Cách xây dựng chân dung nhân viên ấn tượng năm 2025 – Templates miễn phí

Các tổ chức mang lại trải nghiệm nhân viên tích cực được đánh giá là nơi làm việc hấp dẫn hơn và có mức độ gắn kết cao hơn. Việc sử dụng chân dung nhân viên (employee personas) có thể đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra trải nghiệm nhân viên có tác động mạnh mẽ.

Bài viết này sẽ đi sâu vào khái niệm chân dung nhân viên, cách mà bộ phận nhân sự nên xây dựng, các ứng dụng thực tiễn, và cung cấp những ví dụ thực tế.

Chân dung nhân viên là gì?

Chân dung nhân viên là một hình ảnh hư cấu đại diện cho mẫu nhân viên lý tưởng của bạn, dựa trên nghiên cứu thị trường và dữ liệu thực tế về lực lượng lao động hiện tại. Chúng bao gồm các thông tin như đặc điểm nhân khẩu học, trình độ học vấn, bộ kỹ năng, mục tiêu, khó khăn và sở thích.

Việc xây dựng chân dung nhân viên có thể mang lại nhiều lợi ích cho các chuyên viên nhân sự vì chúng có thể được sử dụng để tối ưu hóa và cá nhân hóa trải nghiệm nhân viên xuyên suốt toàn bộ vòng đời làm việc.

Tại sao nhân sự nên xây dựng chân dung nhân viên?

Chân dung nhân viên không nhằm mục đích rập khuôn hay giới hạn bất kỳ cá nhân nào. Thay vào đó, chúng giúp bộ phận nhân sự có cái nhìn tổng quát về các kiểu nhân viên khác nhau, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của họ.

Ngoài ra, việc phát triển chân dung nhân viên còn mang lại nhiều lợi ích khác:

• Xác định các khu vực cần cải thiện: Làm việc với chân dung nhân viên giúp bộ phận nhân sự nhận diện các điểm yếu trong vòng đời nhân viên, từ tuyển dụng đến nghỉ việc.
• Thúc đẩy môi trường làm việc hiệu quả hơn: Việc nâng cấp những điểm yếu đã xác định sẽ tạo ra một môi trường gọn gàng, hiệu quả và năng suất cao hơn.
• Cải thiện truyền thông và đào tạo: Chân dung nhân viên cung cấp thông tin giá trị về phong cách giao tiếp ưu tiên và phương pháp học tập hiệu quả nhất với từng nhóm nhân viên.
• Tăng cường sự gắn kết, năng suất và giữ chân nhân viên: Tất cả các lợi ích trên góp phần nâng cao mức độ gắn bó, hiệu suất làm việc và tỷ lệ giữ chân nhân viên.

Sử dụng chân dung nhân viên trong lĩnh vực nhân sự

Bộ phận nhân sự có thể sử dụng chân dung nhân viên theo nhiều cách khác nhau. Hãy cùng điểm qua một số lĩnh vực mà chân dung này có thể mang lại hiệu quả.

1. Tuyển dụng nhân tài

Chân dung nhân viên là một công cụ hữu ích để xác định các đặc điểm ứng viên ưu tiên và cung cấp cho các nhà quản lý cái nhìn sâu sắc về những gì ứng viên đang tìm kiếm trong công việc và công ty.

Ví dụ, như một chiến lược tuyển dụng, McKinsey, đã phát triển năm hồ sơ nhân viên mà bộ phận nhân sự và các nhà tuyển dụng có thể tận dụng. Mỗi chân dung làm nổi bật các khía cạnh khác nhau của đề xuất giá trị nhân viên để thu hút ứng viên tiềm năng.

2. Đào tạo và phát triển

Việc hiểu được nhu cầu, mục tiêu và bộ kỹ năng của chân dung nhân viên sẽ giúp bạn xây dựng các chương trình đào tạo hiệu quả và mang tính cá nhân hóa cao hơn.

Chẳng hạn, một chân dung nhân viên coi trọng việc học tập liên tục có thể sẽ hưởng lợi từ các cơ hội phát triển nghề nghiệp dài hạn, trong khi một chân dung khác có thể thích các khóa đào tạo tập trung vào công việc cụ thể.

