Chính sách làm việc tại nhà (WFH) cần có những gì?

Chính sách làm việc tại nhà cực kỳ quan trọng và cần thiết, được thúc đẩy bởi sự gia tăng của làm việc từ xa. Một chính sách làm việc từ xa (WFH) được lên kế hoạch kỹ càng sẽ đáp ứng những thay đổi này.

Nó hỗ trợ sự ưu tiên gia tăng về các hình thức làm việc linh hoạt phù hợp với các chính sách và thủ tục hiện có của công ty, đặc biệt là làm việc từ xa.

Chính sách làm việc từ xa (WFH) là gì?

Chào mừng bạn đến với tương lai (hybrid) của văn phòng. Theo Gallup, tám trên mười nhân viên có khả năng làm việc từ xa mong muốn được làm việc hybrid (kết hợp) hoặc hoàn toàn từ xa, với 60% muốn làm việc tại nhà vài ngày trong tuần và gần 30% muốn hoàn toàn làm tại nhà.

Thống kê của Deloitte cho thấy xu hướng tương tự:

29% nhân viên hiện đang làm việc hoàn toàn từ xa
40% nhân viên đã chuyển từ việc làm trực tiếp tại văn phòng sang chế độ làm việc hybrid hoặc hoàn toàn từ xa.

Sự chuyển đổi này không chỉ là kết quả của thời đại số hóa và đại dịch. Rất nhiều nhân viên đã nhận thấy họ thích sự linh hoạt của làm việc hybrid, và 46% người tham gia trong báo cáo Workmonitor của Randstad cho biết họ sẽ bỏ việc nếu công việc hiện tại khiến họ mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Thách thức ở đây là làm việc từ xa, hoặc thậm chí là hybrid, không giống như làm việc trực tiếp tại văn phòng, và các chính sách truyền thống không phải lúc nào cũng đáp ứng được những khác biệt này.

Để đáp ứng nhu cầu của một lực lượng lao động hybrid hoặc từ xa trong khi duy trì tính nhất quán, văn hóa công ty mạnh mẽ và năng suất, điều quan trọng là có một chính sách làm việc từ xa mô tả cách thức làm việc từ các địa điểm ngoài môi trường văn phòng truyền thống (thông thường là nhà riêng của họ).

Loại chính sách này xác định những ai có đủ điều kiện làm việc từ xa, thường dựa trên bản chất công việc của họ hoặc trên cơ sở từng trường hợp. Nó đặt ra yêu cầu về giờ làm việc, làm rõ liệu chế độ làm việc từ xa tuân thủ giờ làm việc tiêu chuẩn hay có linh hoạt để đáp ứng các lịch trình khác nhau.

Tại sao cần có một chính sách làm việc từ xa

Cũng như tất cả các chính sách và thủ tục của công ty, một chính sách làm việc từ xa cung cấp các hướng dẫn rõ ràng và yêu cầu đối với nhân viên. Trong bối cảnh làm việc từ xa, điều này rất quan trọng để duy trì tính nhất quán, hiệu suất và năng suất khi nơi làm việc mở rộng ra ngoài không gian văn phòng truyền thống.

Nó đảm bảo nhân viên hiểu rõ trách nhiệm của mình, thời gian làm việc và các phương pháp giao tiếp mà họ nên sử dụng. Điều này giúp nhân viên giữ kỷ luật ngay cả khi làm việc từ xa.

Là một chuyên viên HR, bạn cần nhớ rằng một chính sách làm việc từ xa được xác định rõ ràng mang lại sự hài lòng và cân bằng công việc và cuộc sống tốt hơn cho nhân viên. Cho phép nhân viên làm việc tại nhà có thể giảm thiểu thời gian di chuyển và cung cấp một lịch trình linh hoạt hơn, phù hợp với các cam kết cá nhân và dẫn đến sự cân bằng tốt hơn giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Từ góc nhìn của tổ chức, khả năng làm việc từ xa có thể mở rộng bể tài năng. Các công ty không bị giới hạn trong việc tuyển dụng trong khu vực gần văn phòng của họ mà có thể tiếp cận một phạm vi kỹ năng và kinh nghiệm rộng hơn từ khắp nơi trên thế giới. Chính sách làm việc từ xa thậm chí có thể tiết kiệm chi phí bằng cách giảm nhu cầu về không gian văn phòng lớn, tiện ích và các nguồn lực khác liên quan đến việc duy trì một nơi làm việc vật lý.

