11 ứng dụng của Trí tuệ nhân tạo (AI) trong quản lý hiệu suất

AI đang cách mạng hóa quản lý hiệu suất bằng cách khiến nó trở nên hiệu quả hơn, khách quan hơn và có thể hành động được. Thông qua tự động hóa và phản hồi theo thời gian thực, AI có thể biến quản lý hiệu suất thành một công cụ thực sự có giá trị cho sự phát triển.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với nhân viên, những người ít có khả năng nhìn nhận quản lý hiệu suất là thành công hơn 57% so với các lãnh đạo. Tuy nhiên, AI có thể cải thiện các sáng kiến gắn kết nhân viên thông qua những chương trình quản lý hiệu suất hiệu quả hơn. Bài viết này sẽ thảo luận về tầm quan trọng của AI trong quản lý hiệu suất và các ứng dụng thực tế của nó trong lĩnh vực này..

Tại sao HR nên sử dụng AI trong quản lý hiệu suất?

Quản lý hiệu suất là điều cốt lõi nhưng lại tốn nhiều thời gian. Nó yêu cầu các nhà quản lý phải cân bằng giữa việc phản hồi và giám sát với các trách nhiệm khác, trong khi nhân viên có thể cảm thấy bị đánh giá bởi các tiêu chí không rõ ràng. HR có thể đơn giản hóa quy trình này với AI, khiến nó trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Những lợi ích bao gồm:

• Tính khách quan: AI có thể phân tích dữ liệu hiệu suất dựa trên các chỉ số khách quan thay vì ấn tượng chủ quan, từ đó giảm thiểu thiên vị và đảm bảo sự công bằng.
• Phản hồi nâng cao: AI cũng có thể phân tích dữ liệu hiệu suất liên tục và đưa ra phản hồi theo thời gian thực, giúp nhân viên cải thiện trong quá trình làm việc.
• Hiệu quả: AI tự động hóa các công việc hành chính như thu thập dữ liệu, phân tích và tạo báo cáo. Điều này giúp các nhà quản lý tiết kiệm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ mang tính chiến lược hơn.
• Phân tích dự đoán: Việc phân tích dữ liệu lịch sử do AI thực hiện tạo ra các phân tích dự đoán, hỗ trợ HR trong các lĩnh vực như tuyển dụng và quản lý nhân tài.

11 Ứng Dụng Thực Tiễn của AI trong Quản Lý Hiệu Suất

Dưới đây là 11 ứng dụng thực tiễn của AI trong quản lý hiệu suất, kèm theo các bước hành động cụ thể mà bạn có thể áp dụng tại tổ chức của mình:

1. AI trong quản lý hiệu suất tổng thể

AI có thể đơn giản hóa quản lý hiệu suất và giảm gánh nặng hành chính cho HR bằng cách tự động hóa các tác vụ, phân tích dữ liệu và tạo phản hồi cũng như báo cáo. Điều này giúp đưa ra quyết định tốt hơn và có thêm thời gian để tập trung vào các dự án chiến lược.

Các bước cụ thể

• Tìm hệ thống phù hợp: Xem xét các khả năng AI như phân tích dữ liệu, phản hồi theo thời gian thực, trải nghiệm người dùng (UX) và tạo báo cáo. Các yếu tố quan trọng khác bao gồm khả năng tích hợp và mở rộng, tùy chỉnh, bảo mật và tuân thủ.
• Chọn chu kỳ đánh giá phù hợp nhất: Hệ thống AI có thể cung cấp lịch trình linh hoạt cho đánh giá hiệu suất. Chọn hệ thống cho phép nhiều tùy chọn để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của nhân viên, nhóm và quản lý về chu kỳ và lịch đánh giá.

2. AI trong tự động hóa đánh giá hiệu suất

AI có thể giảm thời gian mà các nhà quản lý phải dành để chuẩn bị cho các buổi đánh giá hiệu suất. Nó giám sát hiệu suất của nhân viên, tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn và soạn thảo bản đánh giá ban đầu.

Các bước cụ thể

• Hỗ trợ quản lý tận dụng các tính năng AI: Đào tạo họ cách sử dụng hệ thống AI để theo dõi các chỉ số hiệu suất cá nhân và gửi cảnh báo khi nhân viên bị tụt lại. Điều này giúp quản lý có thể hành động kịp thời để khắc phục sự cố.
• Ưu tiên tùy chỉnh cá nhân: Tìm nền tảng cho phép đánh giá hiệu suất tùy chỉnh, để mỗi nhân viên nhận được phản hồi phù hợp với hiệu suất, mục tiêu và nhu cầu nghề nghiệp của họ.

