Kỹ năng mềm của HRBP: Cách ảnh hưởng lên các bên liên quan

Sức ảnh hưởng giúp các đối tác kinh doanh chiến lược của HR (HRBP) điều chỉnh các chiến lược HR với các mục tiêu của tổ chức, thúc đẩy sự thay đổi và nuôi dưỡng văn hóa nơi làm việc tích cực. Mô hình năng lực HR T-shaped của chúng tôi nhấn mạnh tầm quan trọng của việc ảnh hưởng đến người khác như một kỹ năng giao tiếp quan trọng để các chuyên viên HR thành công.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích lý do tại sao sức ảnh hưởng lại quan trọng và mở rộng các nguồn ảnh hưởng và thảo luận về cách bạn có thể phát triển các kỹ năng ảnh hưởng để xây dựng uy tín của mình trong toàn tổ chức.

Tại sao sức ảnh hưởng lại quan trọng với đối tác kinh doanh HR?

Thông thường, HR không có quyền lực và chỉ dựa vào khả năng ảnh hưởng đến các bên liên quan để quản lý chương trình nghị sự và ưu tiên của HR. Đây là lý do tại sao sức ảnh hưởng quan trọng đối với HRBP.

Sức ảnh hưởng:

Cho phép bạn hướng dẫn việc ra quyết định của các bên liên quan và đặt ra chương trình nghị sự chiến lược với doanh nghiệp
Là điều quan trọng trong bộ công cụ của HRBP để mang lại sự thay đổi cho tổ chức
Giúp bạn giành được sự hỗ trợ từ các chức vụ khác nhau trong tổ chức và đảm bảo các nguồn lực cần thiết, chẳng hạn như ngân sách và công nghệ HR, v.v.
Giúp bạn ủng hộ các chính sách cải thiện trải nghiệm của nhân viên và tạo ra môi trường làm việc tích cực.

Thiếu sức ảnh hưởng

Tuy nhiên, sự thiếu ảnh hưởng có thể tạo ra nhiều thách thức cho HRBP.
Bạn có thể gặp khó khăn trong việc giành được sự hỗ trợ từ lãnh đạo cấp cao, dẫn đến các sáng kiến thay đổi không thành công, tỷ lệ áp dụng thấp và nghi ngờ về hiệu quả của HR.
Nó có thể cản trở những nỗ lực nâng cao trải nghiệm của nhân viên, thúc đẩy Đa dạng, Công bằng, Hòa nhập và Thuộc về (DEIB), cải thiện điều kiện làm việc và thúc đẩy sự gắn kết.

Việc cân bằng các lợi ích khác nhau và đôi khi mâu thuẫn của các bên liên quan có thể khiến HRBP khó tạo dựng sức ảnh hưởng. Dựa trên kết quả từ Đánh giá tác động HRBP của chúng tôi, 38% đối tác kinh doanh HR gặp khó khăn trong quyết định khi phải đối mặt với các ưu tiên mâu thuẫn.

Tạo sức ảnh hưởng không phải là sử dụng quyền lực mà là xây dựng lòng tin, thể hiện chuyên môn và truyền đạt giá trị của các sáng kiến HR. Sử dụng các chiến lược khác nhau và hiểu sức ảnh hưởng đến từ đâu có thể giúp bạn định vị mình là một đối tác chiến lược thúc đẩy những thay đổi quan trọng của tổ chức.

Cách gây dựng uy tín bằng sức ảnh hưởng

Hiểu và sử dụng các nguồn ảnh hưởng khác nhau là điều quan trọng để thúc đẩy thay đổi hành vi. Các nhà nghiên cứu Joseph Grenny, David Maxfield và Andrew Shimberg đã xác định sáu nguồn ảnh hưởng quan trọng trong quá trình này.

