Template mẫu thiết lập mục tiêu hiệu quả cho nhân sự

Một template thiết lập mục tiêu nhân viên giúp liên kết nguyện vọng cá nhân với mục tiêu chung của công ty, từ đó xây dựng một lực lượng lao động tập trung và có động lực hơn. Những người đặt ra các mục tiêu cụ thể và thử thách có hiệu suất cao hơn tới 90% so với những người đặt mục tiêu dễ dàng hoặc mơ hồ, vì các mục tiêu được xác định rõ ràng sẽ cung cấp sự minh bạch và định hướng.

Bài viết này sẽ thảo luận về việc thiết lập mục tiêu cho nhân viên, vai trò của HR trong quá trình này, cách sử dụng template thiết lập mục tiêu nhân viên, và cách HR có thể hỗ trợ nhân viên đặt ra các mục tiêu rõ ràng.

Thiết lập mục tiêu nhân viên là gì?

Thiết lập mục tiêu nhân viên là quá trình tạo ra các mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường cho nhân viên. Những mục tiêu này giúp mỗi người hiểu được cách để thành công trong vai trò của mình. Thiết lập mục tiêu hiệu quả cung cấp sự tập trung, định hướng và lộ trình phát triển rõ ràng.

Mục tiêu chính của thiết lập mục tiêu nhân viên là liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của công ty. Khi nhân viên hiểu công việc của mình đóng góp như thế nào vào bức tranh tổng thể, họ sẽ có động lực và làm việc hiệu quả hơn. Quá trình này cũng giúp quản lý theo dõi hiệu suất và đưa ra quyết định tốt hơn về phát triển và khen thưởng.

Vai trò của HR trong thiết lập mục tiêu nhân viên

Nhân viên đặt mục tiêu hiệu suất thường cảm thấy được truyền cảm hứng nhiều hơn trong công việc, nhưng có tới 31% nhân viên cho biết quản lý của họ chưa từng hỗ trợ họ thiết lập các mục tiêu như vậy​. Điều này nhấn mạnh nhu cầu HR phải tham gia và cung cấp cấu trúc, công cụ và hỗ trợ phù hợp. Các khía cạnh trong vai trò của HR đối với thiết lập mục tiêu nhân viên bao gồm:

• Thiết lập khung thiết lập mục tiêu: Giúp liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu kinh doanh. HR định nghĩa mục tiêu SMART và tích hợp chúng vào hệ thống đánh giá hiệu suất.
• Cung cấp đào tạo và tài nguyên: HR tổ chức các hội thảo, buổi huấn luyện và khóa học trực tuyến để đảm bảo mọi người đều biết cách thiết lập mục tiêu hiệu quả.
• Tổ chức các buổi kiểm tra định kỳ và đánh giá hiệu suất: Những buổi này giúp đánh giá tiến độ, điều chỉnh mục tiêu và cung cấp phản hồi, đảm bảo mục tiêu luôn phù hợp và đi đúng hướng.
• Đảm bảo sự công bằng, hòa nhập và minh bạch: HR tiêu chuẩn hóa kỳ vọng giữa các phòng ban nhằm loại bỏ thiên vị và đảm bảo quy trình công bằng.
• Sử dụng công nghệ để đơn giản hóa việc theo dõi mục tiêu: HR sử dụng phần mềm theo dõi mục tiêu cho phép nhân viên và quản lý đặt, theo dõi và điều chỉnh mục tiêu một cách hiệu quả. Dữ liệu thời gian thực từ các công cụ này hỗ trợ đưa ra quyết định phát triển chính xác hơn.

Những thách thức trong thiết lập mục tiêu nhân viên

Các thách thức phổ biến liên quan đến thiết lập mục tiêu nhân viên bao gồm: mục tiêu không rõ ràng, thiếu động lực và sự không đồng bộ với mục tiêu của công ty.

