Từ điển Nhân Sự

Hướng dẫn lập KPI cho HR kèm 20 ví dụ

KPIs của HR là điều không thể thiếu đối với các tổ chức muốn cải thiện quy trình quản lý con người của họ. Bởi vì nếu bạn không xác định được ‘hiệu suất tốt’ là như thế nào, thì làm thế nào bạn có thể đo lường nó và làm thế nào bạn sẽ biết mình đang làm tốt? Nói cách khác, để đo lường thành công, bạn cần có các chỉ số hiệu suất rõ ràng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào chi tiết về KPIs trong HR. Chúng tôi sẽ thảo luận về KPIs của HR là gì và cách bạn có thể sử dụng chúng, cung cấp một khuôn khổ để thiết lập chúng cho bộ phận HR và tổ chức của bạn và chia sẻ một mẫu KPI HR tiện dụng. Hãy cùng khám phá.

KPIs của HR là gì?

Các chỉ số hiệu suất chính của Nhân sự (HR KPIs) là các số liệu HR chiến lược được sử dụng để đánh giá mức độ hiệu quả của HR trong việc hỗ trợ các mục tiêu chung của tổ chức. KPI của HR đo lường mức độ thành công (hoặc không thành công) của HR trong việc đóng góp và đạt được chiến lược HR của tổ chức.

Vì chiến lược HR được xây dựng để hỗ trợ chiến lược rộng lớn hơn của tổ chức, nên KPIs của HR phản ánh cách hiệu suất của HR gắn liền với các mục tiêu của công ty. Chúng thường được liên kết với các kết quả thúc đẩy thành công của doanh nghiệp và thường được bắt nguồn từ các khung như Balanced Scorecard. Để đạt được một mục tiêu kinh doanh cụ thể, HR có thể theo dõi nhiều KPI, mỗi KPI đại diện cho một mục tiêu nhỏ hơn, có thể thực hiện được.

Lý tưởng thì tất cả các KPI nên hoạt động cùng nhau để thúc đẩy chiến lược HR. Tuy nhiên, xung đột có thể phát sinh. Ví dụ: nếu bạn phải cắt giảm chi phí trong ngân sách học tập và phát triển của mình đồng thời cố gắng kích thích sự đổi mới, điều đó sẽ tạo ra một thách thức chiến lược. Trong những trường hợp như vậy, HR phải cân bằng các ưu tiên cạnh tranh, chẳng hạn như khuyến khích đổi mới với ít tài nguyên hơn.

Một ví dụ thực tế

Dodgers là một tổ chức đang cố gắng đổi mới trong một môi trường cạnh tranh cao. Vì lý do này, ban giám đốc quyết định cắt giảm chi phí ở mọi nơi ngoại trừ bộ phận đổi mới sản phẩm. Câu hỏi đặt ra là, mục tiêu này được chuyển thành KPIs của HR như thế nào?

Toàn bộ tổ chức, bao gồm cả HR, cần phải tiết kiệm chi phí. Việc giảm này có thể áp dụng, ví dụ, cho chi phí tuyển dụng. Hiện tại, chúng ở mức 500.000 đô la và phải giảm xuống còn 400.000 đô la.

Trong trường hợp này, ‘Chi phí tuyển dụng tính theo Đô la’ là KPI. Điểm số hiện tại của nó là 500.000 đô la và mục tiêu cho KPI này là 400.000 đô la.

KPI HR thứ hai có thể là ‘hành vi đổi mới’ được đo lường trong khảo sát sự hài lòng của nhân viên hàng năm của tổ chức. Điểm số hiện tại của nó trên thang điểm 10 là 6,2 và mục tiêu cho KPI này là 7,5 trở lên. Đạt được điều này sẽ là một thách thức khá lớn.

HR sử dụng KPIs như thế nào để hỗ trợ nhu cầu của tổ chức?

KPIs của HR cung cấp những hiểu biết giá trị giúp cải thiện việc ra quyết định, theo dõi hiệu suất của lực lượng lao động và lập kế hoạch cho nhu cầu nhân tài trong tương lai theo nhiều cách, chẳng hạn như:

  • Phối hợp các hoạt động của HR với các mục tiêu kinh doanh: HR sử dụng KPIs để đảm bảo rằng các chiến lược của mình, như tuyển dụng hoặc phát triển nhân viên, đóng góp trực tiếp vào các mục tiêu rộng lớn hơn của công ty.
  • Quyết định dựa trên dữ liệu: Bằng cách phân tích tiến độ KPI, ví dụ: bằng cách sử dụng bảng điều khiển HR, các nhóm HR có thể đưa ra các quyết định và lựa chọn sáng suốt, dựa trên dữ liệu về các chính sách, phân bổ tài nguyên và chiến lược nhân lực.
  • Theo dõi hiệu suất của lực lượng lao động: Các KPI như năng suất của nhân viên hoặc đạt được mục tiêu giúp đảm bảo rằng các nhóm đang đáp ứng hiệu quả các mục tiêu kinh doanh của họ.
  • Giám sát sự gắn kết của nhân viên: Các số liệu như điểm khảo sát sự gắn kết hoặc tỷ lệ nghỉ việc báo hiệu tinh thần làm việc và sự hài lòng, ảnh hưởng đến sự giữ chân và hiệu suất của tổ chức.
  • Hỗ trợ lập kế hoạch nhân sự: HR sử dụng dữ liệu và số liệu để dự đoán và giải quyết nhu cầu nhân sự và tài năng hiện tại và trong tương lai, đảm bảo rằng tổ chức có những người phù hợp ở đúng vị trí.

Một vài ví dụ về KPIs của HR

Các KPI riêng biệt sẽ được sử dụng trong từng tổ chức. Mỗi tổ chức đều khác nhau – và các KPI của nó cũng nên phản ánh sự độc đáo đó.

Nhiều tài nguyên bạn sẽ tìm thấy trên mạng liệt kê hàng chục, đôi khi thậm chí gần một trăm ví dụ về KPI của HR. Tuy nhiên, hầu hết trong số này là các số liệu HR đơn giản có thể cung cấp những hiểu biết hữu ích về hoạt động của HR nhưng chúng sẽ không trực tiếp đóng góp vào chiến lược của tổ chức.

Dưới đây là danh sách 20 ví dụ về số liệu HR chính:

Tỷ lệ vắng mặt

Tỷ lệ vắng mặt (hay absence rate) trong tổ chức thường được tính bằng cách chia số ngày làm việc mà nhân viên vắng mặt cho tổng số ngày làm việc của họ. Tỷ lệ vắng mặt cao có thể là dấu hiệu cho các vấn đề tiềm ẩn như tinh thần làm việc thấp, kiệt sức hoặc thiếu hiệu quả trong nơi làm việc, tất cả đều ảnh hưởng đến năng suất và khả năng đạt được mục tiêu của tổ chức.

Chi phí vắng mặt

Tổng chi phí vắng mặt được tính bằng cách bao gồm lương của nhân viên, chi phí quản lý vắng mặt và chi phí thay thế.

KPI này đặc biệt liên quan đến các quốc gia châu Âu có lực lượng lao động mạnh và sự bảo vệ nhân viên mạnh mẽ vì những yếu tố này thường dẫn đến chi phí cao hơn liên quan đến sự vắng mặt của nhân viên. Những sự bảo vệ này có thể bao gồm nghỉ ốm có lương được đảm bảo, chính sách nghỉ phép mở rộng hoặc yêu cầu pháp lý đối với người sử dụng lao động để trang trải lương trong thời gian vắng mặt, tất cả đều làm tăng gánh nặng tài chính cho các tổ chức.

Sự hài lòng về phúc lợi

Sự hài lòng với các loại phúc lợi nhân viên thường được đo lường thông qua khảo sát sự gắn kết nhưng cũng có thể được đánh giá trong các cuộc phỏng vấn duy trì. Những hiểu biết từ các cuộc khảo sát này có thể giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên.

Chỉ số năng suất của nhân viên (EPR)

Mặc dù số liệu này khó tính toán, nhưng nó đo lường năng suất của lực lượng lao động của một công ty trong một khoảng thời gian nhất định. Nó có thể giúp các nhà quản lý hiểu liệu họ có cần tuyển dụng thêm (hoặc ít hơn) người để đạt được mục tiêu của mình hay không.

Chỉ số hài lòng của nhân viên

Sự hài lòng của nhân viên có thể được đo lường thông qua thái độ, sự gắn kết và các cuộc khảo sát xung, cũng như các cuộc phỏng vấn duy trì và thoát việc. Không có gì ngạc nhiên, sự không hài lòng là một lý do phổ biến cho việc nghỉ việc của nhân viên.

Chỉ số gắn kết nhân viên

Sự gắn kết của nhân viên được đo lường thông qua các công cụ tương tự như sự hài lòng của nhân viên (trừ cuộc phỏng vấn khi nghỉ việc). Sự gắn kết nhân viên cao dự đoán năng suất cao hơn, dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn, tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn và nhiều kết quả tích cực khác.

