Chuyển đổi số trong HR: Hướng dẫn dành cho chi tiết 2025

Tốc độ phát triển công nghệ trong vài năm gần đây là điều chưa từng có tiền lệ, mở ra vô vàn cơ hội thú vị cũng như những thách thức đáng chú ý đối với các chuyên gia HR. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi chuyển đổi số trong HR đã trở thành một chủ đề nóng bền vững trong lĩnh vực Quản trị HR.

Hãy cùng nhìn nhận chuyển đổi số trong HR qua lăng kính của bối cảnh công nghệ và HR hiện tại, cũng như cách bạn có thể điều hướng quá trình này một cách hiệu quả.

Chuyển đổi số trong HR là gì?

Chuyển đổi số trong HR đề cập đến quá trình thay đổi và số hóa các quy trình HR hiện có. Mục tiêu của quá trình này là tự động hóa, dựa trên dữ liệu, và nâng cao trải nghiệm nhân viên theo hướng số hóa.

Ban đầu, chuyển đổi số trong HR chủ yếu xoay quanh việc thay thế các quy trình thủ công bằng các phương án kỹ thuật số. Ví dụ điển hình là hồ sơ nhân viên: trước đây được lưu giữ dưới dạng tài liệu giấy trong tủ hồ sơ, giờ đây thường được chuyển đổi sang hoặc nhập trực tiếp vào các hệ thống điện tử.

Tuy nhiên, trong thế giới công việc ngày nay, chuyển đổi số trong HR đã vượt xa việc chỉ đơn giản số hóa quy trình thủ công. Hiện nay, nó còn bao gồm cả việc ứng dụng các công cụ HR sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và generative AI nhằm phục vụ tốt hơn cho kỳ vọng của nhân viên trong suốt vòng đời HR cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận HR

Lợi ích của chuyển đổi số trong HR

Việc tự động hóa và số hóa các quy trình HR mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, nhân viên và bộ phận HR trên nhiều phương diện. Một số ví dụ bao gồm:

Trải nghiệm nhân viên được cải thiện

Có vô số ví dụ cho thấy việc số hóa quy trình HR có thể nâng cao trải nghiệm nhân viên như thế nào. Dưới đây là một vài ví dụ:

Chatbots: Việc sử dụng HR chatbots trong tuyển dụng, hội nhập (onboarding), trả lời các thắc mắc qua hệ thống trợ giúp và các quy trình khác giúp nâng cao khả năng tiếp cận, vì chúng cung cấp cho nhân viên quyền truy cập thông tin 24/7.
Dịch vụ tự phục vụ cho nhân viên: Chuyển đổi số HR có thể tạo ra nhiều loại hình dịch vụ tự phục vụ cho nhân viên, chẳng hạn như giúp họ tự quản lý yêu cầu nghỉ phép, kế hoạch phúc lợi, cập nhật thông tin liên hệ, và tải về các biểu mẫu thuế của mình.
Phần mềm Onboarding: Phần mềm onboarding có thể giúp tạo ra một quy trình tiền hội nhập và hội nhập hiệu quả và có cấu trúc rõ ràng hơn, từ đó mang lại trải nghiệm suôn sẻ hơn cho nhân viên mới.

Bộ phận HR hiệu quả và năng suất hơn

Một trong những lợi ích lớn nhất của chuyển đổi số trong HR đối với bộ phận HR là giúp các quy trình trở nên hiệu quả hơn, nhờ đó đội ngũ làm việc năng suất hơn.

Nhờ vào tự động hóa trong HR, những công việc từng mất nhiều thời gian – vì yêu cầu can thiệp thủ công hoặc lặp đi lặp lại – giờ đây có thể được thực hiện trong chớp mắt.

Thương hiệu nhà tuyển dụng hấp dẫn hơn

Ngày nay, nhân viên đã quen với trải nghiệm kỹ thuật số mượt mà trong cuộc sống cá nhân của họ. Họ có thể truy cập tức thì vào giải trí, đồ ăn, tin tức và nhiều thứ khác chỉ bằng một cú chạm hoặc câu lệnh bằng giọng nói.

