm đánh giá hàng năm tiếp theo, người giám sát của Rose quyết định rằng cô đã đạt được các mục tiêu và hiện đang làm công việc của một Quản lý Truyền thông I. Nếu Rose quyết định tiếp tục làm việc tại tổ chức này hoặc trong bộ phận cụ thể này, cô sẽ tiếp tục theo quá trình phát triển của vai trò chuyên gia truyền thông.

Tầm quan trọng của job leveling

Có vẻ như việc tổ chức có job leveling là một điều dễ hiểu, nhưng một cuộc khảo sát của Monster cho thấy 80% người lao động không nghĩ rằng nhà tuyển dụng hiện tại sẽ cho họ cơ hội phát triển. Ngoài ra, 29% người lao động đặt việc thiếu cơ hội phát triển là lý do muốn nghỉ việc.
Việc cân bằng job leveling cung cấp một lộ trình rõ ràng cho nhân viên biết nhiệm vụ và trách nhiệm của mình cũng như của đồng nghiệp. Điều này có thể giúp trong việc tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và giữ chân nhân viên. Hãy đi sâu hơn vào một số lý do tại sao việc job leveling lại quan trọng:

• Xác định rõ vai trò và trách nhiệm: Nhân viên không chỉ biết những gì được mong đợi từ họ trong vai trò hiện tại mà còn biết những gì họ cần đạt được để thăng chức và tiến bộ trong tổ chức.
• Quá trình tuyển dụng trôi chảy hơn: Lộ trình rõ ràng có thể giúp làm mượt quá trình tuyển dụng và nhanh chóng lấp các vị trí còn trống bằng những ứng viên tốt nhất. Deloitte Consulting đã tiến hành một phân tích về thế hệ Gen Z, một trong những thế hệ mới nhất trong môi trường việc làm. Họ phát hiện ra rằng Gen Z mong đợi sự cá nhân hóa trong con đường sự nghiệp của họ, với sự tập trung chính vào đào tạo, cơ hội phát triển lãnh đạo và công việc cụ thể về đa dạng.
• Đặt tiêu chuẩn hiệu suất: Một ma trận job leveling được xem xét kỹ lưỡng và được cập nhật có thể giúp quá trình đánh giá hiệu suất. Cả giám sát viên và nhân viên sẽ biết điều gì để kỳ vọng.
• Giữ chân nhân viên: Nhân viên có thể cảm thấy bế tắc nếu không có con đường phát triển, điều này có thể dẫn đến nhiều sự rời đi trong tổ chức. Cân bằng job leveling giúp nhân viên, giám sát viên và tổ chức tổng quát nhìn thấy con đường sự nghiệp rõ ràng cho mỗi loại công việc.
• Cân bằng tốt hơn với các sáng kiến đa dạng, công bằng, bao gồm và công lý: Một hệ thống job leveling có cấu trúc tốt có thể giúp tổ chức tạo ra và tuân thủ các quyền lợi và phương pháp tuyển dụng và sử dụng lao động DEIJ (đa dạng, công bằng, bao gồm và công lý).Đây chỉ là một số khía cạnh quan trọng mà một khung job leveling có thể đem lại cho một tổ chức, nhưng vẫn còn nhiều khía cạnh khác nữa!

9 bước để triển khai job leveling trong tổ chức của bạn

Bây giờ chúng ta đã hiểu rõ hơn về job leveling là gì và tại sao nó quan trọng, hãy nói về cách một tổ chức có thể triển khai nó.

Hầu hết các tổ chức bắt đầu với quy mô nhỏ và phát triển tự nhiên theo thời gian, làm cho một khung job leveling trở nên không cần thiết trong giai đoạn đầu. Điều này có nghĩa là nhiều tổ chức cần triển khai job leveling sau này, điều này có thể khiến quá trình trở nên đáng sợ và phức tạp. Các bước sau đây có thể giúp quá trình triển khai job leveling diễn ra một cách trôi chảy hơn.

1. Hiểu rõ nhu cầu đặc thù của tổ chức của bạn

Job leveling nên liên quan chặt chẽ đến thiết kế và cấu trúc tổ chức – đây là những yếu tố quan trọng cần xem xét.

2. Sự chấp nhận từ lãnh đạo

Việc có một ma trận job leveling tuyệt vời chỉ là một nửa cuộc chơi. Để thành công, đội ngũ lãnh đạo phải nhận thức được tầm quan trọng của nó. Đảm bảo sự chấp nhận đúng đắn từ lãnh đạo cũng có thể giúp phân bổ tài nguyên đúng cách để phát triển hệ thống.
Hãy đảm bảo giải thích rõ ràng các lợi ích của hệ thống cho các nhà lãnh đạo của tổ chức. Ngoài việc chấp nhận, các nhà lãnh đạo trong toàn bộ tổ chức cung cấp thông tin quan trọng về yêu cầu cho các vai trò ở các cấp độ khác nhau.

3. Xác định tiêu chí

Đặt tiêu chí rõ ràng và khách quan để phân loại công việc, trách nhiệm, kỹ năng yêu cầu và tác động tương ứng của chúng lên tổ chức trước khi phát triển khung cơ sở. Những tiêu chí này sẽ giúp hướng dẫn phần còn lại của quá trình và trả lời những thắc mắc phát sinh.

