Từ điển Nhân Sự
Template phỏng vấn miễn phí và hướng dẫn phỏng vấn hiệu quả
Sử dụng template phỏng vấn trong quy trình tuyển dụng của bạn có thể mang lại cho công ty bạn một lợi thế trong việc thu hút nhân tài hàng đầu và cung cấp trải nghiệm ứng viên tích cực. Theo Harvard Business Review, tuyển dụng không chuyên nghiệp dẫn đến 80% tỷ lệ nhân viên nghỉ việc và quy trình thiếu hiệu quả là nguyên nhân gây ra 45% sự không chuyên nghiệp đó.
Quy trình phỏng vấn được xác định rõ ràng với cấu trúc được thỏa thuận trước giúp chuẩn hóa và mở rộng quy mô các cuộc phỏng vấn bằng cách cung cấp một cấu trúc nhất quán. Bài viết này thảo luận về tầm quan trọng của các template phỏng vấn và cách bạn có thể sử dụng chúng.
Template phỏng vấn là gì?
Template phỏng vấn cung cấp một khung cấu trúc để tiến hành các cuộc phỏng vấn trong quá trình sàng lọc và tuyển dụng. Nó phác thảo các câu hỏi và tiêu chí chấm điểm thiết yếu để sử dụng nhất quán trong tất cả các cuộc phỏng vấn cho một vị trí cụ thể.
Template phỏng vấn hợp lý hóa quy trình phỏng vấn và giúp tạo ra sự nhất quán để đánh giá ứng viên công bằng và công bằng. Bạn có thể và nên tùy chỉnh các template phỏng vấn để phù hợp với yêu cầu của các vai trò công việc và loại phỏng vấn khác nhau, chẳng hạn như sàng lọc vòng đầu tiên và phỏng vấn vòng cuối cùng.
Tại sao một template phỏng vấn tốt lại quan trọng?
Dàn ý phỏng vấn hoặc template phỏng vấn việc làm được cấu trúc tốt là nền tảng của các thực tiễn tuyển dụng Nhân sự hiệu quả. Sử dụng cấu trúc phỏng vấn cho nhà tuyển dụng và nhà quản lý tuyển dụng cung cấp một lộ trình rõ ràng cho quá trình phỏng vấn và liệt kê tất cả các câu hỏi và chủ đề cần được đề cập.
Chống lại các định kiến nhận thức trong các cuộc phỏng vấn cũng rất quan trọng. Nếu không được kiểm soát, những định kiến này có thể dẫn đến các quyết định tuyển dụng không công bằng và làm suy yếu nỗ lực đa dạng của công ty bạn.
Ví dụ, “hiệu ứng lan toả” xảy ra khi ấn tượng đầu tiên tích cực dẫn đến đánh giá quá thuận lợi, trong khi “hiệu ứng mỏ neo” xảy ra khi thông tin ban đầu ảnh hưởng mạnh mẽ đến các đánh giá tiếp theo. Trong khi đó, “hiệu ứng trung thành bộ lạc” có thể khiến người phỏng vấn ủng hộ các ứng viên có xuất thân tương tự.
Các template phỏng vấn được chuẩn hóa có thể giảm thiểu những định kiến này và đảm bảo rằng các nhà quản lý tuyển dụng đánh giá tất cả các ứng viên dựa trên trình độ và tiềm năng của họ chứ không phải trên ấn tượng chủ quan hoặc định kiến cá nhân.
Lợi ích của việc sử dụng template phỏng vấn
Dưới đây là một số lợi ích của một template phỏng vấn tốt:
- Bao phủ toàn diện và nhất quán: Một template chuẩn hóa có thể ngăn các cuộc phỏng vấn đi chệch khỏi chủ đề và giảm thiểu khả năng bỏ qua các câu hỏi hoặc tiêu chí đánh giá quan trọng.
- Tuyển dụng hiệu quả và có thể mở rộng: Sử dụng các template phỏng vấn được tùy chỉnh cho từng vai trò giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo quy trình tuyển dụng tiêu chuẩn ở quy mô lớn trong toàn tổ chức.
- Tuân thủ pháp luật và giảm thiểu rủi ro: Một template được thiết kế tốt giúp giảm thiểu rủi ro về vấn đề pháp lý bằng cách đảm bảo tất cả các câu hỏi đều có liên quan đến công việc và không phân biệt đối xử dựa trên đặc điểm được bảo vệ.
