Hướng dẫn Tuyển chọn ứng viên tối ưu 2024

Theo một nghiên cứu của Leadership IQ, 46% nhân viên mới được tuyển dụng không thành công với vị trí mới của họ trong vòng 18 tháng. Điều này cho thấy nhu cầu tuyển chọn ứng viên đúng cách là một cánh cổng quan trọng để đảm bảo có được nhân tài hàng đầu. Tuy nhiên, quá trình này đầy thách thức và có thể dẫn đến những sai lầm trong việc tuyển dụng.

Nghiên cứu cho thấy nhân viên mới thường không đạt hiệu suất hoặc thất bại, không phải do thiếu kỹ năng kỹ thuật mà do quá trình phỏng vấn không hoàn hảo.

Tuyển chọn ứng viên là bộ lọc đầu tiên trong việc tìm người phù hợp với công việc. Nó tiết kiệm thời gian bằng cách loại bỏ những ứng viên không đáp ứng yêu cầu cơ bản của công việc hoặc phong cách làm việc và giá trị không phù hợp với những gì công ty đang tìm kiếm.

Như vậy, bạn có thể tập trung vào việc đánh giá các ứng viên phù hợp hơn, làm cho toàn bộ quá trình tuyển dụng hiệu quả hơn và tăng khả năng tìm ra người sẽ làm tốt công việc và ở lại lâu hơn.

Tuyển chọn ứng viên là gì?

Tuyển chọn ứng viên là một bước quan trọng trong quy trình tuyển dụng. Bằng cách đánh giá ứng viên để xác định sự phù hợp của họ với một vị trí, bạn có thể đưa ra quyết định trước khi tiến đến các cuộc phỏng vấn hoặc đánh giá sâu hơn. Xem xét sơ yếu lý lịch và thư giới thiệu, kiểm tra thông tin tham chiếu và tiến hành kiểm tra lý lịch ban đầu.

Điều này sẽ thu hẹp danh sách ứng viên chỉ còn những người phù hợp nhất với yêu cầu công việc và văn hóa công ty, tối ưu hóa quá trình tuyển dụng và tăng khả năng tìm ra người phù hợp với vai trò.

Việc tuyển chọn cho phép nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian và nguồn lực bằng cách loại bỏ những ứng viên không đáp ứng các yêu cầu và trình độ kinh nghiệm cần thiết cho công việc. Nó cũng cung cấp cơ hội để phát hiện bất kỳ tín hiệu đỏ nào tiềm ẩn, như khoảng trống trong lịch sử làm việc hoặc sự không nhất quán trong thông tin được cung cấp.

Thông qua tuyển chọn ứng viên hiệu quả, bạn có thể tập trung nỗ lực vào việc tương tác với những ứng viên có trình độ phù hợp nhất. Kết quả là quá trình tuyển dụng hiệu quả và có mục tiêu hơn.

Giải thích quy trình tuyển chọn ứng viên

Thông qua quá trình tuyển chọn ứng viên, bạn có thể đánh giá ứng viên trước khi tiến hành cuộc phỏng vấn hoặc đánh giá chi tiết hơn. Điều này đảm bảo chỉ có những ứng viên phù hợp nhất được xem xét cho một vị trí, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và đảm bảo bạn tìm được người phù hợp nhất cho vai trò và văn hóa tổ chức của bạn.

Dưới đây là cách thức làm việc của quá trình tuyển chọn ứng viên:

Bước 1. Xem xét đơn ứng tuyển

Đây là giai đoạn ban đầu khi nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng xem xét các đơn xin việc nhận được cho một vị trí. Trọng tâm đặt vào việc đảm bảo ứng viên đáp ứng các yêu cầu tối thiểu được nêu trong thông báo tuyển dụng, chẳng hạn như học vấn, kinh nghiệm làm việc và kỹ năng. Bước này giúp xác định những ứng viên có đủ tiêu chuẩn cơ bản để làm việc.

Sử dụng một checklist để nhanh chóng xác định sự đáp ứng các tiêu chí tối thiểu như bằng cấp cụ thể, chứng chỉ hoặc số năm kinh nghiệm. Sử dụng Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) để tự động hóa việc sàng lọc ban đầu, đặt tiêu chí dựa trên yêu cầu công việc.

Bước 2. Xem xét sơ yếu lý lịch

Trong bước này, nhà tuyển dụng xem xét kỹ hơn sơ yếu lý lịch để đánh giá kinh nghiệm, kỹ năng và thành tựu của ứng viên. Họ tìm kiếm từ khóa phù hợp với mô tả công việc, tính liên quan của các vai trò làm việc trong quá khứ với vị trí đang ứng tuyển và bất kỳ thành tích đặc biệt nào làm nổi bật ứng viên. Mục tiêu là xác định những người đáp ứng các yêu cầu cơ bản và có tiềm năng để thành công trong vai trò.

