11 cách cải thiện về trải nghiệm ứng viên để nâng cao quy trình tuyển dụng năm 2024

Tạo ra một trải nghiệm ứng viên tích cực là điều cần thiết cho quy trình tuyển dụng và cũng là yếu tố quan trọng trong nỗ lực xây dựng thương hiệu của doanh nghiệp.

Theo Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ, tổng số việc làm trống tại Hoa Kỳ đã lên đến 9 triệu vị trí. Điều này cho thấy sự cạnh tranh về nhân tài vẫn cao như trước, với nhiều tổ chức gặp khó khăn trong việc thu hút và giữ chân nhân tài mà họ cần.

Người tìm việc có nhiều lựa chọn khi chọn một tổ chức mà họ muốn làm việc, vì vậy làm thế nào để doanh nghiệp của bạn nổi bật hơn các đối thủ khác? Hãy bắt đầu ngay từ khâu tuyển dụng với ấn tượng về trải nghiệm ứng viên mà doanh nghiệp mang lại.

Trải nghiệm ứng viên là gì?

Trải nghiệm ứng viên là ấn tượng về quá trình mà người tìm việc trải qua về tổ chức và thương hiệu của doanh nghiệp thông qua toàn bộ quá trình tuyển dụng, từ nhận thức đến quá trình phỏng vấn và thậm chí đến quá trình hòa nhập. Mỗi bước trong hành trình này cho phép nhà tuyển dụng xây dựng mối quan hệ gắn kết với ứng viên và cho ứng viên thấy vì sao họ nên làm việc cho bạn thay vì một công ty khác.

Mỗi tương tác của ứng viên trong quá trình tuyển dụng đóng góp vào trải nghiệm tổng thể tích cực hoặc tiêu cực. Theo một cuộc khảo sát nhanh của LinkedIn, 78% ứng viên cho biết trải nghiệm tổng thể của họ cho thấy nhà công ty đánh giá cao nhân viên của mình.

Tạo ra một trải nghiệm ứng viên tích cực có thể dẫn đến sự hài lòng của ứng viên và nhân viên. 70% ứng viên trải qua quá trình hòa nhập ngoại lệ có khả năng cao gấp 2,6 lần “hết sức hài lòng” với công việc và ở lại công ty trong thời gian dài.

Ngược lại, một trải nghiệm ứng viên tiêu cực có thể gây hại cho công ty và danh tiếng của bạn. 77% ứng viên có trải nghiệm tổng thể tiêu cực cho biết họ sẽ chia sẻ nó với mạng lưới cá nhân của mình. 50% từ chối làm kinh doanh với công ty đó lần nữa và có thể ngăn cản bạn bè và gia đình của họ không mua sản phẩm của bạn nữa.

11 cách cải thiện về trải nghiệm ứng viên để áp dụng

Vậy, làm thế nào để đảm bảo bạn tạo ra trải nghiệm tốt nhất có thể cho tất cả ứng viên của bạn, bất kể liệu bạn thuê họ hay không? Dưới đây là một số thực tiễn tốt nhất về trải nghiệm ứng viên để áp dụng.

1. Viết mô tả công việc rõ ràng

Thông tin nào là quan trọng nhất với ứng viên của bạn? Hãy đảm bảo bạn tập trung vào các trách nhiệm chính của vị trí, điều gì làm nó hấp dẫn và một ngày làm việc tiêu biểu sẽ như thế nào. Hơn nữa, hãy chắc chắn bao gồm khoảng lương, các lợi ích hấp dẫn, yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm, và xem xét xem vị trí có phù hợp cho làm việc từ xa, lai hay tại chỗ không.

Cho ứng viên thấy thành công trong vị trí này là như thế nào và làm thế nào đó góp phần vào thành công chung của công ty. Khi ứng viên biết rõ những gì được kỳ vọng từ họ, họ có thể xác định xem mình có phù hợp với vị trí hay không.

Giữ ngôn ngữ và cách nói rõ ràng, hạn chế ngôn ngữ chuyên ngành. Những từ như “team player” và “đam mê” thường bị lạm dụng và mất đi ý nghĩa vốn có, vì vậy hãy cố gắng mang đến một cách tiếp cận mới cho mô tả công việc của bạn. Làm thế nào để bạn thể hiện giá trị thương hiệu của mình qua bản mô tả công việc (job description)?

