11 hoạt động Onboarding hấp dẫn cho nhân viên mới vào năm 2024

Nghiên cứu cho thấy các công ty có chương trình hoạt động onboarding tốt có thể tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên mới lên đến 82% và năng suất lao động của nhân viên mới lên hơn 70%.

Các hoạt động onboarding không chỉ đơn thuần là việc điền các biểu mẫu và tham gia các buổi đào tạo. Chúng có thể trở nên thú vị và gây hứng thú, mang đến sự chào đón ấm áp và nền tảng vững chắc cho hành trình của nhân viên mới cùng công ty. Đầu tư vào trải nghiệm ban đầu của nhân viên mới có tác động mạnh mẽ đến sự hài lòng, năng suất và cam kết lâu dài của họ với tổ chức.

Các hoạt động onboarding là gì?

Các hoạt động onboarding được thiết kế để giúp nhân viên mới tích hợp một cách mượt mà vào công ty. Khi một người bắt đầu công việc mới, họ thường phải đối mặt với rất nhiều thông tin mới: văn hóa của công ty, nhiệm vụ công việc cụ thể của họ, thành viên trong nhóm là ai và cách tổ chức hoạt động chung.

Các hoạt động onboarding nhằm giúp việc tiếp nhận thông tin này trở nên dễ quản lí hơn và đảm bảo rằng nhân viên mới cảm thấy được chào đón, công nhận và chuẩn bị sẵn sàng để bắt đầu công việc. Các hoạt động này có thể bao gồm các quy trình chính thức như buổi hướng dẫn công việc, chương trình đào tạo và các thủ tục HR, đến các khía cạnh không chính thức hơn như các bữa trưa cùng team hoặc các chương trình mentorship.

Mục tiêu của onboarding là cung cấp cho nhân viên mới các công cụ và thông tin cho công việc của họ và giúp họ trở thành một phần của văn hóa và nhóm làm việc của công ty. Điều này bao gồm hiểu các giá trị của công ty, xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và thích nghi với môi trường làm việc.

Tầm quan trọng của các hoạt động onboarding

Các hoạt động onboarding hiệu quả giúp nhân viên mới trở nên năng suất và thoải mái trong vai trò mới của họ một cách nhanh chóng và hiệu quả. Những hoạt động này cung cấp một quá trình chuyển giao mượt mà vào công ty, mang lại lợi ích lâu dài cho cả nhân viên và tổ chức. Dưới đây là một số lợi ích chính:

• Hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm: Onboarding giúp làm rõ những kỳ vọng đối với nhân viên mới trong vai trò của họ, giảm sự nhầm lẫn và điều chỉnh năng lực của họ với mục tiêu của công ty. Sự rõ ràng về vai trò và trách nhiệm này giúp nhân viên tập trung và ưu tiên công việc một cách hiệu quả ngay từ đầu.
• Tích hợp nhanh chóng vào văn hóa công ty: Nhân viên mới được tìm hiểu về giá trị, quy tắc và kỳ vọng về hành vi của công ty, giúp họ hòa nhập vào văn hóa công ty nhanh hơn. Họ bắt đầu có cảm giác thuộc về và thành công trong việc tương tác với đồng nghiệp trong công ty.
• Nâng cao sự hài lòng với công việc, tinh thần làm việc và giữ chân nhân viên: Khi nhân viên hiểu rõ vai trò của mình, họ có xu hướng hài lòng hơn với công việc. Điều này dẫn đến tinh thần làm việc cao hơn và giảm tỷ lệ nghỉ việc, vì nhân viên có xu hướng ở lại công ty nơi họ cảm thấy được công nhận và tham gia tích cực.
• Tài nguyên và hệ thống hỗ trợ: Onboarding giới thiệu nguồn tài nguyên và hệ thống hỗ trợ có sẵn cho nhân viên mới, chẳng hạn như chính sách HR, hỗ trợ công nghệ thông tin và cơ hội phát triển chuyên môn. Hiểu biết này giúp họ tự giải quyết các vấn đề và tiếp cận sự trợ giúp khi cần thiết, thúc đẩy sự tự chủ và sự tự tin.
• Xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp và mạng lưới: Qua việc giới thiệu đồng nghiệp và mentor, onboarding tạo điều kiện cho việc xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp. Các mạng lưới này có thể cung cấp sự hỗ trợ, hướng dẫn và cơ hội hợp tác, nâng cao khả năng làm việc hiệu quả của nhân viên mới trong nhóm.
• Tăng cường năng suất và hiệu suất làm việc: Với hiểu biết sâu về vai trò của mình, văn hóa công ty và tài nguyên có sẵn, nhân viên mới có thể trở nên năng suất nhanh hơn. Onboarding đúng đắn giảm thời gian học và giúp nhân viên mới đóng góp hiệu quả vào mục tiêu của nhóm công việc một cách nhanh chóng.
• Giảm căng thẳng và áp lực: Bắt đầu công việc mới có thể gây căng thẳng. Một quy trình onboarding có cấu trúc với các hoạt động hấp dẫn giúp giảm sự chuyển đổi này, giảm căng thẳng bằng cách thiết lập các kỳ vọng rõ ràng. Đơn giản là cung cấp cho nhân viên mới của bạn một lộ trình thành công trong môi trường mới.