3. AI trong thiết lập mục tiêu

Thuật toán AI có thể xem xét hiệu suất trong quá khứ và các chuẩn mực ngành, đồng thời sử dụng mục tiêu của công ty để đề xuất KPI và chỉ tiêu cho nhân viên. Generative AI có thể phác thảo các tuyên bố mục tiêu ban đầu và đo lường tiến độ.

Các bước cụ thể

• Triển khai công cụ thiết lập mục tiêu tích hợp AI: Tìm các nền tảng sử dụng phương pháp thiết lập mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Liên quan, và Có thời hạn).
• Cung cấp dữ liệu phù hợp cho hệ thống: Đảm bảo công cụ có thể truy cập mô tả công việc, đánh giá hiệu suất trước đó và các ưu tiên chiến lược.
• Đào tạo và hướng dẫn: Hướng dẫn nhân viên cách sử dụng các gợi ý của GenAI để bắt đầu thiết lập mục tiêu cho bản thân.

4. AI trong phân tích khoảng cách kỹ năng

Phân tích khoảng cách kỹ năng giúp xác định những kỹ năng mà nhân viên cần có để cải thiện hiệu suất. AI có thể nhanh chóng phân tích các tập dữ liệu lớn để phát hiện những thiếu hụt kỹ năng trong các bộ phận khác nhau của tổ chức.

Các bước cụ thể

• Xác định nhu cầu kỹ năng mới nổi: Dự đoán nhu cầu kỹ năng trong tương lai bằng cách đánh giá kỹ năng nhân viên, xem xét các xu hướng ngành và sử dụng AI để nhận diện các mô hình phát triển và sử dụng kỹ năng.
• Cập nhật năng lực hiệu suất: Tích hợp các kỹ năng thiết yếu đã dự đoán vào tiêu chí hiệu suất của tổ chức và truyền đạt điều này đến toàn bộ nhân viên và quản lý.

5. AI trong phân tích dữ liệu nhân viên

Thuật toán tiên tiến của AI có thể xử lý nhanh lượng lớn dữ liệu nhân viên, bao gồm chỉ số hiệu suất và đánh giá hiệu suất trước đây. AI cũng sử dụng phân tích dự đoán để xác định người có hiệu suất cao và thấp.

Các bước cụ thể

• Tận dụng tối đa hiểu biết từ dữ liệu AI: Khai thác các phân tích hiệu suất nhân viên cho các dự án như ghi nhận và khen thưởng người có thành tích tốt, xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch kế nhiệm chiến lược.
• Tối ưu hóa phát triển nhân tài: Sử dụng hiểu biết từ AI để thiết kế các kế hoạch phát triển cá nhân hóa, đảm bảo nhân viên được đào tạo phù hợp để phát huy tiềm năng.

6. AI trong xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân hóa

AI giúp quản lý dễ dàng thiết kế kế hoạch phát triển chuyên biệt cho từng nhân viên bằng cách phân tích dữ liệu hiệu suất cá nhân, xác định khoảng cách kỹ năng và đề xuất can thiệp phù hợp.

Các bước cụ thể

• Trao quyền cho quản lý: Cung cấp cho họ công cụ hỗ trợ AI có khả năng đưa ra các phân tích hành động từ dữ liệu hiệu suất, giúp thiết kế kế hoạch phát triển cụ thể và dựa trên dữ liệu.
• Hỗ trợ họ tận dụng khả năng AI: Bao gồm so sánh kỹ năng hiện tại với yêu cầu công việc, phân tích dữ liệu hiệu suất để đề xuất phương pháp nâng cao kỹ năng, và điều chỉnh kế hoạch phát triển phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

7. AI trong phản hồi hiệu suất

AI tạo ra phản hồi toàn diện hơn. Quản lý có thể nhập ghi chú vào chương trình AI, chương trình này sẽ lấy dữ liệu từ các nguồn khác và tổng hợp thành phản hồi phản ánh đánh giá toàn diện về hiệu suất nhân viên.

Các bước cụ thể

• Cung cấp nhiều tùy chọn phản hồi: Tìm hệ thống AI có thể tích hợp nhiều loại phản hồi khác nhau như quản lý với nhân viên, đồng nghiệp, cấp trên cấp dưới, khách hàng và tự đánh giá.
• Khuyến khích quản lý biến phản hồi thành mục tiêu cụ thể: Độ chính xác của phản hồi từ AI giúp quản lý truyền đạt rõ ràng với nhân viên về kỳ vọng, hiệu suất và chiến lược cải thiện.