Chân dung nhân viên cũng giúp bộ phận nhân sự hình dung rõ hơn về cách tiếp cận trong việc đánh giá hiệu suất và các buổi phản hồi. Mỗi chân dung có thể có sở thích khác nhau trong việc tiếp nhận phản hồi, và đây là thông tin hữu ích khi thiết kế các quy trình này.

3. Thiết kế mô hình làm việc kết hợp và từ xa

Chân dung nhân viên cũng có thể được sử dụng để xác định nhu cầu của nhân viên về môi trường làm việc và hình thức cộng tác.

Ví dụ, Cisco đã xây dựng các chân dung dựa trên cách nhân viên sử dụng thời gian trong ngày làm việc. Dựa trên các chân dung này, công ty đã điều chỉnh các loại không gian khác nhau nhằm phục vụ nhu cầu đa dạng của nhân viên, bao gồm khu vực tập trung, hợp tác, học tập và giao lưu xã hội.

Các loại chân dung nhân viên

Có rất nhiều loại chân dung nhân viên khác nhau dựa trên nhiều nghiên cứu và phương pháp luận.

Nghiên cứu từ OC Tanner chỉ ra rằng nhân viên thường thuộc một trong năm nhóm chính:

• Socializer (Người giao tiếp): Nhóm nhân viên này có xu hướng hướng ngoại và có động lực cao.
• Tasker (Người thực thi): Các thành viên thuộc nhóm này thường trầm lặng và điềm tĩnh.
• Builder (Người kiến tạo): Những nhân viên này thân thiện, ấm áp, thông minh cảm xúc và biết ngoại giao.
• Coaster (Người cầm chừng): Nhóm này thường có xu hướng bi quan và dễ bị căng thẳng.
• Achiever (Người chinh phục): Các thành viên thuộc nhóm này có thể căng thẳng, tâm trạng thất thường, năng lượng cao, ám ảnh chi tiết và đôi khi bị phân tâm.

hiều công ty cũng tạo ra những chân dung nhân viên tùy chỉnh theo nhu cầu riêng. Ví dụ, khi thiết kế lại không gian làm việc, Cisco đã xác định năm chân dung nhân viên sau:

• Highly mobile (Di động cao): Nhân viên bán hàng, quản lý khách hàng, kỹ sư hệ thống.
• Campus mobile (Di động trong khuôn viên): Quản lý phát triển kinh doanh, lãnh đạo cấp cao, nhân viên sản xuất và hậu cần.
• Remote/distance collaborator (Cộng tác từ xa): Nhà phân tích, nhân viên chăm sóc khách hàng và hỗ trợ, nhân sự, pháp lý, marketing, đào tạo, quản lý chương trình và sản phẩm.
• Neighborhood collaborator (Cộng tác viên tại chỗ): Kỹ sư, nhân viên tài chính và nhiều quản lý.
• Workstation anchored (Cố định tại bàn làm việc): Nhân viên hành chính, kỹ sư phần mềm và mạng.

Cách xây dựng chân dung nhân viên trong 6 bước

Bước 1. Tham khảo ý kiến từ đồng nghiệp có kinh nghiệm xây dựng chân dung

Bạn không cần phải tự mình thực hiện toàn bộ quy trình xây dựng chân dung nhân viên. Trước khi bắt đầu thu thập dữ liệu và feedback,  hãy tìm đến những người có hiểu biết trong tổ chức của bạn.

Hãy cân nhắc trao đổi với đồng nghiệp từ bộ phận marketing hoặc trải nghiệm khách hàng. Hỏi họ về cách tiếp cận cụ thể trong việc xây dựng chân dung, những sai lầm nên tránh, mẹo nội bộ để thành công và bất kỳ thông tin nào khác có thể giúp bạn xây dựng phiên bản của mình.