Các nguồn ảnh hưởng:
1. Động lực cá nhân
2. Khả năng cá nhân
3. Động lực xã hội
4. Khả năng xã hội
5. Động lực cấu trúc
6. Khả năng cấu trúc

Trong bối cảnh vai trò HRBP, chúng ta sẽ tập trung vào năm nguồn ảnh hưởng đầu tiên và giải thích cách sử dụng chúng để đạt được ảnh hưởng và xây dựng uy tín.

1. Động lực cá nhân: Biến điều không mong muốn thành điều mong muốn

Nguồn động lực đầu tiên liên quan đến việc tạo ra mong muốn thay đổi nội bộ ở cá nhân. Điều này có nghĩa là kết nối những thay đổi hoặc sáng kiến với các giá trị cốt lõi và mục tiêu cá nhân của người khác, khiến họ thấy được lợi ích trực tiếp và sự liên quan đến cuộc sống của chính họ.

Cách HRBP có thể sử dụng động lực cá nhân:

Hiểu những gì quan trọng với các bên liên quan của bạn và những gì họ quan tâm nhất: Điều quan trọng là kết nối với các giá trị và ưu tiên cá nhân của cá nhân và cho họ thấy cách các sáng kiến được đề xuất phù hợp hoặc đóng góp cho họ.
Nhận ra rằng thay đổi có thể khó khăn và bất tiện: Giải quyết vấn đề này ngay từ đầu có thể giảm bớt lo ngại và giảm thiểu sự phản kháng.
Kết nối sự thay đổi với sứ mệnh rộng lớn hơn và các mục tiêu của tổ chức: Giúp các bên liên quan nhìn thấy bức tranh lớn hơn và cách các thay đổi sẽ đóng góp vào thành công của tổ chức.

Động lực cá nhân thực tế:

Maria, một HRBP tại một công ty sản xuất vừa và nhỏ, đã được giao nhiệm vụ thực hiện sáng kiến Đa dạng, Công bằng và Hòa nhập (DEI) mới để thúc đẩy một nơi làm việc hòa nhập hơn và cải thiện sự hài lòng của nhân viên. Nhưng cô ấy biết rằng thành công của sáng kiến này phụ thuộc vào việc giành được sự hỗ trợ và tham gia tích cực của đội ngũ lãnh đạo.

Maria đã thành công trong việc đảm bảo sự ủng hộ và tham gia tích cực từ lãnh đạo cấp cao bằng cách hiểu các giá trị và động lực của họ thông qua các cuộc họp riêng lẻ. Cô ấy phát triển các kế hoạch tham gia cá nhân để nhấn mạnh cách sáng kiến DEI phù hợp với các mục tiêu khác nhau, chẳng hạn như trách nhiệm xã hội đối với CEO và đổi mới đối với CTO.

Cô ấy sử dụng những câu chuyện thành công về cách các sáng kiến như vậy đã đóng góp vào các mục tiêu tương tự tại các tổ chức khác. Bằng cách liên tục kết nối những thay đổi với sứ mệnh và mục tiêu rộng lớn hơn của tổ chức, Maria giúp các bên liên quan nhìn thấy bức tranh lớn hơn và cách sáng kiến DEI đóng góp vào thành công của tổ chức.

Vì điều này, các nhà lãnh đạo tích cực ủng hộ sáng kiến DEI, dẫn đến sự tham gia tăng lên, sự hài lòng của nhân viên được cải thiện và một nền văn hóa tổ chức mạnh mẽ hơn tập trung vào sự đa dạng và hòa nhập.

2. Khả năng cá nhân: Trang bị các kỹ năng phù hợp để xây dựng sự tự tin

HRBP có thể phát triển khả năng cá nhân để giúp các bên liên quan cảm thấy tự tin và đảm nhận trách nhiệm. Điều này làm giảm sự kháng cự với sự thay đổi và tăng khả năng thực hiện thành công.
Ví dụ, HRBP có thể xây dựng sức ảnh hưởng bằng cách cung cấp cho nhân viên, quản lý và lãnh đạo cấp cao các công cụ, đào tạo và cơ hội thực hành phù hợp.