Nếu mục tiêu quá mơ hồ hoặc quá phức tạp, nhân viên sẽ không biết điều gì được kỳ vọng từ họ. Điều này khiến việc đo lường tiến độ trở nên khó khăn, dẫn đến sự nhầm lẫn, mất gắn kết và không hài lòng với công việc. Nhân viên cần một lộ trình chi tiết để giúp họ tập trung và ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả.

Các mục tiêu cũng cần có ý nghĩa và khả thi, nếu không nhân viên sẽ cảm thấy kém động lực theo đuổi chúng. Nếu mục tiêu quá phi thực tế hoặc không gắn liền với sự phát triển cá nhân, nhân viên có thể mất hứng thú. Thiếu phản hồi hoặc ghi nhận thành tích cũng có thể khiến việc đặt mục tiêu chỉ đơn thuần trở thành một thủ tục, thay vì một công cụ thực sự thúc đẩy sự tiến bộ.

Ngoài ra, nếu mục tiêu cá nhân không liên kết với mục tiêu kinh doanh, các nhóm có thể làm việc lệch hướng nhau. Sự thiếu đồng bộ này dẫn đến sự kém hiệu quả, lãng phí nguồn lực và bỏ lỡ cơ hội. Nhân viên cần thấy được công việc của mình đóng góp như thế nào vào bức tranh tổng thể để duy trì sự gắn kết và hiệu quả.

Cách mục tiêu có cấu trúc giúp vượt qua những thách thức này

Một khung thiết lập mục tiêu có cấu trúc rõ ràng sẽ đảm bảo rằng các mục tiêu dễ hiểu và phù hợp với ưu tiên của công ty. Ví dụ, HR SMART goals ó thể cung cấp định hướng rõ ràng và giúp việc theo dõi tiến độ dễ dàng hơn.

Việc lên lịch các buổi kiểm tra định kỳ để cung cấp phản hồi và rà soát mục tiêu sẽ giữ cho nhân viên luôn gắn kết, giúp họ điều chỉnh phương pháp và đảm bảo đi đúng hướng. Khi OKRs kết nối nỗ lực của họ với thành công kinh doanh, họ sẽ có cảm giác mục đích mạnh mẽ hơn.

Việc công nhận thành tích và phần thưởng cho nhân viên cũng cực kỳ quan trọng. Ăn mừng các thành tựu, dù lớn hay nhỏ, sẽ xây dựng văn hóa cải tiến liên tục và nâng cao tinh thần, động lực, năng suất và sự hài lòng của nhân viên.

Tại sao nên sử dụng template thiết lập mục tiêu nhân viên?

Trước hết, nó giúp loại bỏ sự mơ hồ trong việc đặt mục tiêu bằng cách cung cấp một khung mẫu rõ ràng, nêu chi tiết các mục tiêu cụ thể, thời gian thực hiện và các KPIs. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tập trung vào các bước hành động thay vì loay hoay tìm điểm khởi đầu.

Một template có cấu trúc và tiêu chuẩn hóa cũng đảm bảo sự công bằng và nhất quán trên tất cả các phòng ban và nhóm. Các nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất một cách khách quan hơn, so sánh tiến độ giữa các bộ phận và đảm bảo rằng mục tiêu của mỗi nhân viên đều đóng góp vào sứ mệnh chung của công ty.

Ngoài ra, template thiết lập mục tiêu nhân viên giúp nhân viên và quản lý theo dõi các cột mốc và thực hiện các điều chỉnh dựa trên dữ liệu. Với các điểm kiểm tra rõ ràng, nhân viên có thể theo dõi tiến độ, nhận diện các trở ngại và điều chỉnh phương pháp làm việc. Điều này giúp HR và lãnh đạo đưa ra các quyết định sáng suốt về thăng chức, đào tạo và phát triển hiệu suất.

Cuối cùng, một template còn cung cấp sự minh họa trực quan về tiến độ, củng cố cảm giác đạt được thành tựu. Nhân viên sẽ có xu hướng duy trì cam kết hơn khi họ nhìn thấy rõ sự tiến bộ của mình. Nó cũng giúp quản lý cung cấp phản hồi kịp thời, hỗ trợ và ghi nhận nhân viên, đảm bảo họ luôn gắn bó và có động lực.