11 hoạt động onboarding cho nhân viên mới

Tạo trải nghiệm thú vị trong quá trình onboarding là một cách tuyệt vời để thu hút sự tham gia của nhân viên mới ngay từ đầu và giúp giảm căng thẳng và áp lực thường xuyên đi kèm khi bắt đầu công việc mới. Điều này cũng rất quan trọng để họ được hòa nhập và thành công trong công ty.

Dưới đây là một số hoạt động onboarding hiệu quả mà bạn có thể áp dụng ngay hôm nay:

1. Cung cấp Welcome kit

Một số công ty thậm chí tổ chức một buổi lễ chào đón đặc biệt cho nhân viên mới. Điều này có thể bao gồm một banner chào mừng, tiếng vỗ tay từ các thành viên nhóm hoặc thậm chí một buổi lễ chào đón nhỏ.

Cung cấp một welcome kit cho nhân viên mới là một cách tuyệt vời để tạo ấn tượng tích cực ban đầu. Bao gồm các mục cần thiết như một sổ tay công ty giới thiệu lịch sử, văn hóa, chính sách và giá trị của tổ chức.

Các món quà của công ty như áo thun, cốc, hoặc sổ tay giúp tạo cảm giác thuộc về. Thay vì các đồ công ty thông thường, một số công ty cung cấp các món đồ cá nhân hóa như bút khắc tên, sổ tay làm theo yêu cầu hoặc áo thun có tên hoặc ngày bắt đầu của nhân viên mới.

Thêm vào các công nghệ cần thiết như máy tính xách tay, điện thoại hoặc các công cụ khác cụ thể cho vai trò. Những món đồ này không chỉ trang bị cho nhân viên những công cụ cần thiết mà còn giúp họ cảm thấy ngay lập tức là một phần của nhóm từ ngày đầu tiên.

2. Ghép nhân viên mới với một mentor hoặc buddy

Hệ thống mentor hoặc buddy ghép nhân viên mới với một đồng nghiệp có kinh nghiệm, người họ tìm đến khi cần trợ giúp hoặc câu trả lời các câu hỏi. Đồng nghiệp này sẽ lên lịch kiểm tra định kỳ, giới thiệu nhân viên mới với các thành viên khác trong nhóm và hướng dẫn họ trong các dự án và nhiệm vụ ban đầu.

Mối quan hệ này giúp nhân viên mới cảm thấy được hỗ trợ và hiểu nhanh hơn về quy trình làm việc và quy tắc xã hội của công ty. Nó cũng giúp xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp của họ trong tổ chức.

3. Giúp đặt ra mục tiêu rõ ràng và khả thi cho nhân viên mới

Hỗ trợ quản lý xây dựng một kế hoạch có cấu trúc, ghi rõ mục tiêu cụ thể, có khả năng đạt được, liên quan và có thời hạn (SMART) ho 30, 60 và 90 ngày đầu tiên.

Trong 30 ngày đầu tiên, tập trung vào việc giới thiệu và tích hợp. Các buổi trò chuyện tương tác về tầm nhìn và văn hóa của công ty và các mô-đun học về vai trò cụ thể với mục tiêu và thời hạn rõ ràng là cần thiết để tiếp thu nhanh chóng.

