Cách Xây Dựng Hệ thống Làm việc Hiệu suất Cao

Hệ thống làm việc hiệu suất cao (HPWS) cung cấp một khuôn khổ không chỉ giải quyết tình trạng mất gắn kết mà còn thúc đẩy sự đổi mới, năng suất và thành công lâu dài của tổ chức.

Gallup lưu ý rằng một yếu tố then chốt trong việc tạo ra một nơi làm việc hiệu suất cao là nuôi dưỡng một nền văn hóa coi trọng sự phát triển của các cá nhân. Các tổ chức đầu tư chiến lược vào phát triển nhân viên báo cáo lợi nhuận cao hơn 11% và có khả năng giữ chân nhân viên của họ cao gấp đôi.

Hãy khám phá HPWS là gì, một số đặc điểm, ưu và nhược điểm của chúng, và hướng dẫn từng bước về cách triển khai các hệ thống này tại nơi làm việc của bạn.

Hệ thống làm việc hiệu suất cao là gì?

Hệ thống làm việc hiệu suất cao (HPWS) là việc trao cho nhân viên nhiều quyền ra quyết định và quyền tự chủ trong công việc hơn nhằm tạo ra một nền văn hóa nơi mọi người, bất kể vai trò của họ, đều cảm thấy có động lực, gắn kết và rõ ràng về cách họ đóng góp vào thành công của công ty. Khi mọi người ở trạng thái tốt nhất, doanh nghiệp cũng phát triển mạnh—với hiệu suất và lợi nhuận tốt hơn.

HPWS thường thuộc các sáng kiến ​​HR và có hai cách chính để xây dựng một HPWS. “Greenfield” là bắt đầu lại từ đầu và xây dựng HPWS của bạn từ đầu. Mặt khác, “Brownfield” hoạt động với những gì đã có, cải thiện hoặc điều chỉnh một hệ thống hiện có. Cả hai đều có thể giúp chuyển đổi cách nhóm của bạn làm việc cùng nhau.

Các đặc điểm của hệ thống làm việc hiệu suất cao

Hệ thống làm việc hiệu suất cao tập trung nhiều vào việc thu hút và giữ chân nhân tài. Không chỉ là thuê những người giỏi nhất mà còn là tìm những người phù hợp với công việc vào đúng thời điểm. Việc đưa đúng nhân tài lên tàu không chỉ củng cố nỗ lực tuyển dụng mà còn giúp giữ chân nhân viên trong thời gian dài.

Một khía cạnh quan trọng khác của HPWS là tạo ra một nền văn hóa học tập liên tục và phát triển nghề nghiệp. Các hệ thống này thúc đẩy môi trường làm việc nơi sự sáng tạo, khả năng thích ứng và đổi mới phát triển mạnh mẽ. Bằng cách cung cấp các cơ hội học tập, nhân viên có được các kỹ năng và quan điểm mới, điều này thúc đẩy sự gắn kết và trao quyền cho họ để làm tốt nhất công việc của mình. Điều này mang lại lợi ích cho tổ chức, vì nhân viên đóng góp những ý tưởng mới mẻ và xuất sắc trong vai trò của họ.

HPWS cũng nhằm mục đích liên kết các thực tiễn HR với các mục tiêu và chiến lược tổng thể của công ty. Điều này đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu vai trò của họ trong bức tranh lớn hơn và công việc của họ tác động trực tiếp như thế nào đến thành công của tổ chức.

Sự hợp tác, thiết kế công việc và trao quyền cho nhân viên cũng là những ưu tiên lớn. Các vai trò được thiết kế chu đáo mang lại cho nhân viên sự rõ ràng về trách nhiệm của họ, đồng thời việc lôi kéo họ vào các quy trình ra quyết định giúp tăng niềm tự hào trong công việc của họ. Nhân viên được trao quyền cảm thấy gắn kết hơn với các mục tiêu của công ty và có nhiều khả năng đóng góp có ý nghĩa vào việc đạt được chúng.

Tác động của HPWS đối với hiệu suất của tổ chức

HPWS là sự cải tiến liên tục và coi nhân viên như một lợi thế cạnh tranh, không chỉ là một chi phí. Chúng là nền tảng để xây dựng một lực lượng lao động hài lòng và gắn kết hơn.