7 yếu tố chính của một template thiết lập mục tiêu nhân viên

Trước khi bạn bắt đầu xây dựng hoặc sử dụng một template thiết lập mục tiêu nhân viên, hãy làm quen với bảy yếu tố quan trọng sau mà bạn nên đưa vào template của mình:

1. Mục tiêu rõ ràng: Trước tiên, template cần cho phép nhân viên nêu rõ các mục tiêu được xác định cụ thể và rõ ràng. Điều này giúp tránh sự mơ hồ và làm cho việc theo dõi thành công trở nên dễ dàng hơn.
2. Các bước hành động: Các bước này giúp nhân viên hiểu cách đạt được mục tiêu của mình. Ví dụ, việc chia nhỏ một mục tiêu lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, dễ quản lý sẽ giúp tiến trình khả thi hơn và cung cấp một lộ trình thực thi cụ thể.
3. Thời gian biểu: Việc thiết lập thời gian và hạn hoàn thành cho từng mục tiêu cùng các bước hành động tương ứng sẽ giúp nhân viên duy trì tiến độ.
4. Theo dõi tiến độ: Việc rà soát tiến độ định kỳ giúp nhân viên giữ vững cam kết. Template có thể cung cấp hình ảnh trực quan về các cột mốc đã đạt được cũng như những lĩnh vực cần cải thiện, giúp việc điều chỉnh trở nên dễ dàng khi cần thiết.
5. Các thách thức và trở ngại tiềm ẩn: Điều này giúp nhân viên dự đoán trước những trở ngại có thể gặp phải và lập kế hoạch chiến lược hiệu quả để vượt qua chúng, giữ cho mục tiêu thực tế và khả thi.
6. Hỗ trợ/tài nguyên cần thiết: Trong template, nhân viên nên ghi rõ những tài nguyên, chương trình đào tạo hoặc chương trình cố vấn mà họ cần để thành công. Việc xác định rõ các nhu cầu này đảm bảo họ có đủ công cụ để đạt được mục tiêu.
7. Đánh giá việc hoàn thành và thành công của mục tiêu: Vào cuối kỳ hạn mục tiêu, nhân viên và quản lý nên đánh giá xem mục tiêu đã đạt được chưa, những gì đã hiệu quả và những gì chưa. Điều này giúp cải thiện việc thiết lập mục tiêu trong tương lai cũng như thúc đẩy quá trình học tập và phát triển liên tục.

 

Template thiết lập mục tiêu nhân viên miễn phí

AIHR đã tạo ra một template thiết lập mục tiêu nhân viên miễn phí và có thể tùy chỉnh để giúp bạn và đội ngũ nhân sự của mình tối ưu hóa quy trình thiết lập mục tiêu, từ việc xác định mục tiêu cho đến việc theo dõi tiến độ.

GET FREE TEMPLATE

9 ví dụ về mục tiêu nhân viên

Dưới đây là chín loại mục tiêu nhân viên mà các cá nhân trong lực lượng lao động của bạn sẽ cần thiết lập tại những thời điểm khác nhau trong sự nghiệp và quá trình phát triển chuyên môn:

Ví dụ 1: Mục tiêu hiệu suất

Performance goals tập trung vào việc cải thiện năng suất, hiệu quả và kỹ năng chuyên môn trong công việc. Chúng giúp nhân viên duy trì sự tập trung và đảm bảo họ đang tạo ra kết quả tốt nhất. Bao gồm:

• Tăng doanh số bán hàng thêm 15% trong vòng sáu tháng bằng cách cải tiến kỹ thuật bán hàng
• Hoàn thành các sản phẩm dự án trước thời hạn nhờ duy trì tổ chức tốt
• Giảm lỗi trong báo cáo xuống 20% thông qua việc rà soát cẩn thận và tự động hóa công việc.