8. AI trong tự đánh giá của nhân viên

Nhân viên thường phải tự đánh giá trước các buổi đánh giá hiệu suất. AI có thể thu thập dữ liệu từ nền tảng công việc và giao tiếp để nắm bắt và cấu trúc thông tin từ các bản tự đánh giá này.

Các bước cụ thể

• Khuyến khích nhân viên tận dụng AI: Thông báo cho nhân viên cách AI có thể hỗ trợ họ chuẩn bị cho đánh giá hiệu suất thông qua phản hồi theo thời gian thực và theo dõi tiến độ mục tiêu.
• Nâng cao nhận thức: Giải thích rằng AI có thể tóm tắt thành tựu, gợi ý các điểm thảo luận và câu hỏi cho buổi đánh giá, đồng thời đề xuất mục tiêu hiệu suất cá nhân hóa.

9. AI trong huấn luyện hiệu suất

Công cụ AI có thể góp phần xây dựng văn hóa cải tiến liên tục tại nơi làm việc theo hai cách chính: nhắc nhở quản lý đưa ra phản hồi thường xuyên và đóng vai trò như huấn luyện viên ảo.

Các bước cụ thể

• Chọn và triển khai công cụ huấn luyện AI phù hợp: Các tùy chọn bao gồm huấn luyện viên AI hướng dẫn nhân viên tự đánh giá, theo dõi hiệu suất, đưa ra phản hồi theo thời gian thực và cung cấp hỗ trợ.
• Khuyến khích vòng phản hồi liên tục: Sử dụng AI để tạo chu trình phản hồi liên tục, cho phép nhân viên nhận góp ý thường xuyên về hiệu suất và điều chỉnh chiến lược kịp thời.

10. AI trong định hướng nghề nghiệp

AI cho phép nhân viên lập kế hoạch và quản lý sự phát triển nghề nghiệp bằng cách nhập dữ liệu hiệu suất và nguyện vọng nghề nghiệp của họ. GenAI sau đó có thể đề xuất các lựa chọn phát triển nghề nghiệp phù hợp và vạch ra các bước để đạt được mục tiêu đó.

Các bước cụ thể

• Tạo hướng dẫn lập kế hoạch nghề nghiệp: Sử dụng GenAI để xây dựng các lộ trình nghề nghiệp mẫu, thể hiện cách nhân viên có thể phát triển trong vai trò hiện tại, thực hiện các bước đi chiến lược hoặc nắm bắt cơ hội trong tương lai.
• Khởi động (hoặc cập nhật) chương trình cố vấn nghề nghiệp: AI có thể giúp thiết kế kế hoạch cố vấn phù hợp với lộ trình nghề nghiệp của nhân viên, ghép cặp họ với người cố vấn và thậm chí đề xuất chủ đề thảo luận để thúc đẩy các cuộc trò chuyện có ý nghĩa.

11. AI trong học tập và phát triển

Hệ thống quản lý hiệu suất tạo ra lượng dữ liệu lớn mà AI có thể tổng hợp nhanh chóng để đánh giá nhu cầu đào tạo. AI cũng có thể hỗ trợ bạn trong việc xây dựng và triển khai các chương trình học tập cá nhân hóa.

Các bước cụ thể

• Sử dụng khả năng phân tích dự đoán của AI: Đánh giá các xu hướng hiệu suất mà AI phát hiện để hiểu nơi nào cần phát triển kỹ năng, nhận diện cơ hội phát triển nhân viên và phân bổ tài nguyên hiệu quả.
• Đáp ứng phong cách học tập riêng biệt của nhân viên: Tận dụng khả năng hỗ trợ đào tạo của AI, chẳng hạn như phân tích kỹ năng và phong cách học, cung cấp phản hồi theo thời gian thực và xác định lỗ hổng kiến thức.

Lộ trình triển khai AI trong quản lý hiệu suất cho HR

Mặc dù AI có tiềm năng lớn trong quản lý hiệu suất, bạn cần triển khai đúng cách để tối đa hóa khả năng của nó và đảm bảo mang lại lợi ích cho tổ chức và lực lượng lao động.

