“Ngân sách không chỉ là một tập hợp con số, mà còn là cách thể hiện giá trị và khát vọng của chúng ta.” Câu nói của cựu Bộ trưởng Tài chính Mỹ Jack Lew, dù không cố ý, lại mô tả rất đúng mục đích của việc lập ngân sách HR hiện đại: hỗ trợ mục tiêu tương lai và tạo tác động cho doanh nghiệp.
Cách lập ngân sách HR đang thay đổi. Nếu trước đây đội HR chủ yếu dựa vào mức chi tiêu của năm trước, thì lập ngân sách HR hiện đại tập trung nhiều hơn vào nhu cầu tương lai của công ty và cách HR có thể đóng góp vào những nhu cầu đó.
Bài viết này sẽ phân tích lập ngân sách HR hiện đại là gì, vì sao nó quan trọng, đội HR hiện đại đang đầu tư vào đâu so với cách phân bổ ngân sách truyền thống, cùng 7 best practice cần lưu ý khi lập ngân sách theo cách tiếp cận mới này.
Lập ngân sách HR hiện đại là gì?
Lập ngân sách HR hiện đại là cách tiếp cận phân bổ tiền, năng lực và kỹ năng của HR dựa trên kết quả kinh doanh, nhu cầu nhân lực tương lai và khoảng trống năng lực, thay vì chỉ dựa trên các hoạt động HR hiện có.
Theo cách truyền thống, lập ngân sách HR thường tập trung vào việc duy trì các dịch vụ HR hiện tại. Các đội HR thường xây dựng ngân sách bằng cách rà soát chi tiêu năm trước, cộng thêm mức tăng chi phí đã biết trước, và dành nguồn lực cho các nhu cầu định kỳ như hỗ trợ lương, tuyển dụng, tuân thủ, chương trình đào tạo, quản lý phúc lợi và gia hạn hợp đồng công nghệ HR.
Cách làm này giúp lãnh đạo HR có được sự dự đoán rõ ràng. Nó giúp họ tài trợ cho các công việc thiết yếu, quản lý rủi ro và giữ dịch vụ nhân sự ổn định. Nhưng nó không tính đến các thay đổi về mô hình vận hành, khoảng trống năng lực hay nhu cầu nhân lực trong tương lai. Lập ngân sách HR hiện đại thì có, vì đây là cách tiếp cận dựa trên tác động kinh doanh rộng hơn của HR.
Vì sao cách lập ngân sách HR truyền thống không còn hiệu quả
Ngân sách HR thường bắt đầu từ những gì HR đang có và đang làm: đội ngũ hiện tại, chi phí định kỳ và cách vận hành dịch vụ đã thiết lập sẵn. Nói cách khác, việc phân bổ ngân sách HR thường đi theo biên chế lịch sử, khối lượng dịch vụ cũ và các lựa chọn mô hình vận hành từ trước.
Cách làm này trở nên kém hiệu quả hơn khi vai trò của HR mở rộng. Các tổ chức hiện nay kỳ vọng đội HR triển khai công nghệ mới, dùng dữ liệu nhân lực để hỗ trợ ra quyết định, thúc đẩy ứng dụng AI, hoạch định nhân lực cho sự phối hợp giữa con người và AI, dẫn dắt thay đổi tổ chức và tái thiết kế chính sách đãi ngộ. Cùng lúc đó, một phần công việc hành chính và cung cấp dịch vụ truyền thống đang được tự động hóa, tinh gọn hoặc chuyển sang hình thức tự phục vụ.
Phân tích của AIHR về cách các đội HR phân bổ quỹ lương của chính mình phản ánh rõ mẫu hình này:
- 59% quỹ lương chi cho các nhóm vị trí dễ tuyển nhất và có nguồn nhân lực dồi dào (ví dụ: quan hệ lao động, cung cấp dịch vụ HR, quản lý nhân tài).
- 30,5% chi cho các nhóm vị trí khác (ví dụ: tuyển dụng nhân tài và đào tạo – phát triển, L&D).