Ví dụ 2: Mục tiêu hợp tác

Mục tiêu hợp tác giúp nhân viên xây dựng mối quan hệ bền vững với các thành viên trong nhóm, dẫn đến quy trình làm việc trôi chảy và kết quả tốt hơn. Bao gồm:

• Cải thiện giao tiếp bằng cách tích cực tham gia vào các buổi họp nhóm
• Dẫn dắt một dự án liên phòng ban
• Hướng dẫn một thành viên mới trong nhóm.

Ví dụ 3: Mục tiêu phát triển

Mục tiêu phát triển giúp nhân viên mở rộng kiến thức và kỹ năng chuyên môn để tiến xa hơn trong sự nghiệp. Bao gồm:

• Đạt chứng chỉ ngành liên quan
• Tham gia ba hội thảo chuyên môn
• Nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm mới thông qua khóa học trực tuyến.

Ví dụ 4: Mục tiêu lãnh đạo

Những nhân viên muốn phát triển năng lực lãnh đạo có thể đặt ra các mục tiêu liên quan như:

• Dẫn dắt một dự án lớn để tích lũy kinh nghiệm ra quyết định
• Hướng dẫn nhân viên cấp dưới
• Cải thiện kỹ năng giao việc để nâng cao hiệu quả đội nhóm.

Ví dụ 5: Mục tiêu phát triển cá nhân

Những mục tiêu này tập trung vào kỹ năng mềm và phát triển bản thân, giúp nhân viên trở nên tự tin và linh hoạt hơn trong công việc. Bao gồm:

• Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian bằng các phương pháp như Pomodoro Technique
• Xây dựng khả năng phục hồi thông qua kỹ thuật quản lý căng thẳng
• Nâng cao kỹ năng nói trước đám đông bằng cách tham gia câu lạc bộ hoặc tình nguyện thuyết trình.

Ví dụ 6: Mục tiêu đổi mới sáng tạo

Mục tiêu đổi mới khuyến khích nhân viên vượt qua giới hạn, giải quyết vấn đề sáng tạo và thúc đẩy cải tiến doanh nghiệp. Bao gồm:

• Đề xuất và thực hiện cải tiến quy trình làm việc giúp tiết kiệm thời gian hoặc chi phí
• Phát triển chiến dịch marketing mới
• Thử nghiệm công nghệ mới nhằm tăng hiệu quả công việc.

Ví dụ 7: Mục tiêu dịch vụ khách hàng

Phù hợp với các nhân viên có vai trò tiếp xúc khách hàng, những mục tiêu này tập trung vào cải thiện trải nghiệm khách hàng, gia tăng sự hài lòng và xây dựng lòng trung thành. Bao gồm:

• Giảm thời gian phản hồi yêu cầu khách hàng xuống 20%
• Tăng phản hồi tích cực bằng cách lắng nghe kỹ hơn và cung cấp giải pháp tốt hơn
• Nâng cao kiến thức sản phẩm để hỗ trợ khách hàng hiệu quả hơn.

Ví dụ 8: Mục tiêu hiệu quả vận hành

Những mục tiêu này tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sự lãng phí, giúp đội nhóm làm việc thông minh hơn thay vì chăm chỉ hơn. Bao gồm:

• Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại
• Giảm lỗi sản xuất bằng cách cải thiện kiểm soát chất lượng
• Xác định cơ hội tiết kiệm chi phí để tối ưu hóa ngân sách.

Ví dụ 9: Mục tiêu networking

Networking giúp nhân viên mở rộng các mối quan hệ chuyên nghiệp và tạo cơ hội cho việc học tập, phát triển sự nghiệp. Bao gồm:

• Tham dự ít nhất hai hội nghị ngành mỗi năm
• Mở rộng mạng lưới LinkedIn thêm 50 kết nối
• Tham gia các sự kiện kết nối nội bộ để xây dựng mối quan hệ trong công ty.