Lộ trình dưới đây sẽ hướng dẫn bạn từng bước để kích hoạt hệ thống quản lý hiệu suất dựa trên AI trong toàn tổ chức:

Xác định nhu cầu

Xem xét những khía cạnh thách thức hoặc tốn thời gian nhất trong quy trình quản lý hiệu suất hiện tại của bạn và xác định những khu vực cụ thể mà AI có thể đơn giản hóa hoặc nâng cao. Điều này có thể bao gồm việc thu thập dữ liệu, tổng hợp phản hồi, tự động hóa quy trình hoặc căn chỉnh mục tiêu cá nhân của nhân viên với mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Chọn đúng công cụ nghiên cứu

Việc lựa chọn các công cụ AI phù hợp với nhu cầu của tổ chức là rất quan trọng. Khi nghiên cứu, hãy lưu ý các yếu tố thiết yếu sau:

• Các tính năng cung cấp (ví dụ: khả năng phân tích dữ liệu, phản hồi theo thời gian thực, thiết lập và theo dõi mục tiêu, v.v.)
• Giá cả
• Trải nghiệm người dùng (UX)
• Khả năng tích hợp
• Bảo mật dữ liệu
• Uy tín nhà cung cấp

Tiến hành thử nghiệm thí điểm

Thử nghiệm các công cụ AI ở quy mô nhỏ với một nhóm có kinh nghiệm sử dụng AI. Điều này cho phép bạn đánh giá tác động của AI đến đánh giá hiệu suất, độ chính xác của phản hồi và sự liên kết mục tiêu. Nó cũng giúp xác định các thách thức tiềm ẩn, thu thập thông tin phản hồi về trải nghiệm người dùng (UX) và tạo cơ hội để điều chỉnh hệ thống trước khi triển khai trên toàn công ty.

Đảm bảo quyền riêng tư dữ liệu

Dữ liệu quản lý hiệu suất chứa thông tin nhạy cảm, và việc đưa nó vào hệ thống AI khiến dữ liệu dễ bị tấn công mạng. Hãy tạo các nguyên tắc hướng dẫn về những thông tin cá nhân hoặc thông tin công ty nào có thể và không thể chia sẻ với chương trình AI. Bên cạnh đó, sử dụng mã hóa để chuyển đổi dữ liệu thành định dạng bảo mật mà chỉ các bên được ủy quyền mới có thể truy cập hoặc giải mã.

Cung cấp đào tạo

Trang bị cho quản lý và nhân viên kỹ năng sử dụng AI trong đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả và đạo đức. Chương trình đào tạo có thể bao gồm:

• Giải thích các khái niệm chính về AI
• Thực hành trực tiếp với công cụ AI
• Các nghiên cứu tình huống minh họa hiệu quả của hệ thống mới
• Tuân thủ bảo mật dữ liệu và quy trình sử dụng AI có đạo đức
• Đào tạo theo vai trò dành riêng cho nhân viên, quản lý và đội ngũ HR (HR)

Giám sát tác động

Đánh giá thường xuyên tác động của AI bằng cách thu thập phản hồi và so sánh các chỉ số trước và sau triển khai (ví dụ: năng suất, mức độ hài lòng, hoặc tỷ lệ duy trì nhân viên). Các phương pháp bạn có thể sử dụng để giám sát bao gồm:

• Cơ chế thu thập phản hồi người dùng
• Nhóm thảo luận tập trung với nhân viên và quản lý
• So sánh các chỉ số trước và sau khi triển khai AI (ví dụ: năng suất làm việc, tỷ lệ giữ chân nhân viên, mức độ hài lòng và mức độ gắn kết)

Duy trì yếu tố con người

Hãy nhớ rằng công cụ AI không thể thay thế tư duy logic, sự tinh tế hoặc phán đoán của con người. Bạn cần thiết lập hệ thống quản lý hiệu suất có tích hợp AI để đưa ra các kết quả phù hợp và có đạo đức. Ngoài ra, các nhà quản lý cần xem xét phản hồi do AI tạo ra để đảm bảo độ chính xác và truyền đạt lại cho nhân viên với sự đồng cảm và thấu hiểu.

Kết lại

AI cải thiện quản lý hiệu suất bằng cách tăng tính khách quan, cung cấp phản hồi theo thời gian thực và tinh giản các nhiệm vụ hành chính. Nó cho phép HR tập trung vào các quyết định chiến lược trong khi tăng cường phát triển nhân viên. Tuy nhiên, để triển khai thành công, cần có kế hoạch kỹ lưỡng, thử nghiệm thí điểm và các biện pháp bảo mật dữ liệu.

Dù AI mang lại nhiều lợi ích, phán đoán của con người vẫn là yếu tố then chốt. HR phải xem xét các thông tin do AI cung cấp với sự đồng cảm và đảm bảo hệ thống hỗ trợ chứ không thay thế sự tương tác giữa người với người nhằm duy trì sự công bằng và hiệu quả.

Nguồn dịch AIHR