Mẹo cho nhà tuyển dụng:

• Sử dụng câu ngắn và dùng dấu chấm đầu dòng để tạo mô tả công việc dễ đọc
• Sử dụng ngôn ngữ bao hàm phù hợp với mọi người
• Tạo danh sách riêng cho các “yêu cầu” và những điều “có sẽ tốt hơn” để tránh cho các ứng viên mạnh cảm thấy không đủ khả năng

2. Tạo điều kiện cho ứng viên dễ tìm hiểu về công ty của bạn

Ứng viên thường sẽ tìm hiểu về công ty của bạn trước khi nộp đơn vào vị trí với bạn để có thể thu thập thông tin về giá trị, văn hóa, thành tựu và nhiều hơn nữa. Đây là lúc trang tuyển dụng hoặc trang web về việc làm của bạn quan trọng nhất và là một công cụ quan trọng để xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh mẽ.

Hãy đảm bảo trang việc làm của bạn dễ tìm thấy, trông tuyệt vời và dễ dàng điều hướng trên tất cả các thiết bị. Thường xuyên cập nhật thông tin và loại bỏ những thứ không còn cần thiết hoặc lỗi thời. Đây là một nơi tuyệt vời để thêm những video feedback từ nhân viên hiện tại của bạn để ứng viên có thể hiểu được một ngày làm việc thông thường tại công ty của bạn.

Mẹo cho nhà tuyển dụng

• Nhờ sự giúp đỡ của một biên tập viên hoặc content marketer trong tổ chức của bạn để đảm bảo trang việc làm của bạn tốt nhất có thể.
• Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội để cập nhật thông tin thời gian thực về công ty cho ứng viên.

3. Tận dụng công nghệ

Sử dụng công nghệ (khi phù hợp) để cải thiện trải nghiệm ứng viên trong quá trình tuyển dụng. Ví dụ, tìm công nghệ phù hợp để sàng lọc ứng viên dựa trên các yêu cầu, kỹ năng và hành vi mong muốn. Hệ thống theo dõi ứng viên có thể giúp bạn quản lý một lượng lớn ứng viên và hồ sơ. Tiếp thị tuyển dụng tự động với trí tuệ nhân tạo có thể giúp bạn tìm nguồn ứng viên tốt nhất thông qua các kênh phù hợp.

Các bot tự động hóa quy trình (RPA) có thể thực hiện một số nhiệm vụ lặp đi lặp lại, bao gồm việc thực hiện sàng lọc và thông báo cho ứng viên về tình trạng đơn xin việc của họ. Phỏng vấn video là một cách tuyệt vời để tối ưu hóa quá trình tuyển dụng, tiếp cận những ứng viên hàng đầu và giảm thời gian tuyển dụng.

Mẹo cho nhà tuyển dụng

• Đảm bảo công nghệ của bạn đáp ứng được các ứng viên có khuyết tật, ví dụ như việc sử dụng văn bản thay thế, nội dung được trình bày theo nhiều cách và các công nghệ hỗ trợ.
• Khi tận dụng công nghệ, đảm bảo việc giao tiếp với ứng viên được cá nhân hóa khi có liên quan.

4. Đảm bảo quá trình nộp đơn dễ dàng

Giữ quy trình nộp đơn ngắn gọn và đơn giản để tránh ứng viên thoát ra giữa chừng. Cung cấp khả năng cho ứng viên nộp hồ sơ hiện tại của họ trên LinkedIn là một phần của đơn xin việc – hầu hết người tìm việc đều có mặt trên LinkedIn, và điều này tiết kiệm rất nhiều thời gian cho họ.

Tránh các rào cản không cần thiết. Ví dụ, đừng yêu cầu ứng viên đăng nhập hoặc đăng ký vào hệ thống của bạn để nộp đơn vì điều này có thể làm ứng viên mất lòng quyết tâm. Thực hành tốt nhất làgiữ đơn xin việc của bạn ở một trang duy nhất và cho họ biết những gì họ cần trước khi bắt đầu để tránh bất ngờ.

Mẹo cho nhà tuyển dụng

• Nếu bạn yêu cầu ứng viên cập nhật các tệp tin (như hồ sơ, thư xin việc hoặc danh mục công việc), hãy hạn chế kích thước tệp tin yêu cầu vì những tệp tin này thường có kích thước lớn.
• Chỉ đặt trường trên biểu mẫu đơn xin việc là “bắt buộc” nếu nó thực sự cần thiết.

5. Cung cấp thông tin rõ ràng và liên lạc thường xuyên

Một trong những phương pháp tốt nhất để mang đến trải nghiệm tích cực cho ứng viên là tập trung vào việc giao tiếp. Lý tưởng nhất, bạn muốn trung thực trong giao tiếp và đảm bảo rằng kênh giao tiếp luôn mở và thường xuyên cập nhật tình trạng đơn xin việc cho ứng viên.