Về mặt năng suất, nhiều công ty nhận thấy nhân viên làm việc hiệu quả hơn khi có quyền kiểm soát môi trường làm việc của họ. Mà không có những sự xao nhãng thông thường ở văn phòng và có khả năng tạo ra một không gian làm việc cá nhân hóa, có thể tập trung tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn.

Tuy nhiên, giống như tất cả thực tiễn kinh doanh khác, một chính sách làm việc từ xa chỉ hiệu quả nếu được thiết kế có tổ chức và cân nhắc kỹ lưỡng nhu cầu của nhân viên.

Chính sách làm việc từ xa cần bao gồm những gì?

HR cần xem xét các yếu tố khác nhau để đảm bảo một chính sách rõ ràng và toàn diện khi xây dựng hướng dẫn làm việc từ xa.
Một số yếu tố quan trọng bạn nên bao gồm:

Điều kiện đủ: Một định nghĩa rõ ràng về nhân viên và phạm vi công việc nào được áp dụng chính sách và trong những trường hợp nào thì áp dụng. Vị trí nào có thể làm việc từ xa và thời gian tối đa là bao nhiêu.
Quy trình yêu cầu: Một quy trình để nhân viên yêu cầu sắp xếp làm việc từ xa, bao gồm các phê duyệt cần thiết từ quản lý.
Giao tiếp và lịch trình: Các kênh giao tiếp, tính linh hoạt về giờ làm việc và địa điểm, thời gian và cách thức nhân viên cộng tác và kết nối.
Đánh giá hiệu suất: Cách đo lường hiệu suất và kết quả.

Quan trọng nhất, một chính sách làm việc từ xa kết hợp sẽ bao gồm một loạt các chính sách trong chính sách chung. Theo bản chất của nó, một chính sách làm việc từ xa không phải là dành cho tất cả mọi người và cũng là cơ sở cho tính minh bạch và nhất quán. Do đó, các chính sách “phụ” khác nhau trong chính sách làm việc từ xa của bạn sẽ đáp ứng các nhu cầu khác nhau của nhân viên.

Dưới đây là một số chính sách bạn có thể cân nhắc:

1. Chính sách làm việc từ xa kết hợp: Mô tả cách hoạt động của mô hình làm việc kết hợp, với các chi tiết về số ngày dự kiến làm việc tại văn phòng so với ở nhà. Để biết thêm hướng dẫn chi tiết, đọc bài viết của chúng tôi về việc phát triển lịch trình làm việc kết hợp.

2. Chính sách xử lý sự cố mất kết nối Internet khi làm việc tại nhà: hiết lập một quy trình cho nhân viên trong trường hợp mất kết nối Internet, bao gồm các yêu cầu về giao tiếp và thời gian giải quyết vấn đề.

3. Chính sách bảo mật làm việc tại nhà: Nhấn mạnh tầm quan trọng của bảo mật thông tin và chỉ định các biện pháp mà nhân viên phải thực hiện để bảo vệ dữ liệu của công ty. Điều này bao gồm việc sử dụng kết nối an toàn, thiết bị được phê duyệt bởi công ty và tuân thủ các chính sách bảo mật CNTT.

4. Chính sách trợ cấp làm việc tại nhà: Nếu có áp dụng, hãy xác định một chính sách trợ cấp để chi trả các chi phí thiết lập văn phòng tại nhà hoặc các chi phí định kỳ mà nhân viên có thể phải chịu khi làm việc từ xa.

5. Chính sách hoàn trả chi phí làm việc từ xa: Cung cấp thông tin về những chi phí mà công ty sẽ hoàn trả, quy trình nộp đơn chi phí và số tiền tối đa được hoàn trả.

6. Chính sách thiết bị làm việc từ xa: Định rõ liệu công ty có cung cấp các thiết bị cần thiết (máy tính, điện thoại, nội thất làm việc tiện nghi) và cách hỗ trợ và bảo trì thiết bị.

7. Thời gian làm việc và sự linh hoạt: Xác định thời gian làm việc cố định mà trong đó tất cả nhân viên phải có mặt, đồng thời cung cấp sự linh hoạt để cá nhân có thể làm việc ở các múi giờ khác nhau.