Chỉ số đổi mới của nhân viên

Đổi mới có thể được đo lường bằng cách sử dụng khảo sát thái độ hoặc sự gắn kết và ngày càng trở thành động lực chính cho sự thành công của doanh nghiệp. Đó là một phần trong vai trò của HR để tạo điều kiện cho sự đổi mới này trong tổ chức.

Chỉ số hạnh phúc của nhân viên

Số liệu này cung cấp một điểm số tổng hợp từ các cuộc khảo sát đo lường sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, mức độ căng thẳng, ý thức về mục đích và các yếu tố khác ảnh hưởng đến năng suất và sự gắn kết.

Tỷ lệ thăng tiến nội bộ

KPI này được đo lường bằng cách chia số lượng chức vụ cấp cao được lấp đầy thông qua thăng tiến nội bộ cho tổng số vị trí cấp cao được lấp đầy. Việc tuyển dụng nội bộ thường nhanh chóng hơn, giảm thiểu rủi ro tuyển dụng sai và ở lại vị trí lâu hơn.

Chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng (NPS)

Chỉ số đo lường sự hài lòng của khách hàng (hay Net Promoter Score) là một cách tuyệt vời để khả năng họ sẽ giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn cho người khác.
Để tìm hiểu mức độ hài lòng của nhân viên với dịch vụ của HR, bạn có thể đo lường NPS của HR..

Sử dụng Điểm Promotor Ròng, bạn cũng có thể đo lường mức độ người ta giới thiệu làm việc cho tổ chức – điểm Promotor Ròng của nhân viên (eNPS). NPS có thể là một KPI HR vững chắc, tùy thuộc vào các mục tiêu chiến lược của bạn.

Chỉ số hiệu quả của người quản lý

Các số liệu khác nhau có thể đóng góp vào việc theo dõi hiệu quả của người quản lý, bao gồm:

  • Tỷ lệ nghỉ việc và duy trì của mỗi người quản lý
  • Điểm số gắn kết của mỗi người quản lý
  • Số liệu hiệu suất của nhóm
  • Tỷ lệ vắng mặt của mỗi người quản lý

Cách thức một công ty đo lường hiệu quả của các nhà quản lý sẽ phụ thuộc vào các mục tiêu của tổ chức. Làm như vậy sẽ giúp đánh giá tác động của các nhà quản lý đối với, trong số những thứ khác, sự hài lòng và năng suất của nhóm.

Tỷ lệ chi phí của lực lượng lao động

Số liệu này đo lường tỷ lệ chi phí tổng thể của một tổ chức được phân bổ cho chi phí nhân công, được tính bằng cách chia chi phí nhân công cho tổng chi phí của tổ chức.

Mặc dù không được sử dụng phổ biến, nhưng KPI này có thể có giá trị để xác định các cơ hội giảm chi phí hoặc đánh giá các lợi ích tiềm năng của tự động hóa trong việc hợp lý hóa hoạt động.

Chất lượng tuyển dụng

Nói một cách đơn giản, chất lượng tuyển dụng thể hiện giá trị mà một nhân viên mới mang lại cho công ty. Nó chỉ ra mức độ đóng góp của một nhân viên mới vào thành công lâu dài của một tổ chức.

Chất lượng tuyển dụng chứng tỏ hiệu quả của HR trong việc tuyển dụng và lựa chọn ứng viên. Duy trì chất lượng tuyển dụng cao nhất quán cho phép tổ chức dễ dàng đạt được các mục tiêu chiến lược của mình.

Tỷ lệ nghỉ việc

Tỷ lệ nghỉ việc là một số liệu phổ biến và là một KPI quan trọng vì tỷ lệ nghỉ việc cao có thể rất tốn kém. Tuy nhiên, việc tính toán tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên phức tạp hơn bạn nghĩ. Để có cái nhìn tổng quan chuyên sâu, bạn có thể tham khảo bài viết của chúng tôi về cách tính tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên, trong đó chúng tôi thảo luận về các phương pháp khác nhau và đề xuất một phương pháp thực tiễn tốt nhất.

Tỷ lệ nghỉ việc không tự nguyện

Không phải tất cả các nhân viên đều nghỉ việc tự nguyện. Nghỉ việc không tự nguyện đề cập đến tỷ lệ phần trăm nhân viên rời khỏi tổ chức do các quyết định của người sử dụng lao động, chẳng hạn như sa thải, chấm dứt hợp đồng hoặc dư thừa nhân lực. Điều này có thể được tính toán dưới dạng tỷ lệ phần trăm của tổng số đơn xin nghỉ việc hoặc liên quan đến tổng số nhân viên trong tổ chức trong cùng một giai đoạn.