Trong giai đoạn thứ hai, giao cho nhân viên một dự án nhỏ và liên quan để hoàn thành trước ngày thứ 60 và khuyến khích giao lưu với đồng nghiệp ở các bộ phận khác nhau để nâng cao hiểu biết về công việc. Trong 30 ngày cuối cùng, đặt cho họ một nhiệm vụ phức tạp hơn để kiểm tra kỹ năng đã học được và tạo điều kiện cho việc tự đánh giá và đặt mục tiêu tương lai.

Việc phản hồi thường xuyên với quản lý và phòng HR là một phần quan trọng của kế hoạch 30-60-90 ngày, cung cấp sự hướng dẫn và hỗ trợ liên tục. Phương pháp onboarding vừa có cấu trúc vừa hấp dẫn trang bị cho nhân viên mới những kỹ năng và mạng lưới cần thiết để thành công lâu dài.

4. Tổ chức các sự kiện xã hội và hoạt động xây dựng đội nhóm

Lên kế hoạch tổ chức các buổi gặp gỡ không chính thức như trưa nhóm, nghỉ giải lao cà phê hoặc các sự kiện xã hội sau giờ làm việc.

Tổ chức các hoạt động xây dựng đội nhóm như các buổi học nhóm hoặc thách thức đội ngoài trời cũng có thể thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và sự đoàn kết. Những sự kiện này rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ và giúp nhân viên mới cảm thấy là một phần của đội nhóm.

Một số công ty tạo ra các chủ đề cho tuần onboarding, như chủ đề ‘vũ trụ’ hoặc ‘cuộc phiêu lưu rừng rậm’, kèm theo trang trí, hoạt động và thậm chí các bữa trưa theo chủ đề để làm cho quá trình onboarding thêm hấp dẫn và thú vị. Các tổ chức khác tổ chức các hoạt động phòng thoát ra như một phần của quá trình onboarding, khuyến khích nhân viên mới làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề và hoàn thành những thử thách.

5. Tạo các phiên phản hồi định kỳ

Lên lịch các buổi phản hồi 1-1 định kỳ giữa nhân viên mới và người quản lý hoặc mentor cho phép nhân viên mới đặt câu hỏi, nhận phản hồi xây dựng và thảo luận về tiến trình và bất kỳ thách thức nào đang đối mặt.

Hai tuần một lần, tổ chức một buổi họp không chính thức với tất cả nhân viên mới qua một buổi gặp gỡ thoải mái và uống cà phê, cả trực tiếp và từ xa. Khuyến khích mọi người chia sẻ kinh nghiệm, thách thức và thành công của họ trong vai trò mới.

Hình thức này tạo ra một bầu không khí thân thiện nơi nhân viên mới có thể học hỏi lẫn nhau, cảm thấy là một phần của cộng đồng và sẵn lòng chia sẻ và nhận phản hồi. Đây cũng là cơ hội tuyệt vời để họ cung cấp thông tin về cách quá trình onboarding đang hoạt động với họ. Một hoạt động thú vị và hiệu quả khác là “Goal Bingo”. Ngay từ đầu quá trình onboarding, cung cấp cho mỗi nhân viên mới một lá bài “Bingo” với các mục tiêu khác nhau liên quan đến vai trò của họ.

Bao gồm các nhiệm vụ như hoàn thành một mô-đun đào tạo cụ thể, dùng bữa trưa với ai đó từ một bộ phận khác hoặc trình bày một dự án nhỏ. Trong buổi trò chuyện cà phê, nhân viên mới có thể chia sẻ tiến trình của mình. Phương pháp chơi game này làm cho các phiên phản hồi trở nên tương tác và đặt cho nhân viên mới những mục tiêu rõ ràng và thú vị để làm việc hướng tới.

6. Tạo chương trình định hướng tương tác

Thiết kế một chương trình định hướng vượt qua những kiến thức cơ bản. Bắt đầu bằng việc kết hợp các phiên thông tin truyền thống với các hoạt động tương tác. Ví dụ, thay vì chỉ giới thiệu lịch sử và giá trị của công ty, biến nó thành một trò chơi trắc nghiệm hoặc một trò săn mục tiêu, trong đó nhân viên mới làm việc theonhóm để khám phá các thông tin về công ty.