8. Quản lý hiệu suất: Trình bày cách đánh giá hiệu suất. Ví dụ, liệu năng suất có dựa trên sản phẩm đạt được và hoàn thành các mục tiêu hay dựa trên số giờ làm việc đã ghi nhận? Có sử dụng các công cụ theo dõi năng suất định kỳ nào không?

9. Cách thức giao tiếp: Xác định thời gian phản hồi dự kiến trong giờ làm việc và việc sử dụng các nền tảng được công ty chấp thuận cho các cuộc thảo luận liên quan đến công việc và chia sẻ tệp tin.

10. Phát triển chuyên nghiệp: Trình bày cách nhân viên làm việc từ xa sẽ có cơ hội phát triển chuyên môn và tài nguyên đào tạo bình đẳng, đảm bảo làm việc từ xa không ảnh hưởng đến sự phát triển và nâng cao kỹ năng nghề nghiệp. Ngoài ra, thảo luận về kỳ vọng đối với nhân viên làm việc từ xa về phát triển của họ.

Ví dụ về chính sách làm việc từ xa

Ví dụ 1. Atlassian tạo tiên phong trong việc làm việc từ xa

Được gọi là Atlassian’s ‘Team Anywhere’, công ty đã trở thành một công ty phân tán kể từ khi văn phòng đầu tiên tại Mỹ mở cửa vào năm 2005. Công ty đã tái định nghĩa khái niệm về lực lượng lao động phân tán bằng cách cung cấp sự linh hoạt và tự chủ trong địa điểm làm việc, cho dù là từ nhà hay trong văn phòng.

Team Anywhere nhấn mạnh việc giao tiếp không đồng thời và dành cuộc họp thời gian thực cho các hoạt động quan trọng như khởi động dự án và brainstorm. Họ luôn hướng đến sự tiến bộ hơn là hoàn hảo, liên tục thích nghi với phản hồi và học hỏi. Mục tiêu là kết hợp những điểm mạnh của làm việc từ xa với lợi ích của giao tiếp trực tiếp để tạo ra một giải pháp cân bằng.

Dưới đây là một số điểm nổi bật về phương pháp làm việc của Atlassian:

Nhân viên có thể lựa chọn nơi làm việc, cân nhắc mục tiêu cá nhân và sự hỗ trợ từ gia đình.
Ưu tiên giao tiếp bằng văn bản và không đồng thời để thích ứng với các múi giờ và lịch trình làm việc khác nhau.
Sử dụng cuộc họp thời gian thực một cách chiến lược để khởi động dự án, brainstorm và ra quyết định.
Tổ chức cuộc họp trực tiếp để củng cố mối quan hệ cá nhân và làm việc nhóm.
Thường xuyên đánh giá và điều chỉnh chính sách làm việc từ xa để đáp ứng nhu cầu phát triển và cải tiến quy trình.

Ví dụ 2. Sự khác biệt về làm việc từ xa tại EY

Chính sách làm việc từ xa của EY là “Công việc là những gì bạn làm, không phải nơi bạn đến.” Theo trang web của EY, chính sách làm việc từ xa của công ty đã được phát triển trước cả đại dịch và vẫn được áp dụng cho đến ngày nay.

Chính sách của EY khuyến khích làm việc từ xa, mặc dù các văn phòng vẫn hoạt động, chủ yếu để hỗ trợ nhân viên khi họ gặp vấn đề như mất điện hoặc mất kết nối internet. EY cũng đã giới thiệu một ứng dụng cho nhân viên đăng ký thăm văn phòng hoặc khách hàng và đã thiết lập dịch vụ “click and collect” cho những người cần mua phụ kiện công nghệ hoặc đồ cần thiết khác.

Là một chuyên viên HR, dưới đây là một số điểm nổi bật từ chính sách của EY:

Phương pháp làm việc liên tục tiến triển. Trong khi môi trường làm việc tại nhà thích hợp cho các nhiệm vụ cần tập trung, các không gian khác dành riêng cho giao tiếp để tăng cường việc tạo ra ý tưởng, sáng tạo và làm việc nhóm.
Đội ngũ tài năng của EY đã khởi xướng một loạt các hoạt động để thu hút nhân viên, từ buổi tập thể dục trực tuyến cho nhân viên và gia đình, đến mạng lưới chăm sóc tâm lý và tình cảm, và quản lý tài chính.
Việc duy trì giao tiếp là rất quan trọng để giữ cho đội ngũ đoàn kết.
Tập trung mạnh mẽ vào việc kết hợp ưu điểm của làm việc từ xa với lợi ích của giao tiếp trực tiếp.