Cách HRBP có thể sử dụng khả năng cá nhân:

Có cách tiếp cận tăng dần: Xây dựng dần dần trên kiến thức trước đó để nâng cao khả năng của các bên liên quan. Điều này cũng sẽ ngăn họ cảm thấy bị choáng ngợp, củng cố việc học tập và giúp họ duy trì kỹ năng theo thời gian.
Phản ánh các tình huống thực tế: Đảm bảo rằng các trải nghiệm học tập phản ánh chặt chẽ các tình huống thực tế nơi những thay đổi sẽ được thực hiện, bao gồm cả những thách thức tiềm năng. Giúp họ thực hành càng thường xuyên càng tốt với các hoạt động như nhập vai hoặc hội thảo tương tác. Điều này sẽ giúp họ nhận được phản hồi ngay lập tức và xác định bất kỳ thách thức nào.
Tạo điều kiện tự chủ và trao quyền: Khuyến khích các bên liên quan chủ động và đưa ra quyết định để tăng cường cảm giác sở hữu và động lực nội tại.

Khả năng cá nhân thực tế:

Maria tiến hành các buổi đào tạo chuyên biệt dành cho các nhà lãnh đạo cấp cao, bao gồm các nguyên tắc cơ bản của DEI và các hành động lãnh đạo cụ thể.

Cô ấy cung cấp hỗ trợ liên tục thông qua các cuộc kiểm tra thường xuyên và đào tạo nâng cao, củng cố việc học tập và giải quyết các thách thức. Cô ấy tổ chức các hoạt động nhập vai nơi các nhà lãnh đạo thực hành DEI, chẳng hạn như tổ chức các cuộc họp, v.v.

Bằng cách tận dụng các kỹ năng xây dựng nhóm hiện có của các nhà lãnh đạo và cung cấp các nguồn lực dễ tiếp cận như bộ công cụ DEI và tóm tắt cho giám đốc điều hành, Maria trao quyền cho họ tự tin đóng góp ý kiến.

3. Động lực xã hội: Tận dụng sức ảnh hưởng của đồng nghiệp

Sử dụng động lực xã hội có nghĩa là sử dụng sức ảnh hưởng của đồng nghiệp và mạng lưới xã hội để khuyến khích việc áp dụng các hành vi mới.

Khi những cá nhân và nhóm quan trọng bắt đầu sử dụng và hỗ trợ những hành vi mới này, những người khác có nhiều khả năng làm theo. Cách tiếp cận này giúp các thay đổi được chấp nhận nhanh hơn và bởi nhiều người hơn, đồng thời tạo ra một cộng đồng hỗ trợ xung quanh các sáng kiến mới, khiến chúng có nhiều khả năng tồn tại lâu dài.

Cách HRBP có thể sử dụng động lực xã hội:

Xác định những người có ảnh hưởng trong tổ chức: Đây có thể là những nhà lãnh đạo chính thức, như quản lý và giám đốc điều hành, hoặc những nhà lãnh đạo không chính thức, chẳng hạn như nhân viên lâu năm hoặc những người có mối quan hệ xã hội mạnh mẽ.
Kêu gọi những người có ảnh hưởng tham gia vào giai đoạn thiết kế và lập kế hoạch: Giúp họ cảm thấy cam kết với thành công của sáng kiến và thiết lập các hình mẫu hỗ trợ nó dựa trên kinh nghiệm tích cực của họ.
Xác định các bên liên quan có khả năng nói lên quan ngại: Xác định những người này ngay từ đầu, bạn có thể giải quyết mối quan tâm của họ ngay từ đầu và biến sự phản đối tiềm năng thành sự hỗ trợ, biến họ trở thành người ủng hộ cho sự thay đổi.

