9 bước xây dựng văn hoá trách nhiệm trong công việc cho đội ngũ

Thường xuyên trễ deadline, đổ lỗi lẫn nhau, và nhân viên thiếu gắn kết là những dấu hiệu rõ ràng cho thấy sự thiếu trách nhiệm trong môi trường làm việc. Một số công ty đã có những bước tiến đáng kể trong việc thúc đẩy trách nhiệm – Google khen thưởng những nhân viên dám chấp nhận rủi ro và thất bại có tính toán, Intuit tổ chức các “bữa tiệc thất bại”, và Tata trao giải cho Ý tưởng thất bại xuất sắc nhất.

Khi mọi người chủ động với vai trò của mình, cảm thấy an toàn khi thừa nhận sai lầm, và được hỗ trợ để học hỏi từ chúng, họ sẽ trở nên chủ động và cam kết hơn. Bài viết này sẽ bàn về lý do tại sao trách nhiệm trong công việc lại quan trọng, và cách bạn có thể xây dựng văn hóa trách nhiệm trong tổ chức của mình.

Trách nhiệm trong công việc là gì?

Trách nhiệm trong môi trường làm việc có nghĩa là mỗi cá nhân chịu trách nhiệm cho hành động, lựa chọn và kết quả của mình. Điều này áp dụng cho tất cả mọi người – từ nhân viên cấp thấp đến lãnh đạo cấp cao.

Trách nhiệm thể hiện qua ba khía cạnh:

1. Độ tin cậy: Hoàn thành đúng cam kết và kịp thời hạn.
2. Chính trực: Dám thừa nhận sai lầm và xem đó là cơ hội học hỏi.
3. Sự rõ ràng: Minh bạch về cả thành công lẫn thất bại.

Ngoài ra, trách nhiệm không chỉ là trách nhiệm cá nhân mà còn là trách nhiệm lẫn nhau. Tất cả mọi người, bao gồm cả quản lý, đều nên giữ nhau ở mức tiêu chuẩn cao.

7 ví dụ về trách nhiệm trong môi trường làm việc

Dưới đây là bảy ví dụ minh họa cho trách nhiệm chuyên nghiệp trong thực tế nhằm giúp bạn hình dung rõ hơn:

Ví dụ 1: Trễ deadline

Một Điều phối viên Marketing bỏ sót deadline cho chiến dịch quan trọng. Thay vì bào chữa, họ thẳng thắn nhận lỗi và xin lỗi trực tiếp với quản lý. Họ cũng cam kết làm thêm cuối tuần để hoàn thành công việc.

Ví dụ 2: Lãnh đạo bằng hành động

Khi doanh số giảm, Trưởng phòng Kinh doanh không đổ lỗi cho nhân viên, khách hàng hay thị trường. Họ tự đánh giá lại chiến lược và mức độ hỗ trợ cho nhóm, sau đó xây dựng lại kế hoạch đào tạo đội ngũ bán hàng để cùng nhau cải thiện.

Ví dụ 3: Ghi nhận đúng người

Khi chia sẻ và ăn mừng thành công, Trưởng dự án không chỉ nhấn mạnh vai trò của mình mà còn công nhận đóng góp của tất cả thành viên, kể cả những người trong vai trò hỗ trợ.

Ví dụ 4: Kiểm tra kỹ lưỡng

Trước khi gửi báo cáo tài chính quan trọng lên CFO, một chuyên viên kế toán đã rà soát kỹ để phát hiện lỗi tiềm ẩn, giúp tránh được rủi ro và tiết kiệm thời gian kiểm tra lại cho quản lý.

Ví dụ 5: Sự minh bạch từ lãnh đạo

Trong một bài phát biểu quan trọng, CEO thẳng thắn thừa nhận chiến lược kinh doanh vừa qua đã không đạt được kết quả mong đợi. Thay vì giấu giếm hay đổ lỗi, họ giải thích rõ tình hình, nhận trách nhiệm và trình bày kế hoạch xử lý vấn đề.

