Từ điển Nhân Sự

Văn hoá minh bạch: Chiến lược giữ chân nhân sự thành công

Sự minh bạch tại nơi làm việc ảnh hưởng đến gần như mọi khía cạnh trong quá trình làm việc của nhân viên, từ thu hút và tuyển dụng đến giữ chân và phát triển.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá tầm quan trọng của sự minh bạch tại nơi làm việc, hậu quả của việc thiếu minh bạch và 9 hành động mà các tổ chức có thể thực hiện để thúc đẩy sự minh bạch tại nơi làm việc.

Sự minh bạch tại nơi làm việc là gì?

Sự minh bạch tại nơi làm việc là khi một tổ chức và nhân viên của họ cởi mở và tự do chia sẻ thông tin về quy trình, quyết định, mục tiêu, kỳ vọng, v.v.

Trong môi trường làm việc ngày nay, cũng có một yếu tố pháp lý về minh bạch mà các tổ chức và nhân sự phụ trách nhân sự cần cân nhắc. Ví dụ, luật pháp về minh bạch lương nhằm đảm bảo nhân viên nhận được mức lương ngang nhau cho công việc có giá trị tương đương.

4 trụ cột của sự minh bạch

Culture Monkey xác định 4 trụ cột chính của sự minh bạch tại nơi làm việc, bao gồm:

  • Giao tiếp: Giao tiếp rõ ràng có nghĩa là: i) đảm bảo thông điệp dễ hiểu và ii) tích cực lắng nghe phản hồi.
  • Trách nhiệm: Trong một môi trường làm việc minh bạch, mọi người biết ai chịu trách nhiệm về việc gì. Điều này làm tăng cơ hội hoàn thành các cam kết và mọi người chịu trách nhiệm về những việc không diễn ra theo kế hoạch.
  • Tiết lộ thông tin: Việc tiếp cận thông tin liên quan là điều cần thiết để mọi người đưa ra quyết định sáng suốt.
  • Khả năng tiếp cận: Trong một tổ chức minh bạch, mọi người có thể dễ dàng truy cập thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình mà không gặp bất kỳ rào cản không cần thiết nào.

Ngày càng có nhiều công ty đưa sự minh bạch của họ vượt ra khỏi nơi làm việc và vươn ra thế giới rộng lớn hơn khi họ công khai chia sẻ tiến độ của mình về các vấn đề như DEIB (Đa dạng, Công bằng, Hòa nhập và Bình đẳng).

Tại sao sự minh bạch tại nơi làm việc quan trọng

Có một số lý do khiến sự minh bạch tại nơi làm việc là cần thiết:

  • Xây dựng lòng tin: Khi được thực hiện tốt, sự minh bạch nuôi dưỡng lòng tin giữa nhân viên và quản lý.
  • Thúc đẩy văn hóa cởi mở: Môi trường cho phép mọi người tự do bày tỏ câu hỏi, mối quan ngại và ý tưởng sẽ khuyến khích đổi mới và cải tiến liên tục – đồng thời thu hút ứng viên. Theo một nghiên cứu của Slack năm 2018, 87% nhân viên mong muốn công ty tương lai của họ minh bạch.
  • Giảm thiểu tin đồn và thông tin sai lệch: Sự minh bạch giảm thiểu khả năng lan truyền tin đồn và thông tin sai lệch trong tổ chức.
  • Cải thiện việc ra quyết định: Với quyền truy cập vào thông tin đầy đủ và chính xác hơn, nhân viên ở tất cả các cấp có thể đưa ra quyết định sáng suốt hơn.
  • Thúc đẩy việc quản lý thay đổi: Trong thời kỳ thay đổi, sự minh bạch có thể giúp giảm bớt sự chống đối và lo lắng của nhân viên.
  • Khuyến khích tính trách nhiệm: Khi các hành động và quyết định được thực hiện một cách minh bạch, nó sẽ tạo ra tinh thần trách nhiệm giữa các nhân viên.
  • Đảm bảo tuân thủ theo luật định: Một ví dụ về điều này có thể được tìm thấy trong Đạo luật Minh bạch của Illinois (Illinois Workplace Transparency Act). Mục đích của đạo luật này là chống lại quấy rối tình dục và các kiểu phân biệt đối xử khác. Nói một cách đơn giản, nó cấm các nhà tuyển dụng ký hợp đồng với nhân viên (nhà thầu, người lao động tự do, v.v.) có bao gồm điều khoản không tiết lộ thông tin liên quan đến quấy rối hoặc phân biệt đối xử tại nơi làm việc.