Cách HR hỗ trợ thiết lập mục tiêu nhân viên hiệu quả

HR đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo quá trình thiết lập mục tiêu nhân viên có cấu trúc rõ ràng và hướng đến kết quả. Bằng cách sử dụng đúng template thiết lập mục tiêu và khuyến khích sự tham gia chủ động, bạn có thể tạo ra một môi trường nơi nhân viên cảm thấy được trao quyền và gắn kết. Dưới đây là cách làm cho quá trình này hiệu quả hơn:

Căn chỉnh mục tiêu cá nhân với mục tiêu của công ty

Mục tiêu của nhân viên nên hỗ trợ tầm nhìn chung của tổ chức. Khi nhân viên hiểu rõ công việc của mình đóng góp như thế nào vào thành công của doanh nghiệp, họ sẽ cảm thấy có động lực và ý nghĩa hơn. Một template thiết lập mục tiêu có cấu trúc giúp xác định mục tiêu rõ ràng, dễ dàng căn chỉnh và đo lường tiến độ.

Thu hút sự tham gia của nhân viên vào quá trình thiết lập mục tiêu

Nhân viên sẽ gắn kết hơn khi họ có tiếng nói trong việc đặt ra mục tiêu cho chính mình. Hãy khuyến khích các nhà quản lý hợp tác cùng đội nhóm để thiết lập những mục tiêu vừa thách thức vừa có ý nghĩa. Khi nhân viên cảm thấy sở hữu mục tiêu của mình, họ sẽ cam kết hơn trong việc đạt được chúng.

Sử dụng phần mềm thiết lập mục tiêu miễn phí để theo dõi tiến độ

Các công cụ kỹ thuật số có thể đơn giản hóa việc thiết lập và theo dõi mục tiêu nhân viên. Các nền tảng miễn phí như Trello, Asana, và ClickUp cung cấp bảng biểu mục tiêu tương tác, giúp nhân viên hình dung tiến độ của mình và giữ sự cam kết.

Xem xét và điều chỉnh mục tiêu thường xuyên

Mục tiêu không nên cố định mãi mãi. Hãy tổ chức các buổi kiểm tra hàng quý để đánh giá tiến độ, cung cấp phản hồi và điều chỉnh mục tiêu khi cần thiết. Điều này giúp nhân viên duy trì đúng hướng đồng thời thích ứng với những thay đổi của doanh nghiệp.

Cung cấp hỗ trợ và tài nguyên cần thiết

Nhân viên cần được hỗ trợ đúng cách để đạt được mục tiêu. Hãy cung cấp quyền truy cập vào các khóa đào tạo, khóa học trực tuyến, phản hồi liên tục và công cụ theo dõi dễ sử dụng để giúp họ vượt qua thách thức, duy trì tiến độ và không ngừng cải thiện hiệu suất.

Ghi nhận thành tựu để duy trì động lực

Ghi nhận thành tích (ví dụ: thông qua lời khen ngợi trong đội nhóm, thưởng, hoặc thăng chức) sẽ củng cố văn hóa phát triển liên tục. Đừng quên ghi nhận cả những thành công nhỏ, vì điều này có thể thúc đẩy tinh thần và giữ cho nhân viên luôn nhiệt huyết.

Kết lại

Các mục tiêu rõ ràng và cụ thể giúp nâng cao hiệu suất và căn chỉnh công việc với mục tiêu của công ty. Một template thiết lập mục tiêu tốt mang đến cho nhân viên một kế hoạch hành động cụ thể với các bước thực hiện và cột mốc rõ ràng, trong khi HR đóng vai trò cung cấp đào tạo, tài nguyên và phản hồi thường xuyên.

Thiết lập mục tiêu có cấu trúc giúp giải quyết các thách thức như mục tiêu mơ hồ và thiếu động lực. Với quy trình công bằng và sự hỗ trợ liên tục, bạn giúp nhân viên đạt được mục tiêu của mình, từ đó thúc đẩy năng suất và thành công.

Nguồn dịch AIHR