Khi nhân viên tham gia vào các hoạt động hàng ngày, họ hiểu rõ hơn về tầm nhìn tổng thể của công ty, điều này có thể dẫn đến hiệu suất tổ chức tốt hơn. Về cốt lõi, HPWS là tạo ra một hệ thống mạnh mẽ thúc đẩy sự phát triển và hiệu suất của nhân viên đồng thời phù hợp với các mục tiêu của công ty.

Lợi ích của hệ thống làm việc hiệu suất cao

• Hiệu quả được cải thiện: Làm cho các quy trình trơn tru hơn, giúp nhân viên làm việc thông minh hơn và làm cho các hoạt động kinh doanh chạy hiệu quả hơn. Tài nguyên được sử dụng tốt hơn và nhân viên ở mọi cấp độ chịu trách nhiệm nhiều hơn và đưa ra quyết định thông minh hơn.
• Hiệu quả tài chính mạnh mẽ hơn: Có thể dẫn đến kết quả tài chính tốt hơn, như lợi nhuận cao hơn và hiệu quả chi phí được cải thiện.
• Hiệu suất của nhân viên được thúc đẩy: Mọi người làm tốt nhất công việc của họ khi họ gắn kết, thấy vai trò của họ phù hợp với bức tranh lớn hơn và cảm thấy có ý thức làm chủ.
• Nhân viên hạnh phúc hơn: Tạo ra một nơi làm việc mang tính hợp tác và tập trung vào sự phát triển, dẫn đến nhân viên hạnh phúc hơn, có động lực hơn và gắn bó lâu hơn.
• Văn hóa hòa nhập: Khuyến khích giao tiếp cởi mở, cho nhân viên cơ hội chia sẻ phản hồi và cảm thấy được lắng nghe. Điều này xây dựng tinh thần và giúp các nhóm hoạt động tốt hơn.

Nhược điểm của hệ thống làm việc hiệu suất cao

• Nguy cơ kiệt sức: Kỳ vọng và khối lượng công việc cao có thể khiến nhân viên mệt mỏi theo thời gian, đặc biệt nếu việc thúc đẩy cải tiến liên tục cảm thấy không ngừng nghỉ.
• Thách thức triển khai: Thay đổi không phải lúc nào cũng dễ dàng. Việc chuyển sang HPWS thường đòi hỏi một sự thay đổi văn hóa, điều này có thể gặp phải sự kháng cự nếu không được xử lý tốt. Việc triển khai kém có thể thực sự gây tổn hại đến hiệu suất và hoạt động trong thời gian dài.
• Lo ngại về chi phí: Việc xây dựng và duy trì các hệ thống này tốn thời gian và tiền bạc. Từ công nghệ mới và tích hợp hệ thống đến phí đào tạo và tư vấn, khoản đầu tư có thể tăng lên nhanh chóng.
• Rủi ro thực hiện kém: HPWS chỉ hoạt động nếu được thực hiện đúng cách. Nếu giao tiếp hoặc triển khai không rõ ràng và tích cực, nó có thể phản tác dụng—dẫn đến tinh thần làm việc thấp, mất lòng tin vào lãnh đạo và thậm chí tỷ lệ luân chuyển cao hơn.

Vai trò của HR trong hệ thống làm việc hiệu suất cao

Để tạo ra tác động thực sự, Hệ thống làm việc hiệu suất cao (HPWS) cần phải là một phần của mọi ngóc ngách của tổ chức—từ các thực tiễn HR đến các hoạt động hàng ngày.

HR đóng một vai trò lớn trong việc biến điều đó thành hiện thực bằng cách liên kết và triển khai HPWS phù hợp với các mục tiêu của tổ chức. Tác động mà HR mang lại bao gồm:

1. Liên kết HR với các mục tiêu kinh doanh: Công việc của HR không chỉ là hỗ trợ nhân viên—mà còn là đảm bảo các quy trình HR giúp công ty đạt được các mục tiêu dài hạn của mình. Tất cả là về sự liên kết.
2. Kết hợp mọi thứ lại với nhau: Để HPWS thực sự tỏa sáng, bạn cần kết nối nó với các chức năng HR chính như tuyển dụng, quản lý hiệu suất và đào tạo. Khi mọi thứ hoạt động cùng nhau, kết quả sẽ được cải thiện.
3. Duy trì vòng phản hồi: HPWS không phải là một hệ thống “thiết lập và quên”. Chúng yêu cầu cập nhật và điều chỉnh thường xuyên, và đó là nơi phản hồi và dữ liệu liên tục phát huy tác dụng.
4. Đảm bảo sự hợp tác: HPWS hiệu quả dựa vào sự hợp tác. Đây không chỉ là trách nhiệm của HR—mà còn dựa vào việc quản lý, điều hành và nhân viên cùng làm việc để biến nó thành hiện thực.
5. Tận dụng công nghệ và dữ liệu: HR có thể sử dụng công nghệ và dữ liệu để theo dõi tiến độ, đo lường kết quả và điều chỉnh hệ thống khi cần thiết. Các quyết định dựa trên dữ liệu = kết quả tốt hơn.

9 bước để phát triển và triển khai HPWS phù hợp

Bước 1: Đánh giá nhu cầu của tổ chức và phát triển kế hoạch

Bắt đầu bằng cách đánh giá kỹ lưỡng các mục tiêu của tổ chức, khoảng cách hiệu suất hiện tại, tình trạng thiếu hụt kỹ năng và mục tiêu dài hạn. Đánh giá này sẽ giúp xác định các lĩnh vực cải tiến và đảm bảo HPWS phù hợp với chiến lược kinh doanh tổng thể của tổ chức bạn.

Hợp tác chặt chẽ với ban quản lý và các bên liên quan chính để phát triển một kế hoạch thực tế trong giai đoạn này. Kế hoạch nên vạch ra rõ ràng thời gian biểu, ngân sách, chiến lược truyền thông và các bước hành động để đáp ứng các sản phẩm bàn giao.

Bước 2: Đảm bảo sự hỗ trợ và tham gia của lãnh đạo

Việc có được sự ủng hộ của lãnh đạo là chìa khóa để biến bất kỳ sáng kiến ​​HR nào thành công. Để HPWS hoạt động, ban lãnh đạo cấp cao cần hỗ trợ đầy đủ và thể hiện cách nó phù hợp với các mục tiêu lớn như đổi mới, hiệu suất tốt hơn và giữ chân nhân viên giỏi.

Để đảm bảo sự hỗ trợ, hãy trình bày cho lãnh đạo về những lợi ích tiềm năng, bao gồm lợi tức đầu tư (ROI). Tiếp tục tương tác với lãnh đạo khi bạn tiến triển để giữ họ trong vòng lặp và khuyến khích sự tham gia.

Bước 3: Xác định các số liệu thành công

Thiết lập các số liệu thành công rõ ràng, có thể đo lường được. Việc xác định các số liệu sớm sẽ cho phép bạn đánh giá tiến độ và thực hiện các điều chỉnh dựa trên dữ liệu. Các số liệu chính có thể bao gồm năng suất của nhân viên và nhóm, tỷ lệ giữ chân nhân viên, ROI và sự hài lòng và mức độ gắn kết của nhân viên.

Bước 4: Phát triển các chương trình đào tạo

Nhân viên cần kiến ​​thức, kỹ năng và công cụ để hoạt động tốt nhất.

Phát triển các sáng kiến ​​đào tạo kỹ lưỡng phù hợp với các năng lực cụ thể, cũng như đào tạo lãnh đạo trang bị cho ban quản lý các kỹ năng cần thiết để hỗ trợ và trao quyền cho nhóm của họ.

Cũng cần duy trì văn hóa học tập liên tục để giữ cho lực lượng lao động gắn kết và cập nhật với nhu cầu kinh doanh và xu hướng thị trường. Tiếp tục xem xét lại hiệu quả của các sáng kiến ​​đào tạo của bạn để đảm bảo chúng đáp ứng các mục tiêu (và điều chỉnh nếu cần).

Bước 5: Thiết kế lại vai trò công việc để trao quyền cho nhân viên

Việc thiết kế lại công việc nên tập trung vào việc tạo ra các vai trò cho phép nhân viên quyền tự chủ và quyền ra quyết định. Các hành động cần xem xét bao gồm thêm các cấp độ trách nhiệm khác nhau cho các công việc sẽ tăng mức độ gắn kết của nhân viên. Điều này cho phép nhân viên làm việc trên các phòng ban để tăng sự đổi mới và hợp tác. Nó cũng cho phép nhân viên đưa ra một số quyết định trong vai trò của họ—điều này sẽ giúp họ phát triển ý thức trách nhiệm giải trình và làm chủ.