- Chỉ 10,5% quỹ lương chi cho các nhóm vị trí có năng lực phát triển nhanh nhất nhưng khan hiếm nhân lực nhất trên thị trường (ví dụ: công nghệ HR, phân tích nhân sự, tổng đãi ngộ).
Dữ liệu cho thấy với nhiều đội HR, khoảng hai phần ba chi phí nhân sự vẫn dành cho các vị trí có nguồn cung dồi dào, thay vì cho các vị trí khan hiếm đang có nhu cầu ngày càng tăng.
Điều này không có nghĩa HR nên cắt giảm các chức năng cốt lõi. Vận hành HR nền tảng và tuyển dụng nhân tài vẫn rất cần thiết. Vấn đề là HR đang được yêu cầu mang lại năng lực mới, trong khi phần lớn nguồn lực vẫn gắn với công việc và cơ cấu được xây dựng cho một nhiệm vụ đã cũ.
Điều này tạo ra một vấn đề trong lập ngân sách. Nếu HR tiếp tục duy trì cách phân bổ theo lịch sử, HR có thể gặp khó khăn khi cần đầu tư đủ vào công nghệ, dữ liệu, chuyên môn và năng lực cần thiết cho các ưu tiên mới. Đó là lý do lập ngân sách HR hiện đại cần nhìn xa hơn chi phí HR hiện tại, và đặt câu hỏi: nguồn lực sẽ cần ở đâu để tạo ra giá trị tiếp theo.
Đội HR hiện đại đầu tư vào đâu
Đội HR hiện đại hướng ngân sách vào các ưu tiên kinh doanh, nhu cầu nhân lực và khoảng trống năng lực sẽ quan trọng nhất trong tương lai. Tất nhiên, họ vẫn cần đầu tư vào nhiều hạng mục ngân sách HR truyền thống, nhưng nhìn chung, tỷ trọng đầu tư sẽ được phân bổ lại.
Dưới đây là một số hạng mục trong ngân sách HR hiện đại, kèm ví dụ cụ thể về nơi khoản đầu tư được sử dụng:
Xây dựng năng lực HR
Đội HR sẵn sàng cho tương lai đầu tư có chủ đích vào những năng lực cần thiết khi chức năng HR tiếp tục phát triển. Một phần khoản đầu tư này dành cho việc phát triển năng lực nhân viên cần có để làm việc hiệu quả trong hệ thống, mô hình vận hành và cách làm việc mới. Các nhóm năng lực chính bao gồm:
- Năng lực AI
- Tư duy kinh doanh
- Kỹ năng tư vấn
- Năng lực dữ liệu
- Sự linh hoạt số
- Các kỹ năng gắn với mô hình vận hành HR của tổ chức
Theo cách truyền thống, ngân sách phát triển HR thường dành cho các khóa đào tạo đơn lẻ, tiêu chuẩn. Cách tiếp cận hiện đại hơn là tài trợ cho việc phát triển năng lực có cấu trúc, xây dựng theo thời gian. Điều này có thể là cho đội tiếp cận các chương trình chứng chỉ và khóa học HR, hoặc đăng ký một bootcamp để củng cố các năng lực ưu tiên cho cả đội.
Các tổ chức có khoảng trống năng lực cụ thể hơn cũng có thể đầu tư vào chương trình học tùy chỉnh, thiết kế theo vai trò, ưu tiên và mô hình vận hành riêng.
AIHR từng hợp tác với một tổ chức bảo hiểm toàn cầu có 4.500 nhân viên, đầu tư vào việc xây dựng năng lực HR có cấu trúc và liên tục, thay vì đào tạo một lần. AIHR đánh giá vị trí hiện tại của chức năng HR, sau đó xác định các năng lực cần thiết cho tương lai và mô tả các năng lực nền tảng trong một khung chung.