Họ ngày càng mong đợi trải nghiệm tương tự từ chính người sử dụng lao động của mình. Do đó, một hành trình kỹ thuật số suôn sẻ dành cho ứng viên và nhân viên có thể là tài sản quý giá đối với thương hiệu nhà tuyển dụng của bạn, đồng thời hỗ trợ thu hút nhân tài.

Quy trình HR được tinh gọn

Một lợi ích đáng kể khác của việc số hóa quy trình HR là khả năng tinh gọn hóa các bước trong quy trình.

Hãy lấy ví dụ về tuyển dụng. Các nhóm HR hiện nay có thể sử dụng Hệ thống theo dõi ứng viên (ATS) thay vì theo dõi thủ công các ứng viên và giai đoạn họ đang ở trong quy trình tuyển dụng.

Các hệ thống này có thể khác nhau về chức năng, nhưng thường bao gồm các nhiệm vụ như:

Đăng tuyển trên nhiều bảng việc làm khác nhau
Kết nối và giữ liên lạc với ứng viên
Lên lịch phỏng vấn
Và nhiều tính năng khác nữa.

Quản lý dữ liệu tốt hơn và ra quyết định dựa trên dữ liệu

Các quy trình HR số hóa giúp giảm thiểu đáng kể nguy cơ mất dữ liệu so với các phương pháp thủ công, với điều kiện mọi người biết dữ liệu được lưu trữ ở đâu và cách truy cập nó. Ví dụ, một Hệ thống Thông tin HR HRIS có khả năng quản lý dữ liệu tốt hơn nhiều so với một “hệ thống” thủ công.

Việc số hóa các quy trình HR còn mang lại một lợi ích khác liên quan đến dữ liệu. Hầu hết – nếu không muốn nói là tất cả – các phần mềm HR ngày nay đều tích hợp tính năng phân tích và báo cáo, cho phép các nhóm HR phân tích dữ liệu nội bộ và từ đó ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách hiệu quả hơn.

Thách thức trong chuyển đổi số HR

Mặc dù chuyển đổi số trong HR mang lại nhiều lợi ích quan trọng, nhưng nó cũng đi kèm với một số thách thức có thể làm hạn chế hiệu quả triển khai. Những thách thức phổ biến bao gồm:

Mục tiêu không rõ ràng

Dù bất kỳ quy trình nào được số hóa hay tự động hóa, thì đều cần có một mục tiêu rõ ràng đứng sau đó – và mục tiêu đó phải phù hợp với chiến lược kinh doanh. Hãy cùng xem một ví dụ thực tế về điều này.

Công ty Arvato Bertelsmann từng gặp phải tình trạng tỷ lệ nghỉ việc cao ngoài mong muốn tại nhiều địa điểm khác nhau và muốn giải quyết vấn đề này. Sau khi nghiên cứu lý do khiến nhân viên nghỉ việc sớm, họ phát hiện nguyên nhân chính là sự lệch kỳ vọng giữa ứng viên và thực tế công việc.

Arvato đã triển khai một công cụ đánh giá trước tuyển dụng nhằm giải quyết khoảng cách này. Ứng viên có thể làm bài đánh giá trực tuyến và nhận được cái nhìn chân thực về môi trường làm việc tương lai cũng như văn hóa công ty. Kết quả là tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên tại Arvato đã giảm 63%.

Bộ phận HR có thể thiếu kỹ năng phù hợp

Bộ phận HR thường được kỳ vọng đóng vai trò then chốt trong việc triển khai lộ trình chuyển đổi số HR của tổ chức. Để thành công, các chuyên gia HR cần nắm vững những kỹ năng số nhất định. Tuy nhiên, theo nghiên cứu của chúng tôi, các tổ chức ở nhiều quy mô khác nhau chỉ cải thiện kỹ năng số của bộ phận HR trung bình khoảng 7%trong suốt bốn năm qua.

