Hướng dẫn cách quản lý nghỉ phép cơ bản năm 2024

Hầu hết các công ty đều có chính sách và chương trình để giải quyết khi nhân viên cần nghỉ làm, và thường được gọi là quy trình quản lý nghỉ phép của công ty.

Nhân viên cảm thấy họ đang làm việc nhiều hơn trong thời gian gần đây, và số giờ nghỉ phép chưa dùng cho thấy điều này. Thực tế là, theo nghiên cứu của Hiệp hội Du lịch Hoa Kỳ, có 768 triệu ngày nghỉ phép không được sử dụng, tổng cộng khoảng 65,5 tỷ đô la mất đi trong lợi ích cho nhân viên.

Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân quan trọng vì nhiều lý do, bao gồm giúp nhân viên tránh kiệt sức và hỗ trợ năng suất làm việc. Đây chính là lúc quy trình quản lý nghỉ phép của công ty có thể giúp cải thiện trải nghiệm của nhân viên.

Quản lý nghỉ phép là gì?

Quản lý nghỉ phép là quy trình mà một công ty triển khai để quản lý các yêu cầu nghỉ làm của nhân viên. Điều này bao gồm các hình thức khác nhau của việc nghỉ phép, chẳng hạn như nghỉ phép có lương (PTO), nghỉ ốm hoặc nghỉ phép, tang lễ, cá nhân, quân sự, giáo dục, gia đình, FMLA (Luật Nghỉ việc vì Lý do Gia đình) và nghỉ không kế hoạch.

Các công ty quản lý quy trình này bằng cách triển khai chính sách và quy trình. Mục tiêu cuối cùng của quy trình quản lý nghỉ phép của một công ty là cho phép nhân viên nghỉ làm mà vẫn giảm thiểu sự gián đoạn cho lực lượng lao động – tất cả trong khi tuân thủ các luật và quy định áp dụng.

Mặc dù quản lý nghỉ phép có thể được xử lý bằng cách thủ công, việc chuyển sang hình thức điện tử không phải là không thể trong quy trình này. Theo một báo cáo nghiên cứu thị trường của Facts và Factors, thị trường phần mềm quản lý nghỉ phép vắng mặt toàn cầu sẽ tăng 9,3% từ năm 2020 đến năm 2026, đạt mức đáng kinh ngạc 0,95 tỷ đô la!

Quản lý nghỉ phép có giống quản lý vắng mặt không?

Các thuật ngữ quản lý nghỉ phép (leave management) và quản lý vắng mặt (absence management) thường được sử dụng thay thế cho nhau vì chúng có nhiều điểm tương đồng; tuy nhiên, có một số khác biệt giữa hai thuật ngữ này như sau.

Quản lý nghỉ phép	Quản lý vắng mặt
Thời gian nghỉ thường kéo dài hơn 1 hoặc 2 ngày.	Có thể dùng để chỉ việc nghỉ không thường xuyên hoặc không liên tục, dù đã được lên kế hoạch hay không. Các loại vắng mặt này thường không được bảo hiểm theo luật lao động, như FMLA (Luật Nghỉ việc cho Lý do Gia đình). Vắng mặt quá nhiều, đặc biệt là sự vắng mặt không được phép, có thể trở thành vấn đề quản lý chuyên biệt về chấm công và hiệu suất làm việc.
Thời gian nghỉ lâu (hơn 3 ngày) có thể yêu cầu bằng chứng hỗ trợ.	Có thể không yêu cầu chứng từ (như đơn từ bác sĩ, v.v.) nếu việc vắng mặt chỉ kéo dài một hoặc hai ngày.
Thường có ngày bắt đầu và kết thúc được xác định.	Có thể không có ngày bắt đầu hoặc kết thúc được biết trước hoặc xác định sẵn.
Thường có quy trình yêu cầu và phê duyệt chính thức.	Có thể không yêu cầu quy trình yêu cầu và phê duyệt chính thức hoặc phức tạp.

Lợi ích và thách thức của quản lý nghỉ phép của nhân viên

Các lợi ích của việc áp dụng quy trình quản lý nghỉ phép cho một công ty bao gồm:

• Giúp đảm bảo tuân thủ các luật và quy định liên quan đến thời gian nghỉ làm việc
• Tạo ra một quy trình đồng nhất và nhất quán trên toàn tổ chức
• Tăng sự hài lòng và giữ chân nhân viên; nhân viên biết rằng họ có các lựa chọn nghỉ phép
• Tăng năng suất và hiệu quả bằng cách cho phép kế hoạch lực lượng lao động và giảm thiểu sự gián đoạn trong hoạt động công việc
• Giúp nhận biết các template hoặc trend về nghỉ phép hoặc vắng mặt của nhân viên và tổ chức.
• Tuy nhiên, quá trình này cũng có thể gặp phải những thách thức, chẳng hạn như:
• Theo dõi không chính xác về việc nghỉ phép
• Lỗi và chậm trễ trong việc tính lương
• Thiếu sự giáo dục hoặc giao tiếp rõ ràng đến lực lượng lao động về chính sách và quy trình nghỉ phép của công ty
• Sự gián đoạn trong nơi làm việc nếu không có quy trình nghỉ phép hiệu quả hoặc không áp dụng một cách nhất quán.

5 quy trình chính của quản lý nghỉ phép

Bước 1. Xác định phạm vi phát triển hệ thống quản lý nghỉ phép

Là bước đầu tiên, công ty cần phát triển một chiến lược và mục tiêu cho quy trình quản lý nghỉ phép của nhân viên. Điều này áp dụng cho một tổ chức muốn triển khai quy trình ban đầu hoặc cải thiện hoặc cập nhật quy trình quản lý nghỉ phép hiện tại.