- Đánh giá ứng viên khách quan: Cung cấp một khung rõ ràng để đánh giá ứng viên dựa trên các yêu cầu công việc cụ thể, giúp dễ dàng xác định những cá nhân phù hợp nhất cho từng vai trò.
- Giảm thiểu định kiến: Bằng cách đặt cùng một câu hỏi và sử dụng cùng một tiêu chí đánh giá cho tất cả các ứng viên, bạn có thể giảm thiểu rủi ro của các định kiến cá nhân ảnh hưởng đến quyết định tuyển dụng.
- Khắc phục lỗ hổng kỹ năng: Ngay cả khi người phỏng vấn thiếu kinh nghiệm, một template phỏng vấn có thể hướng dẫn họ qua quá trình này và gợi ý các câu hỏi liên quan để hỏi.
5 yếu tố chính của một template phỏng vấn tốt
Dưới đây là năm yếu tố thiết yếu mà mọi template phỏng vấn công việc nên có:
- Giới thiệu và mục tiêu phỏng vấn rõ ràng: Template phỏng vấn nên nêu rõ mục đích và loại hình phỏng vấn, vị trí, ai nên tham dự phỏng vấn và thời gian dự kiến.
- Thông tin ứng viên: Phần này nên ghi lại các chi tiết cơ bản về ứng viên, chẳng hạn như tên, thông tin liên lạc và vị trí họ đang ứng tuyển. Nó cũng nên bao gồm trình độ, lịch sử việc làm và các chi tiết thiết yếu khác mà hội đồng tuyển dụng của bạn có thể cần. Nhà quản lý tuyển dụng có thể trích xuất một số thông tin này từ sơ yếu lý lịch của ứng viên và điền trước vào phần này trước cuộc phỏng vấn.
- Câu hỏi cụ thể về công việc: Những câu hỏi này nên liên quan trực tiếp đến yêu cầu công việc để giúp hội đồng tuyển dụng đánh giá kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên trong các lĩnh vực liên quan.
- Sự kết hợp cân bằng các loại câu hỏi: Một template phỏng vấn tốt nên bao gồm nhiều loại câu hỏi để cung cấp một đánh giá toàn diện về ứng viên, chẳng hạn như:
- Câu hỏi kỹ thuật: Những câu hỏi này tập trung vào kiến thức và kỹ năng kỹ thuật liên quan của ứng viên. Ví dụ: “Kinh nghiệm của bạn với phần mềm CRM là gì?” hoặc “Bạn tiếp cận dự báo doanh số như thế nào?”
- Câu hỏi hành vi: Những câu hỏi này khám phá hành vi trong quá khứ của ứng viên trong các tình huống cụ thể để giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc về tính cách, khả năng giải quyết vấn đề và phong cách làm việc của họ. Ví dụ: “Hãy mô tả một lần bạn phải đối phó với một thất bại cá nhân gần đây trong bối cảnh kinh doanh. Bạn đã xử lý tình huống như thế nào?”
- Câu hỏi dựa trên năng lực: Những câu hỏi này đánh giá năng lực hoặc kỹ năng cụ thể của ứng viên là cần thiết cho công việc. Ví dụ: “Hãy kể cho tôi nghe về một lần bạn phải thuyết trình với một khách hàng đa quốc gia mới. Bạn đã thực hiện những gì?”
- Phần ghi chú phỏng vấn: Phần này nên cung cấp không gian cho người phỏng vấn ghi lại những điểm chính từ cuộc phỏng vấn, chẳng hạn như trình độ, điểm mạnh, điểm yếu, ấn tượng tổng thể và điểm số của ứng viên.
Cách sử dụng template phỏng vấn
Dưới đây là cách sử dụng hiệu quả template phỏng vấn:
Bước 1: Quyết định cấu trúc template phỏng vấn
Bắt đầu bằng cách tìm nguồn cung cấp template phỏng vấn tốt (bạn có thể tải xuống template phỏng vấn công việc miễn phí của chúng tôi). Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức cần thiết để phát triển template của riêng bạn. Tiếp theo, tùy chỉnh thông tin ứng viên, trường câu hỏi và điểm số để phù hợp với yêu cầu của tổ chức của bạn.