Để xây dựng các năng lực đó, đội HR đi theo các lộ trình học tập theo từng vai trò. Tổ chức cũng thường xuyên rà soát lại khung năng lực này, giữ cho các năng lực luôn phù hợp với nhu cầu kinh doanh và công nghệ đang thay đổi. Kết quả là một chức năng HR mạnh và chiến lược hơn, cùng khoảng 1,6 triệu USD lợi ích từ hiệu quả vận hành.
Công nghệ HR và năng lực số
AI đang định hình lại chuyển đổi số trong HR trông như thế nào. Chuyển đổi số không còn chủ yếu là thay thế quy trình thủ công bằng hệ thống số nữa. Hiện nay, đội HR đang dùng AI để thiết kế lại quy trình làm việc, tự động hóa một phần việc cung cấp dịch vụ, cải thiện hỗ trợ ra quyết định, và thay đổi cách nhân viên, quản lý tương tác với HR.
Để hỗ trợ quá trình chuyển đổi số này, đội HR cần lập ngân sách cho việc xây dựng năng lực số, bao gồm công cụ phù hợp, thiết kế lại quy trình làm việc, vai trò product owner, quản trị AI, hỗ trợ tự động hóa và phát triển sự linh hoạt số.
Phân tích nhân sự (people analytics)
Ngân sách phân tích nhân sự thường dành cho các dashboard tiêu chuẩn, báo cáo HR hằng tháng, kết quả khảo sát nhân viên và các yêu cầu dữ liệu phát sinh. Hiện nay, đội HR ngày càng phân bổ ngân sách nhiều hơn để cải thiện chất lượng dữ liệu, thu thập thông tin nhân lực và xây dựng kỹ năng làm báo cáo.
Phân tích nhân sự cũng là nền tảng cho việc lập kế hoạch ngân sách HR. Nó giúp bạn thu thập dữ liệu tổ chức, con người và nhân tài liên quan để hỗ trợ các quyết định về quản lý nhân tài và hoạch định nhân lực, bao gồm cả chi phí đi kèm.
Tổng đãi ngộ (total rewards)
Ngân sách cho tổng đãi ngộ không chỉ dừng ở lương và phúc lợi. Nó còn bao gồm việc phát triển và ghi nhận nhân viên, ví dụ như thăng chức, cả hai đều cần gắn với chiến lược rộng hơn như kế hoạch kế nhiệm hoặc kế hoạch năng lực nhân lực.
Theo cách truyền thống, đội HR phân bổ ngân sách cho hạng mục này vào việc rà soát lương, tính thưởng và khảo sát mức lương thị trường. Lập ngân sách HR hiện đại còn bao gồm đầu tư vào các sáng kiến minh bạch lương thưởng, trả lương theo kỹ năng, thiết kế phúc lợi và truyền thông về chính sách đãi ngộ.
Hoạch định nhân lực chiến lược
Hoạch định nhân lực chiến lược nhằm đảm bảo tổ chức có đủ con người, kiến thức và kỹ năng để đạt cả mục tiêu kinh doanh hiện tại lẫn tương lai. Vì vậy, đây là một phần không thể thiếu trong bất kỳ kế hoạch ngân sách HR hiện đại nào.
Nhiều tổ chức đã dành ngân sách cho yêu cầu biên chế hằng năm, kế hoạch tuyển thay thế và dự báo vị trí trống. Đội HR sẵn sàng cho tương lai cũng phân bổ nguồn lực cho lập kế hoạch theo kịch bản, lập kế hoạch năng lực nhân sự, lập bản đồ kỹ năng và các quyết định theo khung xây dựng – mua – mượn – dùng bot (build-buy-borrow-bot).
Trang bị năng lực cho quản lý
Giúp quản lý xử lý các vấn đề về con người sớm hơn hoặc thậm chí ngăn chặn từ đầu, cho phép đội HR dành nguồn lực cho các vấn đề khác và tăng hiệu quả hoạt động.