Tác động của thiếu minh bạch tại nơi làm việc

Mặt khác, việc thiếu minh bạch tại nơi làm việc cũng có những hậu quả của nó. Dưới đây là những gì có thể xảy ra:

  • Giảm thiểu đổi mới và sáng tạo: Sự minh bạch nuôi dưỡng một môi trường nơi các ý tưởng có thể được chia sẻ và tranh luận một cách tự do. Nếu thiếu nó, sự đổi mới và sáng tạo có thể bị bóp nghẹt, vì nhân viên có thể cảm thấy không an toàn hoặc không có động lực để đóng góp ý tưởng của họ.
  • Nguy cơ về tiêu chuẩn đạo đức: Thiếu minh bạch tại nơi làm việc có thể dẫn đến việc các hoạt động đáng ngờ không được kiểm soát. Tình trạng này có thể ảnh hưởng đến các tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức và dẫn đến rủi ro pháp lý.
  • Khó khăn trong giao tiếp: Thiếu minh bạch thường dẫn đến giao tiếp kém hiệu quả trong toàn tổ chức. Sự hiểu lầm trở nên phổ biến hơn, dẫn đến tình trạng kém hiệu quả và sai sót trong công việc.
  • Giảm mức độ gắn kết của nhân viên: Nhân viên cảm thấy bị bỏ ra khỏi vòng tròn thông tin có thể khiến mức độ gắn kết và động lực của họ giảm mạnh. Sự hờ hững này ảnh hưởng đến năng suất, sự hài lòng về công việc và tinh thần chung của lực lượng lao động.

Ví dụ về sự minh bạch tại nơi làm việc

1. Minh bạch trong tuyển dụng và tuyển chọn

DHL Aviation là minh chứng hàng đầu thực hành tuyển dụng và lựa chọn minh bạch. Họ lấp đầy 65% vị trí trống nội bộ, với hơn một nửa bộ C (C-suite) gồm những cá nhân bắt đầu từ tuyến đầu.

Bằng cách chia sẻ những số liệu này với ứng viên, nhà tuyển dụng thiết lập kỳ vọng thực tế và thể hiện cam kết của công ty đối với các cơ hội thăng tiến nội bộ.

2. Minh bạch trong chế độ lương và phúc lợi

MIMOSA Diagnostics đã áp dụng sự minh bạch cấp tiến liên quan đến tiền lương, mâu thuẫn và các vấn đề tổ chức và kinh doanh. Họ chỉ hạn chế tiết lộ thông tin cá nhân mà nhân viên muốn giữ bí mật, cũng như chi tiết về nhà đầu tư.

Ví dụ, về vấn đề minh bạch lương tại MIMOSA, nhân viên được yêu cầu hiểu các tiêu chí quyết định mức lương của họ trước khi tiết lộ các con số lương riêng lẻ, đảm bảo xác định mức lương công bằng. Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc này, công ty đã thiết lập một phương pháp có cấu trúc để đưa ra quyết định về lương.

3. Minh bạch trong Đa dạng, Công bằng, Hòa nhập và Thuộc về (DEIB)

Tạo một DEIB toàn diện trên trang web của công ty là một chuyện; trở thành một nhà tuyển dụng thực sự đa dạng, công bằng và hòa nhập lại là chuyện khác.