Một số ví dụ về các kỹ năng quan trọng mà HR cần có bao gồm: sự linh hoạt trong công nghệ số (digital agility), kiến thức về hệ thống HRIS (Human Resources Information System), kiến thức về các phần mềm HR liên quan khác, và khả năng sử dụng các công cụ AI tạo sinh. Kỹ năng quản lý thay đổi cũng là một năng lực thiết yếu mà HR cần thành thạo, vì họ phải hướng dẫn nhân viên và các bên liên quan trong suốt quá trình chuyển đổi..

Các vấn đề đạo đức và nguy cơ lạm dụng AI

Sự ra đời của các quy định như Đạo luật AI của EU (EU AI Act) và Luật về thiên vị AI tại New York đã làm nổi bật những rủi ro tiềm ẩn khi sử dụng AI trong các quy trình HR. Hơn nữa, kể từ khi các công cụ như ChatGPT và AI tạo sinh khác ra mắt, ngày càng có nhiều nhân viên tích hợp các công cụ này vào công việc hàng ngày của mình.

Do đó, các tổ chức cần xây dựng một quan điểm rõ ràng về việc sử dụng AI để tránh các tình huống đạo đức phức tạp, giảm thiểu vấn đề về năng suất và nguy cơ lạm dụng AI tạo sinh cũng như các công nghệ AI khác. Đồng thời, cần phải quản lý các rủi ro này một cách khôn ngoan để không làm mất đi những lợi ích tiềm năng mà các công cụ này mang lại cho doanh nghiệp.

Khó khăn trong việc thuyết phục người dùng sử dụng công nghệ

Đối với bất kỳ công cụ hay công nghệ nào, để thực sự phát huy hiệu quả, người dùng chính – những người sẽ sử dụng thường xuyên – cần hiểu rõ mục đích và nhận thấy giá trị mà nó mang lại. Nếu không có sự ủng hộ của họ, sáng kiến của bạn khó có thể đạt được kết quả như mong đợi.

Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của một kế hoạch quản lý thay đổi vững chắc, cũng như sự tham gia của một thành viên HR có chuyên môn, hoặc một chuyên gia tư vấn bên ngoài có thể hướng dẫn nhân viên vượt qua quá trình chuyển đổi này một cách hiệu quả.

Thiếu nguồn lực cần thiết

Việc triển khai phần mềm hoặc công cụ yêu cầu cả nguồn lực tài chính và HR. Trước khi bắt đầu, cần đảm bảo rằng bạn có đủ ngân sách và sự hỗ trợ từ con người để quá trình chuyển đổi số trong HR có thể thành công.

Tuy nhiên, việc này có thể gặp khó khăn do giới hạn ngân sách hoặc thách thức trong việc tìm kiếm HR có kỹ năng phù hợp để thực hiện chuyển đổi. Bên cạnh đó, việc đồng bộ hóa mục tiêu chuyển đổi số HR với chiến lược kinh doanh tổng thể, cũng như đạt được sự đồng thuận từ các bên liên quan, có thể càng làm phức tạp thêm quy trình triển khai.

Ví dụ về chuyển đổi số trong HR

Chuyển đổi số trong lĩnh vực HR có thể ảnh hưởng đến nhiều chức năng khác nhau, từ tuyển dụng, onboarding nhân viên mới cho đến quản lý lương thưởng, phúc lợi, và thậm chí vượt ra ngoài những mảng truyền thống. Mức độ chuyển đổi có thể khác nhau tùy theo tổ chức — có nơi chỉ mất vài ngày để triển khai, trong khi những tổ chức khác có thể mất hàng tháng đến một năm để hoàn tất quá trình.

Dưới đây là một số ví dụ tiêu biểu minh họa ba kiểu chuyển đổi số thường thấy trong HR:

Ví dụ 1: Atos – Tối ưu hóa quản lý dữ liệu HR

Atos là một công ty công nghệ và tư vấn toàn cầu. Tại thời điểm bắt đầu chuyển đổi, công ty gặp phải một vấn đề lớn: dữ liệu trong hệ thống HR chính không đồng bộ với dữ liệu từ hệ thống quản lý tài liệu nhân viên, gây ra sự gián đoạn trong quy trình làm việc và giảm hiệu suất.

