Cách Xây Dựng Mô Hình Vận Hành HR Của Tương Lai

Thời điểm nào là đúng để chuyển sang mô hình vận hành HR của tương lai? Câu trả lời sẽ khác nhau ở mỗi tổ chức, nhưng tiêu chuẩn hiện tại, Mô Hình HR Business Partner, đã xuất hiện từ những năm 1990. Tuy nhiên, sự xuất hiện và phát triển nhanh chóng của AI và tự động hóa trong HR cũng như trong toàn bộ doanh nghiệp, cùng phạm vi công việc HR ngày càng mở rộng, đòi hỏi phải đánh giá lại và cải tổ hệ thống hiện có một cách cấp thiết.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu mô hình vận hành HR của tương lai, các dấu hiệu cho thấy đã đến lúc thiết kế lại mô hình vận hành HR, và cách chuyển đổi sang một mô hình sẵn sàng cho tương lai.

Những điểm chính

• Mô hình vận hành HR truyền thống đang trở nên lạc hậu do sự phát triển của AI, tự động hóa và nhu cầu kinh doanh thay đổi.
• Các dấu hiệu cần thay đổi bao gồm vai trò và trách nhiệm không rõ ràng, HR business partner dành quá nhiều thời gian cho công việc hành chính, sự phối hợp kém, và việc áp dụng AI không thành công.

Mô hình vận hành HR của tương lai là gì?

Mô hình vận hành HR của tương lai là bất kỳ mô hình vận hành HR nào được thiết kế dựa trên những gì tổ chức của bạn sẽ cần từ HR trong 3 đến 5 năm tới. Nó gắn kết cấu trúc, dịch vụ, công nghệ và kỹ năng của HR với chiến lược kinh doanh, lực lượng lao động, và vai trò mà AI sẽ đảm nhận trong công việc của bạn.

Mô hình vận hành HR hiện tại đang chạm đến giới hạn của nó. AI thường khó tích hợp, và nhu cầu kinh doanh liên tục thay đổi. AIHR chỉ ra 3 thách thức trong cách HR vận hành hiện nay:

• Vai trò thay đổi nhanh hơn trách nhiệm: Trong khi 64% tổ chức HR đã thay đổi mô hình vận hành trong 2 năm qua, chỉ 19% cho biết có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các trung tâm chuyên môn (CoE), HRBP và dịch vụ chia sẻ. Kết quả là công việc chiến lược và vận hành vẫn còn lẫn vào nhau giữa các vai trò.
• Vai trò chiến lược phải gánh thêm công việc hành chính: Hệ quả của điểm trên là HRBP thường phải đảm nhận công việc hành chính và điều phối mà vai trò của họ ban đầu không được thiết kế để làm.
• AI khuếch đại các vấn đề của mô hình vận hành: AI làm lộ rõ hơn những lỗ hổng phối hợp và trách nhiệm đã tồn tại từ trước, chứ không giải quyết được chúng.

Nói cách khác, hầu hết các mô hình vận hành HR hiện tại đã đến cuối vòng đời của nó, và đây là lúc cần chuyển sang một mô hình khác, sẵn sàng cho tương lai. Hãy cùng xem một ví dụ về mô hình vận hành HR của tương lai có thể trông như thế nào.

Ví dụ: Mô hình vận hành HR ưu tiên AI của AIHR

AI tác động đến các mô hình vận hành hiện tại bằng cách thay đổi, trong số nhiều yếu tố khác, cách HR xử lý công việc hành chính, phối hợp, và ra quyết định.

Qua kinh nghiệm tư vấn tại AIHR, chúng tôi nhận thấy AI phát huy hiệu quả nhất khi nó là một phần không thể tách rời của mô hình vận hành, thay vì chỉ là một lớp bổ sung chồng lên mô hình hiện có. Đó là lý do nhiều tổ chức hiện đang thiết kế lại mô hình vận hành của mình xung quanh AI, và một lựa chọn họ có thể dùng làm bản mẫu là mô hình vận hành ưu tiên AI của AIHR.

Mô hình vận hành HR có tác động cao này kết hợp chiến lược, trải nghiệm và công nghệ thành một hệ thống thống nhất thông qua 3 lớp tích hợp:

• Lớp chiến lược: Lớp này xác định định hướng dài hạn của HR và đảm bảo các ưu tiên, sáng kiến của HR gắn kết với mục tiêu của tổ chức.
• Lớp giải pháp và trải nghiệm nhân sự: Lớp thứ hai của thiết kế mô hình vận hành HR này chuyển hóa chiến lược thành các dịch vụ, trải nghiệm cho nhân viên, và giải pháp HR trên thực tế.
• Lớp hỗ trợ và công nghệ: Lớp cuối cùng này là nền tảng của toàn bộ mô hình. Trung tâm của lớp này là trục công nghệ, kết nối các hệ thống HR, tự động hóa và dữ liệu thành một môi trường thống nhất, liền mạch.