Điều này không chỉ làm cho việc tìm hiểu về công ty trở nên thú vị hơn mà còn tạo điều kiện cho sự hợp tác và tình đồng đội giữa các nhân viên mới.

Tổ chức một buổi gặp gỡ không chính thức với các thành viên khác nhau trong nhóm, bao gồm cả lãnh đạo, trong một môi trường thoải mái. Điều này giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và tạo cơ hội xây dựng mối quan hệ bên ngoài môi trường làm việc chính thức.

Bằng cách kết hợp các buổi phổ cập thông tin với yếu tố tương tác và xã hội, bạn tạo ra một chương trình định hướng không chỉ hữu ích mà còn thú vị và đáng nhớ.

7. Tạo điều kiện cho việc đào tạo theo công việc cụ thể

Thay vì chỉ để nhân viên mới ngồi nghe bài giảng hoặc xem video đào tạo, hãy cho họ tham gia vào các nhiệm vụ công việc thực tế ngay lập tức. Ví dụ, sau một khái quát ngắn về trách nhiệm công việc của họ, hãy ghép họ với một đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn để hướng dẫn họ qua các dự án thực tế, cho họ thấy cách làm việc trong một môi trường thực tế.

Phương pháp ‘vừa học vừa làm’ này giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn về vai trò của mình vì họ tham gia tích cực, không chỉ nghe một cách bị động.

Một phương pháp tuyệt vời khác là sử dụng các công cụ tương tác và kỹ thuật số để đào tạo. Điều này có thể là các khóa học trực tuyến bao gồm các bài kiểm tra và tình huống tương tác hoặc thậm chí là mô phỏng thực tế ảo cho các nhiệm vụ phức tạp hơn. Các công cụ này làm cho việc học trở nên linh hoạt hơn và thường có thể ghi nhớ hơn so với các phương pháp truyền thống.

Quan trọng là giữ cho việc đào tạo thực tế, liên quan và tương tác để nhân viên mới tham gia tích cực và dễ dàng nhìn thấy cách kỹ năng mới của họ áp dụng vào công việc hàng ngày.

8. Thực hiện một lịch trình ‘tuần đầu’

Bắt đầu bằng việc lập kế hoạch cho mỗi ngày trong tuần đầu tiên với các phiên quan trọng như định hướng, các mô-đun đào tạo và giới thiệu nhóm. Hãy cũng bao gồm các yếu tố tương tác như buổi ăn sáng nhóm hoặc buổi trưa với buddy, nơi nhân viên mới có thể gặp gỡ và trò chuyện một cách không chính thức với đồng nghiệp. Kết hợp các chuyến tham quan ngắn của các phòng ban khác nhau để cung cấp cái nhìn tổng quan về công ty.

Thêm vào đó là thời gian nghỉ giải lao, cho phép nhân viên mới tiếp thu thông tin và thích nghi với môi trường làm việc. Một checklist về mục tiêu và nhiệm vụ trong tuần khuyến khích cảm giác hoàn thành khi họ hoàn thành từng mục. Sự kết hợp giữa các hoạt động đã được lập kế hoạch và sự tương tác xã hội khiến tuần đầu tiên trở nên toàn diện nhưng cũng thú vị, mở đường cho một bắt đầu suôn sẻ và mang lại cảm giác có mục tiêu.

9. Tổ chức một chuyến tham quan công ty đáng nhớ

Biến chuyến tham quan công ty của bạn thành một trải nghiệm thú vị và tương tác bằng cách áp dụng phương pháp kể chuyện và kết hợp các yếu tố tương tác. Thay vì chỉ dạo quanh văn phòng và chỉ ra các vị trí, mentor (một thành viên năng động của nhóm) có thể chia sẻ những câu chuyện thú vị về công ty, văn hóa và lịch sử của nó khi họ di chuyển từ một khu vực này sang khu vực khác.