Phát triển hệ thống điểm dựa trên các tiêu chí quan trọng như kinh nghiệm làm việc liên quan, kỹ năng và học vấn. Chú ý đặc biệt đến sự tiến bộ trong sự nghiệp, khoảng trống trong lịch sử công việc và thư giới thiệu được cá nhân hóa đề cập đến vai trò cụ thể.

Bước 3. Xem hồ sơ LinkedIn của ứng viên

Xem hồ sơ LinkedIn của ứng viên đã trở thành một phần tiêu chuẩn trong quá trình tuyển dụng. Nhà tuyển dụng có thể đánh giá mạng lưới chuyên nghiệp của ứng viên, các lời chứng thực và thậm chí có cái nhìn về sự phù hợp văn hóa của họ trong tổ chức. Ngoài ra, LinkedIn cũng có thể phục vụ như một hồ sơ cá nhân cho ứng viên, trưng bày các dự án, công bố và thành tựu khác liên quan đến công việc có thể liên quan đến công việc hiện tại.

Tuy nhiên, hãy chú ý đến sự thiên vị. Tiêu chuẩn hóa quy trình xem xét và tập trung một cách nghiêm ngặt vào thông tin có liên quan đến công việc khi xem xét hồ sơ LinkedIn của ứng viên.

Bước 4. Xem xét câu trả lời sàng lọc trước

Nhiều tổ chức bao gồm các câu hỏi sàng lọc trước trong quy trình nộp đơn để nhanh chóng đánh giá các tiêu chuẩn quan trọng, tính sẵn có, kỳ vọng về mức lương và các yếu tố quan trọng khác. Xem xét những câu trả lời này giúp lọc bỏ những ứng viên không phù hợp với nhu cầu hoặc yêu cầu cụ thể của công ty cho vai trò, chẳng hạn như sẵn lòng chuyển đến nơi khác hoặc làm việc trong một khung giờ nhất định.

Bao gồm các câu hỏi yêu cầu câu trả lời cụ thể, chẳng hạn như “Hãy giải thích một tình huống mà bạn đã giải quyết một vấn đề liên quan đến công việc.” Sử dụng những câu trả lời này để đánh giá khả năng giải quyết vấn đề và phù hợp với yêu cầu công việc. Hệ thống điểm tự động có thể giúp ưu tiên các ứng viên đáp ứng các tiêu chí cần thiết.

Bước 5. Phát triển câu hỏi sàng lọc

Dựa trên mô tả công việc và hồ sơ ứng viên lý tưởng, phát triển một bộ câu hỏi sàng lọc được thiết kế để đánh giá khả năng kỹ thuật, kỹ năng mềm và phù hợp văn hóa của ứng viên. Các câu hỏi có thể bao gồm các chủ đề như khả năng giải quyết vấn đề, sự thích ứng, làm việc nhóm và động lực để ứng tuyển vào vị trí.

Cân nhắc các câu hỏi với các năng lực và kỹ năng mềm cụ thể của công việc. Ví dụ, hỏi về cách xử lý khách hàng khó khăn cho một vai trò dịch vụ khách hàng. Đảm bảo câu hỏi có tính mở để thu được câu trả lời chi tiết tiết lộ quá trình suy nghĩ và cách tiếp cận công việc của ứng viên.

Bước 6. Tiến hành cuộc phỏng vấn qua điện thoại ban đầu

Tiến hành cuộc phỏng vấn qua điện thoại ngắn với các ứng viên được chọn để đánh giá tiếp các tiêu chuẩn, kỹ năng giao tiếp và sự phù hợp tổng thể với vai trò. Điều này cung cấp cơ hội để làm rõ bất kỳ thắc mắc nào về sơ yếu lý lịch, thảo luận chi tiết hơn về kinh nghiệm của ứng viên và đánh giá sự quan tâm của họ đối với công việc và công ty.

Tạo kịch bản chuẩn để đảm bảo sự nhất quán trong các cuộc phỏng vấn. Bắt đầu bằng một giới thiệu ngắn về công ty và vai trò, tiếp theo là câu hỏi sàng lọc. Lắng nghe câu trả lời ngắn gọn và liên quan,và ghi chú về sự hăng say và sự rõ ràng trong giao tiếp của ứng viên.

Bước 7. Ghi chú sàng lọc cho người quản lý tuyển dụng

Sau mỗi cuộc phỏng vấn qua điện thoại, ghi chú chi tiết về câu trả lời, điểm mạnh, những điểm cần quan tâm và ấn tượng tổng thể của ứng viên. Những ghi chú này quan trọng để người quản lý tuyển dụng hiểu rõ hơn về hồ sơ của ứng viên và đưa ra quyết định thông thái về ai nên tiếp tục trong quá trình phỏng vấn.