Nhiều tổ chức ăn mừng Ngày Quốc tế Phụ nữ qua mạng xã hội. Vào một năm, Francesca Lawsome và Ali Fensome đã phát triển một chatbot về chênh lệch lương theo giới tính, trích xuất dữ liệu có sẵn công khai từ các công ty này. Mục đích là để đánh giá cam kết của các công ty đối với bình đẳng giới tại nơi làm việc.

Kết quả cho thấy sự chênh lệch đáng kể giữa lời nói và hành động. Ví dụ, mặc dù Sân bay Heathrow nhấn mạnh về “Phụ nữ tại Heathrow”, mức lương trung bình theo giờ của phụ nữ thấp hơn 14% so với nam giới trong tổ chức.

Một số công ty đang đạt được những bước tiến vững chắc trong việc thực hiện đúng sự minh bạch tại nơi làm việc. Ví dụ, Nike đã công bố ‘Các Mục tiêu năm 2025’ của mình, với nhiều báo cáo cho khách truy cập tải xuống, giải thích những gì công ty đang làm về bình đẳng lương, đại diện, hòa nhập và hơn thế nữa trong tổ chức.

Làm thế nào để cải thiện Sự Minh bạch tại Nơi làm việc

Phòng Nhân sự có thể áp dụng một số chiến lược để cải thiện và đảm bảo sự minh bạch tại nơi làm việc trong suốt vòng đời của nhân viên.

Chiến lược 1: Áp dụng Sự Minh bạch vào thương hiệu nhà tuyển dụng

Thay vì cường điệu hóa những lợi ích khi làm việc cho tổ chức, hãy cân nhắc truyền tải mọi mặt (ngay cả những mặt ít hấp dẫn hơn) của công việc và ngành nghề.

Ví dụ, giả sử bạn đang tuyển dụng những người làm việc trong một vai trò đòi hỏi sức khỏe thể chất. Hãy giải thích cho ứng viên những gì vai trò này sẽ yêu cầu. Bao gồm cả những lời chứng thực không kiểm duyệt của nhân viên mới gia nhập công ty trên trang web của bạn, khắc họa bức tranh chân thực về những gì cần thiết để thực hiện thành công vai trò này.

Chiến lược 2: Đặt ra kỳ vọng thực tế

Sự minh bạch trong tuyển dụng và tuyển chọn bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau.

Thứ nhất, nó liên quan đến sự rõ ràng về quy trình nộp đơn: Ứng viên nên dự đoán điều gì? Họ có thể mong đợi nhận được phản hồi sớm nhất là khi nào? Timeline cho toàn bộ quá trình là như thế nào? Ai là người họ nên liên hệ để hỏi về thắc mắc?

Thứ hai, nó bao gồm việc minh bạch về kỳ vọng đối với công việc và tổ chức: Mức lương được đề nghị nằm trong khoảng nào? Tổ chức cung cấp triển vọng thăng tiến như thế nào và trong khung thời gian nào? Các tiêu chuẩn hiệu suất mong đợi từ nhân viên là gì

Cuối cùng, một khía cạnh thường bị bỏ qua nhưng lại rất quan trọng là đặt ra những kỳ vọng rõ ràng về những gì không nên mong đợi.

Ví dụ, trong một công ty nhịp độ nhanh, điều cần thiết là phải nói với ứng viên hoặc người mới tuyển dụng rằng nhiều khía cạnh sẽ không được cấu trúc chặt chẽ và đòi hỏi chủ động, tự lực.

Chiến lược 3: Khám phá các mức độ minh bạch khác nhau

Như chúng ta đã thấy trước đó trong ví dụ của MIMOSA Diagnostics, cần lưu ý rằng không phải tất cả thông tin đều có thể hoặc nên được chia sẻ công khai với mọi nhân viên.

