Tin tức
Xây dựng mối quan hệ giữa Phòng HR và Hội đồng quản trị
Vai trò và tầm quan trọng của Phòng HR ở cấp hội đồng quản trị đang không ngừng gia tăng do sự giám sát chặt chẽ hơn về quản trị và sự công nhận ngày càng cao về HR như một yếu tố chiến lược góp phần xây dựng nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp trong tương lai về mặt nhân tài và văn hóa.
Đối với nhiều Giám đốc Nhân sự (CHRO), việc quản lý mối quan hệ giữa HR và hội đồng quản trị là một trải nghiệm tương đối mới, và nhiều người cảm thấy chưa sẵn sàng để đáp ứng các kỳ vọng được đặt ra bởi hội đồng quản trị và các thành viên khác của ban điều hành.
Bài viết này sẽ làm rõ mối quan hệ giữa HR và hội đồng quản trị, đặc biệt là trách nhiệm của Giám đốc Nhân sự và các kỹ năng cần thiết để thành công.
Vai trò của Phòng Nhân sự trong Hội đồng Quản trị
Những biến động bên ngoài như thị trường lao động, áp lực kinh tế và các tác động chính trị xã hội đã mở rộng vai trò và trách nhiệm của hội đồng quản trị trong việc định hướng tổ chức phát triển bền vững.
Sự giám sát chặt chẽ hơn về quản trị liên quan đến lương điều hành và tính đa dạng, nhu cầu về minh bạch gia tăng, áp lực hiệu suất cao hơn và sự quan tâm nhiều hơn của các thành viên hội đồng quản trị liên quan đến kế thừa lãnh đạo, văn hóa và phúc lợi của nhân viên đòi hỏi Giám đốc Nhân sự (CHRO) phải tương tác nhiều hơn với hội đồng quản trị. Họ chủ yếu hợp tác với Ủy ban Xã hội và Đạo đức và Ủy ban Thưởng vụ, thường tham gia với tư cách khách mời để giải quyết các câu hỏi hoặc chủ đề cụ thể.
Xét đến tầm quan trọng ngày càng tăng của Phòng HR, sự hiện diện của Giám đốc Nhân sự với tư cách là thành viên thường trực của hội đồng quản trị cũng đang gia tăng. Theo Stuart Spencer Board Index, 93% trong số 200 Giám đốc Nhân sự được khảo sát thường xuyên tham dự các cuộc họp hội đồng quản trị của công ty, với 81% tích cực tham gia vào việc thúc đẩy kế thừa CEO. Ngoài ra, một cuộc khảo sát các nhà lãnh đạo HR cho thấy 43% báo cáo sự gia tăng tương tác của họ với hội đồng quản trị trong 12 tháng qua.
Mặc dù sự đại diện đã được cải thiện, nhưng vẫn cần phải làm rõ hơn về vai trò của CHRO ở cấp Hội đồng quản trị. Nhiều người vẫn coi CHRO là người quản lý rủi ro nhân sự, cho rằng vị trí này chủ yếu tập trung vào các vấn đề về luật pháp và tuân thủ, đảm bảo các thực hành lao động công bằng và chính đáng. Tương tự, một số CHRO không chắc chắn về cách tương tác với hội đồng quản trị và chủ đề nào nên đưa ra để thảo luận.
Theo quan điểm của chúng tôi, CHRO ở cấp Hội đồng quản trị nắm giữ trách nhiệm cho bốn chương trình nghị sự riêng biệt:
Chương trình Chiến lược và rủi ro nguồn nhân lực
Giám đốc Nhân sự (CHRO) đóng vai trò chủ chốt trong việc thúc đẩy chiến lược nguồn nhân lực lên cấp Hội đồng quản trị. Điều này bao gồm giúp hội đồng quản trị hiểu về thương hiệu nhà tuyển dụng mong muốn, vị thế thị trường của doanh nghiệp về nhân tài và kỹ năng, và những rủi ro chính cần được quản lý để đảm bảo môi trường làm việc hiệu quả và có tác động.