4. Phát triển một khuôn mẫu job leveling

Tiếp theo là thời điểm để phát triển khung cơ sở thực tế. Tạo ra một hệ thống có cấu trúc phân loại công việc thành các cấp độ khác nhau dựa trên các tiêu chí đã xác định.

Cũng quan trọng là điều này phải phù hợp với học thuyết về tiền công (hoặc xếp hạng) vào thời điểm này, và hiểu rõ mức độ tác động.
Một yếu tố quan trọng khác cần xem xét là tính tương đương với thị trường của job leveling – điều này ảnh hưởng đến mức lương cũng như tuyển dụng, phát triển và tiến bộ. Dưới đây là một phiên bản đơn giản của một khung phân cấp công việc cho các vai trò trong bộ phận tài chính:

Job Level	Chức vụ	Năng lực	Trách nhiệm	Mức lương
Level 1	Trợ lý hành chính	Giao tiếp	Công việc văn phòng và phối hợp	$30,000 – $40,000
		Tổ chức	Nhập dữ liệu và lưu trữ hồ sơ

		Quản lý thời gian	Hỗ trợ cho bộ phận
Level 2	Kế toán viên Junior	Kế toán	Sổ sách kế toán và báo cáo tài chính	$40,000 – $55,000
		Phân tích tài chính	Hỗ trợ trong quá trình lập ngân sách và báo cáo

		Thành thạo Excel	Hỗ trợ cho các kế toán viên Senior
Level 3	Kế toán viên Seniori	Phân tích tài chính	Báo cáo và phân tích tài chính	$55,000 – $75,000
		Lập ngân sách	Quản lý và dự báo ngân sách

		– Leadership	Giám sát kế toán viên Junior
Level 4	Quản lý tài chính	Lập kế hoạch chiến lược	Lập chiến lược và kế hoạch tài chính	$75,000 – $100,000
		Quản lý nhóm	Giám sát bộ phận kế toán
		Tuân thủ	Đảm bảo tuân thủ và kiểm soát tài chính

 

5. Cân đối cấu trúc tiền lương

Trong quá trình xây dựng khung phân cấp, đây là thời điểm tuyệt vời để cân đối hoặc điều chỉnh lại cấu trúc tiền lương. Cũng cần đảm bảo rằng tiền lương phù hợp với các cấp độ công việc mới. Điều chỉnh mức lương tối thiểu và tối đa cho mỗi cấp độ công việc, các phúc lợi và các yếu tố tiền lương khác.

6. Thông báo về những thay đổi

Việc giao tiếp là rất quan trọng. Hãy đảm bảo có một kế hoạch thông báo đúng đắn để thông báo cho tất cả nhân viên về job leveling mới, lợi ích của nó và bất kỳ thay đổi nào có thể ảnh hưởng đến họ. Tốt nhất là thông báo cho nhân viên khi bạn đang làm việc trên hệ thống mới, không chỉ khi nó sẵn sàng để triển khai. Giải thích các cơ hội học tập và phát triển của họ để tiến bộ trong tổ chức dưới hệ thống mới.

7. Đào tạo quản lý về khung phân cấp

Như bất kỳ chuyên viên HR cũng biết, các giám sát và quản lý là đội ngũ hàng đầu phải sử dụng và giải thích hệ thống mới. Họ thường là những người đầu tiên mà nhân viên sẽ đặt câu hỏi. Các buổi đào tạo và hội thảo để đào tạo giám sát và quản lý về khung phân cấp công việc để giúp họ hiểu và sử dụng hiệu quả với nhóm của mình rất quan trọng.

8. Tích hợp phân cấp công việc vào hệ thống quản lý hiệu suất

Chúng ta đã thảo luận về việc phân cấp công việc là một phần quan trọng của đánh giá hiệu suất và thiết lập mục tiêu. Hãy đảm bảo tích hợp khung phân cấp vào bất kỳ hệ thống quản lý hiệu suất hiện tại hoặc tương lai nào để đánh giá hiệu suất phù hợp với mong đợi và trách nhiệm của mỗi cấp độ công việc. Điều này sẽ tạo ra đánh giá khách quan hơn. Ngoài ra, phân cấp công việc cũng nên được phối hợp với các phương pháp quản lý tài năng, học tập và phát triển và các phương thức hỗ trợ sự nghiệp khác của HR.

9. Theo dõi tác động của job leveling

Theo dõi tác động của job leveling đối với kết quả tổ chức. Ví dụ, tác động lên việc giữ chân nhân viên, thăng tiến, di chuyển nội bộ, so sánh với thị trường, v.v.

Các lưu ý chính

Phân cấp công việc là một yếu tố cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào muốn giữ chân và tham gia nhân viên, đồng thời đảm bảo tương lai lâu dài và thành công cho tổ chức.
Một khi job leveling được thiết lập và hoạt động, nó sẽ giúp đơn giản hóa công việc cho tất cả mọi người. Sau đó, việc đánh giá và duy trì nó cập nhật theo sự thay đổi của môi trường là một vấn đề quan trọng.
Tuân theo các bước trên sẽ giúp mọi tổ chức triển khai job leveling một cách hiệu quả.

Nguồn dịch: AIHR