Bước 2. Trò chuyện với nhân viên và thu thập dữ liệu

Bước thứ hai bao gồm hai phần:

1. hu thập dữ liệu hiện có, chẳng hạn như từ các cuộc khảo sát mức độ gắn kết gần đây, khảo sát nhanh nhân viên (pulse surveys), cũng như các cuộc phỏng vấn nghỉ việc hoặc duy trì.
2. Tham gia trò chuyện trực tiếp với nhân viên. Việc tổ chức nhóm tập trung (focus group) với nhân viên là một phương pháp tuyệt vời để thu hút họ tham gia tích cực và thu thập những ý kiến giá trị.

Bước 3. Xem xét dữ liệu nghiên cứu và xác định các đặc điểm nổi bật

Khi bạn đã thu thập đầy đủ dữ liệu cần thiết, đã đến lúc xem xét và xác định các đặc điểm nổi bật của từng chân dung nhân viên.

Một phương pháp phổ biến là phân loại dựa trên cấp bậc công việc, chẳng hạn như nhân viên đóng góp cá nhân, quản lý, lãnh đạo cấp cao và giám đốc điều hành. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm kiếm các mô hình hành vi và thái độ để tạo các phân loại như người giao tiếp, người thực thi, người kiến tạo, người cầm chừng và người chinh phục.

Một cách tiếp cận khác, như Cisco đã thực hiện, là xem xét cách thức và địa điểm mà nhân viên sử dụng thời gian làm việc trong ngày.

Bước 4. Xây dựng và ghi chép chân dung nhân viên của bạn

Hãy đến với phần thú vị nhất – tạo ra và ghi chép các chân dung nhân viên của bạn. Bạn có thể linh hoạt chọn bất kỳ định dạng nào phù hợp với nhu cầu tổ chức của mình.

Thông thường, các công ty sẽ bao gồm những thông tin sau:

• Tên persona
• Tiểu sử tóm tắt
• Ảnh đại diện minh họa
• Thông tin nhân khẩu học (tuổi, chức danh, cấp bậc, phòng ban, học vấn, v.v.)
• Mục tiêu và động lực
• Những khó khăn chính
• Kỳ vọng

Bước 5. Xác nhận, thử nghiệm và cải tiến

Sau khi bạn chia sẻ các chân dung nhân viên với phần còn lại của công ty, hãy thu thập phản hồi và thực hiện những điều chỉnh cần thiết.

Hãy nhớ rằng chân dung nhân viên không phải là cố định; chúng cần được phát triển liên tục để thích ứng với những thay đổi về tổ chức và xã hội – kinh tế. Ví dụ, các chân dung được tạo cách đây vài năm có thể cần điều chỉnh để phản ánh những thay đổi gần đây, chẳng hạn như xu hướng gia tăng làm việc từ xa và mô hình làm việc kết hợp.

Bước 6. Đảm bảo việc áp dụng thực tế

Bước cuối cùng này thường bị bỏ qua nhưng lại cực kỳ quan trọng đối với sự thành công trong việc triển khai chân dung nhân viên. Nếu không có sự áp dụng đầy đủ từ đội ngũ nhân sự, các chân dung mà bạn đã cất công xây dựng sẽ trở nên vô nghĩa.

Hãy dành thời gian suy nghĩ về cách bạn có thể đảm bảo việc áp dụng trước khi bắt tay vào xây dựng chân dung nhân viên. Tìm ý kiến từ đồng nghiệp ở các bộ phận khác đã từng có kinh nghiệm trong việc xây dựng chân dung để học hỏi chiến lược và phương pháp tốt nhất. Việc hợp tác và chia sẻ kiến thức sẽ giúp bạn tối đa hóa hiệu quả và tác động của các chân dung này.

Ví dụ về chân dung nhân viên

Slack đã phát triển các chân dung nhân viên dựa trên khảo sát với 15.000 nhân viên văn phòng trên toàn cầu. Những chân dung này là ví dụ tuyệt vời để truyền cảm hứng cho bạn!