Động lực xã hội thực tế

Maria xác định những người có ảnh hưởng quan trọng trong đội ngũ lãnh đạo và thu hút họ tham gia sớm, bao gồm họ trong quá trình lập kế hoạch và đảm bảo cam kết của họ. Cô đảm bảo rằng các nhà lãnh đạo là những người tham gia tích cực vào sáng kiến bằng cách chỉ định các đại sứ DEI trong đội ngũ lãnh đạo.

Cô tổ chức các sự kiện nơi họ chia sẻ kinh nghiệm và thành công của mình. Sự ủng hộ tập thể và cam kết rõ ràng từ đội ngũ lãnh đạo tạo ra hiệu ứng lan truyền, thúc đẩy toàn bộ tổ chức chấp nhận và hỗ trợ sáng kiến DEI.

4. Khả năng xã hội: Sử dụng cấu trúc xã hội để hỗ trợ

Khả năng xã hội tập trung vào việc sử dụng sức mạnh của tương tác xã hội và mạng lưới để tạo điều kiện cho việc áp dụng các hành vi mới.

Tận dụng khả năng xã hội như một nguồn ảnh hưởng là một chiến lược mạnh mẽ để thúc đẩy quyền sở hữu tập thể và hỗ trợ các sáng kiến. Khi các bên liên quan cảm thấy được kết nối và được hỗ trợ bởi đồng nghiệp, họ có nhiều khả năng chấp nhận và dẫn dắt sự thay đổi.

Cách HRBP có thể sử dụng khả năng xã hội:

Thiết lập các mạng lưới chính thức và không chính thức kết nối các bên liên quan: Gồm các hội đồng, ủy ban liên chức năng và các sự kiện kết nối khác khuyến khích đối thoại mở và xây dựng mối quan hệ.
Tạo ra các cơ hội học tập hợp tác: Gồm các hội thảo, phiên họp chiến lược và diễn đàn chia sẻ kiến thức. Thông qua tương tác, thảo luận và giải quyết vấn đề tập thể, các bên liên quan có thể học hỏi lẫn nhau và thấy được giá trị của sự hỗ trợ tập thể.
Tạo ra những cách an toàn cho các bên liên quan tìm kiếm sự giúp đỡ mà không cảm thấy xấu hổ: Gồm các chương trình cố vấn ngang hàng và các nhóm thảo luận kín.

Khả năng xã hội thực tế

Maria phát triển các hệ thống hỗ trợ đồng nghiệp, bao gồm các nhóm thảo luận kín và các chương trình cố vấn cùng cấp, cho phép các nhà lãnh đạo chia sẻ kinh nghiệm và hỗ trợ lẫn nhau.

Cô ấy cũng tổ chức các diễn đàn và hội đồng lãnh đạo nơi các nhà lãnh đạo thảo luận về những thách thức và thành công của họ với DEI, củng cố quyền sở hữu tập thể.

Bằng cách kết hợp những chiến lược này, Maria nuôi dưỡng một đội ngũ lãnh đạo kết nối và hỗ trợ, ủng hộ sáng kiến DEI, tạo ra một ví dụ mạnh mẽ cho toàn bộ tổ chức.

5. Động lực cấu trúc: Phần thưởng cho sự thay đổi

Động lực cấu trúc tận dụng sự khuyến khích và hậu quả rõ ràng để thúc đẩy thay đổi hành vi.

Mọi người có khả năng áp dụng và duy trì các hành vi mới nếu họ thấy rằng những nỗ lực của mình được công nhận và được khen thưởng.