Nhằm giải quyết vấn đề này, Atos mong muốn có một công cụ giúp tích hợp và cung cấp dịch vụ HR liền mạch, từ đầu đến cuối, cho cả nhân viên, quản lý và bộ phận HR. Giải pháp được lựa chọn là một hệ thống dựa trên nền tảng điện toán đám mây, được triển khai đồng thời tại 70 quốc gia. Hệ thống này tích hợp module Quản lý Hồ sơ Nhân viên (Employee File Management) với mô-đun tuyển dụng trong hệ thống HRIS, từ đó hợp lý hóa quy trình HR và tự động hóa việc phát hành thư mời làm việc.

Kết quả nổi bật: Các nhà quản lý giờ đây có thể trực tiếp truy cập hệ thống HRIS và tạo thư mời làm việc chỉ với một cú nhấp chuột – loại bỏ hoàn toàn nhu cầu gửi email chờ bộ phận HR phê duyệt tuyển dụng.

Ví dụ 2: Nhà cung cấp dịch vụ y tế

Một nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe hàng đầu tại Vương quốc Anh trước đây vận hành tới ba hệ thống HR khác nhau, được sử dụng không nhất quán tại 120 cơ sở trên toàn quốc. Việc này gây ra nhiều sự chồng chéo, lỗi dữ liệu và thiếu hiệu quả trong quản lý.

Để cải thiện hiệu suất, tổ chức đã quyết định hợp nhất các hệ thống phân mảnh này thành một giải pháp tập trung, đồng thời đảm bảo hệ thống mới đáp ứng đúng các yêu cầu cụ thể của tổ chức.

Họ đã triển khai một hệ thống HR hiện đại tích hợp tính năng tự phục vụ cho nhân viên (employee self-service), đồng thời tổ chức chương trình đào tạo cho tất cả 120 quản trị viên tại các địa điểm để đảm bảo sự hiểu biết và vận hành thông suốt.

Kết quả: Toàn bộ quy trình HR đã được số hóa hoàn toàn, giúp giảm đáng kể chi phí vận hành. Một trong những lợi ích đáng chú ý nhất là nhân viên giờ đây có thể đăng ký nghỉ phép trực tuyến từ xa, tiết kiệm hàng giờ làm việc cho các quản trị viên mỗi tháng.

Ví dụ 3: Nikkei Inc. – Định hình tư duy số và phát triển tài năng tương lai

Nikkei Inc. là một tập đoàn truyền thông lớn tại Nhật Bản. Họ đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ nhiều đối thủ, một thế hệ HR trẻ có sở thích đa dạng, cùng với sự chuyển dịch sang các hình thức truyền thông mới. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết phải đổi mới không chỉ cơ cấu tổ chức mà cả tư duy và cách tiếp cận của đội ngũ nhân viên.

Để thực hiện sự thay đổi toàn diện này, Nikkei đã thành lập một Ủy ban Chuyển đổi số, bao gồm đại diện từ bộ phận HR, Công nghệ thông tin và các phòng ban chiến lược. Công ty quyết định triển khai hệ thống Workday HCM – một giải pháp quản lý vốn nhân lực toàn diện, bao gồm cả module dành cho quản lý, và hợp tác với Accenture để triển khai dự án.

Kết quả đạt được: Bộ phận HR tại Nikkei hiện nay sử dụng dữ liệu từ các chương trình đào tạo để ghép nối nhân viên với những chương trình phát triển phù hợp, nhằm nâng cao hoặc cập nhật kỹ năng một cách chiến lược. Ngoài ra, nhân viên có thể chia sẻ kinh nghiệm và mẹo học tập trên diễn đàn nội bộ, tạo nên một hệ sinh thái học tập liên tục. Thông qua nỗ lực chuyển đổi số đang diễn ra, Nikkei không chỉ tối ưu hóa hiệu suất làm việc mà còn đặt nền móng vững chắc để nuôi dưỡng thế hệ nhân tài tiếp theo, phù hợp với sự phát triển nhanh chóng của ngành truyền thông hiện đại.