1. Người biểu đạt (The Expressionist)

2. Chiến binh di động (The Road Warrior)

3. Người giải quyết vấn đề (The Problem Solver)

Mẹo để xây dựng hồ sơ chân dung nhân viên

Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu cách tạo hồ sơ chân dung nhân viên và những gì bạn nên bao gồm. Dưới đây là tổng quan về quy trình:

• Phân khúc nhân viên: Nhóm các nhân viên có đặc điểm, sở thích và thách thức tương tự nhau vào cùng một phân khúc. Đảm bảo mỗi phân khúc đại diện cho một chân dung riêng biệt, và nhớ giữ số lượng chân dung nhân viên ở mức tối thiểu.
• Tạo chân dung: Phát triển hồ sơ chi tiết cho từng chân dung. Bao gồm thông tin nhân khẩu học, sở thích làm việc và các đặc điểm chính. Đặt tên cho từng chân dung để dễ tham chiếu; chúng tôi gợi ý dùng lối chơi chữ như “Người Sáng tạo Ian” (Innovative Ian) hoặc “Người Hợp tác Carla” (Collaborative Carla).
• Bao gồm những hiểu biết chính: Tích hợp những hiểu biết từ nghiên cứu, chẳng hạn như kênh giao tiếp ưa thích, các yếu tố thúc đẩy động lực và phong cách học tập.
• Tạo thẻ chân dung: Thiết kế các thẻ chân dung nhân viên hấp dẫn về mặt thị giác cho mỗi hồ sơ. Bao gồm ảnh, đặc điểm chính và phần tóm tắt chân dung.
• Sử dụng hình ảnh để làm nổi bật sự khác biệt: Dùng biểu đồ hoặc đồ thị để thể hiện trực quan sự khác biệt chính giữa các chân dung.

Tạo bản đồ hành trình nhân viên

Việc lập bản đồ hành trình nhân viên và xây dựng chân dung có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, vì những cá nhân có nhu cầu, mục tiêu, khó khăn và kỳ vọng tương tự nhau thường sẽ có trải nghiệm tương đồng.

Lập bản đồ hành trình bao gồm việc vạch ra toàn bộ hành trình của nhân viên từ đầu đến cuối, giúp cung cấp cái nhìn sâu sắc về cách mỗi giai đoạn ảnh hưởng đến trải nghiệm tổng thể và xác định các điểm cần cải thiện.

Lập bản đồ hành trình bao gồm:

• Chi tiết hóa các đặc điểm của chân dung: Ghi lại các đặc điểm, hành vi và sở thích cụ thể của từng chân dung liên quan đến hành trình.
• Điểm bắt đầu và kết thúc: Xác định điểm bắt đầu của hành trình nhân viên (ví dụ: nộp đơn xin việc hoặc lần đầu tương tác với công ty) và điểm kết thúc (ví dụ: offboarding).
• Chia nhỏ các giai đoạn: Phân chia hành trình thành các giai đoạn chính như tuyển dụng, onboarding, công việc hàng ngày, phát triển chuyên môn và nghỉ việc.
• Liệt kê các điểm tiếp xúc: Với mỗi giai đoạn, liệt kê các điểm tiếp xúc nơi nhân viên tương tác với tổ chức (ví dụ: phỏng vấn, đào tạo, họp nhóm).

Dưới đây là một ví dụ về bản đồ hành trình nhân viên:

Template chân dung và bản đồ hành trình nhân viên

Các mẫu bên dưới cung cấp điểm khởi đầu để bạn tạo thẻ chân dung nhân viên và bản đồ hành trình nhân viên.

Hãy nhớ rằng đây chỉ là ví dụ và cần được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Đặc biệt, bản đồ hành trình có thể rất khác nhau về các điểm tiếp xúc và quy trình.

1. Template thẻ chân dung nhân viên

GET FREE TEMPLATE

2. Template bản đồ hành trình chân dung nhân viên

DOWNLOAD FREE TEMPLATE

Kết lại,

Một trải nghiệm nhân viên tích cực không chỉ mang lại lợi ích cho người lao động mà còn cho toàn bộ tổ chức. Để tác động và cải thiện hiệu quả trải nghiệm này, đội ngũ nhân sự cần xây dựng các chân dung nhân viên và bản đồ hành trình. Bài viết này sẽ giúp họ thực hiện điều đó.

NGUỒN DỊCH AIHR