Hướng dẫn phát triển tài liệu đào tạo cho nhân viên

Việc phát triển kế hoạch đào tạo của một công ty đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của một tổ chức, bao gồm việc nâng cấp tài liệu đào tạo cho nhân viên.

Đào tạo tạo nên nền tảng cho tăng năng suất, năng lực và thậm chí là sự hài lòng trong công việc của nhân viên. Nó trang bị cho nhân viên các công cụ và tài nguyên cần thiết để thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả và hiệu quả hơn. Chương trình đào tạo mạnh mẽ mang lại lợi ích ngắn hạn và dài hạn, bao gồm tăng cường sự tham gia và tỷ lệ giữ chân nhân viên, giảm thiểu rủi ro tuân thủ và khuyến khích tư duy sáng tạo.

Theo TalentLyft, khoảng 94% nhân viên cho biết họ sẽ ở lại với một tổ chức lâu hơn nếu tổ chức đầu tư nhiều hơn vào đào tạo và học tập cho nhân viên.

Tài liệu đào tạo cho nhân viên là gì?

Tài liệu đào tạo cho nhân viên là các tài nguyên được sử dụng để đào tạo, giáo dục và phát triển kiến thức và kỹ năng của nhân viên. Đây là thuật ngữ rộng và bao gồm nhiều phương pháp truyền tải, công cụ, tài nguyên và tài liệu.

Các tài nguyên đào tạo cho nhân viên có thể có nhiều định dạng, bao gồm tài liệu kỹ thuật số hoặc in ấn. Mỗi nội dung đều có mục tiêu học tập cụ thể hoặc kết quả mong muốn.

Tầm quan trọng của tài liệu đào tạo cho nhân viên

Công cụ đào tạo cho nhân viên là cần thiết vì một số lý do, bao gồm:

Phát triển kỹ năng và năng lực: Tài liệu đào tạo quan trọng để giúp nhân viên phát triển kỹ năng của họ và đảm bảo họ có các công cụ và tài nguyên thích hợp để đáp ứng kỳ vọng công việc của họ.
Giữ chân nhân viên: Nhân viên được đào tạo hiệu quả hơn có khả năng ở lại với nhà tuyển dụng lâu hơn. Việc thay thế và đào tạo lại nhân viên mới là tốn kém cho một công ty. Vì vậy, từ góc nhìn tài chính, việc cung cấp đào tạo đầy đủ và phù hợp cho nhân viên là có lợi cho một công ty.
Sự nhất quán và rõ ràng: Tài liệu đào tạo được xây dựng cẩn thận cung cấp nguồn thông tin nhất quán và rõ ràng cho nhân viên, từ đó tạo ra một trải nghiệm học tập đồng nhất cho tất cả. Sự nhất quán này quan trọng để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng, tuân thủ quy định và tính hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, tài liệu đào tạo không nhất quán có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và thiếu hiểu biết. Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên không biết làm thế nào hoặc khi nào sử dụng các quy trình và thủ tục chính xác.
Tài liệu tham khảo: Tài liệu đào tạo cho nhân viên là một nguồn tài nguyên quan trọng mà nhân viên có thể tham khảo khi họ cần làm mới kiến thức của mình.

Những gì cần bao gồm trong tài liệu đào tạo nhân viên

Bộ phận nhân sự phải xem xét nội dung cần thiết trước khi tạo các tài liệu đào tạo cho nhân viên. Bộ phận nhân sự có thể tham khảo ý kiến từ quản lý hoặc những người chơi chính khác để thu thập thông tin.

Dưới đây là một số yếu tố chính mà tài liệu đào tạo cho nhân viên nên có:

Mục tiêu học tập: Hãy rõ ràng và cụ thể về mục tiêu học tập, kết quả và mong đợi.
Mục lục: Xây dựng một mục lục cung cấp cái nhìn tổng quan về các chủ đề được đề cập trong quá trình đào tạo. Nhân viên có thể sử dụng điều này như một tài liệu tham khảo nhanh sau quá trình đào tạo.
Hướng dẫn chi tiết: Đảm bảo mọi hướng dẫn đào tạo rõ ràng và dễ hiểu. Bao gồm hướng dẫn từng bước khi cần thiết.
Công cụ hình ảnh: Thêm hình ảnh, video, biểu đồ, đồ thị hoặc các công cụ hình ảnh khác sẽ nâng cao trải nghiệm học tập.
Biểu đồ tổ chức: Biểu đồ tổ chức phản ánh cách một bộ phận được cấu trúc và hoạt động. Bao gồm biểu đồ trong các công cụ đào tạo cho nhân viên có thể giúp họ hiểu rõ hơn vị trí của mình trong tổ chức và cách công việc của họ đóng góp vào mục tiêu và chiến lược chung của công ty.
Các hoạt động thực hành: Phát triển cơ hội tương tác và hấp dẫn bao gồm các ví dụ “thực tế” để nhân viên thực hành và áp dụng các kỹ năng và khái niệm họ đã học trong quá trình đào tạo.
Đánh giá và câu hỏi kiểm tra kiến thức: Thêm câu hỏi trong suốt quá trình đào tạo để kiểm tra sự hiểu biết. Điều này có thể giúp đánh giá xem mục tiêu đã được đạt đến hay chưa. Bộ phận nhân sự có thể phân tích kết quả trong dài hạn để xác định liệu nhu cầu đào tạo đã được đáp ứng hay liệu có cần thay đổi cách thức đào tạo hay không.
Từ điển thuật ngữ: Thêm danh sách thuật ngữ và định nghĩa đã được đưa ra trong quá trình đào tạo mà nhân viên có thể tham khảo lại.
Nguồn tài nguyên liên quan bổ sung: Cung cấp một số liên kết, tài liệu đào tạo hoặc tài liệu tham khảo bổ sung để bổ sung kiến thức cho nhân viên.
Xem xét việc tiếp cận: Hãy cẩn thận khi tạo các tài liệu đào tạo cho nhân viên để đảm bảo tính tiếp cận cho tất cả các người tham gia, bao gồm cả những người có khuyết tật, bằng cách sử dụng các định dạng và phong cách học tiếp cận được.

Cuối cùng, hãy cập nhật tài liệu đào tạo. Việc cập nhật tài liệu đào tạo hiện tại là điều cần thiết để nhân viên được cung cấp thông tin phù hợp nhất.

Các ví dụ về tài liệu đào tạo cho nhân viên

Tài liệu đào tạo cho nhân viên có thể được phát triển, sử dụng và truyền tải bằng nhiều phương pháp khác nhau, như đào tạo do giảng viên dẫn dắt, e-learning hoặc tự học theo tốc độ của mỗi người, tùy thuộc vào nhu cầu của công ty. Dưới đây là một số ví dụ về tài liệu đào tạo:

Handbook nhân viên

Handbook chứa thông tin có cấu trúc về các chính sách, quy trình, thông tin về an toàn và tuân thủ, các quy trình hoạt động tiêu chuẩn và thậm chí là hướng dẫn từng bước cho các nhiệm vụ cụ thể hoặc việc sử dụng thiết bị.

→ Ứng dụng: Là công cụ tham khảo mà nhân viên có thể tra cứu thường xuyên. Lý tưởng cho việc đào tạo nhân viên mới trong quá trình onboarding.

Sách hướng dẫn đào tạo

Training manuals thường là phiên bản nhỏ hơn của handbook nhân viên, trong đó bao gồm thông tin hoặc hướng dẫn về quy trình, công việc cụ thể hoặc lĩnh vực công việc.

→ Ứng dụng: Sách hướng dẫn này hiệu quả để đào tạo nhân viên về một chủ đề hoặc nhiệm vụ cụ thể.

Tài liệu đào tạo dựa trên ý kiến giảng viên

Tài liệu đào tạo do giảng viên dẫn dắt trực tiếp hoặc qua mạng bao gồm nhiều đặc trưng giống như một môi trường học tập trong lớp, trong đó giảng viên dẫn dắt nhân viên qua một loạt bài học, bài tập và thảo luận.

Các công cụ đào tạo được cung cấp thường bao gồm các bài thuyết trình PowerPoint, bảng làm việc hoặc sách bài tập và các tài nguyên liên quan khác. Những tài liệu này có thể được phát như tài liệu phát và phân phát điện tử. Chúng cũng đảm bảo tính nhất quán vì tất cả nhân viên đang được đào tạo nhận được cùng các tài liệu.

→ Ứng dụng: Tài liệu đào tạo được phân phối là một phương pháp tuyệt vời để truyền thông thông tin nhanh chóng và hiệu quả. Nhân viên có thể sử dụng và tham khảo lại những tài liệu này cho tương lai.

Khóa học tương tác

Các công cụ đào tạo tương tác bao gồm video hoặc khóa học đào tạo trực tiếp có thể tham gia của nhân viên bằng cách bao gồm các tình huống mô phỏng hoặc đóng vai, các tập đoạn video, v.v.

→ Ứng dụng: Tham gia nhân viên vào đào tạo tương tác cho phép học tập tích cực và giúp nhân viên áp dụng và ghi nhớ các kỹ năng và khái niệm đã học.

Checklists

Checklists thường là danh sách đơn giản, dễ đọc, bao gồm các hành động/bước cần hoàn thành cho công việc đang thực hiện.

→ Ứng dụng: Checklists có thể giúp nhân viên tổ chức, theo dõi tiến độ và đảm bảo rằng tất cả các bước của một quy trình được hoàn thành.

Kiểm tra kiến thức và đánh giá

Kết hợp các bài kiểm tra kiến thức hoặc bài trắc nghiệm được đặt trong quá trình đào tạo. Bạn nên giữ các bài kiểm tra ngắn gọn và đơn giản nhưng vẫn cho phép đánh giá mức độ nắm vững nội dung.

→ Ứng dụng: Các công cụ đánh giá này cho phép bộ phận nhân sự và nhân viên đánh giá sự hiểu biết và tiến trình của nhân viên. Bộ phận nhân sự có thể sử dụng dữ liệu này để thực hiện bất kỳ sửa đổi hay cải tiến nào cho quá trình đào tạo trong tương lai.

7 bước để tạo tài liệu đào tạo hấp dẫn cho nhân viên

Bây giờ chúng ta đã xem xét các ví dụ về tài liệu đào tạo, hãy đi sâu hơn vào cách tạo ra các tài liệu đào tạo thực tế cho nhân viên.

Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo và mục tiêu học tập

Nhu cầu đào tạo và mục tiêu học tập đi đôi với nhau và là nền tảng của quá trình học tập và phát triển. Nó giúp xác định loại nội dung đào tạo cần thiết.

Cân nhắc các yếu tố sau:

Những nhân viên đó nên đạt được điều gì khi kết thúc quá trình đào tạo?
Lỗ hổng kỹ năng nào cần được giải quyết?
Thông tin cụ thể về công ty hoặc tuân thủ cần được bao gồm?
Phương pháp truyền tải hiệu quả nhất để đạt được kết quả tốt nhất?

Hãy cố gắng rõ ràng và cụ thể về những gì nhân viên cần được biết hoặc có thể làm sau khi hoàn thành quá trình đào tạo. Tài liệu cần phù hợp với vai trò và trách nhiệm tổng thể của nhân viên.

Trong khi tài liệu đào tạo về chính sách và quy trình công ty là giống nhau đối với tất cả nhân viên, nhu cầu đào tạo liên quan đến công việc và phương pháp truyền tải có thể khác nhau tùy thuộc vào vai trò và chức năng công việc. Ví dụ, nội dung đào tạo cho công việc marketing hoặc bán hàng có thể khác biệt đáng kể so với nội dung đào tạo cho các vị trí kỹ sư hoặc công nghệ thông tin.

Bước 2: Xem xét tài liệu đào tạo hiện có

Công ty của bạn đã có sẵn một số tài liệu đào tạo không? Nếu có, hãy xem xét tất cả các tài liệu hiện có để xác định xem nội dung có còn phù hợp và những gì cần cập nhật. Tài liệu đào tạo hiện có sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực của công ty nếu không cần phải phát triển hoàn toàn từ đầu.

Bước 3: Chọn phương pháp truyền tải

Phương pháp truyền tải đào tạo ảnh hưởng đến loại tài liệu đào tạo cần phát triển. Có nhiều phương pháp truyền tải đào tạo khác nhau, bao gồm:

Đào tạo trực tiếp
Sách hướng dẫn đào tạo
Đào tạo trên máy tính không đồng bộ
Hội thảo trực tuyến
Slides
Lớp học trực tuyến.