6 Giai đoạn của chuyển đổi số trong HR

Một quá trình chuyển đổi số điển hình thường trải qua 6 giai đoạn khác nhau, được định nghĩa dựa trên nghiên cứu của Brian Solis. Trong lĩnh vực HR, những giai đoạn này mô tả lộ trình tiến hóa từ mô hình truyền thống sang một tổ chức HR hiện đại, số hóa và lấy dữ liệu làm trung tâm.

1. Vận hành như bình thường

Trong giai đoạn này, phòng HR vẫn tiếp tục hoạt động như cũ, với giả định rằng các công cụ, quy trình và hệ thống hiện tại vẫn sẽ phù hợp trong tương lai.

Đặc điểm chính:

Lãnh đạo chưa thực sự nhận thức được nhu cầu chuyển đổi số.
Công nghệ chưa có ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động kinh doanh và quy trình HR.
Hệ thống công nghệ HR rời rạc, thiếu tính tích hợp.
Quy trình HR chưa được tiêu chuẩn hóa hoặc tối ưu hóa.

Đây là giai đoạn “ngủ yên”, nơi sự trì trệ có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các cơ hội cải tiến quan trọng trong tương lai.

2. Hiện diện và chủ động

Một số cá nhân hoặc nhóm trong tổ chức bắt đầu thử nghiệm các công nghệ, công cụ mới, từ đó tạo ra làn sóng sáng tạo và tăng cường sự linh hoạt kỹ thuật số trong phòng HR.

Các hành động tiêu biểu:

Xây dựng tầm nhìn chuyển đổi số chung giữa phòng HR và lãnh đạo cấp cao.
Phác thảo lộ trình công nghệ HR (HR Tech Roadmap).
Xác định các mục tiêu trọng yếu để tái cấu trúc các quy trình HR hiện có.

Đây là giai đoạn đầu của sự thức tỉnh kỹ thuật số, khơi nguồn cho những thay đổi lớn hơn phía trước.

3. Quy chuẩn hóa

Các thử nghiệm ban đầu bắt đầu mang lại kết quả và nhận được sự quan tâm, ủng hộ mạnh mẽ từ lãnh đạo doanh nghiệp. Chuyển đổi số lúc này không còn là hoạt động riêng lẻ mà bắt đầu được hệ thống hóa.

Điểm nổi bật trong giai đoạn này:

Nhận được cam kết và nguồn lực từ lãnh đạo cấp cao để phát triển chiến lược số hóa HR bài bản.
Tiến hành mua hoặc tự phát triển các phần mềm HR, đồng thời đánh giá có nên hợp tác với đối tác triển khai (implementation partner).
Dọn dẹp, tinh gọn quy trình HR hiện tại bằng cách tự động hóa hoặc loại bỏ các bước rườm rà, không cần thiết.

4. Chiến lược

Tại giai đoạn này, phòng HR nhận ra tầm quan trọng của việc phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác. Phần lớn các sáng kiến chuyển đổi số được thực hiện bởi các nhóm liên phòng ban với tư duy chiến lược rõ ràng.

Các hành động nên thực hiện:

Đồng bộ hóa lộ trình công nghệ HR với chiến lược số hóa tổng thể của doanh nghiệp.
Đào tạo đội ngũ HR về design thinking (tư duy thiết kế) và khởi nghiệp tinh gọn để tăng khả năng đổi mới và linh hoạt.
Tích hợp kỹ năng số vào mọi vai trò HR, và khi cần, tuyển dụng thêm HR chuyên môn số để tăng tốc chuyển đổi.

5. Hội tụ

Trong giai đoạn thứ năm, tổ chức thành lập một nhóm chuyển đổi số chuyên trách để dẫn dắt và hỗ trợ toàn bộ chiến lược cũng như vận hành số hóa của HR.