Để làm được điều này, quản lý cần được đào tạo về đánh giá hiệu suất, quản lý thay đổi, trao đổi về lộ trình sự nghiệp, cũng như một số vấn đề quan hệ lao động cụ thể. Cần có thêm nguồn lực hỗ trợ liên tục, ví dụ dưới dạng bộ công cụ thực hành cho quản lý và sự hỗ trợ từ chuyên viên HR khi cần.
Áp dụng mô hình vận hành mới
Các chức năng HR thay đổi mô hình vận hành để phục vụ doanh nghiệp hiệu quả hơn khi ưu tiên, cơ cấu và cách làm việc thay đổi. Trong khi mô hình HR business partner vẫn phổ biến, một số tổ chức đang ngày càng khám phá các mô hình ưu tiên AI (AI-first).
Nhưng thay đổi cơ cấu chỉ là một phần công việc. Nghiên cứu của AIHR cho thấy trong hai năm qua, 64% tổ chức HR đã thay đổi mô hình vận hành. Tuy nhiên, chỉ 19% có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, và 60% các chức năng tái cơ cấu không cung cấp đào tạo chính thức về cơ cấu mới.
Để hỗ trợ quá trình chuyển đổi sang mô hình vận hành khác, đội HR cần phân bổ nguồn lực cho việc đào tạo về cách làm việc chung sau tái cơ cấu, làm rõ vai trò và quyền ra quyết định, cũng như xây dựng các diễn đàn quản trị.
7 best practice khi lập ngân sách HR cho đội hiện đại
Dưới đây là những best practice trong lập ngân sách HR hiện đại mà bạn có thể áp dụng ngay từ quý hoặc năm tới. Đây là những điều cần cân nhắc để tối ưu việc lập ngân sách và quản lý chi phí HR:
1. Bắt đầu từ kết quả kinh doanh, không phải từ danh mục ngân sách
Gắn mỗi khoản ngân sách lớn với một rủi ro nhân lực, một mục tiêu kinh doanh hoặc một khoảng trống năng lực. Ví dụ:
- Rủi ro nhân lực: Tỷ lệ vị trí trống cao ở các vai trò trọng yếu đang gây quá tải vận hành. Điều này có thể là cơ sở để chi cho tuyển dụng mục tiêu, các biện pháp giữ chân, luân chuyển nội bộ hoặc hỗ trợ hoạch định nhân lực.
- Mục tiêu kinh doanh: Tăng tỷ lệ hài lòng khách hàng thêm 15% trong 6 tháng tới. Các khoản đầu tư liên quan có thể gồm đào tạo quản lý, phát triển nhân viên tuyến đầu và hỗ trợ hiệu suất.
- Khoảng trống năng lực: Thiếu sự sẵn sàng lãnh đạo ở đội ngũ quản lý cấp trung cho kế hoạch kế nhiệm. Ngân sách có thể dành cho phát triển lãnh đạo, coaching, công cụ lập kế hoạch kế nhiệm hoặc chương trình đánh giá.
2. Rà soát chi tiêu hiện tại trước khi xin thêm ngân sách
Các ưu tiên mới không phải lúc nào cũng cần ngân sách HR lớn hơn. Trước khi đề xuất thêm kinh phí, đội HR hiện đại rà soát lại chi tiêu hiện có để tìm những khoản có thể gộp lại, dừng lại hoặc chuyển hướng. Điều này có thể bao gồm công nghệ ít được sử dụng, các nhà cung cấp bị trùng lặp, chương trình ít tác động, hoặc các hoạt động không còn phù hợp với ưu tiên hiện tại.
Mục tiêu là tạo khoảng trống cho khoản đầu tư mới, thay vì liên tục cộng thêm chi phí mới lên một ngân sách được xây dựng cho các ưu tiên cũ.
3. Đối chiếu chi tiêu HR hiện tại với nhu cầu năng lực tương lai
Nhiều đội HR vẫn lập ngân sách dựa trên mô hình vận hành cũ; như đã đề cập, nghiên cứu của AIHR cho thấy các chức năng HR dành khoảng 60% quỹ lương cho các vị trí có nguồn cung dồi dào. Trong khi đó, một phần nhỏ hơn nhiều dành cho các lĩnh vực như công nghệ HR và phân tích nhân sự, nơi nhu cầu về nhân sự đang tăng nhưng nhân tài lại khó tìm hơn.