Những rủi ro này có thể bao gồm các yếu tố như sự chuyển đổi sang công việc hỗ trợ bởi AI, điều hướng những phức tạp của hình thức làm việc từ xa và xây dựng các phản ứng trước bất ổn chính trị tác động đến nhân viên.
Chương trình Tài năng, kỹ năng và phát triển bền vững
CHRO đóng vai trò là người giám sát chương trình nghị sự về tài năng và kỹ năng ở cấp Hội đồng quản trị. Vai trò của họ là cung cấp thông tin cho hội đồng quản trị về các cách tiếp cận nhằm đảm bảo tính bền vững của nguồn nhân lực, thu hút, phát triển và giữ chân các kỹ năng quan trọng.
Ngoài ra, CHRO phải đảm bảo với hội đồng quản trị rằng tổ chức đang tích cực quản lý các lỗ hổng kỹ năng và có kế hoạch kế thừa các kỹ năng và lãnh đạo then chốt. Trách nhiệm này thường mở rộng sang việc tham gia vào kế thừa CEO và tuyển dụng các thành viên hội đồng quản trị tương lai.
Ngoài tài năng và kỹ năng, ngày càng có sự nhấn mạnh đến các vấn đề về môi trường, xã hội và quản trị (ESG). CHRO đang trở thành nhân vật chủ chốt trong việc định hình văn hóa bền vững và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của tổ chức đối với cộng đồng nơi họ hoạt động.
Chương trình Văn hóa, gắn kết và năng suất
CHRO làm rõ cho hội đồng quản trị về văn hóa tổ chức mong muốn, mức độ gắn kết của nhân viên và cách thức các hoạt động thực tiễn hiện tại tại nơi làm việc góp phần vào năng suất và hiệu quả duy trì theo thời gian.
Trong vai trò này, CHRO không chỉ báo cáo về các cuộc khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên và điểm Net Promoter Score (NPS). Thay vào đó, trọng tâm là cho hội đồng quản trị thấy các sáng kiến cụ thể của Phòng HR thúc đẩy mức độ gắn kết và văn hóa mong muốn cần thiết để thành công trong hiện tại và tương lai.
Chương trình Đa dạng nguồn nhân lực
CHRO thúc đẩy chương trình nghị sự về đa dạng nguồn nhân lực, đảm bảo hội đồng quản trị nhận thức rằng tổ chức dễ tiếp cận, có tính đại diện và bao gồm các tài năng ở mọi cấp.
Trong vai trò này, CHRO giúp hội đồng quản trị hiểu rõ hơn về lực lượng lao động ngoài dữ liệu nhân khẩu học, cho phép đưa ra các quyết định sáng suốt liên quan đến các động lực chính của lực lượng lao động như tiền lương và phúc lợi, đạo đức và chính sách.
Mặc dù CHRO được chào đón tham gia phòng họp của Hội đồng quản trị, họ vẫn phải đối mặt với những thách thức liên quan đến tính hợp pháp của mình, những hiểu lầm về giá trị của Phòng HR và mối quan hệ giữa các thành viên điều hành đã tham gia hội đồng quản trị.
Thách thức CHRO phải đối mặt
Nghiên cứu của Spencer Stuart, công ty tư vấn tìm kiếm lãnh đạo điều hành toàn cầu, cho thấy hơn 27% thành viên hội đồng quản trị có nền tảng tài chính. Họ ưu tiên các hội đồng quản trị tuyển dụng các cá nhân từng là CEO, COO hoặc CFO làm thành viên hội đồng quản trị.
Cơ cấu của hội đồng quản trị ảnh hưởng đáng kể đến kiến thức và sự hiểu biết của họ về chương trình nghị sự của Phòng HR. Một hội đồng quản trị thiếu kinh nghiệm về các vấn đề nhân sự có thể không nắm bắt đầy đủ giá trị của CHRO, dẫn đến việc loại trừ khỏi các cuộc thảo luận quan trọng, cản trở khi đóng góp cho 4 chương trình ở trên, hoặc bác bỏ các đề xuất của CHRO.
Ngược lại, khi hội đồng quản trị chào đón CHRO và đánh giá cao các chủ đề được trình bày, các động lực điều hành khác thường đi vào hoạt động. Một số CEO có thể coi CHRO là mối đe dọa đến uy tín của họ, đặc biệt là trong môi trường có những thách thức về lãnh đạo và văn hóa.