Tỷ lệ nghỉ việc tự nguyện

Đây là số lượng nhân viên tự quyết định nghỉ việc. Một lần nữa, bạn có thể xem xét nó dưới dạng tỷ lệ phần trăm của tổng số đơn xin nghỉ việc hoặc liên quan đến tổng số nhân viên.

Tỷ lệ nghỉ việc không mong muốn

Không phải lúc nào có nhân viên nghỉ việc cũng là dấu hiệu tiêu cực. Nó thường tích cực khi những người có kết quả kém hoặc cố tình tách rời khỏi tổ chức. Nghỉ việc không mong muốn xảy ra khi những nhân viên giỏi hoặc hiệu suất cao rời khỏi công ty vì những lý do có thể đã được tránh khỏi (tức là tiền lương, quản lý, thiếu cơ hội phát triển, v.v.).

Hiệu quả đào tạo

Hiệu quả đào tạo đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu của một chương trình đào tạo bằng cách đo lường tác động của nó đối với kỹ năng, kiến thức và hiệu suất công việc của nhân viên, cũng như đóng góp của nó vào kết quả tài chính của công ty. Đào tạo hiệu quả phải mang lại những cải thiện đáng kể trong những lĩnh vực này để chứng minh giá trị của nó.

ROI đào tạo (Tỷ suất hoàn vốn)

Như tên gọi của nó, tỷ suất hoàn vốn đào tạo đánh giá mức độ thu được lợi nhuận tài chính của một công ty từ khoản đầu tư vào các chương trình đào tạo bằng cách so sánh lợi ích (ví dụ: tăng năng suất) với chi phí đào tạo. Để tính toán ROI đào tạo, hãy trừ tổng chi phí đào tạo khỏi lợi ích thuần thu được, sau đó chia kết quả đó cho tổng chi phí

Tỷ lệ nghỉ việc trong 90 ngày

Chỉ số này đề cập đến số lượng nhân viên mới rời khỏi công ty trong vòng ba tháng (hoặc một năm nếu bạn chọn tỷ lệ nghỉ việc 360 ngày). Nó phản ánh phần nào vai trò của HR trong việc đảm bảo tuyển dụng được những người phù hợp. Nếu một số lượng lớn nhân viên mới rời đi trong thời gian ngắn sau khi được tuyển dụng, điều này có thể cho thấy các vấn đề trong quá trình tuyển dụng, chẳng hạn như:

  • Quá trình tuyển dụng không hiệu quả: Có thể đã không đánh giá đúng năng lực, kỹ năng và sự phù hợp của ứng viên với văn hóa công ty.
  • Onboarding không hiệu quả: Quá trình định hướng và hòa nhập của nhân viên mới không được thực hiện tốt, khiến họ cảm thấy lạc lõng, không được hỗ trợ và nhanh chóng quyết định rời đi.
  • Mức lương và phúc lợi không cạnh tranh: Nếu mức lương và phúc lợi không hấp dẫn, nhân viên mới có thể dễ dàng tìm kiếm cơ hội tốt hơn ở nơi khác.
  • Văn hóa công ty không phù hợp: Nếu văn hóa công ty không phù hợp với kỳ vọng và giá trị của nhân viên mới, họ có thể cảm thấy không thoải mái và quyết định rời đi.

Do đó, việc theo dõi tỷ lệ nghỉ việc trong 90 ngày là rất quan trọng để đánh giá hiệu quả của quá trình tuyển dụng và onboarding, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện nhằm giữ chân nhân viên mới và tăng cường sự gắn kết của họ với công ty.

HR KPIs vs. số liệu

Mọi KPI đều là một số liệu, nhưng không phải mọi số liệu đều là KPI. Đó là sự khác biệt chính giữa hai thứ này. Bảng dưới đây cung cấp một cái nhìn tổng quan ngắn gọn về KPIs của HR và số liệu HR.

HR KPIs HR metrics
Tập trung Đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Cung cấp cái nhìn tổng quan hơn về cách nhân sự vận hành và các hoạt động của họ
Ra quyết định Được sử dụng cho các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu. Ví dụ: “Giảm tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên entry-level” hoặc “Tăng năng suất lao động thông qua đào tạo”. Được sử dụng cho các tinh chỉnh đối với hoạt động HR, nhưng không nhất thiết phải liên kết trực tiếp với các mục tiêu kinh doanh chiến lược.
Đặc điểm Thường là SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound: Cụ thể, Đo lường được, Đạt được, Liên quan, Có thời hạn) Thường bao gồm các dữ liệu rộng hơn về HR, chẳng hạn như số lượng đơn xin việc nhận được, chi phí tuyển dụng, tỷ lệ tham gia các chương trình đào tạo, v.v.

Ví dụ về những gì KPIs của HR không bao gồm:

  • Thời gian/thâm niên phục vụ trung bình
  • Mức lương trung bình
  • Chi phí phỏng vấn trung bình
  • Số ngày nghỉ trung bình mỗi nhân viên
  • Số giờ đào tạo trung bình mỗi nhân viên
  • Tỷ lệ nhân viên HR trên FTE (Full-Time Equivalent – tương đương toàn thời gian.
  • Sự hài lòng với đào tạo của nhân viên.

Những chỉ số này không phải là KPI vì chúng không cho chúng ta biết được gì về hiệu quả. Ví dụ: chúng ta có cần 1 nhân viên HR cho 100 nhân viên hay 1,5 nhân viên? Việc đo lường tỷ lệ HR trên FTE một mình không trả lời được câu hỏi đó.

Nói một cách đơn giản, KPIs của HR không chỉ là dữ liệu trung bình của nhân viên. Chúng là những số liệu chiến lược quan trọng giúp các tổ chức đánh giá hiệu quả của các hoạt động HR của họ trong việc hỗ trợ đạt được các mục tiêu kinh doanh. Chúng không chỉ đơn thuần là các con số, mà là những thước đo cho thấy HR đang đóng góp như thế nào vào sự thành công tổng thể của tổ chức.

Đặc điểm của KPIs HR tốt

Như chúng ta đã đề cập, KPIs HR tốt được thiết kế riêng biệt duy nhất đối với tổ chức và mục tiêu của nó. Hãy khám phá hai framework mà bạn có thể sử dụng để định hình và thiết lập các KPI giúp bạn theo dõi tiến trình đạt được các mục tiêu này.

Framework KPI của Eckerson

Trong một bài báo năm 2009, Wayne W. Eckerson đã mô tả một số đặc điểm của các KPI “tốt”. Những đặc điểm này cũng có thể được áp dụng để tạo ra các KPI trong HR:

  • Rải rác: Bạn chỉ nên tập trung vào một vài KPI của HR. Rốt cuộc, chúng được gọi là các chỉ số hiệu suất chính vì một lý do. Tập trung vào những yếu tố thiết yếu cho tổ chức của bạn và loại bỏ phần còn lại. Quy tắc chung vẫn là càng ít càng tốt. Tập trung vào một số KPI quan trọng nhất (ví dụ: 3-5) giúp bạn dễ dàng theo dõi, phân tích và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
  • Có thể đào sâu: Bạn nên có thể đào sâu vào chi tiết. Tại sao chúng ta không đạt được mục tiêu chi phí tuyển dụng? Nhóm nào tốn kém nhất để tuyển dụng? Bằng cách đào sâu, bạn có thể dự đoán thành công trong tương lai của mình dễ dàng hơn và thấy nơi nào đang thiếu tiến bộ. Khả năng phân tích dữ liệu ở cấp độ chi tiết cho phép bạn xác định các vấn đề cụ thể và thực hiện các biện pháp khắc phục hiệu quả. Ví dụ: nếu chi phí tuyển dụng cao, bạn có thể phân tích chi phí tuyển dụng cho từng vị trí, từng bộ phận hoặc từng nguồn tuyển dụng để xác định các lĩnh vực cần cải thiện.
  • Đơn giản: Người dùng, bao gồm cả những người bên ngoài bộ phận HR, cần hiểu được KPI. Nếu nó không đơn giản, thì việc giao tiếp và tập trung sẽ khó khăn.
  • Có thể thực hiện được: HR chỉ tập trung vào các KPI liên quan đến kết quả của HR vì họ có thể ảnh hưởng đến những kết quả này. HR không chịu trách nhiệm về doanh thu hoặc thành công trong bán hàng. Chỉ tập trung vào các KPI mà bạn có thể ảnh hưởng.
  • Chủ sở hữu: Phù hợp với các đặc điểm trước đó, KPIs cần có chủ sở hữu. Chủ sở hữu được khen thưởng trong trường hợp thành công và chịu trách nhiệm nếu không đạt được mục tiêu. Chủ sở hữu của một KPI của HR thường là một thành viên cấp cao của nhóm quản lý, như trưởng phòng hoặc quản lý.
  • Có tương quan: KPI phải liên quan đến kết quả mong muốn. Khi chúng ta nói về các mục tiêu kinh doanh, các KPI của HR cần liên quan đến các kết quả kinh doanh này. Griffin (2004) tuyên bố rằng phải có một liên kết trực tiếp từ KPI đến mục tiêu, từ mục tiêu đến mục tiêu và từ mục tiêu đến chiến lược. Ví dụ: nếu mục tiêu của công ty là tăng trưởng doanh thu, một KPI của HR có thể là “Tỷ lệ duy trì khách hàng của nhân viên bán hàng.”
  • Phù hợp: Chúng tôi đã đề cập ngắn gọn đến sự phù hợp của KPIs của HR trước đó. Các KPI không nên làm suy yếu lẫn nhau. Ví dụ: nếu một KPI là “Giảm chi phí tuyển dụng” và một KPI khác là “Tăng cường tuyển dụng nhân viên cấp cao”, có thể dẫn đến mâu thuẫn.

Framework mục tiêu SMART

Có một framework đơn giản hơn mà tất cả chúng ta đều quen thuộc, tóm tắt những điều trên. Phương án thay thế, được Hursman (2010) định nghĩa, là từ viết tắt SMART nổi tiếng. Nó viết tắt của:

  • Specific (Cụ thể)
  • Measurable (Đo lường được)
  • Attainable (Có thể đạt được)
  • Relevant (Có liên quan)
  • Time-Bound. (Có thời hạn)

Biết được các tiêu chí này và áp dụng chúng có thể giúp bạn tạo ra các chỉ số hiệu suất chính của Nhân sự phù hợp mà tổ chức của bạn cần để thành công.

Áp dụng khung SMART vào các KPI của HR giúp đảm bảo rằng các chỉ số này rõ ràng và dễ hiểu, mọi người đều biết chính xác họ đang đo lường cái gì; có thể theo dõi và đánh giá, dễ dàng thu thập dữ liệu và đo lường tiến độ; thực tế và khả thi, các mục tiêu không quá tham vọng hoặc không thể đạt được; phù hợp với mục tiêu của tổ chức, các chỉ số đo lường những gì thực sự quan trọng đối với thành công của tổ chức.

Hãy cùng xem một ví dụ minh hoạ sau đây. Lấy số liệu tỷ lệ thăng tiến nội bộ làm ví dụ. Đó là một KPI SMART vì nó phù hợp với các tiêu chí:

  • Specific: Nó tập trung vào một kết quả rõ ràng – theo dõi tỷ lệ phần trăm nhân viên được thăng chức trong công ty.
  • Measurable: Tỷ lệ thăng tiến có thể được định lượng, giúp dễ dàng theo dõi tiến độ theo thời gian.
  • Attainable:  Các công ty có thể ảnh hưởng hợp lý đến số liệu này thông qua các chương trình phát triển nội bộ, cố vấn hoặc kế hoạch kế thừa.
  • Relevant: Nó phù hợp với các mục tiêu của tổ chức như phát triển nhân tài, giữ chân nhân viên và các biện pháp tiết kiệm chi phí bằng cách giảm nhu cầu tuyển dụng bên ngoài.
  • Time-bound: Số liệu này có thể được theo dõi trong một khoảng thời gian cụ thể, chẳng hạn như hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, để đánh giá xu hướng và cải thiện.

KPI này nhấn mạnh cả sự phát triển của nhân viên và hiệu quả của tổ chức, biến nó trở thành một công cụ có giá trị để theo dõi thành công của HR và kinh doanh.

Một ví dụ về thứ không phải là KPI SMART là thời gian phục vụ trung bình. Mặc dù nó dễ đo lường và đạt được nhưng nó thiếu sự liên quan và không có thời hạn. Thời gian công tác của nhân viên không cung cấp thông tin chi tiết về hiệu quả, năng suất hoặc đóng góp của họ vào sự đổi mới, cũng như không liên kết trực tiếp với các mục tiêu hoặc ưu tiên của tổ chức.

KPIs sớm và KPIs trễ

Các chỉ số hiệu suất chính có thể là chỉ báo sớm (leading KPIs) hoặc chỉ báo trễ (lagging KPIs). Kaplan và Norton (2007), các nhà nghiên cứu đã phát triển Balanced Scorecard, giải thích sự khác biệt trong bài báo của họ.

Các chỉ báo sớm hướng về tương lai và tập trung vào các nguyên nhân hoặc yếu tố dự đoán của các sự kiện trong tương lai. Chúng giúp dự đoán kết quả. Ví dụ: năng suất là một KPI sớm cho chi phí lao động, vì năng suất cao hơn có thể làm giảm chi phí lao động trong tương lai.

Các chỉ báo trễ nhìn lại phía sau và đo lường kết quả của các hành động hoặc sự phát triển trong quá khứ. Chúng phản ánh các kết quả đã đạt được. Ví dụ: nếu năng suất là một KPI sớm, tỷ lệ mắc bệnh có thể là một KPI trễ, vì nó cho thấy ảnh hưởng của các nỗ lực liên quan đến năng suất. Một ví dụ khác về KPI trễ có thể là chi phí lao động bình quân đầu người.

Dưới đây là một ví dụ: Giả sử mục tiêu kinh doanh là nâng cao trình độ của nhân viên. Điều này có liên quan, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp mà đào tạo liên tục là rất quan trọng. Trong trường hợp đó, một chỉ số hàng đầu có thể là thời gian thành thạo – thời gian nhân viên hoàn thành khóa đào tạo và bắt đầu áp dụng kỹ năng của họ. Điều này dự đoán sự cải thiện năng suất và đổi mới.

Một chỉ báo trễ có thể là tỷ lệ phần trăm nhân viên đã hoàn thành cấp độ, cho thấy kết quả cuối cùng của các nỗ lực đào tạo.

Như bạn có thể nhận thấy, các chỉ báo sớm thường ít chính xác hơn nhưng cung cấp những hiểu biết thú vị về hiệu suất và kết quả tiềm năng của một KPI. Mặt khác, các chỉ báo trễ chính xác hơn, nhưng chỉ sau khi sự việc xảy ra.

Sử dụng cả hai loại KPI giúp xây dựng bảng điểm HR toàn diện, theo dõi các thành tích trong quá khứ và dự báo hiệu suất trong tương lai.

HR KPIs case study

Như đã đề cập ở trên, không phải tất cả các số liệu đều là KPI và không phải tất cả các KPI đều sẽ hỗ trợ trong việc hiểu rõ hiệu suất của HR. Hãy xem cách một công ty trong lĩnh vực hàng hải thiết lập các KPI của HR cho bộ phận tuyển dụng của họ.

Ngành hàng hải phía Tây đang gặp khó khăn. Năm mươi năm trước, hầu hết các tàu đều được đóng tại quốc gia của họ; ngày nay, việc đóng tàu chở hàng và tàu chở dầu lớn ở Đông Á rẻ hơn nhiều.

Đối với công ty đóng tàu có trụ sở tại Hoa Kỳ trong nghiên cứu điển hình về KPIs của HR, việc cạnh tranh với lao động và thép giá rẻ từ Trung Quốc là rất khó khăn. Do đó, chiến lược phân biệt chi phí không phải là một lựa chọn. Công ty quyết định đầu tư mạnh vào công nghệ và đổi mới, biết rằng hầu hết danh mục khách hàng hiện tại của họ đều quan tâm đến kỹ năng đóng tàu công nghệ cao của họ (chủ yếu là tàu nhỏ hơn) với mức giá cao hơn nhiều.

Vì các mục tiêu chiến lược không xảy ra một cách biệt lập, công ty Hoa Kỳ đã phải cắt giảm chi phí đồng thời trở nên sáng tạo hơn thông qua việc tuyển dụng thông minh hơn. Điều này có nghĩa là:

  • Họ phải giảm chi phí tuyển dụng của họ
  • Họ cần tuyển dụng nhiều chuyên gia có trình độ hơn.

Hình ảnh dưới đây cho thấy bản đồ chiến lược tuyển dụng của họ trông như thế nào. Các mũi tên biểu thị mối quan hệ nội bộ giữa các mục tiêu khác nhau của công ty. Ban điều hành đã quyết định các mục tiêu chiến lược và dựa trên những mục tiêu đó, HR đã thiết lập các mục tiêu HR.

Để thực hiện các mục tiêu này, công ty đã tạo ra các KPI cụ thể. Ví dụ: họ đã đo lường sự giảm thời gian dẫn đầu và đánh giá sức hấp dẫn của họ với tư cách là một nhà tuyển dụng. Sau khi các KPI được thiết lập, họ đã đánh giá mức hiệu suất hiện tại của họ và đặt ra các mục tiêu cải thiện.

Khung KPI của HR kết quả đã phác thảo rõ ràng các số liệu phù hợp với các mục tiêu chiến lược của họ, cho phép công ty theo dõi tiến độ và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết.

Template KPI của HR

Mẫu KPI của HR là một công cụ tuyệt vời để theo dõi các chỉ số hiệu suất chính trong HR. Nó cho phép các nhóm Nhân sự:

  • Phối hợp các sáng kiến ​​và hoạt động của HR với các mục tiêu của công ty
  • Đo lường thành công của các sáng kiến ​​này theo thời gian
  • Phấn đấu cho sự cải tiến liên tục.

Nó giúp đảm bảo rằng các hoạt động của HR luôn hướng tới mục tiêu chung của công ty, tránh tình trạng hoạt động riêng lẻ, không hiệu quả. Bằng cách theo dõi các KPI, HR có thể đánh giá thành công của các sáng kiến đã thực hiện (ví dụ: chương trình đào tạo, chiến dịch tuyển dụng) và xác định những điểm cần cải thiện. Mẫu KPI HR miễn phí giúp các doanh nghiệp dễ dàng bắt đầu theo dõi các chỉ số quan trọng mà không cần phải xây dựng hệ thống từ đầu. Việc sử dụng mẫu này giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo tính nhất quán trong việc thu thập và phân tích dữ liệu.

Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi đã tạo một mẫu KPI HR miễn phí, có thể tải xuống trong Excel, dễ dàng tùy chỉnh:

Thực tiễn tốt nhất về KPIs của HR

Hãy khám phá một số thực tiễn tốt nhất để triển khai và theo dõi KPIs của HR, ví dụ:

  • Thiết lập KPI dựa trên mục tiêu của tổ chức: Như đã nhấn mạnh trong suốt bài viết này, bạn cần xác định các KPI phù hợp trực tiếp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức, tập trung vào các kết quả thúc đẩy thành công của doanh nghiệp. Ví dụ: một công ty đặt mục tiêu cải thiện năng suất có thể theo dõi các KPI như thời gian thành thạo đối với nhân viên mới hoặc tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ.
  • Tận dụng phân tích nhân sự và dashboard KPI: Áp dụng các công cụ phân tích như Excel hoặc khả năng phân tích HRIS của bạn để kết nối các điểm dữ liệu như chi phí tuyển dụng, sự hài lòng của nhân viên và nhân khẩu học để có được những hiểu biết hành động. Tạo một dashboard HR với các KPI quan trọng nhất của bạn để theo dõi và cung cấp một cái nhìn tổng quan tiện dụng.
  • Trao quyền cho nhóm HR của bạn: Cung cấp cho nhóm HR của bạn các công cụ, đào tạo và thẩm quyền để theo dõi, phân tích và hành động dựa trên dữ liệu KPI một cách hiệu quả. Điều này bao gồm đầu tư vào các nền tảng phân tích nhân sự, nuôi dưỡng văn hóa dựa trên dữ liệu và khuyến khích ra quyết định chủ động dựa trên hiểu biết.
  • Đảm bảo tài trợ điều hành: Kêu gọi các nhà lãnh đạo tổ chức ủng hộ các sáng kiến ​​của HR bằng cách chứng minh cách những nỗ lực này góp phần vào việc đạt được các mục tiêu kinh doanh chính và cải thiện hiệu suất tổng thể. Đảm bảo rằng ban lãnh đạo hiểu được giá trị của việc liên kết các chiến lược HR với các kết quả đo lường được.
  • Theo dõi hiệu suất theo thời gian: Thường xuyên phân tích hiệu suất của bạn đối với các KPI và các số liệu HR khác để xác định các mẫu và điều chỉnh chiến lược cho phù hợp.

Lời kết

KPIs của HR là một cách tuyệt vời để HR đóng góp vào chiến lược tổng thể của tổ chức, cung cấp các điểm chuẩn đo lường để đánh giá mức độ đóng góp của HR vào thành công của doanh nghiệp. Chúng không chỉ theo dõi tiến độ mà còn tạo ra một liên kết rõ ràng giữa các hoạt động của HR và các mục tiêu rộng lớn hơn của công ty, chẳng hạn như cải thiện năng suất, nâng cao sự hài lòng của nhân viên hoặc giảm chi phí.

Tuy nhiên, việc thiết lập chúng đòi hỏi phải hiểu rõ chiến lược và mục tiêu của công ty. Điều này có nghĩa là HR phải hợp tác chặt chẽ với ban lãnh đạo để xác định các động lực kinh doanh chính và xác định cách HR có thể hỗ trợ chúng.

 

Post Views: 129