HR Compliance – Bộ quy tắc HR thực tiễn cho năm 2025

Hầu hết mọi người liên tưởng Bộ quy tắc HR với những công việc hành chính tẻ nhạt cần được thực hiện và các khóa đào tạo bắt buộc nhàm chán. Tuy nhiên, không tuân thủ có thể ảnh hưởng đến tổ chức và lực lượng lao động của họ dưới hình thức trách nhiệm pháp lý, tiền phạt, phân biệt đối xử, quấy rối hoặc thậm chí là trả thù.

Đảm bảo Bộ quy tắc HR là rất quan trọng để giữ cho doanh nghiệp của bạn hợp pháp và nhân viên của bạn an toàn. Trong bài viết này, chúng tôi khám phá mọi thứ bạn cần biết về Bộ quy tắc HR.

Bộ quy tắc HR là gì?

Bộ quy tắc HR có hai khía cạnh chính. Đầu tiên, nó liên quan đến việc tạo ra và duy trì các chính sách, quy trình và thủ tục để giữ cho môi trường làm việc và các thực tiễn tuyển dụng phù hợp với các luật và quy định hiện hành. Thứ hai, Bộ quy tắc HR đề cập đến việc thực hành của các nhóm HR tích cực đảm bảo rằng tổ chức và nhân viên của nó tuân theo các chính sách, quy trình và thủ tục của mình và can thiệp để thực thi chúng khi cần thiết.

Mục tiêu của Bộ quy tắc HR cũng là hai mặt: giảm thiểu rủi ro pháp lý và quy định đồng thời tạo ra một môi trường làm việc công bằng và bình đẳng. Không tuân thủ có thể dẫn đến tiền phạt, hình phạt hoặc thậm chí là kiện tụng, gây hại cho tổ chức của bạn. HR cần ưu tiên Bộ quy tắc HR để bảo vệ tổ chức của họ.

Có nhiều loại tuân thủ trong HR, bao gồm:

• Tuân thủ pháp luật: Tuân thủ pháp luật trong HR là về việc thực hiện và tuân thủ luật pháp của chính phủ liên quan đến việc làm và nơi làm việc. Ví dụ, công ty của bạn có nghĩa vụ pháp lý phải tuân thủ luật về lương tối thiểu, yêu cầu độ tuổi lao động và chống phân biệt đối xử.
• Tuân thủ quy định: Tuân thủ quy định đôi khi chồng chéo với tuân thủ pháp luật, nhưng sự khác biệt nằm ở chỗ tổ chức của bạn phải tuân theo các quy tắc của một cơ quan quản lý cụ thể. Nói chung, các cơ quan quản lý này thuộc một trong ba loại:
  • Các ủy ban quản lý độc lập như Ủy ban Thương mại Liên bang (FTC)
  • Các cơ quan hành pháp như Cơ quan Bảo vệ Môi trường Hoa Kỳ (EPA)
  • Các công ty chính phủ như Trung tâm Kiểm soát và Phòng ngừa Dịch bệnh (CDC).
• Tuân thủ hợp đồng: Điều này đề cập đến việc tuân thủ các quy định và điều khoản mà công ty của bạn bị ràng buộc. Ví dụ: hợp đồng giữa công ty của bạn và các tổ chức đối tác hoặc với nhân viên của bạn.
• Tuân thủ luật công đoàn: Một số tổ chức có thể phải đối phó với công nhân công đoàn, chẳng hạn như Liên đoàn Giáo viên Hoa Kỳ (AFT), công đoàn giáo viên lớn thứ hai ở Mỹ. Trong trường hợp này, tổ chức của bạn cần nhận thức và tuân thủ các quy tắc do các công đoàn này đặt ra.

Mặc dù trách nhiệm chính đối với Bộ quy tắc HR thuộc về bộ phận HR, nhưng nó nên là một nỗ lực tập thể và là trách nhiệm chung trong tổ chức.

Thách thức Bộ quy tắc HR

Mọi tổ chức, lớn hay nhỏ, đều phải tuân thủ luật lao động và các quy định khác nhau. Nếu không, như đã đề cập trước đây, công ty có thể gặp rủi ro pháp lý, tiền phạt và vấn đề dư luận.

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét một số thách thức về Bộ quy tắc HR mà các tổ chức có thể gặp phải.

Luật lương và giờ làm việc

Hoa Kỳ có một số luật bảo vệ quyền lợi của nhân viên liên quan đến tiền lương và giờ làm việc. Các luật này ở cấp liên bang, tiểu bang và địa phương. Chúng cũng đặt ra các yêu cầu về số giờ một người có thể làm việc mỗi ngày, giờ làm thêm và lương cuối tuần.

Ví dụ, mức lương tối thiểu liên bang của Hoa Kỳ là 7,25 đô la một giờ, nhưng mức lương tối thiểu của tiểu bang Oregon là 14,70 đô la một giờ. Đồng thời, Quận Columbia có mức lương tối thiểu cao nhất nước là 17,50 đô la một giờ. Đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trên nhiều thành phố và tiểu bang hoặc bạn có nhân viên làm việc từ xa, bạn phải hiểu và tuân thủ các luật này.

Ví dụ về không tuân thủ: Một công ty ở Oregon trả cho nhân viên của mình mức lương tối thiểu liên bang là 7,25 đô la một giờ thay vì mức lương tối thiểu của tiểu bang là 14,70 đô la một giờ. Sự chênh lệch này có nghĩa là công ty không đáp ứng được các yêu cầu của tiểu bang và có nguy cơ bị phạt vì trả lương thấp.

Đạo luật Gia đình và Nghỉ phép Y tế (FMLA)

Nói một cách đơn giản, FMLA cho phép nhân viên của bạn có quyền nghỉ phép không lương cho các tình huống gia đình hoặc y tế cụ thể. Ví dụ là sinh con, chăm sóc cha mẹ, con cái hoặc vợ/chồng bị bệnh nặng, hoặc khi nhân viên bị ốm và không thể tiếp tục làm việc. Quy tắc này áp dụng cho tất cả các nhà tuyển dụng có hơn 50 nhân viên, bao phủ 56% nhân viên của Hoa Kỳ.

Ví dụ về không tuân thủ: Một tổ chức có 75 nhân viên từ chối cho một nhân viên đủ điều kiện nghỉ phép không lương để chăm sóc cha mẹ bị bệnh nặng, với lý do sự vắng mặt của nhân viên sẽ làm gián đoạn quy trình công việc. Việc từ chối này vi phạm các yêu cầu của FMLA, vì luật quy định phải cung cấp nghỉ phép trong các tình huống đủ điều kiện.

An toàn nơi làm việc

An toàn nơi làm việc được coi là tuân thủ quy định theo Cơ quan An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA). Tùy thuộc vào những gì tổ chức của bạn làm và trong lĩnh vực nào, bạn sẽ có các tiêu chuẩn ngành khác nhau để tuân theo.

Ví dụ, công nhân xây dựng thường xuyên tiếp xúc với môi trường nguy hiểm, nơi họ có thể bị va đập bởi thiết bị xây dựng nặng, máy móc không được bảo vệ hoặc tiếp xúc với bụi silica và amiăng. Ngược lại, nhân viên y tế có một bộ nguy hiểm hoàn toàn khác, chẳng hạn như tiếp xúc với virus và vi khuẩn, có thể bị ngộ độc hóa chất và thuốc, vật liệu phóng xạ và nguy hiểm của tia X.

Bạn có thể duyệt Hệ thống Phân loại Công nghiệp Bắc Mỹ (NAICS) để tìm hiểu thêm về các yêu cầu an toàn nơi làm việc cụ thể của công ty mình.

Ví dụ về không tuân thủ: Một công ty xây dựng không cung cấp mũ bảo hiểm, kính bảo hộ hoặc mặt nạ phòng độc cho công nhân làm việc ở khu vực có máy móc nặng và bụi silica trong không khí. Việc thiếu thiết bị bảo hộ này vi phạm các tiêu chuẩn OSHA đối với ngành xây dựng, khiến nhân viên có nguy cơ bị thương và sức khỏe.

Luật công đoàn

Như đã đề cập trước đó, các doanh nghiệp phải nhận thức được luật công đoàn khi làm việc với thành viên công đoàn. Một ví dụ về một công đoàn mạnh là Hiệp hội Phi hành đoàn – CWA (AFA-CWA).

Tổ chức này giúp các thành viên của mình đạt được “tiền lương công bằng, an ninh việc làm, bảo vệ thâm niên và cải thiện chất lượng cuộc sống thông qua tổ chức, thương lượng và hành động chính trị đồng thời đóng vai trò là tiếng nói hàng đầu cho một cabin máy bay an toàn, lành mạnh và an toàn cho hành khách và phi hành đoàn như nhau.”

Các hãng hàng không phải tuân thủ các quy tắc của công đoàn về giờ làm việc, lương và an toàn, trong số những thứ khác.

Ví dụ về không tuân thủ: Một hãng hàng không phân công thêm ca trực cho tiếp viên hàng không mà không tham khảo ý kiến ​​của công đoàn hoặc bồi thường theo mức lương do công đoàn thỏa thuận. Điều này bỏ qua các hướng dẫn đã thiết lập của công đoàn về giờ làm việc và trả lương làm thêm giờ, vi phạm cả thỏa thuận công đoàn và luật lao động.

Luật nhập cư

Cả doanh nghiệp và các tổ chức giáo dục đại học đều phải tuân thủ các quy định về nhập cư khi tuyển dụng nhân viên hoặc chấp nhận sinh viên từ nước ngoài.

Đạo luật Nhập cư và Quốc tịch (INA) bao gồm chính sách nhập cư của Hoa Kỳ và cho phép đất nước cấp một số lượng visa thường trú nhất định mỗi năm trong các hạng mục visa khác nhau.

Bộ An ninh Nội địa (DHS) là tổ chức chính chịu trách nhiệm thực thi luật nhập cư của Hoa Kỳ, nhưng nhiều cơ quan khác hỗ trợ nó.

Ví dụ về không tuân thủ: Một công ty công nghệ thuê một nhân viên từ nước ngoài mà không xác minh giấy phép lao động của họ thông qua Mẫu I-9, như yêu cầu của Đạo luật Nhập cư và Quốc tịch (INA). Bằng cách không xác nhận tình trạng lao động hợp pháp, công ty vi phạm các quy định nhập cư liên bang và có nguy cơ bị phạt hoặc hành động pháp lý từ DHS.

Luật chống phân biệt đối xử

Các tổ chức cũng cần tính đến luật chống phân biệt đối xử, chẳng hạn như:

• Đạo luật Người khuyết tật của Mỹ (ADA)
• Đạo luật Chống phân biệt tuổi tác trong Việc làm (ADEA) và;
• Tiêu đề VII của Đạo luật Quyền Dân sự bảo vệ nhân viên và người xin việc khỏi bị phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, tôn giáo, màu da, giới tính và nguồn gốc quốc gia.

Theo ADA, chẳng hạn, người sử dụng lao động phải cung cấp ‘sự điều chỉnh hợp lý’ cho nhân viên khuyết tật để họ có thể hưởng lợi từ cùng những cơ hội việc làm như đồng nghiệp không khuyết tật của họ. Có ba loại điều chỉnh chính:

• Điều chỉnh quá trình xin việc
• Điều chỉnh môi trường làm việc hoặc cách thức thực hiện công việc
• Điều chỉnh để cho phép nhân viên khuyết tật hưởng quyền lợi nhân viên bình đẳng

Ví dụ về không tuân thủ: Một công ty bán lẻ từ chối điều chỉnh lịch làm việc của nhân viên bị khuyết tật về vận động, mặc dù nhân viên yêu cầu giờ bắt đầu linh hoạt để thích ứng với những thách thức về giao thông. Việc không cung cấp sự điều chỉnh hợp lý theo ADA không chỉ vi phạm luật chống phân biệt đối xử mà còn khiến công ty có nguy cơ bị kiện vì không hỗ trợ quyền tiếp cận việc làm bình đẳng cho nhân viên khuyết tật.

Luật minh bạch về lương

Minh bạch về lương đã trở thành một chủ đề nóng trong vài năm qua và ngày càng trở nên quan trọng đối với các tổ chức trên toàn thế giới. Tại Hoa Kỳ, hiện chưa có luật minh bạch về lương liên bang, nhưng luật minh bạch về lương đã trở nên phổ biến hơn ở một số tiểu bang.

Tùy thuộc vào tiểu bang họ đang ở, người sử dụng lao động cần tuân thủ luật pháp địa phương và, ví dụ:

• Công bố phạm vi lương trong quảng cáo việc làm
• Thông báo phạm vi lương cho nhân viên theo yêu cầu của họ
• Công khai phạm vi lương cho ứng viên tại một thời điểm cụ thể trong quá trình tuyển dụng.

Ví dụ về không tuân thủ: Một công ty công nghệ ở Colorado đăng tuyển dụng mà không bao gồm phạm vi lương, mặc dù luật của Colorado yêu cầu người sử dụng lao động phải công khai phạm vi lương trong quảng cáo việc làm. Bằng cách bỏ qua thông tin này, công ty không tuân thủ các quy định của tiểu bang, có nguy cơ bị phạt và có thể mất lòng tin của ứng viên, những người coi trọng sự minh bạch trong bồi thường.

Phân loại nhân viên

Để hoạt động trong thị trường tài năng hiện tại, nhiều công ty đã mở rộng vai trò của họ cho nhiều loại nhân viên, chẳng hạn như nhân viên làm việc từ xa hoặc lai, nhân viên bán thời gian và nhà thầu độc lập. Công ty của bạn cần hiểu nhân viên nào đủ điều kiện nhận phúc lợi nào và mức lương của họ nên dựa trên số giờ làm việc và địa điểm để tuân thủ các quy tắc phân loại nhân viên.

Bạn phải kiểm tra luật lao động của tiểu bang và địa phương nào áp dụng nếu bạn thuê người ở nhiều địa điểm.

Ví dụ về không tuân thủ: Một công ty tiếp thị thuê một nhà thiết kế đồ họa với tư cách là nhà thầu độc lập nhưng yêu cầu họ làm việc cố định giờ giấc tại văn phòng và giao nhiệm vụ cho họ dưới sự giám sát chặt chẽ, tương tự như nhân viên toàn thời gian. Bằng cách đối xử với nhà thầu như một nhân viên mà không chính thức phân loại lại họ, cơ quan có nguy cơ bị phạt tiền và hình phạt vì phân loại sai, vì thiết lập này có thể hợp pháp đủ điều kiện cho người lao động là một nhân viên có quyền hưởng các quyền lợi và bảo vệ.

An ninh dữ liệu

Loại tuân thủ này đề cập đến cách các công ty và cơ quan chính phủ giữ cho dữ liệu được bảo vệ, bảo mật và an toàn khỏi các vi phạm bảo mật. Nói chung, điều này liên quan đến dữ liệu của người tiêu dùng, nhưng nó cũng bao gồm dữ liệu của nhân viên và hồ sơ tài chính.

Một ví dụ là Đạo luật Quyền riêng tư Người tiêu dùng California (CCPA), đặc biệt áp dụng cho các công ty có doanh thu hàng năm trên 25 triệu đô la. Theo luật này, cư dân California có quyền hợp pháp để biết dữ liệu nào của công ty đã lưu trữ về họ và thông tin nào đã được chia sẻ với bên thứ ba.

Ví dụ về không tuân thủ: Một bộ phận HR tại một công ty lớn lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên, bao gồm số An sinh Xã hội và địa chỉ nhà, trên một máy chủ không được bảo mật mà không có mã hóa. Khi xảy ra vi phạm, dữ liệu nhạy cảm của nhân viên bị lộ. Việc không bảo vệ thông tin nhân viên vi phạm các tiêu chuẩn bảo mật dữ liệu, khiến công ty có nguy cơ bị phạt và làm tổn hại đến lòng tin của nhân viên.

Tại sao Bộ quy tắc HR lại quan trọng?

Có nhiều lý do tại sao Bộ quy tắc HR là điều cần thiết, bao gồm:

• Tránh phạt và vấn đề pháp lý: Các tổ chức có thể bị kiểm toán bên ngoài bất cứ lúc nào. Kiểm toán tuân thủ nhằm đánh giá mức độ tuân thủ của công ty đối với các luật và quy định hiện hành khác nhau. Công ty càng tuân thủ nhiều thì càng ít gặp rắc rối pháp lý và tiết kiệm được nhiều tiền.
• Thúc đẩy sự công bằng và bình đẳng: Bộ quy tắc HR giúp đảm bảo rằng tất cả nhân viên được đối xử công bằng và nhất quán theo luật pháp. Điều này thúc đẩy sự tin tưởng và nâng cao tinh thần làm việc trong nơi làm việc. Bằng cách tuân thủ các luật chống phân biệt đối xử, lương và minh bạch về lương, bạn tạo ra một sân chơi bình đẳng bảo vệ nhân viên khỏi định kiến ​​và đối xử bất công.
• Duy trì danh tiếng của công ty: Các trường hợp không tuân thủ thường xuyên xuất hiện trên truyền thông. Hãy nghĩ đến việc phân loại sai nhân viên hoặc thiếu an toàn nơi làm việc. Những điều này có thể làm tổn hại đến danh tiếng của bạn với tư cách là một nhà tuyển dụng, một công ty và một thương hiệu, đồng thời gây tổn hại cho nỗ lực tuyển dụng và giữ chân nhân viên của bạn.

Làm thế nào để đảm bảo Bộ quy tắc HR?

Có hai yếu tố chính để giúp các tổ chức đảm bảo Bộ quy tắc HR: biết cách tiến hành kiểm toán Bộ quy tắc HR và thường xuyên thực hiện kiểm toán, đồng thời tuân theo các thực tiễn tốt nhất về Bộ quy tắc HR. Hãy cùng giải mã các thủ tục này.

Cách tiến hành kiểm toán Bộ quy tắc HR

Kiểm toán Bộ quy tắc HR là một cách có cấu trúc để xem xét và xác minh rằng các thực tiễn HR của tổ chức bạn đáp ứng các tiêu chuẩn pháp lý. Thực hiện kiểm toán giúp xác định các rủi ro tiềm ẩn, khắc phục bất kỳ khoảng trống tuân thủ nào và tăng cường hoạt động HR tổng thể. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để thực hiện kiểm toán Bộ quy tắc HR kỹ lưỡng:

• Xác định phạm vi của cuộc kiểm toán: Bắt đầu bằng cách xác định các lĩnh vực Bộ quy tắc HR mà bạn cần kiểm toán. Điều này có thể bao gồm luật lương và giờ làm việc, phân loại nhân viên, an toàn nơi làm việc, phúc lợi hoặc các thực tiễn tuyển dụng bình đẳng. Tùy thuộc vào quy mô, ngành và dữ liệu từ khảo sát nhân viên của tổ chức bạn, một số lĩnh vực có thể quan trọng hơn những lĩnh vực khác.
• Xác định các nghĩa vụ tuân thủ liên quan: Hãy biết tất cả các luật liên bang, tiểu bang và địa phương áp dụng cho doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, nếu bạn là một công ty bán lẻ nhỏ với mười lăm nhân viên, bạn đủ điều kiện là doanh nghiệp công nghiệp có nguy cơ thấp theo quy định của OSHA. Điều này có nghĩa là bạn không cần phải nộp báo cáo chấn thương và bệnh tật hàng năm đầy đủ mà chỉ cần báo cáo các sự cố cụ thể.
• Đánh giá các chính sách và quy trình HR hiện tại: Đánh giá các chính sách hiện tại để xác định xem chúng có phù hợp với các nghĩa vụ tuân thủ mới nhất của tổ chức bạn hay không. Điều này bao gồm xem xét các chính sách về nghỉ phép, quy tắc làm thêm giờ, quy trình tiền lương, tiêu chuẩn an toàn nơi làm việc và luật minh bạch về lương, chỉ để kể tên một số lĩnh vực.
• Tài liệu hóa các vấn đề tuân thủ: Tạo một báo cáo nêu rõ bất kỳ khoảng trống hoặc vấn đề tuân thủ nào được xác định trong quá trình kiểm toán. Bao gồm các chi tiết về các lĩnh vực cần cải thiện, các thay đổi chính sách có thể được yêu cầu và bất kỳ rủi ro không tuân thủ nào.
• Phát triển một kế hoạch hành động: Dựa trên những phát hiện, hãy tạo một kế hoạch hành động chi tiết để giải quyết bất kỳ khoảng trống tuân thủ nào. Gán trách nhiệm cho từng nhiệm vụ và đặt ngày đến hạn để thực hiện các sửa đổi cần thiết. Điều này có thể bao gồm cập nhật chính sách, tổ chức đào tạo bổ sung hoặc triển khai các hệ thống mới.
• Theo dõi và giám sát: Sau khi thực hiện các thay đổi, nên giám sát thường xuyên các thực tiễn HR để đảm bảo tuân thủ liên tục. Lập lịch kiểm toán thường xuyên, hàng năm hoặc nửa năm một lần, để ngăn chặn các vấn đề mới phát sinh.

Thực tiễn tốt nhất về Bộ quy tắc HR

Xây dựng một nơi làm việc tuân thủ là về việc tích hợp các luật và quy định vào các thực tiễn hàng ngày. Áp dụng các thực tiễn tốt nhất về Bộ quy tắc HR có thể giúp bảo vệ tổ chức của bạn khỏi rủi ro pháp lý và tạo ra một môi trường làm việc công bằng và minh bạch. Dưới đây là một số chiến lược chính để giúp tổ chức của bạn Bộ quy tắc HR:

1. Áp dụng chính sách nhất quán

Một khi bạn đưa ra các chính sách HR của mình, hãy đảm bảo chúng được áp dụng nhất quán. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các hành động kỷ luật, quyền truy cập FMLA hoặc điều tra các vấn đề tại nơi làm việc.

Bạn có thể đạt được sự nhất quán bằng cách phác thảo các bước quy trình bằng văn bản, giữ tài liệu đầy đủ và giáo dục các nhà quản lý về cách thức hoạt động của các quy trình này.

Tạo và áp dụng chính sách HR với sự tự tin

Sự nhất quán trong việc áp dụng chính sách HR là chìa khóa để duy trì Bộ quy tắc HR và xây dựng một nơi làm việc công bằng. Có một nền tảng vững chắc trong việc phát triển và truyền đạt chính sách là điều bắt buộc đối với một chuyên gia HR thành công.

Với Chương trình Chứng chỉ Chuyên viên Nhân sự Chung tự học của AIHR, bạn sẽ có được các kỹ năng để phát triển, thực hiện và duy trì các chính sách HR phù hợp với các tiêu chuẩn và thực tiễn tốt nhất.

GET STARTED

2. Biến Bộ quy tắc HR thành trách nhiệm chung

Như đã đề cập trước đây, Bộ quy tắc HR không chỉ là trách nhiệm của bộ phận HR. Thay vào đó, nó nên là một nỗ lực tập thể với tất cả các bên liên quan đóng vai trò của họ để tạo ra và duy trì một nơi làm việc tuân thủ. Điều này có nghĩa là:

• Lãnh đạo tích cực ủng hộ và làm gương cho các tiêu chuẩn tuân thủ của công ty.
• HR chịu trách nhiệm chính đối với sự tuân thủ của công ty. Họ đảm bảo các chính sách, quy trình và thủ tục của tổ chức được cập nhật và áp dụng, đồng thời truyền đạt về chúng.
• Các nhà quản lý là cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn vì họ tham gia vào các hoạt động hàng ngày của công ty. Các nhà quản lý thường cũng là những người đầu tiên giải quyết các mối quan tâm về tuân thủ ngay lập tức.
• Nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức trở nên và duy trì sự tuân thủ. Họ sẽ xác định các mối nguy hiểm tiềm ẩn về an toàn, hành vi phân biệt đối xử hoặc thiếu minh bạch trong các chính sách lương của công ty trước bất kỳ ai khác. Vì vậy, nhân viên là đồng minh lớn nhất của bạn trong việc thực hiện Bộ quy tắc HR.

Chúng tôi sẽ thảo luận thêm về cách thực sự liên quan đến tất cả các bên liên quan dưới đây.

3. Cập nhật các thay đổi pháp lý

Hãy cập nhật các thay đổi trong luật pháp địa phương áp dụng cho công ty của bạn và các quy tắc và quy định mới có hiệu lực. Các sửa đổi thường xảy ra vào đầu năm hoặc giữa năm, vào đầu tháng Bảy.

Đăng ký nhận các bản tin liên quan, chẳng hạn như bản tin Tuân thủ của HR Dive, và theo dõi phần HR của Corporate Compliance Insights là những nơi tuyệt vời để bắt đầu và cập nhật thông tin.

4. Sử dụng công nghệ HR

Đầu tiên, hãy kiểm tra xem công nghệ HR của bạn có tuân thủ hay không. Nó có lưu trữ an toàn thông tin nhân viên nhạy cảm, từ dữ liệu cá nhân đến chi tiết về lương không? Điều này bao gồm mã hóa, kiểm soát truy cập an toàn và kiểm toán dữ liệu thường xuyên để bảo vệ chống lại các vi phạm.

Nhiều công cụ HR hiện nay có các mô-đun tuân thủ tích hợp để giúp đảm bảo tuân thủ dễ dàng hơn. Ví dụ về các nền tảng như vậy bao gồm BerniePortal Compliance và Namely.

5. Phát triển danh sách kiểm tra Bộ quy tắc HR

Sử dụng danh sách kiểm tra Bộ quy tắc HR giúp đảm bảo bạn không quên bất cứ điều gì và hoàn thành các nhiệm vụ và hành động cần thiết một cách nhanh chóng. Bạn có thể tạo nhiều danh sách kiểm tra cho các quy trình HR khác nhau và các địa điểm địa lý khác nhau.

Các mục cụ thể và định dạng của danh sách kiểm tra Bộ quy tắc HR sẽ khác nhau giữa các tổ chức, nhưng sau đây là các danh mục danh sách kiểm tra phổ biến:

• Tuyển dụng, phỏng vấn và tuyển dụng
• Thủ tục và chính sách của công ty
• Phân loại nhân viên
• Bồi thường và phúc lợi
• An toàn và bồi thường công nhân
• DEIB
• Bảo mật dữ liệu và an ninh thông tin
• Chấm dứt hợp đồng và tách biệt
• Công đoàn và thỏa ước lao động tập thể

6. Đào tạo quản lý về tuân thủ

Đào tạo các nhà quản lý của tổ chức là một bước quan trọng hướng tới trách nhiệm chung về Bộ quy tắc HR. Như đã đề cập, các nhà quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo Bộ quy tắc HR, đặc biệt liên quan đến đánh giá hiệu suất, tranh chấp nhân viên và hành động kỷ luật.

Cung cấp cho họ đào tạo thường xuyên về luật chống phân biệt đối xử, chính sách chống quấy rối và thực tiễn đa dạng, cũng như cập nhật về các thay đổi trong luật và quy định để giúp giảm thiểu rủi ro.

7. Tổ chức đào tạo Bộ quy tắc HR cho nhân viên

Nếu bạn muốn nhân viên của mình trở thành đồng minh thân cận nhất trong việc đạt được Bộ quy tắc HR, bước đầu tiên là cung cấp cho họ đào tạo liên quan.

Giáo dục nhân viên về các vấn đề tuân thủ chính, chẳng hạn như an toàn nơi làm việc, quấy rối, phân biệt đối xử và luật lương. Cung cấp đào tạo thường xuyên về các chủ đề tuân thủ, đặc biệt đối với nhân viên mới và quản lý mới, giúp duy trì lực lượng lao động được thông tin.

Dưới đây là một vài mẹo để làm cho đào tạo Bộ quy tắc HR trở nên hấp dẫn và hiệu quả:

• Sử dụng các tình huống thực tế: Thay vì chỉ tập trung vào các quy tắc và quy định, hãy trình bày các tình huống thực tế mà nhân viên có thể gặp phải trong công việc. Thảo luận về cách họ sẽ xử lý các tình huống liên quan đến an toàn nơi làm việc, quấy rối hoặc tranh chấp tiền lương. Điều này khiến việc đào tạo cảm thấy phù hợp và có thể áp dụng.
• Bao gồm các yếu tố tương tác: Thêm vào các câu đố, thăm dò ý kiến ​​hoặc các nghiên cứu trường hợp tương tác để phá vỡ thông tin và giữ cho nhân viên tham gia. Ví dụ, bạn có thể bắt đầu bằng một bài kiểm tra nhanh để kiểm tra những hiểu lầm phổ biến hoặc sử dụng các cuộc thăm dò ý kiến ​​để xem nhân viên sẽ phản ứng như thế nào trong một số tình huống nhất định.
• Chọn định dạng đào tạo phù hợp: Các mô-đun học tập nhỏ với video (mỗi video khoảng 5-10 phút) giữ cho nội dung dễ hiểu và có thể được thực hiện theo thời gian, giúp nhân viên ghi nhớ thông tin tốt hơn. Các bài tập diễn kịch cho phép nhân viên thực hành phản ứng trong một môi trường an toàn và xây dựng sự tự tin trong việc xử lý các tình huống tương tự.
• Liên kết với vai trò của họ: Tùy chỉnh các phần của đào tạo cho các vai trò hoặc bộ phận cụ thể. Ví dụ, các nhà quản lý có thể cần đào tạo chuyên sâu hơn về luật chống phân biệt đối xử và chính sách lương, trong khi nhân viên tuyến đầu có thể tập trung nhiều hơn vào các chính sách an toàn và chống quấy rối tại nơi làm việc.
• Dùng từ ngữ dí dỏm khi cần: Kết hợp một chút hài hước để làm dịu không khí – chỉ cần lưu ý đến chủ đề và giữ cho nó chuyên nghiệp. Một vài ví dụ nhẹ nhàng hoặc giai thoại có thể khiến việc tuân thủ bớt đáng sợ.

8. Tạo lịch Bộ quy tắc HR

Giống như một checklist, lịch Bộ quy tắc HR giúp đảm bảo bạn không quên bất kỳ ngày quan trọng nào và đang thực hiện các nhiệm vụ và hành động cần thiết một cách chủ động.

Lấy Mẫu I-9 mà chúng tôi đã đề cập trước đó làm ví dụ. Là một nhà tuyển dụng, bạn phải hoàn thành và ký một phần cụ thể của mẫu đơn trong vòng ba ngày làm việc kể từ ngày làm việc đầu tiên của nhân viên. Không làm như vậy đúng hạn có thể dẫn đến khoản phạt đáng kể. Đánh dấu thời hạn của Mẫu I-9 trong lịch Bộ quy tắc HR của bạn (tốt nhất là liên kết với checklist tuyển dụng hoặc checklist onboarding) giúp tránh điều này.

Thước đo Bộ quy tắc HR

Để theo dõi nỗ lực tuân thủ của bạn và xác định các lĩnh vực tiềm năng để cải thiện, bạn có thể chọn một số thước đo Bộ quy tắc HR để theo dõi, chẳng hạn như:

• Độ chính xác phân loại nhân viên: Thước đo này đo lường tỷ lệ nhân viên được phân loại chính xác là được miễn trừ, không được miễn trừ hoặc là nhà thầu độc lập. Phân loại không chính xác có thể dẫn đến các vấn đề pháp lý và tiền phạt.
• Thời gian giải quyết các vấn đề tuân thủ: Thước đo này theo dõi thời gian cần thiết để xác định và giải quyết các vấn đề liên quan đến tuân thủ, chẳng hạn như tranh chấp về tiền lương, khiếu nại quấy rối hoặc vi phạm chính sách. Thời gian giải quyết ngắn hơn cho thấy quản lý tuân thủ tốt hơn.
• Tỷ lệ hoàn thành đào tạo: Thước đo này theo dõi tỷ lệ nhân viên đã hoàn thành khóa đào tạo tuân thủ bắt buộc, chẳng hạn như chống phân biệt đối xử, phòng chống quấy rối hoặc an toàn nơi làm việc. Tỷ lệ hoàn thành cao hơn cho thấy lực lượng lao động được thông báo và tuân thủ nhiều hơn.
• Sự cố vi phạm chính sách: Thước đo này theo dõi số lượng sự cố được báo cáo mà các chính sách của công ty liên quan đến tuân thủ (ví dụ: FMLA, chống phân biệt đối xử, OSHA) đã bị vi phạm. Nó giúp xác định các lĩnh vực cần đào tạo hoặc tăng cường chính sách hơn nữa.

Kết lại

Bộ quy tắc HR không chỉ là một vấn đề hành chính. Đó là một nỗ lực tập thể giữa lãnh đạo, HR, quản lý và nhân viên để tạo ra một nơi làm việc minh bạch, công bằng và an toàn cho mọi người.

Nguồn dịch: AIHR