Template chính sách làm việc từ xa

14 phương pháp tốt nhất khi phát triển chính sách làm việc từ xa

Để tận dụng tối đa chính sách làm việc từ xa của bạn, hãy làm theo những phương pháp tốt nhất đã được thử và kiểm chứng sau đây:

Cung cấp đào tạo: Cung cấp đào tạo toàn diện về các công cụ và nền tảng kỹ thuật số giúp làm việc từ xa, đảm bảo tất cả nhân viên sử dụng chúng một cách thoải mái và hiệu quả.
Khuyến khích kiểm tra định kỳ: Khuyến khích việc kiểm tra định kỳ giữa quản lý và team của họ, có thể thông qua các cuộc họp ảo hàng ngày hoặc hàng tuần, để duy trì sự thống nhất và thông tin cho tất cả mọi người.
Ưu tiên an ninh mạng: Cung cấp đào tạo về các phương pháp bảo mật mạng tốt nhất cho tất cả nhân viên để bảo vệ thông tin nhạy cảm của công ty.
Khuyến khích cân bằng công việc – cuộc sống: Khuyến khích nhân viên duy trì giờ làm việc đều đặn và nghỉ giải lao trong suốt ngày để tránh kiệt sức và duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Tổ chức sự kiện xã hội: Tạo ra các sự kiện xã hội ảo, như nghỉ giải lao trực tuyến hoặc trò chơi nhóm, để duy trì tinh thần và tạo cảm giác cộng đồng giữa những người làm việc từ xa.
Phát triển giao thức giao tiếp rõ ràng: Đảm bảo thành viên team vẫn kết nối và hợp tác.
Triển khai các công cụ quản lý dự án ảo: Giúp theo dõi tiến độ công việc và dự án.
Thiết lập các chỉ số hiệu suất rõ ràng: Đồng bộ chỉ số với kết quả làm việc thay vì thời gian làm việc.
Tạo điều kiện làm việc tại nhà tốt: Cung cấp hướng dẫn về công nghệ và hỗ trợ thiết lập văn phòng tại nhà để giúp giảm nguy cơ căng thẳng và chấn thương.
Cung cấp hỗ trợ: Cung cấp hỗ trợ về sức khỏe tâm thần, chẳng hạn như cố vấn, nhận thức rằng làm việc từ xa đôi khi có thể gây cảm giác cô lập.
Khuyến khích văn hóa tin tưởng và tự chủ: Đào tạo quản lý về quản lý nhân viên làm việc từ xa để tránh việc để ý tiểu tiết, điều này có thể gây hiệu ứng ngược trong một môi trường làm việc từ xa.
Giúp quản lý dẫn dắt bằng việc làm gương: Đảm bảo các nhà lãnh đạo mô phỏng những hành vi làm việc từ xa lành mạnh để đặt một tiêu chuẩn trong tổ chức.
Trợ cấp: Hoàn trả hoặc trợ cấp các chi phí văn phòng tại nhà để giảm bớt gánh nặng tài chính đối với nhân viên.
Review và điều chỉnh: Xem xét và điều chỉnh chính sách làm việc từ xa thường xuyên để thích nghi với các tình huống thay đổi và phản hồi từ nhân viên.

Triển khai những phương pháp này có thể giúp đảm bảo một quá trình chuyển đổi trơn tru sang làm việc từ xa và góp phần vào sự bền vững và thành công của các chương trình làm việc từ xa.

Kết luận

Việc triển khai một chính sách làm việc từ xa toàn diện là rất quan trọng đối với các tổ chức hiện đại nhằm duy trì sự cạnh tranh. Chính sách này là nền tảng cho giao tiếp rõ ràng, hoạt động hiệu quả và sự tham gia của nhân viên bền vững, bất kể ranh giới địa lý.

Bằng cách xem xét các yếu tố như điều kiện đủ, cách thức giao tiếp và theo dõi hiệu suất, các công ty có thể khuyến khích một môi trường làm việc hiệu quả và linh hoạt phù hợp với mục tiêu của tổ chức và nhân viên. Cuối cùng, một chính sách làm việc từ xa được thiết kế tốt cải thiện hiệu suất hoạt động và hỗ trợ một cách tiếp cận làm việc khỏe mạnh và cân bằng hơn.

Nguồn dịch: AIHR

Post Views: 198