Phân loại thông tin và xác định mức độ minh bạch phù hợp cho từng cấp độ dựa trên các yếu tố như mức độ liên quan, mức độ nhạy cảm và tác động tiềm ẩn.

Chiến lược 4: Khuyến khích đối thoại liên tục

Đào tạo quản lý về việc tiếp cận quản lý hiệu suất như một cuộc trò chuyện liên tục (còn được gọi là đối thoại liên tục) và có các cuộc trò chuyện liên tục với nhân viên của họ trong suốt cả năm thay vì chỉ theo lịch trình hàng năm.

Bằng cách này sẽ tạo ra mối quan hệ chặt chẽ hơn giữa quản lý và nhân viên, thường dẫn đến sự tin tưởng và minh bạch hơn.

Chiến lược 5: Mở các kênh truyền thông

Thiết lập và duy trì nhiều kênh cho giao tiếp cởi mở, chẳng hạn như các cuộc họp thường xuyên (toàn công ty), hòm thư góp ý và nền tảng kỹ thuật số nơi nhân viên có thể đưa ra các mối quan ngại, đặt câu hỏi và cung cấp phản hồi.

Đảm bảo các kênh này có thể truy cập được cho tất cả nhân viên và được theo dõi tích cực để phản hồi và hành động.

Chiến lược 6: Cho nhân viên tham gia quyết định

Theo một khảo sát của Visier, 52% số người tham gia tin tưởng vào nhà tuyển dụng của họ vì họ minh bạch về chính sách và hoạt động của công ty.

Việc tích cực cho nhân viên tham gia vào việc ra quyết định đóng vai trò quan trọng trong việc này. Điều này có thể đạt được theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như cho phép họ đặt mục tiêu và KPI của riêng mình hoặc tổ chức các ngày brainstorm chiến lược.

Chiến lược 7: Cung cấp cập nhật và báo cáo định kỳ

Cung cấp các bản cập nhật thường xuyên về hiệu quả hoạt động của công ty, bao gồm thành công, thách thức và các lĩnh vực cần cải thiện. Điều này có thể được thực hiện thông qua các bản tin, email, kênh Slack hoặc các cuộc họp chuyên đề.

Chiến lược 8: Xây dựng văn hóa feedback

Nuôi dưỡng một văn hóa phản hồi nơi khuyến khích và coi trọng việc cho và nhận phản hồi. Điều này bao gồm cả sự củng cố tích cực và phê bình mang tính xây dựng. Đào tạo nhân viên về cách đưa và nhận phản hồi hiệu quả có thể giúp xây dựng một môi trường làm việc cởi mở và giao tiếp nhiều hơn.

Cả nhân viên và doanh nghiệp cũng cần hành động dựa trên những insights họ nhận được. Theo khảo sát của Visier, một trong những lý do hàng đầu khiến nhân viên không tin tưởng nhà tuyển dụng của họ là vì công ty không thực hiện theo phản hồi của nhân viên.

Chiến lược 9: Rõ ràng về quy tắc và kỳ vọng

Hãy rõ ràng về vai trò và kỳ vọng. Sử dụng các công cụ như kế hoạch 30-60-90 ngày, template vai trò và trách nhiệm, kế hoạch phát triển nhân viên và số liệu đo lường hiệu suất để giúp nhân viên hiểu những gì được mong đợi ở họ.

Kết luận

Môi trường làm việc minh bạch là một trong những nền tảng của lòng tin và sự gắn kết của nhân viên. Đây là yếu tố then chốt cho mọi người khi quyết định chọn công ty nào để làm việc.

Sự minh bạch đóng vai trò trong mọi khía cạnh của vòng đời nhân viên. Để tạo ra môi trường làm việc minh bạch hơn, chín điểm hành động được liệt kê trong bài viết này có thể là một điểm khởi đầu tuyệt vời.

 

Nguồn dịch: AIHR

 

Post Views: 62