Cách HRBP có thể sử dụng động lực cấu trúc:

Đảm bảo phần thưởng hữu hình, có ý nghĩa và liên kết trực tiếp với các hành vi mong muốn: Mỗi người đều muốn một phần thưởng khác nhau. Một số người có thể thích ưu đãi tài chính, trong khi những người khác có thể đánh giá cao sự công nhận công khai hoặc cơ hội phát triển nghề nghiệp. Điều quan trọng là những phần thưởng này phải là thứ mà các bên liên quan có thể nhìn thấy hoặc trải nghiệm và quan tâm.
Có một cách tiếp cận cân bằng: Tập trung vào sự củng cố tích cực và đặt ra những biện pháp rõ ràng cho việc không tuân thủ.
Thúc đẩy trách nhiệm và hỗ trợ thay vì phạt: Điều này sẽ giúp mọi người duy trì động lực và cam kết thay đổi thói quen hàng ngày của mình.
Thực hiện các tiêu chí rõ ràng và công bằng cho phần thưởng và hậu quả: Điều này sẽ giúp mọi người hiểu cách hành động của họ phù hợp với các hành vi mong muốn, thúc đẩy sự công bằng và thúc đẩy mọi người đáp ứng các tiêu chuẩn đã đặt ra.

Động lực cấu trúc thực tế

Maria bắt đầu bằng cách thiết kế các phần thưởng phù hợp, chẳng hạn như tiền thưởng dựa trên hiệu suất, công nhận công khai và cơ hội đào tạo điều hành, được liên kết trực tiếp với sự hỗ trợ tích cực của họ đối với các chương trình DEI.

Cô ấy thực hiện các biện pháp chịu trách nhiệm, bao gồm đánh giá hiệu suất và các phiên phản hồi, để duy trì sự nhất quán và công bằng. Maria cũng thường xuyên thu thập phản hồi từ các nhà lãnh đạo để điều chỉnh hệ thống phần thưởng, giữ cho chúng liên quan và tạo động lực.

4 mẹo để sử dụng các nguồn ảnh hưởng

Khi nhìn vào năm nguồn ảnh hưởng liên quan đến vai trò HRBP, để thúc đẩy những thay đổi và hành vi mà chúng ta muốn, việc có và sử dụng sức ảnh hưởng không chỉ đơn giản là thuyết phục người khác làm theo mệnh lệnh. Dưới đây là một số mẹo về cách sử dụng hiệu quả các nguồn ảnh hưởng khác nhau cho HRBP:

Mẹo 1. Sử dụng đa dạng các nguồn ảnh hưởng: Thúc đẩy những thay đổi và hành vi mong muốn bằng cách tận dụng sức ảnh hưởng cá nhân, xã hội và cấu trúc.
Mẹo 2. Định hình lại việc sử dụng tất cả các nguồn cùng một lúc: Thực hiện các chiến lược nhắm vào tất cả các cấp độ khác nhau cùng một lúc có thể dẫn đến sự nhầm lẫn, choáng ngợp, kháng cự và nguồn lực căng thẳng.
Mẹo 3. Lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận: Mỗi chiến lược cần được lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi cẩn thận để hoạt động hiệu quả.
Mẹo 4. Ưu tiên và sắp xếp các chiến lược: Thay vào đó, hãy tập trung vào một hoặc hai chiến lược tại một thời điểm để đảm bảo thực hiện hiệu quả và cho phép nhân viên điều chỉnh dần dần với những thay đổi.

Kết lại

Sử dụng hiệu quả các chiến lược sức ảnh hưởng này, bạn có thể thúc đẩy và thu hút các bên liên quan ở mọi cấp độ, giành được sự hỗ trợ cho các sáng kiến HR và thúc đẩy văn hóa cải tiến và đổi mới liên tục.

Sức ảnh hưởng biến sự kháng cự thành sự sẵn sàng và đảm bảo rằng những nỗ lực của HR dẫn đến thành công liên tục của tổ chức.

Khi vai trò của HR tiếp tục mở rộng, khả năng ảnh hưởng sẽ vẫn là một khía cạnh quan trọng của lãnh đạo HR hiệu quả, cho phép HRBP điều hướng sự phức tạp và định hình tương lai của công việc.

Nguồn dịch: AIHR

Post Views: 42