Sử dụng một định dạng cấu trúc cho ghi chú bao gồm điểm mạnh, điểm yếu, đủ điều kiện và phù hợp văn hóa. Nhấn mạnh những ví dụ cụ thể mà ứng viên cung cấp để chứng minh sự phù hợp của họ với vai trò. Điều này giúp người quản lý tuyển dụng nhanh chóng hiểu được tiềm năng của từng ứng viên.

Bước 8. Đánh giá phù hợp văn hóa và kỹ năng mềm

Mặc dù điều này có thể là một phần của cuộc phỏng vấn qua điện thoại, nó thường liên quan đến một phân tích sâu hơn về sự phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty và kỹ năng giao tiếp giữa cá nhân. Điều này có thể được đánh giá thông qua các câu trả lời của ứng viên về các câu hỏi hành vi hoặc các tình huống phản ánh giá trị của công ty và động lực của nhóm trong vai trò tương lai.

Hỏi những câu hỏi để làm rõ cách giá trị của ứng viên phù hợp với công ty, chẳng hạn như quan điểm của họ về làm việc nhóm, lãnh đạo và cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Đánh giá kỹ năng mềm bằng cách thảo luận về kinh nghiệm làm việc trong quá khứ hoặc các tình huống giả định đòi hỏi sự thông cảm, thích nghi và giao tiếp.

Bước 9. Hoàn thiện danh sách ứng viên cho cuộc phỏng vấn chi tiết

Dựa trên quá trình sàng lọc toàn diện, chọn ra một danh sách ngắn các ứng viên phù hợp nhất với tiêu chí cho vị trí. Những ứng viên này sau đó sẽ được chuyển tiếp để tham gia cuộc phỏng vấn chi tiết trực tiếp hoặc qua mạng với người quản lý tuyển dụng và có thể là thành viên khác trong nhóm.

So sánh các ứng viên dựa trên một đánh giá toàn diện về trình độ, hiệu suất cuộc phỏng vấn sàng lọc và phù hợp văn hóa. Sử dụng hệ thống điểm để đánh giá một cách khách quan phù hợp của mỗi ứng viên với vai trò. Cân nhắc việc liên hệ với người xem thứ hai để đảm bảo

11 câu hỏi sàng lọc ứng viên

Dưới đây là 11 ví dụ câu hỏi sàng lọc có thể cung cấp thông tin về sự phù hợp của ứng viên với vai trò và khả năng tích hợp vào nhóm và văn hóa công ty của bạn:

1. Mô tả phong cách làm việc của bạn. Phong cách đó thích hợp với môi trường lý tưởng của bạn như thế nào?
Câu hỏi này giúp bạn hiểu xem cách làm việc của ứng viên có phù hợp với nơi làm việc của bạn hay không.

2. Bạn có thể đưa ra một ví dụ về thách thức mà bạn đã đối mặt trong vai trò trước đó và cách bạn đã vượt qua nó?
Điều này cho phép bạn đánh giá khả năng giải quyết vấn đề và tính kiên nhẫn của ứng viên.

3. Điều gì thúc đẩy bạn trong công việc và làm thế nào để duy trì năng suất của bạn?
Các thông tin về điều gì thúc đẩy ứng viên có thể cho thấy mức độ phù hợp của họ với yêu cầu và phần thưởng của vai trò.

4. Bạn làm thế nào để ưu tiên công việc của mình để đáp ứng nhiều hạn chế thời gian cùng một lúc?
Hiểu cách tiếp cận của họ đối với quản lý thời gian và ưu tiên sẽ tiết lộ kỹ năng tổ chức và khả năng đáp ứng hạn chế thời gian.

5. Mô tả một tình huống mà bạn đã phải làm việc với một thành viên không hợp trong nhóm. Bạn đã xử lý nó như thế nào?
Câu hỏi này đánh giá kỹ năng giao tiếp của ứng viên và khả năng điều hướng động lực của nhóm.

6. Phương pháp của bạn để học những kỹ năng hoặc công nghệ mới là gì?
Câu trả lời sẽ cho thấy sự cam kết của ứng viên đối với phát triển chuyên môn và khả năng thích ứng với sự thay đổi.

7. Bạn có thể giải thích một dự án hoặc thành tựu mà bạn đặc biệt tự hào không?
Điều này cho phép ứng viên trình bày kỹ năng và thành tựucủa mình, giúp bạn có cái nhìn về khả năng đóng góp tiềm năng của họ cho nhóm của bạn.

8. Bạn xử lý phản hồi như thế nào, đặc biệt là khi nó mang tính tiêu cực?
Bạn có thể đánh giá sự sẵn lòng của ứng viên tiếp thu và khả năng sử dụng phản hồi để cải thiện một cách xây dựng.

