Làm thế nào để doanh nghiệp phân biệt giữa lỗ hổng kỹ năng và lỗi hệ thống?

Trong rất nhiều doanh nghiệp, khi hiệu quả công việc không đạt như kỳ vọng, phản xạ quen thuộc thường là nghĩ đến đào tạo. Nhân sự cần học thêm kỹ năng, quản lý cần được nâng cao năng lực, đội ngũ cần được “truyền cảm hứng” nhiều hơn. Cách nghĩ này không sai, nhưng nếu được áp dụng quá nhanh, nó dễ khiến doanh nghiệp bỏ qua một câu hỏi quan trọng hơn: vấn đề thực sự nằm ở con người, hay ở cách tổ chức đang vận hành công việc?

Thực tế cho thấy, rất nhiều vấn đề được gắn nhãn là “lỗ hổng kỹ năng” lại bắt nguồn từ lỗi hệ thống. Doanh nghiệp tổ chức đào tạo bài bản, học viên tham gia đầy đủ, phản hồi sau khóa học khá tích cực, nhưng vài tháng sau, những điểm nghẽn cũ vẫn còn nguyên. Hiệu quả phối hợp không cải thiện, quy trình vẫn chồng chéo, quyết định vẫn bị nghẽn ở một vài điểm quen thuộc. Khi đó, vấn đề không còn nằm ở việc nhân sự có đủ năng lực hay không, mà ở chỗ hệ thống hiện tại không cho phép sự thay đổi xảy ra.

Lỗi hệ thống thường ẩn mình rất kỹ. Nó nằm trong cách giao mục tiêu khiến các phòng ban kéo ngược nhau, trong cơ chế phối hợp thiếu rõ ràng giữa các vai trò, trong cách phân quyền cho quản lý trung gian khiến mọi quyết định đều phải dồn lên một điểm, hoặc trong hệ thống đo lường kết quả công việc không phản ánh đúng giá trị thực. Khi những yếu tố này chưa được xử lý, việc yêu cầu con người “làm tốt hơn” chỉ khiến họ phải thích nghi với một cấu trúc vốn đã có vấn đề.

Ngược lại, lỗ hổng kỹ năng thực sự chỉ xuất hiện khi hệ thống vận hành tương đối ổn định, quy trình rõ ràng, mục tiêu nhất quán, nhưng cá nhân vẫn gặp khó trong việc thực thi. Trong những trường hợp này, đào tạo hoặc huấn luyện mang lại hiệu quả khá nhanh và rõ rệt, bởi nó giải quyết đúng điểm nghẽn về năng lực trong một môi trường cho phép sự thay đổi được áp dụng vào thực tế.

Điểm khó là ranh giới giữa hai loại vấn đề này không phải lúc nào cũng rõ ràng. Nhiều doanh nghiệp vội vàng đi tìm giải pháp trước khi dành đủ thời gian để hiểu vấn đề. Đó là lý do vì sao tư duy Design Thinking, khi áp dụng vào đào tạo và phát triển nhân sự, không nằm ở những buổi brainstorm sôi nổi, mà ở giai đoạn chậm lại để đặt câu hỏi đúng. Ai đang chịu tổn hao nhiều nhất trong cách vận hành hiện tại? Điều gì đang cản trở họ làm tốt công việc của mình? Và liệu hệ thống này có thực sự cho phép nhân sự áp dụng những gì họ học được hay không?

Nếu câu trả lời là “không”, thì việc tiếp tục đào tạo chỉ giống như yêu cầu con người bù đắp cho những khiếm khuyết của hệ thống. Điều đó không chỉ lãng phí nguồn lực, mà còn bào mòn động lực của đội ngũ, bởi họ phải liên tục cố gắng trong một cấu trúc không thay đổi.

Có thể hình dung doanh nghiệp như một chiếc xe. Khi xe chạy chậm, việc đầu tiên cần làm là kiểm tra động cơ, bánh xe và hệ thống truyền động. Nếu chiếc xe đang có vấn đề mà ta chỉ tập trung huấn luyện tài xế lái giỏi hơn, thì dù tài xế có xuất sắc đến đâu, chiếc xe đó vẫn không thể về đích đúng kỳ vọng. Đào tạo cũng vậy. Nó chỉ thực sự có ý nghĩa khi được đặt vào đúng bối cảnh và giải quyết đúng bản chất vấn đề.

Phân biệt được giữa lỗ hổng kỹ năng và lỗi hệ thống không phải để đổ trách nhiệm cho ai, mà để doanh nghiệp sử dụng nguồn lực của mình một cách thông minh hơn. Khi hiểu đúng vấn đề, đào tạo sẽ không còn là phản xạ quen thuộc, mà trở thành một quyết định có cơ sở, đúng thời điểm và tạo ra giá trị thực sự.