Bước 2: Tùy chỉnh template phỏng vấn theo từng vai trò
Tùy chỉnh từng template bằng cách bao gồm các câu hỏi về yêu cầu công việc cụ thể để đi sâu hơn vào kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ của ứng viên. Điều này đảm bảo rằng các câu hỏi phỏng vấn có liên quan đến các năng lực quan trọng cần thiết cho từng vị trí.
Các câu hỏi có mục tiêu cũng giúp bạn đánh giá tốt hơn mức độ phù hợp của ứng viên với mô tả công việc, xác định các lĩnh vực phát triển tiềm năng và đánh giá sự phù hợp của họ với cả vai trò và tổ chức của bạn nói chung.
Mô tả công việc phù hợp cũng rất quan trọng để hướng dẫn các câu hỏi phỏng vấn và làm cho quá trình hiệu quả hơn.
Bước 3: Kết hợp template vào quy trình tuyển dụng
Training hội đồng tuyển dụng của bạn về template để họ có thể làm quen với nó, đặt câu hỏi và đề xuất thay đổi nếu cần. Điều này sẽ giúp họ duy trì một cách tiếp cận nhất quán, có cấu trúc và hạn chế rủi ro bỏ qua thông tin quan trọng hoặc đi chệch khỏi chủ đề.
Điều này cũng giúp đảm bảo hội đồng tuyển dụng đánh giá tất cả các ứng viên trên một sân chơi bình đẳng, thúc đẩy sự công bằng và khách quan trong quá trình tuyển dụng.
Bước 4: Sử dụng template ghi chú phỏng vấn để ghi lại phản hồi của ứng viên
Ghi chú chi tiết trong mỗi cuộc phỏng vấn góp phần vào các quyết định tuyển dụng sáng suốt. Bằng cách ghi lại phản hồi của ứng viên bằng template ghi chú phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng của bạn có thể tham khảo lại các điểm cụ thể khi đánh giá ứng viên và so sánh họ với nhau.
Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng quyết định tuyển dụng cuối cùng dựa trên các tiêu chí khách quan và hội đồng tuyển dụng không chỉ dựa vào trí nhớ hoặc trực giác.
Bước 5: Sử dụng template đánh giá phỏng vấn để đánh giá hiệu suất khách quan
Sau cuộc phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng của bạn có thể sử dụng template đánh giá phỏng vấn để đánh giá hiệu suất của ứng viên dựa trên các tiêu chí cụ thể. Điều này sẽ giúp chuẩn hóa quá trình đánh giá và đảm bảo hội đồng đánh giá tất cả các ứng viên bằng cùng một thước đo, dẫn đến các quyết định tuyển dụng sáng suốt và nhất quán hơn.
5 Loại template phỏng vấn
Template phỏng vấn không chỉ cần thiết trong quá trình tuyển dụng mà còn có thể giúp bạn thu thập thông tin giá trị trong suốt vòng đời của nhân viên, từ tuyển dụng đến thôi việc.
“Các cuộc phỏng vấn giúp cấu trúc phản hồi và thông tin thu thập từ nhân viên xung quanh các yêu cầu và chủ đề cụ thể có liên quan ở các điểm khác nhau trong vòng đời của nhân viên. Chúng nhắm mục tiêu vào các phản hồi mà chúng tôi muốn thu thập và cho phép so sánh dữ liệu để đánh giá phản hồi hoặc rút ra những hiểu biết,” Marna giải thích.
Dưới đây là năm loại hướng dẫn phỏng vấn chính mà bạn nên thêm vào bộ công cụ HR của mình:
1. Template phỏng vấn công việc
Template phỏng vấn công việc phác thảo các câu hỏi chính, tiêu chí đánh giá và cấu trúc để phỏng vấn ứng viên. Nó giúp người phỏng vấn duy trì tính nhất quán thông qua một khuôn khổ cho các câu hỏi liên quan đến từng vai trò và yêu cầu của nó. Ngoài ra, nó giúp tiết kiệm thời gian vì bạn không phải chuẩn bị cho từng cuộc phỏng vấn từ đầu.