Mời ứng viên tham gia cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc video càng sớm càng tốt để đảm bảo bạn không bỏ lỡ nhân tài hàng đầu. Tương tự, hãy gửi email từ chối cá nhân hóa càng nhanh càng tốt đến những ứng viên bạn không tiếp tục trong quy trình tuyển dụng. Điều này sẽ làm bạn nổi bật so với hầu hết các tổ chức khác và cho thấy ứng viên rằng bạn đánh giá cao họ.

Mẹo cho nhà tuyển dụng:

• Cố gắng phản hồi cho những ứng viên đã nộp đơn xin việc trong vòng hai ngày làm việc.
• Nếu ai đó gửi cho bạn một email follow-up hoặc cảm ơn, hãy trả lời nó.

6. Trò chuyện với ứng viên của bạn trước khi yêu cầu họ hoàn thành bài kiểm tra

Thường thấy trong nhiều vị trí, yêu cầu ứng viên hoàn thành một bài kiểm tra kỹ năng, hành vi hoặc tính cách để xem ai đủ điều kiện cho công việc và thu hẹp đội ngũ ứng viên của bạn. Tuy nhiên, bạn không muốn bất ngờ yêu cầu ứng viên làm bài tập mà không có cảnh báo. Điều này đòi hỏi thời gian từ phía ứng viên để chuẩn bị và hoàn thành nó.

Giúp ứng viên của bạn cảm thấy thoải mái hơn bằng cách giải thích bài kiểm tra hoặc nhiệm vụ, những gì liên quan và thời gian hoàn thành. Hãy sẵn lòng trả lời bất kỳ câu hỏi nào và nhớ cảm ơn họ khi họ hoàn thành hoặc nộp một nhiệm vụ.

Mẹo cho nhà tuyển dụng:

• Giải thích cho ứng viên lý do tại sao bạn yêu cầu họ thực hiện một nhiệm vụ cụ thể và cách công ty đánh giá họ.
• Gửi kết quả hoặc phản hồi cho ứng viên càng sớm càng tốt (tự động hóa nếu có thể) để họ biết mình đã thể hiện như thế nào và cải thiện ở những điểm nào trong lần tới.

7. Tạo trải nghiệm phỏng vấn tốt

Tạo ra một trải nghiệm tuyệt vời trong buổi phỏng vấn cho tất cả các ứng viên, ngay cả khi họ không tiến xa hơn vào giai đoạn tiếp theo. Điều này bắt đầu bằng việc đảm bảo ứng viên có thông tin về những gì sẽ xảy ra trong buổi phỏng vấn trực tuyến hoặc trực tiếp.

Đảm bảo rằng họ có càng nhiều thông tin càng tốt, bao gồm thời gian và địa điểm, thời lượng, quy định về trang phục (nếu có), ai sẽ có mặt và cấu trúc buổi phỏng vấn. Nếu buổi phỏng vấn diễn ra tại văn phòng, bạn sẽ cần cung cấp thông tin cho ứng viên về cách di chuyển đến văn phòng của bạn, cách vào tòa nhà, nơi cần đến và người cần hỏi.

Trong buổi phỏng vấn, hãy đảm bảo ứng viên nhận được sự chú ý đầy đủ và cảm thấy được chào đón và thoải mái. Giải thích lại quy trình phỏng vấn cho họ và ghi chú trong suốt buổi phỏng vấn. Để họ có cơ hội đặt câu hỏi. Khi kết thúc, cảm ơn họ vì thời gian của họ, cho họ biết các bước tiếp theo sẽ là gì và khi nào bạn sẽ liên hệ với quyết định.

Mẹo cho nhà tuyển dụng:

• Lập danh sách các câu hỏi phỏng vấn liên quan đến công việc để đặt câu hỏi.
• Sắp xếp cho một nhân viên chào đón ứng viên ngay khi họ đến tại văn phòng.
• Giữ ánh mắt vững chắc với ứng viên, thân thiện và dễ tiếp cận.

8. Hãy đảm bảo đưa ra phản hồi

Không ai muốn nghe rằng họ đã bị từ chối cho một công việc mà họ hy vọng, nhưng điều tồi tệ hơn cả là không nhận được phản hồi từ công ty. Điều này làm mất đi sự toàn vẹn trong trải nghiệm xin việc mà ứng viên cần và tạo ra một cảm xúc tiêu cực.

Ứng viên không hài lòng có thể viết những đánh giá tiêu cực trên các trang như Glassdoor hoặc chia sẻ phản hồi trên các kênh truyền thông xã hội. Vì vậy, cho dù ứng viên có được nhận hay không, hãy cho họ biết tình trạng đơn xin việc của họ càng sớm càng tốt.