Cùng nhau, 3 lớp này tạo nên một mô hình vận hành HR sẵn sàng cho tương lai, được xây dựng cho một thế giới ưu tiên AI.

Đây không phải là lựa chọn duy nhất các tổ chức có. Mô hình vận hành HR dựa trên năng lực của AIHR, ví dụ, là một cách tiếp cận khác họ có thể xem xét.

Mô hình vận hành HR của bạn có cần thay đổi không?

Khi chức năng HR của bạn không mang lại kết quả doanh nghiệp mong đợi, rất dễ để đổ lỗi cho những nguyên nhân thường gặp: thiếu kỹ năng trong team HR, ngân sách hoặc nhân sự quá ít, hoặc công nghệ HR lạc hậu. Nhưng những vấn đề này thường chỉ là biểu hiện của một vấn đề sâu hơn: một mô hình vận hành không còn phù hợp với những gì doanh nghiệp cần từ HR.

Bảng dưới đây đưa ra ví dụ về các dấu hiệu cho thấy mô hình vận hành của bạn cần thay đổi. Hãy dùng bảng này để nhanh chóng chẩn đoán tình hình của tổ chức bạn.

Cách chuyển đổi sang mô hình vận hành HR sẵn sàng cho tương lai

Chuyển đổi sang mô hình vận hành HR của tương lai không diễn ra trong một ngày. Với hầu hết tổ chức, giai đoạn chuyển đổi này đồng nghĩa với việc họ sẽ phải vận hành song song cấu trúc cũ và mới trong một thời gian, và họ nên lập kế hoạch cho giai đoạn kết hợp này ngay từ đầu.

Dưới đây là một số bước thực tế cần xem xét:

1. Xác định những gì doanh nghiệp sẽ cần từ HR

Xem lại chiến lược kinh doanh của tổ chức trong 3 đến 5 năm tới và xác định những nơi AI sẽ thay đổi cách công việc được thực hiện. Trả lời 2 câu hỏi sau:

• Lực lượng lao động hiện tại của chúng ta đa dạng đến mức nào về vai trò, địa điểm và cách làm việc?
• Danh mục dịch vụ HR của chúng ta cần rộng đến đâu để đáp ứng nhu cầu kinh doanh tương lai của công ty?

Thiết kế phần này hoàn toàn dựa trên nhu cầu tương lai.

Bước tiếp theo là tổng hợp các điểm khó khăn hiện tại và những gì doanh nghiệp cần từ HR để giải quyết chúng, bằng cách trả lời các câu hỏi sau:

• Chúng ta tin rằng vấn đề nào trong số này sẽ tiếp tục tồn tại trong tương lai (ví dụ: 3 đến 5 năm nữa)?
• Danh mục dịch vụ HR của chúng ta cần bao gồm gì để giải quyết những vấn đề mang tính “lâu dài” này?

Lập một bản tổng hợp nhu cầu dựa trên danh sách nhu cầu tương lai của tổ chức và những nhu cầu hiện tại vẫn còn tồn tại.

2. Đánh giá mô hình hiện tại dựa trên những nhu cầu đó

So sánh dịch vụ, kênh, vai trò, dữ liệu và công nghệ hiện tại của bạn với bản tổng hợp nhu cầu, sử dụng các dấu hiệu trong bảng trên làm điểm khởi đầu.

Ví dụ, nếu các dự án thử nghiệm AI của HR bị đình trệ, hãy kiểm tra liệu các công cụ đó có được đưa vào quy trình làm việc hiện tại mà không thay đổi ai làm gì không. Mô hình tương lai của bạn sau đó cần xác định rõ nơi nào AI xử lý công việc và nơi nào chuyên viên HR tiếp nhận. Hoặc, nếu chiến lược kinh doanh đã thay đổi nhưng cấu trúc HR thì chưa, hãy so sánh nơi nhân sự và ngân sách HR đang đặt hiện nay với các ưu tiên trong bản tổng hợp nhu cầu, và xác định vai trò, team hoặc dịch vụ nào cần dịch chuyển.

Thu thập ý kiến từ lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên để có cái nhìn đầy đủ hơn. Sử dụng những cuộc trao đổi này để thống nhất về định nghĩa thành công theo ngôn ngữ kinh doanh, chẳng hạn như các vị trí quan trọng được tuyển nhanh hơn, tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn ở các team chủ chốt, hoặc các dự án chiến lược có đủ nhân sự đúng kỹ năng đúng thời điểm. Ghi lại hiện trạng của từng chỉ số này để có thể theo dõi tác động của mô hình vận hành mới.

