Hướng dẫn cách viết thư từ chối chuyên nghiệp

Trong quá trình tuyển dụng, phần cuối cùng thường cũng là phần cần sự khéo léo đến từ doanh nghiệp nhất: viết thư từ chối.

Thư từ chối là một tài liệu đơn giản, thường ngắn gọn, đó là lý do tại sao viết thư từ chối không chỉ đơn giản là báo tin xấu. Đó là một nghệ thuật mà khi thực hiện với sự tế nhị và cảm thông, có thể để lại ấn tượng tích cực lâu dài đối với ứng viên.

Cho dù bạn là một chuyên gia kinh nghiệm lâu năm trong ngành HR hoặc mới bắt đầu công việc này, bài viết này và các template thư từ chối miễn phí sẽ giúp bạn biến việc nói ‘không’ thành một cơ hội gây dựng lòng tốt và lòng trung thành với thương hiệu.

Làm thế nào để viết thư từ chối?

Thư từ chối là một thông báo chính thức, thường là bằng văn bản, được phát hành bởi một tổ chức hoặc chuyên gia tuyển dụng HR để báo cho ứng viên biết rằng đơn xin việc của họ đã bị từ chối. Tông giọng của một lá thư từ chối lý tưởng là lịch sự và chuyên nghiệp, và có thể cho biết phản hồi, lý do cho sự từ chối hoặc không. Mục đích là để khép lại quá trình tuyển dụng và cho phép người nhận đến với các cơ hội khác.

Tại sao (và khi nào) bạn nên gửi thư từ chối?

Bạn có biết rằng lá thư từ chối có thể mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh so với các nhà tuyển dụng khác và trở thành một thương hiệu hàng đầu về khía cạnh này?

Hãy cùng xem xét một số thống kê chính về trải nghiệm ứng viên:

• 34% ứng viên không nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng sau hai tháng nộp đơn
• Chỉ có 7% ứng viên nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng khi họ không được nhận – 93% còn lại bị lãng quên
• Các ứng viên nhận được thông báo trong suốt quá trình tuyển dụng đánh giá trải nghiệm ứng viên cao hơn 50% so với những người không nhận được thông tin
• Các ứng viên nhận được phản hồi kịp thời có khả năng tương tác lại với nhà tuyển dụng lần nữa cao hơn 52%
• Hơn 69% người tìm việc có trải nghiệm tiêu cực khi apply trực tuyến.

Nếu các ứng viên có trải nghiệm tuyển dụng tích cực, họ sẽ chia sẻ những feedbacks tích cực về thương hiệu và thậm chí còn xem xét vị trí khác cần tuyển trong tương lai.

Ngược lại, các ứng viên sẽ nói về điều họ không hài lòng, đặc biệt nếu họ cảm thấy bị bỏ rơi hoặc bị lãng quên. Một ứng viên có thể không phải là người phù hợp cho vị trí đang được tuyển dụng, có thể thiếu kinh nghiệm, hoặc do có một người dày dặn kinh nghiệm hơn trong danh sách ứng viên. Đây là những lý do hợp lý đánh trượt một ứng viên – vào thời điểm đó.

Nhưng còn trong tương lai? Trong cuộc chiến giành nhân tài, việc nuôi dưỡng tiềm năng cũng quan trọng như tìm kiếm tài năng ngày nay.

Bạn có biết?

Nghiên cứu từ Kindess.org tiết lộ rằng lòng tử tế là nền tảng của sự hài lòng với công việc và hạnh phúc của nhân viên. Cho họ thấy sự tôn trọng, truyền đạt một cách rõ ràng và kịp thời, và cung cấp một trải nghiệm tuyển dụng hiệu quả ảnh hưởng đến cách ứng viên đánh giá tổ chức của bạn và những gì họ chia sẻ sau này.

Những lợi ích của việc gửi thư từ chối ứng viên

Đối với ứng viên

Từ góc nhìn của ứng viên, thư từ chối:

• Thể hiện sự tôn trọng và công nhận đối với những nỗ lực mà ứng viên đã đặt vào đơn xin việc của mình
• Khép lại quy trình, đảm bảo rằng ứng viên không còn băn khoăn về kết quả
• Có thể tạo ấn tượng tích cực lâu dài về công ty, ngay cả khi bị từ chối.

Đồng thời, việc thông báo cho ứng viên biết kịp thời nếu họ không được nhận cũng là vấn đề về sự lịch sự và tôn trọng, giúp họ bớt lo lắng hơn và tiếp tục tìm kiếm cơ hội, công việc khác một cách rõ ràng.

Đối với nhà tuyển dụng

Thư từ chối đóng góp vào hình ảnh và danh tiếng tổng thể của công ty. Chúng cho thấy tổ chức của bạn coi trọng và đối xử đúng mực và tử tế với mọi người. Điều này có thể được truyền miệng hoặc chia sẻ trên các trang đánh giá nhà tuyển dụng, có thể ảnh hưởng đến các đợt tuyển dụng trong tương lai.

Việc nên gửi thư từ chối hay là gọi điện thường phụ thuộc vào giai đoạn của quy trình tuyển dụng.