Ví dụ 6: Dũng cảm đặt câu hỏi

Nhân viên mới tên Ben không hiểu cách xử lý một nhiệm vụ đơn giản. Thay vì tỏ ra biết để tránh mất mặt, anh ấy chủ động hỏi rõ để đảm bảo thực hiện đúng.

Ví dụ 7: Giúp đỡ đồng nghiệp

Trong mùa cao điểm, một nhân viên thấy đồng nghiệp đang quá tải và dù cũng đang bận rộn, họ vẫn tình nguyện hỗ trợ mà không cần được công nhận hay khen thưởng.

Tầm quan trọng của trách nhiệm trong môi trường làm việc

Trách nhiệm thúc đẩy hiệu suất, xây dựng niềm tin, tăng cường làm việc nhóm và cải thiện giao tiếp, đồng thời giảm nhu cầu quản lý vi mô. Cụ thể như sau:

• Tăng hiệu suất và năng suất làm việc: Khi có trách nhiệm, nhân viên đầu tư nhiều hơn vào công việc và kết quả đạt được, từ đó mang lại chất lượng cao hơn và hiệu quả tốt hơn.
• Xây dựng niềm tin giữa nhân viên và lãnh đạo: Khi mọi người – kể cả lãnh đạo, đều bị ràng buộc bởi các tiêu chuẩn như nhau, niềm tin sẽ được củng cố, góp phần tạo ra các mối quan hệ làm việc tốt đẹp hơn.
• Cải thiện làm việc nhóm và giao tiếp: Trách nhiệm rõ ràng và giao tiếp cởi mở giúp việc phối hợp trong các mục tiêu chung trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn.
• Giảm quản lý vi mô: Những nhân viên có trách nhiệm cần ít sự giám sát hơn, giúp nhà quản lý trao quyền cho đội ngũ và không còn lý do để quản lý quá sát.
• Nuôi dưỡng sự công bằng và minh bạch: Trách nhiệm đảm bảo sự nhất quán và minh bạch trong kỳ vọng và hậu quả, từ đó tạo ra một môi trường làm việc công bằng và bình đẳng.
• Khuyến khích cải tiến liên tục: Một văn hóa làm việc có trách nhiệm giúp biến sai lầm thành cơ hội học hỏi và phát triển bền vững.

Tác động tiêu cực khi thiếu trách nhiệm trong công việc

Việc không yêu cầu đội ngũ chịu trách nhiệm có thể gây hại cho toàn bộ tổ chức. Nếu thiếu trách nhiệm, tổ chức có nguy cơ gặp phải:

• Sai sót nhiều hơn và trễ hạn: Các dự án có thể dễ dàng bị trật hướng nếu không có người chịu trách nhiệm rõ ràng và không theo sát, dẫn đến chậm tiến độ, kém hiệu quả và tổn hại đến uy tín.
• Rạn nứt trong các mối quan hệ: Khi một số nhân viên không làm tròn trách nhiệm, những người còn lại sẽ dần trở nên bức xúc, làm mất lòng tin, giảm hiệu suất và tạo ra môi trường làm việc căng thẳng.
• Hành vi độc hại và kém hiệu quả lan rộng: Trong một môi trường thiếu trách nhiệm, những hành vi tiêu cực có thể lan rộng, làm suy giảm năng suất và chất lượng công việc.
• Sự thờ ơ và mất mát nhân tài: Nhân viên sẽ nhanh chóng mất động lực nếu hiệu suất kém không được xử lý. Điều này dẫn đến tinh thần sa sút, thiếu gắn kết, và cuối cùng là tỷ lệ nghỉ việc cao.
• Mất lòng tin vào lãnh đạo: Nếu lãnh đạo không duy trì trách nhiệm hoặc không xử lý sự thiếu trách nhiệm, nhân viên sẽ mất niềm tin vào họ cũng như vào các giá trị và sự công bằng của tổ chức.

Vai trò của HR trong việc xây dựng văn hóa trách nhiệm

Là một nhà lãnh đạo nhân sự (HR), bạn đóng vai trò then chốt trong việc định hình văn hóa doanh nghiệp và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm trong tổ chức. Dưới đây là những điều bạn có thể làm để xây dựng trách nhiệm nơi làm việc:

Xác định và lấp đầy các khoảng trống về trách nhiệm

Chủ động phân tích dữ liệu hiệu suất và thu thập phản hồi thông qua các buổi họp toàn công ty, khảo sát nhân viên và các buổi trò chuyện 1-1. Việc này giúp bạn nhận ra những điểm cần cải thiện và xây dựng giải pháp phù hợp.

Trang bị cho quản lý kỹ năng thúc đẩy trách nhiệm nhân viên

Tuyển dụng những người quản lý đề cao sự minh bạch và lãnh đạo chân thực, đồng thời đánh giá khả năng của họ trong việc làm gương về hành vi có trách nhiệm. Sau đó, đào tạo họ thiết lập kỳ vọng rõ ràng, đưa ra phản hồi, và chịu trách nhiệm cùng đội ngũ.

Xây dựng một bản thiết kế cho trách nhiệm

hiết lập và triển khai các quy trình thống nhất để thiết lập mục tiêu, đánh giá hiệu suất, và xử lý vấn đề liên quan đến hiệu quả công việc. Đảm bảo bạn cũng ghi chép và lưu trữ các quy trình này trong handbook hoặc hệ thống intranet của công ty.

Làm gương từ chính phòng nhân sự

HR cần thể hiện trách nhiệm chuyên nghiệp và dẫn đầu bằng hành động. Việc bạn chủ động nhận trách nhiệm về những sai sót và kết quả sẽ là tấm gương và củng cố tầm quan trọng của việc làm chủ hành vi trong toàn tổ chức.

Theo dõi và đo lường hiệu quả

Theo dõi các chỉ số để đánh giá tác động của những sáng kiến về trách nhiệm đến các kết quả then chốt như năng suất, mức độ gắn kết, và tỷ lệ nghỉ việc. Chia sẻ kết quả này để chứng minh những lợi ích rõ ràng của việc xây dựng văn hóa trách nhiệm trong công việc.

9 bước HR cần thực hiện để xây dựng văn hóa trách nhiệm

Dưới đây là lộ trình 9 bước dành cho HR để xây dựng văn hóa trách nhiệm tại nơi làm việc:

Bước 1: Thiết lập kỳ vọng rõ ràng

Xác định rõ ràng trách nhiệm và kết quả đầu ra kỳ vọng đối với từng vị trí trong công ty. Ví dụ: một chuyên viên marketing cần có các KPI cụ thể như mục tiêu tạo khách hàng tiềm năng, hạn chót sản xuất nội dung, và mức độ tương tác trên mạng xã hội. Giải thích cách các KPI này ảnh hưởng đến số lượng khách hàng mới và doanh thu bán hàng của công ty.

Bước 2: Làm gương từ cấp quản lý

Đảm bảo các nhà quản lý thể hiện tinh thần trách nhiệm thông qua hành vi của họ: nhận trách nhiệm khi thất bại, thừa nhận sai sót, tuân thủ thời hạn và minh bạch trong mọi việc. Sự nhất quán trong hành vi của cấp quản lý sẽ đặt ra tiêu chuẩn cho toàn bộ tổ chức.

Bước 3: Giao tiếp cởi mở

Tạo môi trường nơi giao tiếp trung thực và thường xuyên trở thành chuẩn mực. Điều này bao gồm việc truyền đạt rõ ràng mục tiêu tổ chức, cập nhật tiến độ, và chia sẻ cả những thách thức gặp phải. Mức độ minh bạch này giúp xây dựng lòng tin và thúc đẩy tinh thần giải quyết vấn đề chủ động.

Bước 4: Cung cấp phản hồi thường xuyên

Đừng để dành phản hồi đến kỳ đánh giá cuối năm. Hãy đưa ra những nhận xét kịp thời, mang tính xây dựng và thường xuyên cho đội ngũ của bạn – bao gồm cả phản hồi tích cực lẫn những góp ý giúp cải thiện. Điều này sẽ củng cố tinh thần trách nhiệm và giúp nhân viên hiểu rõ tác động từ công việc của họ. Đồng thời, họ cũng có thể điều chỉnh hành vi kịp thời.

Bước 5: Ghi nhận và khen thưởng tinh thần trách nhiệm

Hãy công khai ghi nhận và khen thưởng những cá nhân, tập thể thể hiện tinh thần trách nhiệm một cách nhất quán. Việc này giúp củng cố hành vi tích cực và thể hiện rằng công ty đánh giá cao những người dám chịu trách nhiệm. Bạn có thể thiết lập một chương trình khen thưởng dành cho những ai luôn giữ lời hứa và mang lại kết quả xuất sắc.

Bước 6: Cung cấp đào tạo và phát triển

Trang bị cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết để họ đáp ứng kỳ vọng và duy trì tinh thần trách nhiệm. Xác định nhu cầu đào tạo, phát triển, và tạo cơ hội học hỏi để đảm bảo đội ngũ của bạn có đủ công cụ để thành công và chủ động trong công việc của mình.

Bước 7: Sử dụng các chỉ số hiệu suất

Triển khai các chỉ số hiệu suất (KPI) rõ ràng, công bằng và có thể đo lường để theo dõi tiến độ đạt mục tiêu của công ty. Ví dụ, bạn có thể dùng bảng điều khiển theo dõi KPI ở cấp độ cá nhân, nhóm và toàn tổ chức. Xem xét các chỉ số này trong các buổi đánh giá hiệu suất để kiểm tra tiến trình và phát hiện lỗ hổng về trách nhiệm.

Bước 8: Thực hiện hệ quả rõ ràng

Trách nhiệm không chỉ dừng lại ở phần thưởng – mà còn liên quan đến việc xử lý các thiếu sót. Khi ai đó không đáp ứng được kỳ vọng, hãy thực hiện các biện pháp xử lý một cách công bằng và có cân nhắc. Điều này thể hiện rằng công ty thực sự coi trọng tinh thần trách nhiệm, đồng thời nhấn mạnh yếu tố công bằng và học hỏi liên tục.

Bước 9: Tạo dựng môi trường an toàn về tâm lý

Để khuyến khích trách nhiệm, bạn cần xây dựng một môi trường không có nỗi sợ bị đổ lỗi, từ đó nhân viên sẽ sẵn sàng thừa nhận sai sót. Trong các buổi họp nhóm, hãy tạo điều kiện để thảo luận cởi mở về những khó khăn và sai lầm mà không quy trách nhiệm cá nhân, đồng thời thực hiện phân tích sau dự án (post-mortem) để rút ra các điểm cần cải thiện.

Tóm lại

Xây dựng văn hóa trách nhiệm nơi làm việc không chỉ là để tránh sai lầm – mà là trao quyền cho nhân viên và quản lý ở mọi cấp độ để họ làm chủ đóng góp của mình. Khi được triển khai đúng cách, trách nhiệm sẽ thúc đẩy sự tin tưởng và mang lại thành công bền vững cho doanh nghiệp.

Bằng cách áp dụng những chiến lược do HR dẫn dắt này, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự thờ ơ và biến môi trường làm việc trở nên hiệu quả, có hiệu suất cao, dẫn đến kết quả kinh doanh tích cực.

Theo dõi chúng tôi trên mạng xã hội để cập nhật những tin tức và xu hướng mới nhất về lĩnh vực nhân sự.

Nguồn dịch AIHR