3. Thiết kế mô hình mục tiêu của bạn

Quyết định cách tổ chức mô hình mới và vai trò của công nghệ trong đó. Ví dụ, mô hình ưu tiên AI của AIHR đã nêu ở trên có thể là điểm khởi đầu cho quá trình thiết kế lại của riêng bạn. Như đã nói trước đó, mô hình này kết nối chiến lược, trải nghiệm và công nghệ qua 3 lớp tích hợp, với lớp hỗ trợ và công nghệ làm nền tảng cho toàn bộ mô hình vận hành.

Mô hình dựa trên năng lực đã được đề cập ngắn gọn ở trên là một lựa chọn và cấu hình khác. Mô hình vận hành này xoay quanh 4 năng lực cốt lõi:

• Chiến lược HR: Gắn kết các ưu tiên của HR với chiến lược và mục tiêu kinh doanh.
• Kênh: Phương thức HR sử dụng để tiếp cận đối tượng của mình (ví dụ: tư vấn trực tiếp, trung tâm dịch vụ, hoặc tự phục vụ).
• Sản phẩm và giải pháp: Thiết kế và triển khai các sản phẩm, giải pháp HR được cung cấp qua các kênh đã nêu ở trên.
• Công nghệ và dữ liệu HR: Toàn bộ kiến trúc, hạ tầng công nghệ HR, cùng việc ứng dụng, quản trị, cấu trúc hóa và quản lý dữ liệu.

4 năng lực cốt lõi này có thể được tổ chức theo nhiều cách khác nhau để phù hợp nhất với nhu cầu riêng của doanh nghiệp bạn. Các biến thể này quyết định cách các năng lực tương tác với nhau, cách mô hình tạo ra giá trị, và cách mô hình được vận hành trên thực tế.

Sau khi đã quyết định mô hình vận hành HR mới của bạn sẽ trông như thế nào, hãy lập bản đồ cách các vai trò trong chức năng HR hiện tại sẽ thay đổi.

4. Đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi

Thực hiện một đánh giá mức độ sẵn sàng thay đổi để biết chức năng HR của bạn đang ở đâu trước khi chuyển đổi. Xem xét các yếu tố như sự ủng hộ của lãnh đạo, kỹ năng của team HR, văn hóa, và khả năng tiếp nhận thay đổi. Đánh giá này sẽ cho thấy những điểm như sự phản đối, rào cản văn hóa, điểm mù trong giao tiếp, và lỗ hổng kỹ năng. Sau đó bạn có thể xử lý các mảng có mức độ sẵn sàng thấp nhất trước.

5. Xây dựng kế hoạch chuyển đổi

Coi việc chuyển đổi như một dự án và xây dựng một kế hoạch dự án HR cho nó. Chia quá trình chuyển đổi thành các giai đoạn với các cột mốc rõ ràng, chẳng hạn như các vai trò mới chính thức triển khai ở đơn vị kinh doanh đầu tiên. Sử dụng sơ đồ RACI để xác định ai là người chủ trì, quyết định và hỗ trợ cho từng phần của quá trình chuyển đổi, như thay đổi vai trò, cập nhật công nghệ, và truyền thông.

Tiếp theo, thiết lập ngân sách và nguồn lực cho từng giai đoạn. Đảm bảo bạn cũng dành ngân sách và nguồn lực để HR tiếp tục đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp, như đã xác định ở bước 1, trong suốt thời gian chuyển đổi diễn ra.

6. Xây dựng nền tảng công nghệ và dữ liệu

Triển khai công nghệ mà mô hình mục tiêu của bạn cần. Trong một mô hình ưu tiên AI, nền tảng này nằm ở trung tâm của thiết kế và kết nối 3 yếu tố: các nền tảng mà HR và nhân viên sử dụng hàng ngày, dữ liệu nhân sự tạo ra insight, và các AI agent cùng quy trình tự động kết nối tất cả lại với nhau.

Bắt đầu với dữ liệu nhân sự mà các AI agent và công cụ phân tích của bạn sẽ dựa vào, như hồ sơ nhân viên, hồ sơ kỹ năng, dữ liệu hiệu suất và lương, và các yêu cầu hỗ trợ từ HR. Thống nhất ai sở hữu từng nguồn dữ liệu, khắc phục các vấn đề về chất lượng dữ liệu, và đặt ra quy tắc cho việc AI sử dụng dữ liệu nhân viên.

Bước tiếp theo là xem lại các công cụ hiện tại và quyết định giữ lại, tích hợp, hoặc loại bỏ công cụ nào. Phối hợp với team IT và chuyên gia bên ngoài nếu cần, để hợp nhất chúng thành một hệ thống công nghệ HR thống nhất. Xác định rõ nơi nào AI agent có thể tự hành động và nơi nào cần chuyên viên HR xem xét kết quả.