Tương tự, Giám đốc Tài chính (CFO) có thể coi những nỗ lực của CHRO nhằm đảm bảo đầu tư cho các sáng kiến về nhân sự là đang tận dụng ảnh hưởng của hội đồng quản trị vì lợi ích cá nhân hoặc coi việc thảo luận về các chủ đề nhân sự là gây mất tập trung và lãng phí thời gian quý báu của hội đồng quản trị.
Những tình huống này, mặc dù là cực đoan, nhưng xảy ra rất thường xuyên và các nhà lãnh đạo HR cần phải quản lý những thách thức này để đại diện thành công cho Phòng HR ở cấp Hội đồng quản trị.
Xây Dựng Mối Quan Hệ Phòng HR – Hội Đồng Quản Trị: 5 Bước
Làm thế nào Giám đốc Nhân sự (CHRO) có thể đảm bảo mối quan hệ lành mạnh với Hội đồng quản trị?
1. Thiết lập kỳ vọng chung
Trước tiên, CHRO cần thiết lập các thỏa thuận rõ ràng với hội đồng quản trị phù hợp với 4 chương trình nghị sự. Điều này bao gồm việc xác định vai trò của CHRO ở cấp hội đồng quản trị và thống nhất về tần suất, nhịp độ và các chủ đề cụ thể yêu cầu giám sát chặt chẽ hơn.
CHRO cũng nên tận dụng cơ hội này để đặt ra kỳ vọng của họ đối với hội đồng quản trị, bao gồm loại đầu vào họ cần từ các thành viên hội đồng.
2. Chủ động đầu tư vào mối quan hệ với Hội đồng quản trị
Thứ hai, CHRO nên chủ động xây dựng mối quan hệ với các thành viên hội đồng quản trị, đặc biệt là với chủ tịch các ủy ban liên quan đến chương trình nghị sự của Phòng HR.
Vừa tôn trọng ranh giới, CHRO vừa phải đảm bảo các kênh giao tiếp cởi mở và minh bạch để kiểm tra các ý tưởng cụ thể và quản lý kỳ vọng của hội đồng quản trị bên ngoài các cuộc họp chính thức.
3. Đơn giản hóa thông tin trình bày
Như đã đề cập trước đó, nhiều thành viên hội đồng quản trị không có nền tảng về Nhân sự. Do đó, CHRO phải đơn giản hóa, chuyển đổi và liên kết thông tin Nhân sự để chứng minh tính liên quan và giá trị của nó đối với hội đồng quản trị.
Nhiều CHRO coi hội đồng quản trị chỉ là một diễn đàn báo cáo để cập nhật và thảo luận tiến độ. Mặc dù điều này có cần thiết, nhưng quan trọng hơn là cung cấp bối cảnh một cách trực tiếp, cho phép hội đồng quản trị kết nối các ưu tiên của Phòng HR với các yêu cầu kinh doanh.
Một cách tiếp cận hiệu quả cao cho mục đích này là kết hợp kể chuyện và chia sẻ thông tin bằng cách sử dụng định dạng báo cáo ban nhân sự đồng nhất. Điều này tạo ra sự quen thuộc và giúp các thành viên hội đồng quản trị tham gia nhiều hơn vào câu chuyện của Phòng HR.
4. Cân bằng giữa lắng nghe và trình bày
Sai lầm phổ biến mà nhiều CHRO mắc phải là chỉ tiếp cận hội đồng quản trị để thông báo cho họ về các hoạt động Nhân sự mà không tìm kiếm phản hồi và ý kiến đóng góp.
Một hội đồng quản trị cung cấp những góc nhìn đa dạng và thường không được đón nhận đầy đủ, vì vậy CHRO phải cân bằng giữa “trình bày” và “lắng nghe” để tối đa hóa thời gian hạn chế dành cho hội đồng quản trị. Điều này cho phép trao đổi hiệu quả và tận dụng hiệu quả những hiểu biết sâu sắc của hội đồng quản trị.