Bước 6: Triển khai các công cụ quản lý hiệu suất

Một yêu cầu quan trọng khác của HPWS là một hệ thống quản lý hiệu suất mạnh mẽ gắn liền với sự phát triển của nhân viên và các mục tiêu kinh doanh. Nó phải truyền đạt rõ ràng các kỳ vọng, đặt ra các mục tiêu được xác định cho các cá nhân và nhóm, đồng thời cung cấp phản hồi liên tục—không chỉ trong các đánh giá hiệu suất giữa năm hoặc hàng năm. Cách tiếp cận này đảm bảo nhân viên luôn nhận thức được hiệu suất của họ và không có bất ngờ nào khi đến thời điểm đánh giá.

Bước 7: Kết hợp các cơ chế phản hồi của nhân viên

Trao cho nhân viên cơ hội cung cấp phản hồi và đề xuất về bất kỳ HPWS nào. Làm như vậy sẽ giúp xác định điểm yếu của hệ thống, giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tăng mức độ gắn kết của họ. Phản hồi có thể được thu thập ở nhiều định dạng khác nhau, chẳng hạn như khảo sát, nhóm tập trung hoặc thậm chí các cuộc họp 1-1.

Bước 8: Thử nghiệm hệ thống trước khi triển khai đầy đủ

Kiểm tra HPWS trên quy mô nhỏ trước khi triển khai rộng rãi. Xác định các mục tiêu thử nghiệm, theo dõi hiệu suất thử nghiệm và sử dụng thông tin chi tiết và kết quả thử nghiệm để thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào trước khi triển khai đầy đủ.

Bước 9: Thường xuyên đánh giá và tinh chỉnh HPWS của bạn

Cuối cùng, điều quan trọng là phải liên tục theo dõi và đánh giá các hệ thống để đảm bảo chúng mang lại kết quả mong muốn. Bạn có thể thường xuyên xem xét dữ liệu về hiệu suất của nhân viên, khả năng giữ chân và kết quả của tổ chức, đồng thời điều chỉnh hệ thống cho phù hợp.

Hệ thống làm việc hiệu suất cao trong thực tế: 3 ví dụ về công ty

Nhiều công ty đã triển khai thành công HPWS và đạt được kết quả đáng kinh ngạc. Một số ví dụ đáng chú ý bao gồm:

1. Southwest Airlines: HPWS của Southwest tập trung vào phát triển nhân viên, trao quyền, đào tạo liên tục và liên kết với các sản phẩm dịch vụ khách hàng của mình. Southwest có lòng trung thành đặc biệt của nhân viên và sự hài lòng của khách hàng, đồng thời là công ty dẫn đầu trong ngành.
2. Starbucks: HPWS của Starbucks tích hợp việc thu hút nhân tài, đào tạo và phúc lợi nhân viên với sự nhấn mạnh vào phát triển nghề nghiệp và phúc lợi nhân viên. Điều này dẫn đến hiệu suất tổng thể của nhân viên vững chắc và mức độ hài lòng của khách hàng cao.
3. Toyota: Toyota được coi là một trong những nhà sản xuất ô tô hiệu quả và có lợi nhuận cao nhất thế giới. HPWS của họ tập trung vào cải tiến liên tục, thực tiễn tinh gọn và mức độ gắn kết của nhân viên.

Kết lại

HPWS đã trở thành một thành phần then chốt cho sự thành công của một công ty. Quá trình này đòi hỏi sự cam kết của toàn bộ tổ chức, sự hỗ trợ cho sự thay đổi và sự truyền đạt rõ ràng về các mục tiêu và kỳ vọng. Một cách tiếp cận toàn diện để nâng cao mức độ gắn kết và tinh thần của nhân viên giúp thúc đẩy một văn hóa làm việc tích cực và lợi nhuận của công ty. Đây là một cách tiếp cận “win-win” dài hạn cho cả nhân viên và doanh nghiệp, và là một cách mà tất cả các công ty nên nỗ lực đạt được.

Theo dõi chúng tôi trên mạng xã hội để cập nhật tin tức và xu hướng HR mới nhất.