Chi phí tuyển dụng: Định nghĩa, công thức và cách tính

Chi phí tuyển dụng một nhân viên mới là bao nhiêu? Chi phí tuyển dụng là một trong những chỉ số HR và tuyển dụng được sử dụng nhiều nhất. Hiểu được chi phí tuyển dụng giúp bạn đưa ra quyết định chính xác hơn khi đầu tư vào quy trình tuyển dụng công ty. Nói cách khác, nó giúp ra quyết định về các chi phí liên quan đến quá trình tuyển dụng và ước tính chi phí cho các vị trí khó tuyển dụng.

Có nhiều chi phí liên quan đến việc tuyển dụng một nhân viên mới, một số chi phí khá rõ ràng và số khác không quá đơn giản. Ví dụ, làm thế nào để bạn định lượng vật liệu tiếp thị cần thiết để quảng cáo một vị trí cần tuyển? Hoặc làm thế nào để bạn tính toán chi phí của quá trình phỏng vấn? Điều này khiến chi phí tuyển dụng trở thành một trong những chỉ số quan trọng nhất, nhưng cũng là khó tính nhất trong tuyển dụng và thu hút tài năng.

Chi phí tuyển dụng là gì?

Chi phí tuyển dụng là một chỉ số tuyển dụng đo lường các chi phí liên quan đến quá trình tuyển dụng nhân viên mới. Bao gồm các chi phí như chi phí quảng cáo tuyển dụng và tìm nguồn nhân lực, onboarding, chi phí chương trình thưởng giới thiệu, v.v.

Ví dụ: nếu bạn tuyển dụng 50 người trong năm và bạn chi khoảng 100.000 đô la cho quá trình tuyển dụng hàng năm, điều đó có nghĩa là chi phí tuyển dụng của bạn là 2.000 đô la. Đây là một cách hay để đo lường xem quy trình tuyển dụng có được tối ưu hóa so với ngành và vai trò của bạn hay không.

Ngoài ra bạn còn có thể so sánh giữa các bộ phận trong quý và hàng năm để phát hiện bất kỳ xu hướng chủ đạo nào.
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tuyển dụng của tổ chức bạn.

SHRM đã phát triển một tiêu chuẩn mà bạn có thể xem xét để hiểu xem chi phí tuyển dụng của bạn có ở mức trung bình của ngành hay không.

Công thức tính chi phí tuyển dụng

Công thức tiêu chuẩn cho công thức chi phí tuyển dụng là:

Vậy chính xác chi phí nội bộ và bên ngoài bao gồm những gì? Hãy cùng xem xét một số ví dụ. Bạn có thể tìm thêm thông tin trong tài liệu Tiêu chuẩn Chi phí cho Việc Tuyển dụng của Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ (ANSI).

Chi phí nội bộ

Chi phí nội bộ	Định nghĩa
Chi phí tuân thủ	Các chi phí liên quan đến việc theo dõi và xử lý các tài liệu đảm bảo chuẩn mực (ví dụ: tài liệu pháp lý, tài liệu quy trình, v.v.)
Chi phí quản trị	Chi phí liên quan đến hỗ trợ chức năng tuyển dụng, bao gồm các thứ như thiết bị văn phòng, tiền thuê văn phòng, thực phẩm, chi phí khách sạn, v.v. Nếu không thể phân bổ chính xác chi phí quản trị tuyển dụng, thì có thể sử dụng một tỷ lệ phần trăm của tổng chi phí quản trị dựa trên số lượng nhân viên tuyển dụng.
Đào tạo & Phát triển	Chi phí đào tạo và nâng cao kỹ năng cho nhân viên tuyển dụng để mở rộng kỹ năng của họ qua các khóa học trực tuyến hoặc đào tạo trực tiếp.
Chi phí nhân viên tuyển dụng	Đây là chi phí của nhân viên tuyển dụng, gồm có lương, thưởng hiệu suất và phúc lợi.
Chi phí quản lý tuyển dụng	Thông thường, quản lý tuyển dụng chịu trách nhiệm cho các bộ phận khác của công ty. Vì vậy, bất kỳ thời gian phát sinh nào không liên quan đến phỏng vấn đều tốn thêm chi phí.

Chi phí bên ngoài

Chi phí bên ngoài	Định nghĩa
Kiểm tra lý lịch	Chi phí liên quan đến việc đảm bảo ứng viên phù hợp để tuyển dụng. Gồm có kiểm tra hình sự và giáo dục, tham khảo, kiểm tra tín dụng, đủ điều kiện làm việc, tình trạng nhập cư, v.v.
Chi phí sàng lọc trước	Chi phí liên quan đến việc đảm bảo ứng viên đáp ứng tiêu chí tuyển dụng ban đầu (ví dụ: đánh giá, kiểm tra, phỏng vấn tự động).
Chi phí tìm nguồn	Chi phí mua cơ sở dữ liệu thông tin, hội viên hiệp hội chuyên nghiệp.
Chi phí công nghệ	Chi phí liên quan đến công nghệ tuyển dụng (bao gồm hệ thống theo dõi ứng viên, cơ sở hạ tầng để xử lý đơn đăng ký, bảo trì hệ thống, v.v.)
Chi phí đi lại	Chi phí cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng khi cần đi lại. Bao gồm vé máy bay, chi phí khách sạn, v.v.
Chi phí tiếp thị	Bất kỳ chi phí nào liên quan đến các tiếp thị tuyển dụng bao gồm mạng xã hội, SEO, cập nhật trang web và đăng bài tuyển dụng.
Chi phí giới thiệu nhân viên	Nếu bạn có chương trình khuyến khích để khuyến khích giới thiệu của nhân viên, thì đây sẽ là một phần chi phí.
Thưởng ký hợp đồng	Một khoản tiền được trả cho nhân viên để tham gia công ty.
Chi phí bên thứ ba	Ví dụ, một hiệp hội chuyên nghiệp hoặc một cơ quan bên ngoài cung cấp cho bạn nguồn hoặc ứng viên.
Chi phí hội chợ việc làm	Chi phí liên quan đến việc tổ chức một hội chợ việc làm bao gồm thuê thiết bị, vận chuyển, thiết kế, chi phí gian hàng, chi phí lao động và thuê ngoài.

 

Các chi phí khác cần xem xét bao gồm chi phí chuyển chỗ ở, kiểm tra ma túy hoặc chi phí tuyển dụng trên trường đại học.

Đối với cả chi phí nội bộ và bên ngoài, bạn cần phân tích từng phần của quá trình tuyển dụng cho công ty của mình để xác định tất cả các chi phí.

Tổng số lượng người được thuê

Xác định tổng số lượng người được thuê phụ thuộc vào kết quả bạn muốn đạt được khi tính toán chi phí tuyển dụng. Số lượng người được thuê có thể bao gồm cả tuyển dụng nội bộ và bên ngoài. Nó cũng có thể bao gồm nhân viên tạm thời, freelancers, hợp đồng cố định. Mặt khác, nó có thể loại trừ nhân viên được chuyển nhượng do sáp nhập hoặc mua lại hoặc nhân viên được trả lương bởi bên thứ ba.

Sau đó, số lượng phụ thuộc vào khoảng thời gian bạn đang tính toán chi phí tuyển dụng. Ví dụ, bạn có thể xem xét tổng số lượng nhân viên mới trong một quý cụ thể hoặc trong một năm dương lịch.

Cách tính chi phí tuyển dụng

Để tính toán chi phí tuyển dụng, bạn cần thu thập tất cả dữ liệu về chi phí nội bộ và bên ngoài của mình, xác định khoảng thời gian bạn đang tính toán (hàng tháng, hàng năm, hai năm một lần, hàng quý). Ngoài ra, bạn cũng có thể tính toán chi phí trung bình cho mỗi lần tuyển dụng theo từng bộ phận hoặc thậm chí theo từng vai trò. Thực hiện bốn bước sau để tính toán chi phí cho mỗi lần tuyển dụng:

Bước 1: Thu thập dữ liệu chi phí

Điều đầu tiên bạn cần xác định là báo cáo chi phí trong một khoảng thời gian cụ thể. Hãy cố gắng hỏi phòng tài chính và tốt nhất có thể, cô lập các chi phí cho nhóm tuyển dụng.

Bước 2: Xác định chi phí nội bộ

Ghi lại tất cả các chi phí tuyển dụng nội bộ trong một cột trong bảng tính. Ví dụ: hãy tính toán chi phí nội bộ cho Exxaro Incorporated, một công ty bảo hiểm.

Tháng 10

Chi phí nội bộ	Chi phí (USD)
Chi phí tìm nguồn	2,000
Chi phí đội tuyển dụng	4,000
Chi phí tuân thủ	500
Thiết bị văn phòng	500
Tổng chi phí	7,000

Bước 3: Xác định chi phí bên ngoài

Ghi lại tất cả các chi phí tuyển dụng bên ngoài trong một cột:
Tháng 10

Chi phí bên ngoài	Chi phí (USD)
Kiểm tra lý lịch	2,500
Chi phí sàng lọc trước	1,000
Chi phí tìm nguồn	2,000
Chi phí công nghệ	4,000
Phí đại lý	2,000
Chi phí tiếp thị	5,000
Tổng chi phí	16,500

Bước 4: hoàn thành việc tính toán

Giả sử bạn đã thuê được 5 người trong tháng 10. Nếu bạn đang sử dụng bảng tính, thì phép tính cuối cùng sẽ trông như thế này:

Chi phí nội bộ	7,000
Chi phí bên ngoài	16,500
Số lượng người được thuê	5
Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng	4,700

Công thức đằng sau chi phí cho mỗi lần tuyển dụng là:
= (7,000 + 16,500) / 5

Đó là chi phí trung bình cho mỗi lần tuyển dụng là 4.700 đô la. Theo trung bình của ngành SHRM, đó là mức cao hơn một chút so với trung bình tổng thể:

	P25	Trung bình	P75	Trung bình
Chi phí cho mỗi lần tuyển dụng	$500	$1,633	$4,669	$4,425

Con số này không quá cao – nó phụ thuộc vào ngữ cảnh. Ví dụ, nếu bạn thuê năm nhà khoa học bảo hiểm trong tháng 10, thì việc chi phí ở trên mức trung bình của ngành là chấp nhận được. Còn nếu bạn đang tuyển dụng cho một công việc ít chuyên môn hơn, thì có lẽ bạn nên xem xét lại quy trình của mình về cách giảm chi phí cho mỗi lần tuyển dụng.

Tại sao chi phí tuyển dụng là một chỉ số quan trọng cần theo dõi?

Đo lường chi phí tuyển dụng giúp bạn tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của mình.

• Xác định ngân sách tuyển dụng và HR – Theo dõi dữ liệu chi phí tuyển dụng giúp bạn hiểu rõ nguồn lực tài chính cần thiết để tuyển dụng trong giai đoạn tiếp theo. Nó giúp dự báo chi phí cho năm và cũng cung cấp một chỉ báo rõ ràng về đóng góp của tuyển dụng vào lợi nhuận của doanh nghiệp.

  Ví dụ, thông qua một số dự án truyền thông xã hội và ủng hộ của nhân viên, Ericsson đã giảm được chi phí tuyển dụng 70%. Không chỉ \giảm chi phí mà những nỗ lực liên quan cũng dẫn đến tỷ lệ giữ chân nhân viên cao. Điều này có tác động tích cực đáng kể đến ngân sách HR và tuyển dụng, vì nó góp phần làm giảm chi phí onboarding.

• Quản lý chi phí – Không phải lúc nào cũng cần cố gắng cắt giảm chi phí tuyển dụng. Chắc chắn, một số vị trí khó tuyển dụng sẽ có chi phí tuyển dụng cao hơn các vị trí khác. Tuy nhiên, bạn cần đảm bảo rằng mình đang nhận được giá trị xứng đáng với số tiền bỏ ra. Ví dụ, Nokia đã phát hiện ra một cơ hội để sử dụng Indeed làm công cụ tìm kiếm việc làm ưu tiên của họ.

  Các ứng dụng được thực hiện thông qua Indeed đã gửi trực tiếp đến hệ thống theo dõi ứng viên của Nokia. Kết quả của quyết định chiến lược này là chi phí tuyển dụng của Nokia giảm 74% so với trung bình của công ty (thông qua các nền tảng khác).

• Đo lường hiệu suất của nhà tuyển dụng – Chỉ số này cũng cung cấp cho bạn một dấu hiệu về cách các nhà tuyển dụng đang quản lý nguồn lực của họ. Ví dụ, Nature’s Pride đang trong tình huống kinh doanh phát triển theo cấp số mũ. Khi nhu cầu tuyển dụng cũng tăng lên, công ty nhận thấy rằng bằng cách sử dụng các cơ quan tuyển dụng bên ngoài, họ không phát triển được sức mạnh của đội ngũ tuyển dụng nội bộ.

  Trong số nhiều quyết định chiến lược, lựa chọn kiểm soát hoàn toàn quá trình tuyển dụng của riêng mình cho phép họ đo lường hiệu suất và kết quả. Điều này đã giúp họ giảm khoảng 1.100 đô la cho mỗi lần tuyển dụng.

Kết lại

Tính toán chi phí tuyển dụng giúp bạn tối ưu hóa ngân sách tuyển dụng và toàn bộ quy trình tuyển dụng. Hãy đảm bảo theo dõi các chi phí nội bộ và bên ngoài để có được cái nhìn tổng quan chính xác về chi phí cho mỗi lần tuyển dụng tại tổ chức.

Một cách tiếp cận phù hợp với tất cả không hiệu quả khi tính toán chi phí cho mỗi lần tuyển dụng, quan trọng là phải xem xét nhiều biến số, gồm vị trí được tuyển dụng, nhu cầu về tài năng và quy mô của tổ chức.

 

Nguồn dịch: AIHR