7. Dẫn dắt quá trình thay đổi

Dùng kết quả đánh giá mức độ sẵn sàng từ bước 4 để quyết định nơi cần hỗ trợ thay đổi nhất. Thường thì đó chính là team HR: một mô hình vận hành mới làm thay đổi vai trò HR nhiều hơn bất kỳ bộ phận nào khác, và HR phải vừa thích nghi vừa dẫn dắt phần còn lại của tổ chức qua quá trình chuyển đổi. Quản trị thay đổi tốt trong HR giúp bạn làm được cả hai việc này.

Giải thích rõ điều gì đang thay đổi và vì sao, cùng ý nghĩa của nó đối với lãnh đạo doanh nghiệp, quản lý, nhân viên và team HR. Xử lý sự phản đối từ sớm, và duy trì giao tiếp liên tục, minh bạch trong suốt quá trình.

8. Xây dựng năng lực mà mô hình mới yêu cầu

Lập bản đồ các kỹ năng mà mỗi vai trò mới trong mô hình vận hành tương lai cần, và so sánh với kỹ năng hiện tại của team HR. Hướng đến việc xây dựng hồ sơ dạng chữ T, nơi chuyên viên HR vừa có chuyên môn sâu trong một lĩnh vực HR, vừa có kỹ năng rộng áp dụng được cho nhiều vai trò, như tư duy kinh doanh, công nghệ và khả năng sử dụng AI.

Bạn cũng có thể xem xét thực hiện một đánh giá kỹ năng HR để biết team của mình đã sẵn sàng đáp ứng những thách thức của quá trình chuyển đổi sang mô hình vận hành tương lai hay chưa. Đồng thời rà soát kỹ năng quản trị thay đổi của team, vì HR sẽ dẫn dắt quá trình chuyển đổi cho phần còn lại của tổ chức.

Để lấp đầy những khoảng trống này, team của bạn cần được đào tạo có mục tiêu, và có nhiều cách để thực hiện việc đó, chẳng hạn như một chương trình đào tạo tập trung theo nhóm, hoặc lộ trình phát triển cá nhân hóa cho từng người dựa trên vai trò mới của họ.

Case study

Khi một tổ chức bảo hiểm toàn cầu với 4.500 nhân viên quyết định chuyển sang mô hình vận hành HR tích hợp hơn, chức năng HR của họ vẫn còn phân tán giữa các đơn vị kinh doanh, với năng lực và cách làm việc không đồng nhất. AIHR đã hỗ trợ tổ chức này xác định các năng lực mà mô hình mới cần, xây dựng một khung năng lực chung, và tạo ra các lộ trình học tập theo vai trò cho 4 nhóm nhân sự HR, được tinh chỉnh liên tục qua quá trình đánh giá lại và sau đó mở rộng sang kỹ năng AI. Kết quả là một chức năng HR gắn kết, quan hệ đối tác chiến lược mạnh hơn với doanh nghiệp, và 1,6 triệu USD tiền lợi ích về hiệu quả vận hành.

9. Đo lường tiến độ và điều chỉnh

Theo dõi tiến độ dựa trên các chỉ số thành công đã thống nhất ở bước 2, như tốc độ tuyển các vị trí quan trọng hoặc liệu các dự án chiến lược có nhận được đúng kỹ năng đúng thời điểm không, và so sánh kết quả với mức nền ban đầu.

Đồng thời giám sát hiệu quả vận hành của mô hình: tỷ lệ thời gian business partner dành cho công việc tư vấn, tỷ lệ yêu cầu thường quy được giải quyết qua tự phục vụ hoặc AI agent, và mức độ áp dụng công nghệ HR. Lặp lại các bước kiểm tra nhanh từ bảng dấu hiệu để xem các vấn đề ban đầu đã giảm bớt chưa. Nếu kết quả chậm lại, tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh thiết kế, vai trò, hoặc hỗ trợ trước khi mở rộng mô hình thêm nữa.

Lời kết

Mô hình vận hành HR phù hợp sẽ gắn kết cấu trúc, dịch vụ, công nghệ và kỹ năng của HR với chiến lược kinh doanh, lực lượng lao động, và vai trò mà AI đóng trong toàn bộ bức tranh đó. Nó có thể đáp ứng nhu cầu tương lai của doanh nghiệp, và nếu chưa thể, nó có thể nhanh chóng thích nghi để mang lại sự hỗ trợ cần thiết.

Bạn không cần phải thiết kế lại tất cả mọi thứ cùng một lúc. Hãy bắt đầu từ lĩnh vực có khoảng cách lớn nhất giữa nhu cầu doanh nghiệp và những gì HR đang mang lại, chứng minh cách làm việc mới ở đó, và phát triển dần từ đó. Mỗi bước đi sẽ giúp HR được trang bị tốt hơn để hỗ trợ doanh nghiệp khi nhu cầu thay đổi.

Nguồn dịch: AIHR