Những yếu tố then chốt cần lưu ý:

Thường xuyên cập nhật và đồng bộ với các diễn biến của doanh nghiệp.
Hướng tới một hệ sinh thái công nghệ tích hợp – tất cả công cụ và nền tảng HR cần phải dễ tiếp cận và sử dụng cho tất cả các bên liên quan.
Sử dụng khảo sát nhanh (pulse surveys) để thu thập phản hồi từ nhân viên và các bên liên quan trong kinh doanh, từ đó tối ưu hóa quy trình dựa trên dữ liệu thực tế.

6. Đổi mới và thích ứng liên tục

Tới giai đoạn này, chuyển đổi số không còn là một dự án nhất thời, mà đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động thường nhật – chính là “trạng thái bình thường mới” của phòng HR.

Chiến lược tiếp theo:

Tối ưu hóa trải nghiệm nhân viên đến mức quy trình HR trở nên “vô hình” – mọi thứ trôi chảy, đơn giản và thuận tiện.
Bổ nhiệm một cá nhân hoặc một nhóm nhỏ chuyên trách giám sát quá trình đổi mới, duy trì tinh thần cải tiến liên tục và đảm bảo HR luôn tiên phong trong đổi mới tổ chức.

Tóm lại, quá trình chuyển đổi số trong HR là một hành trình dài hơi và cần được tiếp cận một cách chiến lược, có hệ thống. Từng giai đoạn đóng vai trò quan trọng trong việc đưa phòng HR từ chỗ truyền thống, vận hành thủ công, sang vai trò chủ động, dữ liệu hóa, tích hợp công nghệ – góp phần gia tăng giá trị cho doanh nghiệp và trải nghiệm của nhân viên.

Cách xây dựng chiến lược chuyển đổi số cho HR

Mặc dù tất cả những điều vừa đề cập nghe có vẻ hấp dẫn và đầy hứa hẹn về mặt lý thuyết, nhưng bắt tay vào xây dựng một chiến lược chuyển đổi số cho bộ phận HR trong thực tế lại là một hành trình không hề dễ dàng. Nó có thể khiến nhiều người cảm thấy choáng ngợp hoặc không biết bắt đầu từ đâu.

Dưới đây là một số “nguyên liệu” cốt lõi giúp bạn khởi đầu hành trình này một cách vững chắc và hiệu quả:

1. Đánh giá quy trình HR hiện tại của bạn

Trước khi triển khai bất kỳ sự thay đổi nào – dù là chuyển đổi số hay cải tiến quy trình thông thường – điều quan trọng là cần có một bức tranh toàn cảnh rõ ràng về hiện trạng của bộ phận HR trong tổ chức. Bạn nên bắt đầu bằng cách:

Đánh giá các công cụ và phần mềm HR hiện đang sử dụng, chẳng hạn như hệ thống theo dõi ứng viên (ATS), hệ thống quản lý thông tin HR (HRIS), phần mềm chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất, v.v.
Lập danh sách tổng hợp tất cả các công nghệ và giải pháp HR hiện có trong công ty, đồng thời xác định chúng có thể tích hợp, liên kết với nhau không và bằng cách nào (ví dụ: thông qua API, tích hợp nội bộ hay không có liên kết).
Nhận diện các khu vực hoặc quy trình trong HR mà chuyển đổi số có thể mang lại giá trị lớn nhất. Ví dụ: áp dụng hệ thống đánh giá hiệu suất số có thể đơn giản hóa quy trình đánh giá nhân viên, cải thiện hệ thống phản hồi và từ đó tăng hiệu quả phát triển nhân tài.

Ngoài ra, hãy kiểm tra xem ai là người chịu trách nhiệm duy trì và cập nhật công nghệ này – là bộ phận IT hay HR? Hệ thống có tự động cập nhật không, hay cần thao tác thủ công? Sau quá trình đánh giá này, bạn sẽ thu được một danh sách dài các điểm có thể cải thiện. Hãy ưu tiên chúng theo hai tiêu chí:

Tác động (Impact): Mức độ ảnh hưởng tích cực đến doanh nghiệp nếu quy trình được số hóa.
Nỗ lực (Effort): Lượng thời gian, chi phí và nguồn lực cần thiết để triển khai thay đổi.

