7 quy trình làm việc cốt lõi của bộ phận HR

Về cốt lõi, HR là chăm sóc nhân viên bằng cách hướng dẫn họ qua từng bước của hành trình nhân viên thông qua các quy trình cốt lõi của HR. Nó đảm bảo tổ chức giữ chân nhân tài hàng đầu để nó có thể đáp ứng các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của mình.
Vậy, bạn nên tập trung vào những quy trình cốt lõi của HR nào trong tổ chức của mình và làm thế nào bạn có thể tối đa hóa hiệu quả của chúng?

Các quy trình HR là gì?

Các quy trình HR là các chiến lược hợp lý hóa các chức năng cốt lõi của HR và hỗ trợ vòng đời nhân viên. Các quy trình cốt lõi của HR bao gồm tuyển dụng, onboarding nhân viên, đào tạo và phát triển, quản lý hiệu suất, bồi thường và phúc lợi, quan hệ nhân viên và tuân thủ.

Các quy trình HR có thể cải thiện hoạt động của một doanh nghiệp, làm rõ mục đích tổng thể của nó và giúp nó phát triển. Làm cho các quy trình này hiệu quả nhất có thể tạo ra trải nghiệm nhân viên tích cực và cung cấp cho doanh nghiệp một lợi thế cạnh tranh.

Các quy trình HR phù hợp cũng có thể giúp HR có được một vị trí trên bàn lãnh đạo nơi họ thuộc về và cho phép họ trở thành một tiếng nói chiến lược trong doanh nghiệp.

7 quy trình cốt lõi của HR

Các quy trình và thủ tục HR sau đây quan trọng nhất đối với thành công của HR và tổ chức.

1. Tuyển dụng và lựa chọn

Để thu hút và tuyển dụng những ứng viên tốt nhất, bạn cần một quy trình tuyển dụng hiệu quả thu hút họ. Thống kê cho thấy 74% nhà tuyển dụng thừa nhận đã tuyển dụng sai ứng viên tại một số thời điểm; điều này khiến mọi giai đoạn của quy trình tuyển dụng đều quan trọng như nhau.

Phần mềm theo dõi ứng viên (ATS) là một công cụ hữu ích cho mục đích này. Nó sẽ giúp bạn thu thập thông tin giá trị và đẩy nhanh quy trình tuyển dụng của bạn.

Ví dụ về quy trình HR: Quy trình nộp đơn
HR phải liên hệ với quản lý tuyển dụng để tạo ra mô tả công việc chính xác, hấp dẫn. Sau đó, họ phải đăng các danh sách này trên trang nghề nghiệp của tổ chức, các bảng tuyển dụng như Indeed và các kênh truyền thông xã hội như LinkedIn.

Bạn có thể hợp tác với các công ty tuyển dụng để khai thác nguồn nhân lực của họ khi tuyển dụng cho các vai trò khó lấp đầy hoặc chuyên ngành hoặc đến thăm các trường đại học để tìm kiếm tài năng tốt nhất.

Do tỷ lệ bỏ ngang cao và cạnh tranh, bạn nên làm thế nào cho ứng viên dễ dàng ứng tuyển vào các công việc. Sử dụng các forform thân thiện với thiết bị di động với các câu hỏi quan trọng nhưng dễ trả lời để thu thập dữ liệu ứng viên.

2. Onboarding

Onboarding nhân viên bắt đầu từ thời điểm ứng viên ký hợp đồng lao động với công ty của bạn và thường kết thúc sau 90 ngày đầu tiên hoặc năm đầu tiên làm nhân viên. Theo Gallup, chỉ 29% nhân viên cảm thấy chuẩn bị cho vai trò mới của họ và sẵn sàng phát triển sau khi onboarding.

HR chịu trách nhiệm giới thiệu nhân viên mới về văn phòng và trả lời các câu hỏi của họ. Điều này bao gồm các truy vấn về vai trò, kỳ vọng về hiệu suất, thiết bị được cung cấp, phúc lợi nhân viên và chính sách và thủ tục của công ty.

Ví dụ về quy trình HR: Định hướng công việc ngày đầu tiên
HR chào đón nhân viên mới và giúp họ hòa nhập vào tổ chức. Trên thực tế, nhiều bộ phận HR thực hiện giới thiệu nhóm trong giai đoạn trước khi onboarding, trước ngày chính thức đầu tiên của mỗi nhân viên mới, để nuôi dưỡng cảm giác thuộc về.

Vào ngày đầu tiên của nhân viên mới, hãy chào đón họ tại cửa ra vào, cung cấp cho họ thẻ truy cập và thảo luận về chương trình nghị sự của ngày hôm đó. Sau đó, cung cấp một tour văn phòng và giới thiệu họ với nhóm và quản lý của họ.

Một số doanh nghiệp (như Netflix) ghép mỗi nhân viên mới với một buddy để đóng vai trò là hệ thống hỗ trợ của họ. HR giúp quản lý phát triển một kế hoạch onboarding 30-60-90 ngày rõ ràng để thiết lập kỳ vọng.

3. Đào tạo và phát triển

Hiệp hội Phát triển Tài năng (ATD) phát hiện ra rằng các công ty có chương trình đào tạo chính thức thấy lợi nhuận trên mỗi nhân viên tăng 218% và biên lợi nhuận lớn hơn. Chương trình đào tạo và phát triển phù hợp có thể thúc đẩy sự giữ chân nhân viên và giải quyết các khoảng trống kỹ năng để duy trì tính cạnh tranh của tổ chức của bạn.

HR chịu trách nhiệm:

• Đánh giá nhu cầu đào tạo
• Thiết kế và phát triển các chương trình đào tạo
• Tìm nguồn và lựa chọn nhà cung cấp đào tạo
• Tổ chức hậu cần đào tạo
• Tạo điều kiện hoặc phối hợp việc cung cấp đào tạo
• Đánh giá hiệu quả đào tạo
• Giám sát tuân thủ đào tạo.

Các phương pháp đào tạo cũng đang tiến bộ khi công việc lai/từ xa và sự phát triển công nghệ nhanh chóng trở nên phổ biến hơn. Là một chuyên gia HR, biết sử dụng những công cụ mới nào và cách sử dụng chúng có thể giúp bạn tạo điều kiện cho sự phát triển tài năng.

Ví dụ về quy trình HR: Đánh giá nhu cầu đào tạo
HR đánh giá nhu cầu đào tạo hiện tại của lực lượng lao động bằng cách tiến hành đánh giá hiệu suất và phân tích các khoảng trống kỹ năng. HR cũng kiểm tra các mục tiêu của tổ chức cho sự phát triển trong tương lai và kiến thức, kỹ năng và năng lực mà nhân viên cần để đạt được mục tiêu đó.

Heineken đã tạo ra một chương trình học tập và phát triển kéo dài sáu tháng. Các nhà lãnh đạo kinh doanh hợp tác với những người tổ chức các phiên họp để đảm bảo nội dung phù hợp với bối cảnh của tổ chức.

4. Quản lý hiệu suất

Quản lý hiệu suất liên quan đến việc các nhà quản lý thường xuyên gặp gỡ nhân viên để đặt mục tiêu, đánh giá tiến độ và cung cấp phản hồi để giúp họ tối đa hóa tiềm năng của mình.

Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện đánh giá hiệu suất mỗi sáu đến mười hai tháng một lần, nhưng ngày nay nhiều doanh nghiệp đang chọn phản hồi 360 độ như một cách tiếp cận toàn diện hơn để đánh giá hiệu suất của nhân viên.

Ví dụ về quy trình HR: Đánh giá hiệu suất
HR làm việc chặt chẽ với các nhà quản lý để thiết lập tiêu chí và điểm chuẩn hiệu suất. Trong các đánh giá hiệu suất, các nhà quản lý cung cấp phản hồi về hiệu suất cá nhân của từng nhân viên. Điều này bao gồm điểm mạnh, thành tích, lĩnh vực cần cải thiện và mục tiêu tương lai của họ.

Tạo ra quản lý hiệu suất nhất quán cho nhân viên và nhà quản lý là điều cần thiết cho nhóm HR tại công ty có trụ sở tại Melbourne, Linktree. Họ biết một số nhà quản lý đang thực hiện đánh giá hiệu suất nhưng không có hiểu biết về tần suất hoặc cấu trúc của các đánh giá.

Sau đó, HR thực hiện đánh giá 360 độ nửa năm một lần, các cuộc trò chuyện về sự nghiệp và tăng trưởng hàng quý và các cuộc gặp một đối một hai tuần một lần trong toàn tổ chức để giúp xây dựng tính nhất quán trong quy trình đánh giá. Điều này, đến lượt nó, giúp thiết lập kỳ vọng về quản lý hiệu suất cho nhân viên và nhà quản lý.

5. Bồi thường và phúc lợi

HR chịu trách nhiệm cung cấp và xử lý các gói bồi thường và phúc lợi. Điều này bao gồm quản lý tiền lương, lương, phúc lợi và tiền thưởng, đòi hỏi quản lý cẩn thận.

Trong khi người tìm việc tính đến nhiều yếu tố khác khi cân nhắc lời đề nghị việc làm, gói bồi thường phù hợp vẫn là điều cần thiết để thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu.

Ví dụ về quy trình HR: Tạo gói bồi thường và phúc lợi
Những người khác nhau ưu tiên những lợi ích khác nhau – với tư cách là một chuyên gia HR, bạn nên tìm hiểu những gì mỗi ứng viên được chọn muốn và cách cung cấp cho họ. Những người tìm việc có xu hướng quan tâm hơn đến gói bồi thường tổng thể của họ hơn là chỉ bồi thường.

Các đặc quyền như bảo hiểm sức khỏe, PTO, kế hoạch hưu trí và thậm chí bảo hiểm thú cưng ngày càng trở nên quan trọng. Ví dụ, một cuộc khảo sát của Harvard Business Review cho thấy 88% người trả lời coi bảo hiểm y tế tư nhân là một yếu tố quan trọng khi cân nhắc lời đề nghị việc làm.

Netflix, ví dụ, cung cấp cho nhân viên các gói bồi thường phù hợp với sở thích cá nhân của họ. Điều này bao gồm một chính sách nghỉ phép độc đáo, quyền chọn cổ phiếu cạnh tranh và 4% tiền lương phù hợp với chương trình 401 (k) của họ.

6. Quan hệ nhân viên

Quan hệ nhân viên liên quan đến việc HR giải quyết các mối quan tâm, quản lý xung đột và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực. Điều này bao gồm quản lý văn hóa nơi làm việc, đảm bảo sức khỏe và an toàn của nhân viên và hỗ trợ sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, giúp giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Ví dụ về quy trình HR: Giải quyết xung đột
HR là bộ phận chuyên xử lý báo cáo và giải quyết xung đột tại nơi làm việc. Ví dụ, nếu một nhân viên khiếu nại về việc bị bắt nạt bởi một nhà quản lý, trách nhiệm của bạn là ghi lại và lập một báo cáo chính thức và điều tra kỹ lưỡng khiếu nại.

Trách nhiệm của HR là giải quyết nó càng nhanh, bình tĩnh và khách quan càng tốt. Nếu bạn gặp bất kỳ hành vi nào vi phạm quy tắc ứng xử tại nơi làm việc, điều cần thiết là xử lý nó một cách nhanh chóng và thích hợp.

7. Tuân thủ

HR phải đảm bảo tổ chức tuân thủ tất cả các luật lao động và quy định liên quan. Những điều này khác nhau tùy thuộc vào ngành, địa điểm và loại công việc được thực hiện.

Là một phần của nhóm HR của công ty bạn, bạn sẽ tham gia vào việc phát triển và thực hiện các thủ tục để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mọi lúc để tránh các hình phạt nghiêm khắc.

Ví dụ về quy trình HR: Tuân thủ pháp luật trong các phạm vi quyền hạn khác nhau
Tuân thủ pháp luật trong một khu vực duy nhất là một điều. Khi một tổ chức hoạt động trong nhiều phạm vi quyền hạn, HR phải đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn tuân thủ trên nhiều địa điểm.

• Luật lao động: Các khu vực khác nhau có luật pháp khác nhau liên quan đến tuyển dụng, chấm dứt hợp đồng, giờ làm việc và quyền của nhân viên. HR phải đảm bảo rằng các hợp đồng và thực tiễn tuân thủ luật pháp địa phương.
• Quy định thuế: Thuế thu nhập, đóng góp an sinh xã hội và các nghĩa vụ thuế khác có thể khác nhau đáng kể. HR cần quản lý những điều này để tránh các vấn đề pháp lý.
• Tiêu chuẩn sức khỏe và an toàn: Tuân thủ các quy định về sức khỏe và an toàn nghề nghiệp trong từng phạm vi quyền hạn là rất quan trọng để bảo vệ nhân viên và tránh hình phạt.
• Bảo vệ dữ liệu và quyền riêng tư: Với các luật như GDPR ở châu u, HR phải đảm bảo rằng dữ liệu nhân viên được xử lý theo các quy định về quyền riêng tư địa phương.
• Quan hệ lao động: Hiểu rõ vai trò của công đoàn và thỏa ước thương lượng tập thể trong các khu vực khác nhau là điều cần thiết để duy trì quan hệ lao động tốt.

Vạch ra các quy trình HR

Bản đồ hóa các quy trình HR là gì?

Bản đồ hóa các quy trình HR bao gồm trực quan hóa các bước liên quan trong các chức năng HR, bao gồm vai trò, trách nhiệm, tương tác và quy trình công việc. Bản đồ hoặc bản vẽ trực quan này nhằm giúp bạn xác định các điểm yếu và lĩnh vực cần cải thiện trong bộ phận HR của mình.

Tài liệu tham khảo trực quan rõ ràng này có thể cải thiện giao tiếp và hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và đảm bảo tuân thủ bằng cách ghi lại các thủ tục hoạt động.

Cách tạo bản đồ quy trình HR

• Đặt mục tiêu: Bước đầu tiên là biết những gì bạn muốn đạt được và cách bạn định nghĩa thành công. Ví dụ, bạn nên lập bản đồ những quy trình HR cụ thể nào và bạn phải theo dõi những số liệu nào? Hãy nhớ phù hợp với các mục tiêu rộng lớn hơn của tổ chức.
• Thu thập dữ liệu: Tiếp theo, thu thập dữ liệu bạn cần để lập bản đồ các quy trình HR của mình. Điều quan trọng là thu thập một loạt dữ liệu bao gồm phạm vi đầy đủ của từng quy trình.
• Tạo bản đồ của bạn: Với dữ liệu này, bạn có thể bắt đầu lập bản đồ. Chọn một công cụ hoặc phần mềm và tuân theo một định dạng tiêu chuẩn. Tạo tổng quan về từng quy trình cốt lõi của HR, sau đó đi sâu hơn vào các quy trình, hành động và trách nhiệm nhỏ hơn trong từng quy trình.
• Tối ưu hóa các quy trình HR của bạn: Bây giờ, bạn có thể phân tích các quy trình HR hiện tại của mình. Làm thế nào bạn có thể hiệu quả hơn, thực hiện tự động hóa và tăng giá trị? Lập danh sách các cơ hội cải tiến, ghi lại các bước liên quan và ưu tiên chúng.
• Thực hiện các thay đổi: Bây giờ, bạn có thể thực hiện các thay đổi được đề xuất. Một kế hoạch hành động chi tiết, cùng với các nhiệm vụ cụ thể, những người liên quan, nguồn lực cần thiết và ngày giao hàng, sẽ giúp mọi người luôn đi đúng hướng.
• Giám sát tiến độ: Bước cuối cùng là theo dõi tác động của các thay đổi đối với các quy trình HR của bạn. Các số liệu bạn đặt ra ở đầu sẽ giúp bạn đo lường thành công của mình. Nếu có điều gì đó chưa hiệu quả, bây giờ là lúc xác định lý do và thực hiện điều chỉnh.

3 bước để hợp lý hóa các quy trình HR của bạn

Dưới đây là ba bước đơn giản để thực hiện để hợp lý hóa các quy trình HR và tăng hiệu quả.

1. Tự động hóa các quy trình HR

Loại bỏ các quy trình giấy tờ và các nhiệm vụ thủ công lặp đi lặp lại, giải phóng thời gian có thể được sử dụng tốt hơn cho các nhiệm vụ tập trung vào con người mang lại giá trị thực sự. Phần mềm HR có thể tự động hóa các nhiệm vụ, bao gồm nhập dữ liệu, tạo báo cáo và quản lý tài liệu.

Ví dụ, phần mềm phù hợp có thể tự động nhắc nhở các nhà quản lý nhập dữ liệu hiệu suất về nhân viên của họ trong suốt năm, đảm bảo họ theo dõi thường xuyên hiệu suất của nhân viên mà không cần HR phải thúc giục họ.

2. Sử dụng AI trong HR

92% công ty thuộc Fortune 500 sử dụng GenAI trong quy trình làm việc của họ. Ví dụ, bạn có thể sử dụng ChatGPT để viết mô tả công việc hấp dẫn, tự động gửi tài liệu quan trọng cho ứng viên và nhân viên mới, và dự đoán tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên.

Các chatbot và trợ lý ảo cũng trao quyền cho nhân viên của bạn xử lý các nhiệm vụ hành chính của riêng họ (ví dụ: xin nghỉ phép và xem lịch sử bồi thường) bất cứ khi nào họ muốn. Họ cũng cung cấp phản hồi tức thì, vì vậy nhân viên không cần phải chờ đợi bất kỳ ai từ HR trả lời email cho họ.

3. Sử dụng phân tích dữ liệu trong HR

Thu thập và phân tích dữ liệu để khám phá các xu hướng và mô hình chính có thể giúp HR đưa ra quyết định mạnh mẽ hơn, tăng năng suất và giảm chi phí. Ví dụ, phân tích dự đoán có thể dự đoán nhu cầu tuyển dụng, trong khi phân tích tâm lý có thể đánh giá sự hài lòng của nhân viên.

Ngoài ra, những hiểu biết dựa trên dữ liệu có thể tối ưu hóa quy hoạch lực lượng lao động, giảm tỷ lệ nghỉ việc và nâng cao sự gắn kết của nhân viên bằng cách điều chỉnh các chương trình để đáp ứng nhu cầu của lực lượng lao động, để các hoạt động HR hiệu quả và nhanh nhẹn hơn.

Kết lại

Hợp lý hóa các quy trình HR là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả của tổ chức, giảm chi phí và cải thiện trải nghiệm nhân viên. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ thường lệ như xử lý tiền lương, quản lý phúc lợi và onboarding, HR có thể giảm đáng kể công việc thủ công tốn thời gian và giảm thiểu rủi ro lỗi người.

Ngoài ra, các quy trình HR hợp lý hóa tạo điều kiện cho thời gian phản hồi nhanh hơn và giao tiếp minh bạch hơn. Các thủ tục đơn giản hóa cho đánh giá hiệu suất và phản hồi của nhân viên dẫn đến sự gắn kết và hài lòng lớn hơn. Điều này, đến lượt nó, dẫn đến động lực và sự hài lòng tốt hơn của nhân viên và sự phù hợp cải thiện giữa các mục tiêu cá nhân và tổ chức.

 

Nguồn dịch: AIHR