Template này cũng giúp thúc đẩy sự công bằng bằng cách đánh giá tất cả các ứng viên bằng cùng một tiêu chí, giảm thiểu thiên vị và đảm bảo tập trung vào năng lực liên quan. Đồng thời, nó có thể giúp bạn thu thập dữ liệu tương đương từ nhiều ứng viên, cho phép bạn đưa ra quyết định khách quan hơn.
2. Template ghi chú phỏng vấn
Các cuộc phỏng vấn thường liên quan đến nhiều ứng viên trong nhiều phiên trong vài tuần. Template ghi chú phỏng vấn cung cấp một định dạng có cấu trúc để ghi lại thông tin chính trong mỗi tương tác.
Nó cũng đảm bảo hội đồng tuyển dụng của bạn có thể ghi lại các chi tiết thiết yếu về từng ứng viên, chẳng hạn như phản hồi của họ đối với các câu hỏi, kỹ năng và kinh nghiệm của họ, và hiệu suất tổng thể. Điều này sau đó giúp họ đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt hơn, ít thiên vị hơn.
3. Template đánh giá phỏng vấn
Template đánh giá phỏng vấn là một tài liệu có cấu trúc được sử dụng để chấm điểm và đánh giá hiệu suất của ứng viên trong một cuộc phỏng vấn. Nó giúp chuẩn hóa quá trình đánh giá, đảm bảo hội đồng tuyển dụng đánh giá tất cả các ứng viên theo cùng một tiêu chí, thúc đẩy sự khách quan và giảm thiểu thiên vị.
Template này giúp thu thập phản hồi toàn diện từ người phỏng vấn bằng cách phác thảo các lĩnh vực quan trọng cần đánh giá, chẳng hạn như kỹ năng, kinh nghiệm, sự phù hợp với vai trò và sự phù hợp với văn hóa. Sau đó, bạn có thể sử dụng thông tin này để chọn ứng viên và đưa ra quyết định tuyển dụng sáng suốt.
4. Template phỏng vấn giữ chân
Ngoài việc tuyển dụng nhân tài hàng đầu, bạn cũng muốn họ gắn bó với công ty càng lâu càng tốt. Các cuộc phỏng vấn giữ chân là một cách tốt để làm điều đó. Đây là những cuộc trò chuyện chủ động với nhân viên hiện tại để giúp bạn hiểu mức độ hài lòng công việc của họ và xác định các yếu tố tiềm ẩn có thể khiến họ từ chức.
Template phỏng vấn giữ chân cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc cho những cuộc trò chuyện này, đảm bảo bạn hỏi tất cả nhân viên cùng một câu hỏi cốt lõi. Nó cung cấp một hướng dẫn phỏng vấn có thể mở rộng mà bạn có thể dễ dàng điều chỉnh cho các vai trò hoặc bộ phận khác nhau và cho phép bạn xác định các vấn đề chung giữa các vai trò, bộ phận hoặc tổ chức.
5. Template phỏng vấn thôi việc
Các cuộc phỏng vấn thôi việc là những cuộc trò chuyện mà HR có với nhân viên sắp rời đi để hiểu lý do họ rời đi. Template phỏng vấn thoát việc có thể giúp thu thập thông tin tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng để cải thiện chiến lược giữ chân tài năng của công ty.
Template này giúp hợp lý hóa quá trình thôi việc bằng cách thu thập dữ liệu theo định dạng nhất quán để xác định xu
Tóm lại
Các template phỏng vấn được cấu trúc tốt và được tùy chỉnh kỹ lưỡng có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách hợp lý hóa quy trình tuyển dụng. Đồng thời, sử dụng một khuôn khổ nhất quán đảm bảo đánh giá công bằng đối với tất cả các ứng viên, giúp hội đồng tuyển dụng đưa ra quyết định tuyển dụng khách quan.
Các template phỏng vấn cũng giúp giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy sự đa dạng. Cho dù bạn đang tuyển dụng nhân tài mới hay tiến hành các cuộc phỏng vấn duy trì hoặc thoát việc, việc kết hợp các template tùy chỉnh trong suốt vòng đời của nhân viên cho phép thu thập dữ liệu tốt hơn và ra quyết định sáng suốt hơn. Cuối cùng, điều này sẽ cải thiện kết quả tuyển dụng của tổ chức bạn.
Nguồn dịch: AIHR