Cách viết thư từ chối chuyên nghiệp

Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn mẫu thư từ chối và những điều nên và không nên sau đây. Cần ghi nhớ bốn điểm chính sau:

1. Bày tỏ lòng cảm ơn
2. Thông báo kết quả
3. Đưa ra lý do chính
4. Cho ứng viên hy vọng

Lưu ý

Cho ứng viên hy vọng không có nghĩa là khiến họ mơ mộng hão huyền. Hy vọng đơn giản là một lời khuyên tốt mà họ có thể sử dụng trong tương lai. Đây là cách một cách khéo léo ám chỉ rằng có rất nhiều cơ hội khác ngoài kia.

Viết thư từ chối đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng sự rõ ràng, chuyên nghiệp và nhạy cảm. Dưới đây là một checklist từng bước để tạo ra thư từ chối hiệu quả nhất:

Checklist: Viết thư từ chối

Các yếu tố pháp lý

• Đảm bảo ngôn ngữ được sử dụng trong thư không nên bị hiểu nhầm là phân biệt chủng tộc, giới tính, tuổi tác, khuyết tật hoặc bất kỳ nhóm người nào khác.
• Thường thì sẽ an toàn hơn nếu bạn không cung cấp lí do cụ thể cho sự từ chối để tránh hiểu lầm hoặc các hành động pháp lý.
• Đối xử công bằng với tất cả ứng viên ở cùng giai đoạn trong quá trình để tránh cáo buộc đối xử bất công.
• Giữ hồ sơ của tất cả các giao tiếp với ứng viên và quy trình ra quyết định nội bộ để chịu trách nhiệm và phòng trường hợp cáo buộc pháp lý.

3 loại thư từ chối đính kèm template

Nhà tuyển dụng cần gửi thư từ chối cho ứng viên ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình tuyển dụng. Chẳng hạn không phải tất cả ứng viên đều qua được giai đoạn sàng lọc trước.

Là một chuyên gia HR, nếu bạn xử lý các thông điệp này một cách cẩn thận và đồng cảm và duy trì sự chuyên nghiệp, bạn sẽ giữ vững danh tiếng của tổ chức và thậm chí tạo sự trung thành với thương hiệu nếu bạn xử lý tình huống tốt.

Bạn có biết?

87% ứng viên thay đổi góc nhìn về một công ty mà họ không thích nếu họ có trải nghiệm tích cực trong quá trình tuyển dụng.
– Deloitte research

1. Thư từ chối Pre-screening

Loại thư này được gửi khi ứng viên không đáp ứng các yêu cầu và điều kiện cơ bản cho vị trí. Vì không có tương tác cá nhân, thư thường là tiêu chuẩn và ngắn gọn, cảm ơn ứng viên về sự quan tâm và thông báo rằng họ sẽ không tiến xa hơn trong quá trình lựa chọn.

Mẫu thư từ chối pre-screening

Chủ đề: Đơn ứng tuyển của bạn tại [Tên Công ty] Kính gửi [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vị trí [Tên công việc] tại [Tên Công ty]. Chúng tôi đánh giá cao thời gian bạn đã bỏ ra cho đơn ứng tuyển của mình.

Sau khi xem xét thông tin và kỹ năng của bạn, chúng tôi quyết định sẽ không tiến xa hơn với đơn xin việc của bạn vào thời điểm này. Chúng tôi nhận được một số lượng lớn đơn xin việc và rất tiếc không thể mời phỏng vấn tất cả các ứng viên.

Xin đừng nản lòng, vì điều này không phản ánh kỹ năng và thành tựu của bạn. Chúng tôi khuyến khích bạn nộp đơn cho các cơ hội việc làm trong tương lai phù hợp với trình độ của bạn.

Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã xem xét việc làm tại [Tên Công ty]. Chúng tôi chúc bạn thành công trong con đường sắp tới.
Trân trọng,

[Tên của bạn] [Chức danh của bạn] [Tên Công ty]

2. Thư từ chối Post-screening

Thư từ chối sau sàng lọc được gửi sau phỏng vấn trực tuyến sơ bộ hoặc phỏng vấn qua điện thoại nếu ứng viên không được chọn đi tiếp, công nhận thời gian ứng viên đã dành ra trong quá trình sàng lọc và có thể bao gồm phản hồi ngắn gọn về lý do tại sao ứng viên không được tiến xa hơn.

Mẫu thư từ chối post-screening

Chủ đề: [Tên vị trí] tại [Tên Công ty] – Tình trạng ứng tuyển
Kính gửi [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã tham gia cuộc phỏng vấn trực tuyến sơ bộ/qua điện thoại cho vị trí [Tên vị trí] tại [Tên Công ty]. Chúng tôi đánh giá cao thời gian của bạn để tham gia vòng sàng lọc.

Chúng tôi đã hoàn thành quá trình đánh giá sàng lọc và rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi sẽ không tiếp tục xem xét ứng cử của bạn cho vị trí này. Quyết định này rất khó khăn do sự xuất sắc của các ứng viên trong năm nay.

Chúng tôi vinh dự đã có cơ hội xem xét bạn cho đội ngũ của chúng tôi và hy vọng rằng bạn sẽ không nản lòng. Chúng tôi rất mong bạn có thể tiếp tục nộp đơn cho các vị trí tương lai tại [Tên Công ty] phù hợp với trình độ của bạn.

Một lần nữa, cảm ơn bạn vì quan tâm đến [Tên Công ty], và chúc bạn thành công trong tương lai.

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Chức danh của bạn] [Tên Công ty]

3. Thư từ chối sau phỏng vấn

Khi một ứng viên đã qua một hoặc nhiều cuộc phỏng vấn chuyên sâu nhưng vẫn không được chọn, thư từ chối này được gửi để thông báo quyết định đó.

Trong trường hợp này, một cuộc gọi điện thoại là cách trực tiếp hơn để bày tỏ sự tôn trọng ứng viên. Điều này cung cấp cơ hội để nhận phản hồi cá nhân hơn và giữ mối quan hệ tích cực. Tuy nhiên, nếu việc liên hệ với ứng viên qua điện thoại không thành công, bạn có thể gửi thư từ chối qua email.

Ở đây bạn nên thể hiện rằng công ty đánh giá cao thời gian và nỗ lực của ứng viên, cung cấp phản hồi và khuyến khích họ nộp đơn cho các vị trí tương lai phù hợp với kỹ năng của họ.

Mẫu thư từ chối sau phỏng vấn

Chủ đề: Vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty] Kính gửi [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian và nỗ lực cho quá trình phỏng vấn vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty]. Rất vui được thảo luận về năng lực và khát vọng của bạn.

Sau khi xem xét cẩn thận, chúng tôi đã quyết định chọn một ứng viên khác cho vị trí này. Quyết định này thật không dễ dàng vì các ứng viên đều vô cùng xuất sắc.

Chúng tôi rất vui vì có cơ hội được tìm hiểu bạn và biết ơn sự quan tâm mà bạn đã thể hiện để tham gia vào đội ngũ của chúng tôi. Chúng tôi sẽ lưu hồ sơ của bạn và nếu có vị trí phù hợp khác phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm của bạn, chúng tôi hy vọng sẽ xem xét bạn cho những cơ hội tương lai.

Chúc bạn tất cả những điều tốt đẹp nhất trong sự nghiệp của mình và hy vọng bạn sẽ tìm được một vị trí phù hợp với tài năng của mình.

Trân trọng,
[Tên của bạn] [Chức danh của bạn] [Tên Công ty]

Các điều nên và không nên khi viết thư từ chối

Nên:

• Gửi thư từ chối ngay khi quyết định được đưa ra.
• Giữ một phong cách chuyên nghiệp và lịch sự xuyên suốt.
• Cảm ơn ứng viên vì thời gian và quan tâm của họ đối với vị trí.
• Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng nếu có thể.
• Khuyến khích ứng viên nộp đơn trong tương lai nếu bạn tin rằng họ có thể phù hợp với văn hóa công ty.
• Đảm bảo thông báo từ chối được gửi riêng tư.
• Giữ ngôn ngữ trung lập để tránh hiểu lầm.

Không nên:

• Làm ứng viên hy vọng hão huyền. Tránh sử dụng ngôn ngữ có thể bị hiểu lầm là mời ứng viên nộp đơn cho cùng vị trí đó lại lần nữa.
• Cung cấp quá nhiều chi tiết về quá trình sàng lọc hoặc lý do tại sao người khác được chọn.
• Quá chung chung. Điều chỉnh thư để gửi đến từng ứng viên, tránh sử dụng các mẫu quá chung chung.
• Không nên trì hoãn gửi thông báo từ chối một cách không cần thiết.
• Sử dụng ngôn ngữ nhạy cảm hoặc cá nhân.
• Gợi mở về khả năng đàm phán hoặc thảo luận về quyết định. Thư từ chối nên khẳng định sự kết thúc.
• So sánh người nhận với các ứng viên khác hoặc tiết lộ thông tin về họ.
• Chia sẻ tình trạng của ứng viên hoặc phản hồi của bạn với công chúng hoặc với các ứng viên khác.

Hãy nhớ rằng mục tiêu là tôn trọng và chuyên nghiệp, đảm bảo ứng viên cảm thấy được đánh giá cao mặc dù không nhận được công việc.

Tóm lại

Thư từ chối không chỉ là thông báo hình thức về việc không được chọn; đó là một phần quan trọng của nghệ thuật giao tiếp phản ánh tính chuyên nghiệp của một tổ chức.

Là một chuyên gia HR, bạn có quyền để đảm bảo thư từ chối được gửi đúng thời hạn, cho phép ứng viên chuyển hướng một cách nhanh chóng. Với một chút suy nghĩ và thời gian, bạn có thể tùy chỉnh thư từ chối ứng viên để công nhận những nỗ lực và năng lực đặc biệt của họ. Luôn duy trì một tông giọng tích cực và động viên.

Nguồn dịch: AIHR