5. Thể hiện sự thống nhất với Ban lãnh đạo cấp cao
Cuối cùng, CHRO phải đảm bảo sự thống nhất với các thành viên khác trong Ban lãnh đạo cấp cao (C-suite) về các vấn đề quan trọng được trình bày lên hội đồng quản trị.
Điều này không có nghĩa là CHRO luôn phải đồng ý vô điều kiện; tuy nhiên, nếu có khả năng tranh luận, CHRO nên truyền đạt quan điểm của mình tới các thành viên khác của nhóm điều hành trước cuộc họp hội đồng quản trị. Đây là một sự cân bằng tinh tế, nhưng CHRO nên cố gắng thống nhất với các lãnh đạo doanh nghiệp khác về các chủ đề và quan điểm then chốt bất cứ khi nào có thể.
Cách tiếp cận này thúc đẩy lòng tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau trong Ban lãnh đạo cấp cao trong các cuộc thảo luận của hội đồng quản trị.
Bắt đầu với các kỹ năng phù hợp
Đối với nhiều Giám đốc Nhân sự (CHRO), quá trình chuyển đổi sang vai trò cấp Hội đồng quản trị có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Tuy nhiên, có những kỹ năng cụ thể có thể giúp họ tích cực chuẩn bị cho bước tiếp theo này. Mô hình Năng lực HR Hình chữ T của AIHR cho thấy các năng lực cốt lõi mà tất cả các chuyên gia HR cần có:
Dựa trên mô hình, CHRO cần rèn luyện các kỹ năng sau để thành công ở cấp Hội đồng quản trị:
- Cải thiện hiểu biết về kinh doanh: Mở rộng kiến thức vượt ra ngoài bối cảnh tổ chức để nắm được các kiến thức về động lực thị trường vĩ mô, xu hướng vĩ mô và phát triển ngành. Nhanh chóng cập nhật về các sự kiện bên ngoài, xây dựng mối quan hệ với các đối tác hoặc tổ chức ngành và xây dựng một mạng lưới chuyên gia đa dạng để có được những hiểu biết sâu sắc có giá trị.
- Lắng nghe tích cực và kể chuyện: Phát triển khả năng lắng nghe tích cực, giải thích thông tin và sử dụng dữ liệu để kể những câu chuyện hấp dẫn thúc đẩy các quyết định kinh doanh. Kể chuyện không chỉ là về việc trực quan hóa thông tin; nó là kết nối hội đồng quản trị về mặt nhận thức và cảm xúc với những gì đang được trình bày, đảm bảo ra quyết định cân bằng.
- Quản lý tính phức tạp: Mức độ này đòi hỏi khả năng điều hướng sự phức tạp, bao gồm cân bằng nhiều ưu tiên thường mâu thuẫn và xử lý khối lượng thông tin khổng lồ cần được xử lý. CHRO có thể phát triển kỹ năng này bằng cách áp dụng các khuôn khổ cụ thể để phân tích và tổ chức tốt hơn, tận dụng công nghệ để truy cập thông tin ở định dạng dễ quản lý và tăng khả năng nhìn nhận các lập luận từ nhiều góc độ khác nhau đồng thời nhận ra những thiên kiến của mình.
- Vận động nhân viên: CHRO phải có khả năng quản lý sự cân bằng giữa việc xây dựng văn hóa hạnh phúc, đồng thời cũng tạo ra năng suất và thúc đẩy hiệu quả công việc. Họ cần phát triển kỹ năng này để đại diện cho tiếng nói của nhân viên đồng thời cân bằng trách nhiệm với các ưu tiên kinh doanh.
Lời kết
Xây dựng mối quan hệ Phòng HR – Hội đồng quản trị vững chắc là điều cần thiết để CHRO có thể ảnh hưởng hiệu quả đến các lĩnh vực then chốt như quản trị, trả lương cho ban điều hành, đa dạng hóa và kế hoạch chuyển nhượng. Hơn nữa, việc điều hướng thành công các tương tác với hội đồng quản trị có thể thiết lập tính hợp pháp và uy tín cần thiết để thúc đẩy chương trình nghị sự chiến lược về HR.
Nguồn dịch: AIHR