Điều này tạo ra sự lệch pha giữa nơi nguồn lực HR đang tập trung hiện nay và nơi các nhu cầu năng lực tương lai đang xuất hiện. Vì vậy, đội HR nên cân nhắc nhu cầu tương lai và mức độ khan hiếm nhân tài khi ra quyết định ngân sách, thay vì chỉ phân bổ nguồn lực dựa trên biên chế và khối lượng công việc hiện tại.
4. Bảo vệ hoạt động HR thiết yếu trong khi tái thiết kế công việc
Các dịch vụ HR cốt lõi vẫn cần được tài trợ, ngay cả khi vai trò của HR thay đổi. Đội HR sẽ tiếp tục cần ngân sách cho công tác hành chính, hệ thống, tuân thủ, hỗ trợ nhân viên và các dịch vụ thiết yếu khác.
Điều thay đổi là tỷ trọng ngân sách dành để duy trì các hoạt động đó ở hình thức hiện tại. Khi ngày càng nhiều công việc hành chính được tự động hóa hoặc chuyển sang tự phục vụ, đội HR có thể đánh giá lại mức chi tiêu cần thiết và dần chuyển một phần ngân sách đó sang các ưu tiên và năng lực mới.
5. Dành ngân sách cho năng lực HR như nền tảng cho khả năng trong tương lai
Đội HR cần có kỹ năng để thực hiện các ưu tiên kinh doanh như ứng dụng AI, phân tích nhân sự, hoạch định nhân lực chiến lược và thay đổi mô hình vận hành. Hãy phân bổ một khoản ngân sách riêng để phát triển các năng lực HR cần thiết cho khả năng sẵn sàng trong tương lai.
6. Ghi lại chiến lược lập ngân sách và quản lý chi phí HR
Tạo một tài liệu làm việc hoặc không gian trực tuyến mà các bên liên quan có thể dễ dàng truy cập. Đây sẽ là điểm tham chiếu chứa toàn bộ thông tin về cách và lý do từng khoản ngân sách được xác định.
Đây là tài liệu đội HR có thể quay lại tham khảo, đồng thời cũng hữu ích khi cần giải thích cho quản lý lý do họ được đào tạo về trao đổi hiệu suất hoặc các vấn đề quan hệ lao động, chẳng hạn.
7. Rà soát ngân sách định kỳ
Đặc biệt nếu đây là lần đầu bạn lập ngân sách theo cách mới này, hãy thường xuyên kiểm tra lại ngân sách HR (ít nhất theo quý). Bạn đang chi vượt, chi thiếu, hay đang đúng kế hoạch? Hạng mục nào cần được chú ý thêm? Việc điều chỉnh ngân sách HR cũng có thể cần thiết khi tổ chức thay đổi mục tiêu kinh doanh.
Lời kết
Lập ngân sách HR không còn chủ yếu dựa trên mức chi tiêu năm trước của đội HR, điều chỉnh thêm vài phần trăm cho lạm phát và các khoản tăng chi phí khác. Thay vào đó, đội HR hiện đại ngày càng phân bổ ngân sách dựa trên cả chi tiêu truyền thống lẫn nhu cầu tương lai, như khoảng trống năng lực và những thay đổi về nhân lực.
Điều này không có nghĩa là phải cải tổ toàn bộ ngân sách HR cùng một lúc. Đội HR có thể thực hiện thay đổi dần dần bằng cách rà soát chi tiêu hiện tại, xác định nơi nhu cầu tương lai đang hình thành, và phân bổ lại ngân sách theo thời gian. 7 best practice về lập ngân sách HR trong bài viết này có thể giúp việc ra quyết định trở nên có chủ đích và dễ quản lý hơn.
Nguồn dịch: AIHR