Lý tưởng nhất, hãy bắt đầu với những ý tưởng có tác động cao nhưng yêu cầu ít nỗ lực – chúng là những “trái ngọt dễ hái”, giúp bạn nhanh chóng chứng minh hiệu quả, xây dựng niềm tin và tạo đà cho các bước tiếp theo.

2. Lôi kéo các bên liên quan, xác định mục tiêu và thước đo thành công

Sau khi hoàn tất bước đánh giá và ưu tiên cải tiến, hãy trình bày kết quả này với các bên liên quan chủ chốt trong tổ chức. Đây là một cơ hội tuyệt vời để truyền tải tầm nhìn chuyển đổi số của phòng HR, gây dựng sự đồng thuận và cam kết từ các bên liên quan và đảm bảo các bước tiếp theo nhận được sự hỗ trợ cần thiết. Các bên liên quan quan trọng bao gồm:

Ban lãnh đạo cấp cao (CEO, COO…)
Trưởng bộ phận HR (CHRO)
Trưởng phòng Công nghệ Thông tin (CIO, IT Manager)
Đại diện từ các phòng ban kinh doanh then chốt

Sau khi đạt được sự đồng thuận, cả nhóm có thể cùng nhau xác định các mục tiêu chiến lược và KPI đánh giá kết quả. Các mục tiêu sẽ khác nhau tùy theo từng tổ chức, nhưng dưới đây là một số ví dụ phổ biến:

Giảm thời gian tuyển dụng: Một trong những chỉ số quan trọng trong tuyển dụng, đo khoảng thời gian từ khi ứng viên nộp hồ sơ đến khi họ chính thức nhận lời mời làm việc. Thời gian càng ngắn, hiệu quả tuyển dụng càng cao.
Điểm đánh giá của ứng viên (cNPS): Chỉ số này phản ánh mức độ hài lòng của ứng viên với trải nghiệm tuyển dụng. Họ có sẵn sàng giới thiệu công ty bạn cho người khác không? Đây là thước đo quan trọng cho danh tiếng tuyển dụng và trải nghiệm ứng viên.
Tỷ lệ nghỉ việc trong năm đầu tiên: Nếu tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên mới cao, có thể bạn đang gặp vấn đề trong khâu tuyển dụng (chọn sai người) hoặc quá trình hội nhập, đào tạo chưa hiệu quả.

3. Xây dựng lộ trình chuyển đổi số cho phòng HR

Sau khi đã xác định rõ các ưu tiên chiến lược và mục tiêu chuyển đổi, đồng thời thống nhất với các bên liên quan trong tổ chức, bạn có thể bắt tay vào xây dựng một lộ trình chuyển đổi số toàn diện cho bộ phận HR.

Việc xây dựng lộ trình này mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực, cụ thể:

Triển khai theo từng giai đoạn: Lộ trình cho phép bạn bắt đầu từ quy mô nhỏ, thử nghiệm, đánh giá, rồi từ đó mở rộng quy mô hoặc điều chỉnh kế hoạch sao cho phù hợp thực tế.
Dễ dàng lên kế hoạch mở rộng: Nếu doanh nghiệp phát triển nhanh, bạn sẽ có thể dự đoán và quy hoạch sớm việc mở rộng hệ thống HR công nghệ một cách linh hoạt, không bị động.
Tạo ra định hướng rõ ràng cho toàn bộ đội ngũ: Lộ trình sẽ đóng vai trò như một “bản đồ hành trình”, thể hiện mốc thời gian, các cột mốc quan trọng và ai là người chịu trách nhiệm cho từng hạng mục. Điều này giúp cả tổ chức cùng nhìn về một hướng và phối hợp nhịp nhàng.