9. Tại sao bạn quan tâm đến vị trí này và công ty của chúng tôi?
Câu hỏi này kiểm tra sự hiểu biết của ứng viên về công ty của bạn và sự quan tâm chân thành của họ đối với vai trò đó.

10. Mục tiêu nghề nghiệp của bạn là gì và vai trò này sẽ phù hợp với chúng như thế nào?
Hiểu về khát vọng nghề nghiệp của họ có thể giúp bạn đánh giá tiềm năng lâu dài và phù hợp của họ với tổ chức của bạn.

11. Bạn đánh giá tác động của công việc của mình đối với toàn bộ nhóm hay tổ chức?
Câu hỏi này xem xét sự nhận thức của ứng viên về vai trò của họ trong bối cảnh lớn hơn và khả năng đóng góp vào mục tiêu chung.
Những ví dụ câu hỏi sàng lọc này được thiết kế để thu thập các phản hồi cung cấp cái nhìn toàn diện về khả năng, đạo đức làm việc và cách họ có thể đóng góp cho đội ngũ và tổ chức của bạn.

Một số mẹo hàng đầu cho nhà tuyển dụng để thành công trong việc sàng lọc ứng viên:

• Hiểu yêu cầu công việc: Trước khi bắt đầu quá trình sàng lọc, hãy hiểu rõ yêu cầu công việc. Lên lịch họp với quản lý tuyển dụng để thảo luận về kỹ năng hoặc chuyên môn cần thiết, và yêu cầu làm rõ về bất kỳ thuật ngữ kỹ thuật và yêu cầu vai trò nào mà bạn có thể chưa quen thuộc.
• Sử dụng Hệ thống Theo dõi Ứng viên (ATS): Triển khai ATS để giúp quản lý đơn xin việc và lọc ứng viên dựa trên tiêu chí đã được định nghĩa trước, chẳng hạn như từ khóa liên quan đến kỹ năng, giáo dục và kinh nghiệm. Điều này có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo không có ứng viên phù hợp bị bỏ qua.
• Xây dựng quy trình sàng lọc tiêu chuẩn hóa: Tạo ra một quy trình nhất quán để sàng lọc tất cả các ứng viên, bao gồm danh sách các tiêu chí để kiểm tra và các câu hỏi để đặt ra. Điều này đảm bảo sự công bằng và hiệu quả, so sánh khách quan giữa các ứng viên.
• Nhìn vào thành tích, không chỉ nhiệm vụ: Khi xem xét sơ yếu lý lịch, tập trung vào những thành tựu và kết quả của ứng viên, không phải chỉ trách nhiệm của họ. Điều này có thể bao gồm giải thưởng, dự án thành công hoặc đóng góp đáng kể trong vai trò trước đó.
• Ưu tiên kỹ năng mềm: Bên cạnh khả năng kỹ thuật, xem xét kỹ năng mềm cần thiết cho vai trò, chẳng hạn như giao tiếp, lãnh đạo và giải quyết vấn đề. Bạn có thể đánh giá những kỹ năng này thông qua phản hồi của ứng viên đối với các câu hỏi về hành vi.
• Chú ý đến red flags: Hãy cảnh giác với những red flag tiềm ẩn trong sơ yếu lý lịch và trong quá trình sàng lọc, chẳng hạn như khoảng thời gian trống không lý do, thay đổi công việc thường xuyên hoặc không nhất quán trong thông tin cung cấp.
• Sử dụng mạng xã hội và mạng lưới chuyên nghiệp: Kiểm tra hồ sơ chuyên nghiệp của ứng viên trên các nền tảng như LinkedIn để có thêm thông tin về quá trình phát triển sự nghiệp, các lời chứng thực và mạng lưới chuyên nghiệp của họ.
• Tiến hành cuộc phỏng vấn ban đầu qua điện thoại hoặc video: Gọi điện thoại hoặc video ban đầu để đánh giá kỹ năng giao tiếp, làm rõ bất kỳ điều gì không rõ trong đơn xin việc và đánh giá sự quan tâm và sự hào hứng của ứng viên đối với vai trò.
• Cung cấp phản hồi kịp thời: Thông báo cho ứng viên về tình trạng của họ trong quá trình sàng lọc. Ngay cả khi họ không được chọn tiến xa hơn, cung cấp phản hồi xây dựng có thể nâng cao uy tín của công ty và cải thiện trải nghiệm của ứng viên.

Kết luận

Quá trình sàng lọc ứng viên được thực hiện tốt là một yếu tố quan trọng trong việc tuyển dụng nhân tài hiệu quả. Nó có thể dẫn đến việc tuyển dụng chất lượng cao hơn, tăng hiệu suất, giảm tỷ lệ nghỉ việc, tuân thủ pháp luật, nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng và đảm bảo đa dạng và bao gồm nhiều hơn.

 

Nguồn dịch: AIHR