Mẹo cho nhà tuyển dụng:

• Phân công một người liên hệ duy nhất cho mỗi ứng viên mà họ có thể liên hệ và đặt câu hỏi để giảm thiểu thời gian chờ đợi.
• Nếu bạn nói với ứng viên rằng bạn đang nhắm đến họ cho các vị trí tương lai, hãy đảm bảo bạn đã thiết lập cơ sở hạ tầng để theo dõi họ (như một hệ thống quản lý ứng viên).

9. Cung cấp và nhận phản hồi

94% ứng viên muốn nhận phản hồi về buổi phỏng vấn của họ, nhưng chỉ có 41% báo cáo rằng họ đã nhận được phản hồi. Cho dù ứng viên thành công hay không, việc cung cấp phản hồi xây dựng sẽ tạo ra một trải nghiệm tích cực vì nó cho thấy bạn là người tử tế, coi trọng thời gian của họ và quan tâm đến tương lai của họ.

Quan trọng không kém là sẵn lòng nhận phản hồi như một nhà tuyển dụng và lắng nghe từ ứng viên những gì bạn đang làm tốt và những gì có thể cải thiện. Gửi một cuộc khảo sát về sự hài lòng của ứng viên có thể giúp bạn thu thập thông tin quý giá và cho thấy bạn sẵn lòng tiếp thu ý kiến.

Mẹo cho nhà tuyển dụng:

• Cụ thể, minh bạch và tử tế khi cung cấp phản hồi cho ứng viên.
• Yêu cầu ứng viên cung cấp phản hồi trung thực và sẵn sàng nhận phản hồi tương tự (và hành động dựa trên đó).

10. Kết nối khoảng cách giữa quá trình chấp nhận và quá trình đón nhận

Sau khi bạn đã chọn một ứng viên (hoặc nhiều ứng viên), hãy thông báo cho họ càng nhanh càng tốt và duy trì liên lạc thường xuyên với họ trước ngày làm việc đầu tiên. Ứng viên xuất sắc có thể nhận được nhiều đề nghị công việc. Vì vậy, tạo ra một trải nghiệm tích cực cho ứng viên và khiến họ cảm thấy được chào đón và trở thành một phần của đội ngũ ngay trước khi họ đến có thể giúp thay đổi quyết định của họ theo ý bạn.

Gửi cho họ thông tin quan trọng có thể giúp họ thích nghi với vai trò mới của mình. Ví dụ, một checklist cho ngày đầu tiên hoặc tuần đầu tiên của họ, giới thiệu họ với đội ngũ và thậm chí ghép cặp họ với một buddy sẽ là mentor cho họ tại nơi làm việc.

Mẹo cho nhà tuyển dụng:

• Gửi một “túi quà” công ty để làm cho nhân viên mới hứng thú với ngày làm việc đầu tiên của họ.
• Đảm bảo họ có một điểm liên lạc để hỏi bất kỳ câu hỏi nào trong thời gian này.
• Yêu cầu quản lý và đội ngũ tiếp cận (qua email hoặc cuộc gọi Zoom).

11. Tạo trải nghiệm onboarding thân thiện

Cuối cùng, trong danh sách các nguyên tắc tốt nhất về trải nghiệm ứng viên là cung cấp một trải nghiệm onboarding xuất sắc cho nhân viên mới của bạn. Theo một cuộc thăm dò của Gallup, chỉ có 12% nhân viên cảm thấy tổ chức của họ làm tốt công việc onboard nhân viên mới.

Nhân viên có trải nghiệm onboarding tiêu cực có khả năng không hài lòng với công việc và tìm kiếm một công việc mới. Các công việc giấy tờ và trang thiết bị có thể được xử lý trước ngày làm việc đầu tiên của nhân viên, trong khi ngày này nên dành cho các tương tác cá nhân hơn như gặp gỡ đội ngũ mặt đối mặt, tham quan văn phòng, v.v.

Mẹo cho nhà tuyển dụng:

• Đảm bảo nhân viên của bạn có đủ mọi thứ cần thiết để bắt đầu công việc vào ngày đầu tiên (máy tính xách tay, điện thoại di động, địa chỉ email, quyền truy cập vào mạng công ty, v.v.)
• Đừng quên nhân viên làm việc từ xa – hãy có quy trình onboarding online
• Đảm bảo đội ngũ hiện tại biết về nhân viên mới và khiến họ cảm thấy được chào đón.

Lưu ý chính

Tuân thủ những nguyên tắc tốt nhất này có thể giúp bạn mang đến một trải nghiệm ứng viên liền mạch cho tất cả các ứng viên, bất kể bạn thuê những người nào, và sẽ tạo ra sự khác biệt so với các đối thủ của bạn trên thị trường lao động đầy thách thức. Con người là tài sản quan trọng nhất của bạn, vì vậy hãy chắc chắn cho họ thấy rằng họ được đánh giá cao.

Nguồn dịch: AIHR