Họ có thể nhấn mạnh các truyền thống độc đáo, thành tựu đáng chú ý hoặc sự thú vị về các phòng ban khác nhau. Để làm cho nó tương tác hơn, họ có thể kết hợp nhân viên mới vào các hoạt động nhỏ tại các điểm dừng khác nhau. Ví dụ, giới thiệu nhanh về nhóm trong phòng tiếp thị, một thử thách nhỏ trong khu vực bán hàng hoặc một buổi trình diễn thực tế trong khu vực phát triển sản phẩm.

Điều này biến chuyến tham quan thành một cuộc hành trình kể chuyện đặc biệt cho nhân viên mới.

10. Tổ chức buổi ‘gặp gỡ các nhà điều hành’

Để làm cho buổi gặp gỡ này có tính tương tác và đáng nhớ hơn so với một buổi gặp gỡ thông thường, hãy tổ chức nó như một ‘cuộc trò chuyện bên lò sưởi’ nơi nhân viên mới có thể tương tác với các nhà điều hành trong một môi trường thoải mái và trò chuyện.

Thay vì các buổi thuyết trình chính thức, khuyến khích một cuộc trò chuyện mở nơi các nhà điều hành chia sẻ kinh nghiệm cá nhân, những hiểu biết về tầm nhìn và văn hóa của công ty, và những bài học họ đã học được suốt sự nghiệp. Cho phép nhân viên mới gửi câu hỏi trước hoặc trong buổi gặp, đề cập đến những chủ đề họ tò mò, như sự phát triển sự nghiệp, chiến lược công ty hoặc xu hướng ngành.

Thêm vào đó, một hoạt động nhẹ nhàng, không chính thức như bữa trưa chung hoặc giờ nghỉ giữa các buổi có thể làm dịu không khí, giúp nhân viên mới dễ dàng tham gia và kết nối với lãnh đạo công ty ở một mức độ cá nhân.

11. Cung cấp một nền tảng tự giới thiệu

Khuyến khích nhân viên mới tự giới thiệu thông qua email, một bài đăng trên mạng xã hội nội bộ của công ty hoặc một bài thuyết trình ngắn trong cuộc họp nhóm.

Tự giới thiệu sẽ gây hứng thú hơn trong một bầu không khí thoải mái, nơi họ có thể chia sẻ về bản thân không chỉ qua mặt chuyên môn.

Một cách tiếp cận là tổ chức sự kiện ‘Giới thiệu nhân viên mới’, trong đó mỗi nhân viên mới được cấp một vài phút để giới thiệu điều gì đó độc đáo về bản thân – dưới dạng bài thuyết trình PowerPoint ngắn, một video vui nhộn hoặc một loạt ảnh. Khuyến khích họ chia sẻ về sở thích, sở trường hoặc những sự thú vị cá nhân cùng với hành trình chuyên nghiệp của mình.

Điều này giúp đội ngũ tìm hiểu về các thành viên mới một cách cá nhân hơn và cho phép nhân viên mới thể hiện cá nhân của mình và cảm thấy thực sự được nhìn thấy và lắng nghe bởi đồng nghiệp mới. Cách tiếp cận bao gồm và khuyến khích sự sáng tạo này đóng góp vào việc xây dựng một môi trường làm việc tích cực và chào đón.

Kết luận

Các hoạt động onboarding hiệu quả là rất quan trọng để tích hợp nhân viên mới vào công ty, vì chúng cải thiện đáng kể việc giữ chân và năng suất. Những hoạt động này giúp nhân viên mới hiểu văn hóa của công ty, làm rõ vai trò và trách nhiệm của họ và tạo cảm giác thuộc về công ty.

Quá trình onboarding có thể sáng tạo và thú vị, biến các thủ tục khô khan thành những trải nghiệm tương tác và vui nhộn. Ví dụ, một số công ty biến quá trình onboarding thành trò chơi với nhiệm vụ và phần thưởng, tạo nên một khởi đầu thú vị và đáng nhớ hơn đối với nhân viên mới.

Chương trình đào tạo chi tiết kết hợp thông tin với yếu tố tương tác giúp ghi nhớ thông tin quan trọng về công ty một cách thú vị. Đào tạo theo công việc cụ thể, đặc biệt là khi có tính tương tác và thực hành, đảm bảo rằng nhân viên mới đang học và áp dụng kiến thức của mình một cách thực tế.

Nguồn dịch: