Execution Excellence: Năng lực cốt lõi mà HR cần phát triển

Trong vài năm qua, vai trò của các chuyên gia HR đã thay đổi đáng kể do sự thay đổi của thị trường lao động, AI phát triển dẫn đến sự thiếu hụt kỹ năng của nhân sự trên toàn cầu do phụ thuộc. Thực hiện thành công chiến lược HR đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, điều này yêu cầu các chuyên gia HR phát triển một nhóm năng lực mới để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

Bài viết này giới thiệu Execution Excellence, một năng lực cốt lõi trong Mô hình Năng lực HR T-Shaped của AIHR. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đề xuất các chiến thuật bạn có thể áp dụng khi phát triển năng lực này.

Execution Excellence là gì?

Execution Excellence đề cập đến “cách mà HR hoàn thành công việc.” Nó mô tả một tập hợp hành vi làm nền tảng cho bốn Năng lực cốt lõi khác trong Mô hình Năng lực HR T-Shaped (Kỹ năng kinh doanh, Đọc hiểu dữ liệu, Kỹ năng kỹ thuật số và Tinh thần hỗ trợ, cầu tiến). Nó cũng là yếu tố quan trọng tạo nên khả năng chuyên môn và lãnh đạo.

Đơn giản, Execution Excellence chỉ ra làm thế nào để thực hiện và đảm bảo rằng HR tạo ra tác động ý nghĩa cho tất cả các bên liên quan.

Với sự phức tạp ngày càng tăng trong môi trường làm việc, HR cần phải trở thành người giải quyết vấn đề thành thạo và tìm ra giải pháp mới để đáp ứng nhu cầu tổ chức – cân bằng chiến lược dài hạn với các đầu việc vận hành ngắn hạn.

Ngày càng nhiều, chúng ta thấy các chuyên gia HR được yêu cầu áp dụng tư duy phân tích để đưa ra hành động thông minh và quyết định dựa trên thông tin đầy đủ.

Execution Excellence được chia thành ba khía cạnh chính liên quan đến khả năng làm việc với những người khác nhau, giải quyết vấn đề và thực hiện kế hoạch để đạt được kết quả mong muốn. Đó là:

• Định hướng hành động
• Giải quyết vấn đề
• Kỹ năng giao tiếp

Làm chủ những kỹ năng này có thể giúp bạn làm việc có hiệu quả và giúp tổ chức của bạn thành công.

Ví dụ:

• Kỹ năng Định hướng hành động là chìa khóa để phát triển các chiến lược hiệu quả hoặc triển khai các chương trình thay đổi.
• Khả năng Giải quyết vấn đề cho phép bạn giải quyết những thách thức phức tạp, chẳng hạn như làm thế nào để giá trị nhân viên thích nghi với lực lượng lao động lai.
• Kỹ năng Giao tiếp giỏi là rất quan trọng để giao tiếp và xây dựng mối quan hệ để thúc đẩy việc hợp tác hiệu quả với HR.

Bên dưới, chúng tôi sẽ khám phá từng khía cạnh và cách bạn có thể phát triển những hành vi này.

Định hướng hành động

Khía cạnh đầu tiên được gọi là Định hướng hành động. Ở đây tập trung vào việc quản lý tài nguyên và lập kế hoạch, thích ứng và tổ chức hoạt động để đạt được kết quả mong muốn.

Sự Định hướng hành động giúp HR thúc đẩy việc triển khai các dự án, quy trình và thực hành mới. Hơn nữa, nó cũng giúp bạn trở nên mạnh mẽ hơn trong việc đối phó với sự thay đổi và sự mơ hồ trong môi trường.

Các hành vi liên quan đến Định hướng hành động bao gồm:

• Đặt mục tiêu rõ ràng, lập kế hoạch công việc và sử dụng thời gian hiệu quả.
• Chịu trách nhiệm đạt được mục tiêu đúng hẹn.
• Thích ứng và chấp HR thay đổi.
• Tổ chức và sử dụng tài nguyên một cách hiệu quả để đạt được kết quả tốt.

Thực hành Định hướng hành động:

Betty là một quản lý HR muốn triển khai một nền tảng công nghệ dịch vụ HR mới trong vòng 12 tháng tới. Cô bắt đầu bằng việc đặt mục tiêu rõ ràng cho nền tảng mới và tạo ra một kế hoạch từng bước cho toàn dự án. Cô cho team của mình tham gia vào việc lựa chọn nền tảng, đảm bảo nó đáp ứng những gì họ cần.

Cô cũng thiết lập các cuộc họp định kỳ với phòng công nghệ thông tin và nhà cung cấp để theo dõi tiến trình và đảm bảo tuân thủ kế hoạch.

Trong giai đoạn kiểm thử, gặp phải các vấn đề kỹ thuật và một số nhân viên không hài lòng với việc chuyển sang hệ thống mới này. Để giải quyết vấn đề này, Betty cử thêm người đến team đào tạo và huấn luyện hiệu suất để giúp triển khai và nâng cao kỹ năng sử dụng hệ thống mới.

Ở giai đoạn cuối cùng, cô thiết lập hỗ trợ liên tục cho người dùng hệ thống và triển khai quy trình đánh giá bảo trì để đảm bảo việc cài đặt các cải tiến mới cho hệ thống được thực hiện một cách cẩn thận.

Dự án được hoàn thành đúng hẹn, không vượt ngân sách và đạt được các mục tiêu ban đầu đề ra trong business case.

Phát triển Định hướng hành động: Chiến lược và kỹ thuật

Bạn có thể sử dụng các chiến lược và kỹ thuật sau để phát triển Định hướng hành động của mình:

• Lập kế hoạch tình huống: Liên quan đến suy ngẫm về các tình huống tương lai khác nhau và lập kế hoạch sẵn cho chúng. Kế hoạch tình huống giúp chuẩn bị cho các thay đổi và bất ngờ.
• Phương pháp quản lý dự án: Các phương pháp như Agile, Scrum hoặc Waterfall có thể giúp cải thiện kế hoạch và thực hiện dự án.
• Biểu đồ RACI: RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) có thể giúp làm rõ ai chịu trách nhiệm cho công việc gì trong một dự án và đặt các deadline rõ ràng. Có nhiều tùy chọn phần mềm và mẫu miễn phí từ AIHR để giúp bạn tạo ma trận RACI cho các dự án của mình.
• SMART goals: Sử dụng mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Thực tế và Có thời hạn) có thể giúp các chuyên gia nâng cao mục tiêu mơ hồ thành những mục tiêu rõ ràng và khả thi. Các công cụ số như Trello hoặc Asana có thể giúp tổ chức và theo dõi những mục tiêu này.
• Quản lý thay đổi: Phát triển kỹ năng quản lý thay đổi giúp bạn trở nên linh hoạt hơn khi đối mặt với sự mơ hồ. Một mô hình tốt để nắm vững là mô hình thay đổi Cynefin, giúp hướng dẫn khi đối mặt với các thay đổi phức tạp.

Giải quyết vấn đề

Khía cạnh thứ hai là Giải quyết vấn đề. Liên quan đến cách mà một chuyên gia HR suy nghĩ về các vấn đề khác nhau để xử lý các vấn đề và tình huống phức tạp.

Giải quyết vấn đề quan trọng đối với bất kỳ công việc nào, nhưng đối với các chuyên gia HR, điều này thực sự quan trọng. Bạn thường phải đối mặt với các vấn đề phức tạp và xung đột liên quan đến nhiều quan điểm và nhu cầu khác nhau.

Hành vi liên quan đến chiều giải quyết vấn đề bao gồm:

• Suy nghĩ phân tích về tình huống hoặc thông tin để tạo ra ý tưởng hoặc kế hoạch rõ ràng
• Tập hợp những người có ưu tiên khác nhau, thậm chí xung đột, và thúc đẩy họ đạt được hành động
• Ra quyết định thông minh, đúng thời điểm dựa trên sự thật và tình hình.

Thực hành giải quyết vấn đề:

Desmond là một Chuyên gia Phát triển Tổ chức làm việc tại một công ty Công nghệ. Mới đây, anh hoàn thành một dự án phân tích dữ liệu khảo sát hiệu suất và độ cam kết của nhân viên trong ba năm qua.

Phân tích của anh cho thấy công ty cần cải thiện cách họ hợp tác từ xa và đảm bảo cung cấp phản hồi đều đặn về hiệu suất.

Thách thức là một số nhân viên vẫn thích cuộc họp trực tiếp và email, đặc biệt là những người giữ vị trí quản lý cấp cao. Nhiều nhân viên đã đẩy mạnh việc sử dụng các công cụ hợp tác trực tuyến nhanh chóng, nhưng công cụ này không được sử dụng nhiều bởi các quản lý cấp cao.

Để giải quyết vấn đề này, Desmond tổ chức các buổi workshop với các nhóm khác nhau trong công ty. Trong những buổi workshop này, anh muốn hiểu tại sao một số nhân viên còn do dự và lợi ích mà những người khác nhìn thấy trong các công cụ mới này.

Dựa trên thông tin này, anh trình bày một trường hợp kinh doanh cho nhóm lãnh đạo cấp cao và thuyết phục họ ủng hộ việc áp dụng các công cụ số mới và bắt đầu làm việc từ xa hơn trong tương lai.

Phát triển Giải quyết vấn đề: Phương pháp và kỹ thuật

Giải quyết vấn đề không mới đối với các chuyên gia HR, nhưng những thách thức ngày càng phức tạp và tinh vi hơn.

Bạn có thể áp dụng các phương pháp và kỹ thuật sau để phát triển khía cạnh này:

• Các kỹ thuật xây dựng sự đồng thuận: Các kỹ thuật này bao gồm phương pháp Delphi, Nhóm Nominal, hoặc 6 Thinking Hats, giúp nhóm làm việc cùng nhau để giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu.
• Các kỹ thuật phân tích vấn đề: Các kỹ thuật giải quyết vấn đề và các công cụ số như Miro hoặc LucidSpark có thể giúp phân tách ý tưởng lớn thành các phần nhỏ hơn và nhìn thấy cách chúng kết nối với nhau.
• Các khuôn mẫu về quyết định: Có nhiều khung quyết định khả dụng, chẳng hạn như kỹ thuật phân tích SWOT cho chiến lược. Những khung quyết định này giúp đưa ra quyết định cân nhắc và chiến lược, ngay cả khi mọi thứ phức tạp.

Kỹ năng giao tiếp

Khía cạnh thứ ba là Kỹ năng giao tiếp. HR luôn yêu cầu kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, đặc biệt là trong việc truyền đạt hiệu quả, xây dựng mối quan hệ và làm việc cùng người khác. Với sự phức tạp ngày càng tăng của cảnh quan liên quan đến các bên liên quan của HR, HR được kỳ vọng áp dụng những hành vi này thường xuyên khi giao tiếp với các bên liên quan nội bộ và bên ngoài.

Các hành vi được bao gồm trong khía cạnh Kỹ năng giao tiếp bao gồm:

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với người khác và xây dựng mạng lưới hiệu quả
• Chia sẻ thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả để đảm bảo sự hiểu biết chung
• Làm việc với người khác để cải thiện ý tưởng và tìm ra giải pháp bằng cách hợp tác một cách hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp trong thực tế:

Thembi là quản lý hoạt động HR cho một tập đoàn dịch vụ lưu trú toàn cầu. Cô ấy tiếp xúc với các bên liên quan khác nhau trong các khách sạn và quốc gia khác nhau, mỗi địa điểm có văn hóa riêng và đội ngũ lãnh đạo đa dạng.

Nhóm bên liên quan quan trọng đối với cô ấy là các quản lý chung của từng khách sạn. Cô ấy muốn xây dựng mối quan hệ tốt với họ để đảm bảo có cuộc trò chuyện mở và tìm ra giải pháp cho các thách thức cùng nhau.

Để làm điều này, cô ấy thường xuyên tiếp xúc với họ và thiết lập các tương tác thường xuyên phù hợp với nhu cầu khác nhau của các quản lý. Gerald, quản lý chung tại Khách sạn A, khác với Nonto, quản lý tại Khách sạn B. Thembi họp với Gerald hàng tuần vì anh ấy thích một cách tiếp xúc trực tiếp hơn, trong khi Thembi liên hệ với Nonto không cố định và ghé thăm khách sạn của họ một lần mỗi quý để gặp gỡ Nonto trực tiếp.

Thembi đã nhận thấy được lợi ích của việc đầu tư vào các mối quan hệ và mạng lưới này. Khi xảy ra tình huống khẩn cấp, cô ấy có mối quan hệ đã được thiết lập để trực tiếp nói chuyện với các bên liên quan này, tìm ra giải pháp cùng nhau và có thể tin tưởng rằng các giải pháp được đưa ra sẽ được thực hiện thành công.

Phát triển kỹ năng giao tiếp giữa cá nhân: Mẹo và kỹ thuật

Khi trí tuệ nhân tạo và công nghệ thay đổi nền tảng làm việc của chúng ta, kỹ năng giao tiếp tốt trở thành nền tảng làm cho con người trở nên độc đáo và không thể thay thế.

Dưới đây là một số cách bạn có thể cải thiện những kỹ năng này:

• Kiểm tra định kỳ: Điều này có thể giúp duy trì mối quan hệ mạnh mẽ và hiểu nhu cầu và thách thức tiếp tục của người khác. Cách duy trì tính nhất quán, đáng tin cậy và cởi mở có thể giúp tạo ra và duy trì mối quan hệ đáng tin cậy. Bạn có thể sử dụng một cẩm nang nội bộ như một điểm khởi đầu để hiểu yêu cầu của bên liên quan.
• Giao tiếp ảnh hưởng: Giao tiếp có ảnh hưởng và sử dụng các kỹ thuật cụ thể để áp dụng các phong cách giao tiếp khác nhau.
• Giải quyết vấn đề nhóm: Sử dụng các phương pháp như brainstorming, sơ đồ tư duy và các kỹ thuật thỏa thuận nhóm giúp tạo điều kiện để làm việc tốt với những người khác.

Kết luận

Trong môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng ngày nay, vai trò của HR vượt xa những nhiệm vụ truyền thống. Khi doanh nghiệp chuyển dịch về một thế giới số hóa và đa dạng hơn, những chuyên gia HR cần phải có một sự kết hợp mạnh mẽ của các kỹ năng và kiến thức khác nhau.

Đó là lý do tại sao việc trở nên T-shaped (ứng dụng mô hình T-shaped vào công việc) là rất quan trọng đối với họ.

Trong nơi làm việc hiện đại, không chỉ cần làm việc tốt mà còn cần ảnh hưởng tích cực đến nhân viên và tổ chức. Những kỹ năng như hiểu về kinh doanh và khả năng hiểu dữ liệu không phải bàn cãi, là điều không thể thiếu.

Nhưng để tạo sự khác biệt trong công ty và nhân viên, những chuyên gia HR phải làm chủ Execution Excellence. Với vai trò là những người chăm sóc phần quan trọng nhất của công ty – nhân viên, những chuyên gia HR luôn cố gắng cải thiện những kỹ năng này.

Nguồn dịch: AIHR