4. Phát triển kỹ năng số cho đội ngũ HR

Để triển khai thành công chiến lược chuyển đổi số, ít nhất một hoặc vài thành viên trong phòng HR phải được trang bị những kỹ năng số phù hợp, dù bạn có dự định hợp tác với đối tác triển khai hay các chuyên gia tư vấn bên ngoài đi chăng nữa.

Bắt đầu bằng cách:

Đánh giá mức độ thành thạo công nghệ hiện tại của đội ngũ HR. Có thể sử dụng các công cụ đánh giá miễn phí như T-Shaped HR Assessment, giúp nhận diện kỹ năng lõi và kỹ năng mở rộng của từng người.
Sau đó, xây dựng các kế hoạch phát triển cá nhân hóa cho từng nhân viên, nhằm nâng cao kỹ năng số như: sử dụng hệ thống HRIS, quản trị dữ liệu, phân tích HR, kỹ năng làm việc với phần mềm AI, v.v.

Việc nâng cấp kỹ năng số cho HR không chỉ phục vụ cho quá trình chuyển đổi mà còn giúp đội ngũ HR trở thành đối tác chiến lược thực sự cho doanh nghiệp trong thời đại số.

5. Soạn thảo kế hoạch quản lý thay đổi

Chuyển đổi số trong HR không chỉ đơn thuần là thay đổi công nghệ – nó ảnh hưởng đến con người ở hầu hết các phòng ban trong tổ chức. Do đó, HR cần chủ động xây dựng một kế hoạch quản lý sự thay đổi toàn diện, đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức được chuẩn bị tâm thế và hỗ trợ đầy đủ để thích nghi với sự đổi mới.

Kế hoạch quản lý thay đổi này nên bao gồm:

Chiến lược truyền thông nội bộ
Lộ trình đào tạo, hướng dẫn sử dụng công nghệ mới
Cơ chế phản hồi và hỗ trợ nhân viên trong quá trình chuyển đổi

6. Tập trung xây dựng hệ sinh thái công nghệ HR tích hợp

Một yếu tố tối quan trọng trong chuyển đổi số HR là xây dựng một hệ thống công nghệ HR hiện đại, đồng bộ và tích hợp giữa các phần mềm. Theo thời gian, hệ thống công nghệ HR của doanh nghiệp bạn có thể bao gồm nhiều công cụ và nền tảng khác nhau, chẳng hạn như:

Công cụ HR cốt lõi: như phần mềm quản lý thông tin HR (HRIS), phần mềm tính lương.
Phần mềm tuyển dụng: ví dụ như hệ thống theo dõi ứng viên (ATS).
Công cụ quản trị trải nghiệm nhân viên: như hệ thống đào tạo nội bộ (LMS), nền tảng đo lường gắn kết nhân viên.

Việc cần làm là đảm bảo các phần mềm này được tích hợp với nhau và có khả năng “giao tiếp” (trao đổi dữ liệu) một cách trơn tru. Điều này sẽ giúp giảm thiểu thao tác thủ công, hạn chế lỗi dữ liệu, tăng hiệu quả vận hành và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.

7. Đánh giá hiệu quả và cải tiến liên tục

Khi đã xác định rõ các mục tiêu và chỉ số đánh giá trong chiến lược chuyển đổi số HR, bước tiếp theo là theo dõi, đánh giá liên tục hiệu quả thực thi.

Hãy trả lời các câu hỏi như:

Quy trình nào đang phát huy hiệu quả?
Có những rào cản hay khó khăn gì cần xử lý?
Chúng ta có cần điều chỉnh công cụ, quy trình hoặc cách tiếp cận không?

Khả năng đánh giá và điều chỉnh kịp thời chính là yếu tố tạo nên sự thành công bền vững cho quá trình chuyển đổi.

Kết lại,

Chuyển đổi số trong HR không phải là một dự án một lần rồi thôi – mà là một hành trình phát triển liên tục. Khi một giải pháp mới được triển khai, doanh nghiệp cần duy trì tinh thần linh hoạt, thích ứng nhanh với các nhu cầu kinh doanh thay đổi và công nghệ đổi mới liên tục.

Nguồn dịch AIHR

Post Views: 9