Bộ phận nhân sự có thể quyết định phương pháp truyền tải đào tạo dựa trên nhu cầu đào tạo và hoạt động kinh doanh. Ví dụ, một công ty nhỏ có thể quyết định chọn đào tạo trực tiếp. Một tổ chức lớn với nhiều địa điểm có thể thấy hiệu quả hơn khi tiến hành đào tạo trực tuyến – điều này yêu cầu ít sự phối hợp hơn và tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại.

Nhận ý kiến từ quản lý hoặc các thành viên quan trọng khác khi quyết định phương pháp truyền tải đào tạo hiệu quả nhất, ví dụ như sử dụng một nhà cung cấp bên ngoài để thực hiện đào tạo, nhà cung cấp thường sẽ cung cấp các tài liệu đào tạo.

Bước 4: Tạo kế hoạch đào tạo và lịch trình

Tạo kế hoạch đào tạo và timeline. Điều này giúp xác định cách đào tạo sẽ được truyền tải, mất bao lâu để phát triển tài liệu đào tạo và xác định ngày kết thúc mục tiêu cho quá trình đào tạo và hoàn thành.

Thêm các bước cụ thể trong quá trình, chẳng hạn như xác định các nguồn lực cần thiết, chi phí, cam kết thời gian và giao tiếp liên quan đến lịch trình, phương pháp truyền tải và yêu cầu đào tạo. Sau khi xác định các bước chính đó, có thể phát triển một lịch trình đào tạo.

Ngoài ra, hãy bao gồm một cơ chế theo dõi để có thể theo dõi và ghi lại việc hoàn thành đào tạo. Cân nhắc đến việc điều chỉnh lịch học/phục hồi trong trường hợp xảy ra các xung đột bất ngờ hoặc cuối cùng.

Bước 5: Phát triển một training outline

Trước khi phát triển nội dung đào tạo, hãy tạo một outline hoặc “kế hoạch học tập” để giúp xác định tất cả các chủ đề chính. Điều này sẽ giúp phân chia nội dung thành các phần và chủ đề cần thiết.

Bước 6: Tạo các công cụ và tài liệu đào tạo

Nhân viên cần tiếp thu thông tin họ học trong quá trình đào tạo. Đào tạo nên được thiết kế sao cho nhân viên có thể dễ dàng tiếp thu thông tin cần thiết mà không bị quá tải hoặc bối rối bởi quá nhiều chi tiết.

Việc phát triển tài liệu đào tạo chất lượng cao và hiệu quả đòi hỏi sự suy nghĩ, thời gian và nỗ lực. Sau khi đã phát triển phác thảo, tập trung vào xác định nội dung đào tạo. Thêm các hình ảnh và hoạt động tương tác để giữ cho người học tham gia, điều này sẽ giúp họ ghi nhớ được những gì họ đã học trong thời gian dài.

Bước 7: Tiến hành kiểm tra định kỳ về đào tạo

Nhu cầu và phương pháp đào tạo sẽ thay đổi theo thời gian dựa trên nhu cầu kinh doanh. Vì vậy, việc tiến hành đánh giá đào tạo định kỳ và phân tích các đánh giá đào tạo trước đó là rất quan trọng để hiểu những gì cần cải thiện.

Kết luận

Đào tạo và phát triển là yếu tố quan trọng trong trải nghiệm của nhân viên. Việc phát triển và cung cấp tài liệu, công cụ và nguồn lực đào tạo hiệu quả là một thành phần quan trọng của các sáng kiến đào tạo của một công ty.

Nhân viên được đào tạo đúng cách là quan hệ “win-win” cho cả nhân viên và công ty. Sự giữ chân thường tăng lên khi nhân viên cảm thấy tham gia và nhận thấy rằng công ty đang đầu tư vào họ. Làm như vậy giúp nâng cao hiệu suất kinh doanh của công ty và góp phần xây dựng một môi trường làm việc mạnh mẽ và tích cực cho nhân viên ở mọi cấp bậc của tổ chức.

Nguồn dịch: AIHR

Post Views: 371