Làm như sau:

• Tổ chức một ủy ban để giúp phát triển tầm nhìn chiến lược và kế hoạch dự án về những gì họ muốn quy trình quản lý nghỉ phép của công ty trông như thế nào. Điều này có thể bao gồm việc phát triển chính sách và quy trình nghỉ phép, triển khai phần mềm quản lý nghỉ phép điện tử, kế hoạch giao tiếp và đào tạo về chính sách và hệ thống.
• Bao gồm các thành viên chủ chốt trong ủy ban, chẳng hạn như các trưởng phòng, ban lãnh đạo và cố vấn pháp lý, để phát triển chiến lược hoặc phác thảo ban đầu.
• Dựa trên thông tin này, phát triển một kế hoạch dự án và thời gian và thúc đẩy quá trình tạo hoặc cải thiện quy trình quản lý nghỉ phép của công ty.

Bước 2. Hiểu về các luật pháp và quy định áp dụng

Hiểu các yêu cầu pháp lý áp dụng cho tổ chức là một yếu tố quan trọng trong quy trình quản lý nghỉ phép. Luật pháp có thể khác nhau tùy theo địa điểm, quy mô của công ty và ngành nghề.

Hiểu rõ về các luật pháp áp dụng và yêu cầu của chúng sẽ giúp công ty tuân thủ và giảm thiểu các rủi ro pháp lý, chẳng hạn như tranh chấp hoặc khiếu nại từ nhân viên.

Làm như sau:

• Hỏi ý kiến ​​cố vấn pháp lý nội bộ hoặc bên ngoài để hỗ trợ về các luật, thay đổi về luật và yêu cầu liên quan đến tuân thủ. Mặc dù việc thuê cố vấn pháp lý bên ngoài làm tăng chi phí, nhưng nó có thể giúp tiết kiệm tiền cho công ty trong tương lai bằng cách giảm thiểu các rủi ro pháp lý và chi phí/phí tổn pháp lý kế tiếp.
• Thiết lập quy trình để cập nhật thông tin về luật lao động và quy định một cách đều đặn.

Bước 3. Phát triển và thông báo chính sách nghỉ phép

Các chính sách nghỉ phép được xác định rõ sẽ giúp đảm bảo một quy trình đồng nhất. Những chính sách và quy trình này nên được xem xét thường xuyên. Sự thay đổi về luật pháp, quy mô của lực lượng lao động và các yếu tố kinh doanh khác có thể đòi hỏi thay đổi và cập nhật chính sách.

Làm như sau:

• Phát triển chính sách công ty liên quan đến quy trình quản lý nghỉ phép của nhân viên với đội ngũ pháp lý.
• Xem xét việc phát triển các quy trình nghỉ phép liên quan mô tả quy trình từng bước về các khía cạnh khác nhau của việc nghỉ phép. Điều này có thể bao gồm các loại nghỉ phép được cung cấp, cách yêu cầu xin nghỉ phép khác nhau, cách xử lý nghỉ phép không kế hoạch, cách tích lũy PTO hoặc thời gian nghỉ, quy trình khiếu nại nếu nghỉ phép bị từ chối và người liên hệ để giải đáp câu hỏi hoặc quan ngại.
• Quan trọng nhất, tuân thủ chính sách của công ty một cách nhất quán trên toàn tổ chức.

Bước 4. Triển khai hoặc cập nhật phần mềm quản lý nghỉ phép

Hầu hết các công ty hiện nay sử dụng một loại phần mềm quản lý nghỉ phép điện tử. Điều này giúp tự động hóa quy trình tổng thể, cung cấp khả năng báo cáo, giảm chi phí lao động và các lỗi liên quan xảy ra trong quá trình thủ công hoặc quá trình “giấy tờ”, và đảm bảo việc áp dụng nhất quán trong toàn công ty. Phần mềm quản lý nghỉ phép nên cung cấp khả năng:

• Xác định điều kiện đủ để nghỉ phép
• Tối ưu hóa quy trình yêu cầu nghỉ phép và quá trình phê duyệt/từ chối
• Giữ cân đối thời gian nghỉ phép
• Xem và quản lý các trường hợp nghỉ phép của nhân viên
• Theo dõi, duy trì và cung cấp khả năng kiểm toán cho các trường hợp nghỉ phép
• Cấu hình quy trình làm việc về nghỉ phép
• Cung cấp khả năng báo cáo.

Làm như sau:

• Sau khi đã phát triển “danh sách ngắn” các phần mềm quản lý nghỉ phép tiềm năng (LMS), lên lịch tổ chức các buổi trình diễn với các nhà cung cấp LMS. Đây cũng là một bước quan trọng trong quá trình, vì LMS cần cung cấp các chức năng dựa trên nhu cầu của công ty. Đảm bảo hiểu rõ loại và mức độ hỗ trợ kỹ thuật mà nhà cung cấp LMS cung cấp sau khi triển khai.
• Hỗ trợ quá trình yêu cầu đề xuất từ các nhà cung cấp LMS khác nhau và cuối cùng quyết định triển khai hệ thống nào. Tư vấn với các phòng ban chính khác về ngân sách và phát triển hợp đồng, nếu cần.

Bước 5. Kiểm tra và đào tạo

Trước khi triển khai LMS, cần có một giai đoạn kiểm tra, đào tạo và các hoạt động thông tin để đảm bảo một quá trình triển khai suôn sẻ và có tổ chức.

Làm như sau:

• Phối hợp với nhà cung cấp, xác định ngày triển khai mục tiêu cho LMS.
• Phối hợp việc kiểm tra, đào tạo và triển khai LMS với nhà cung cấp. Đề nghị có một giai đoạn kiểm tra để đảm bảo sản phẩm hoạt động như mong đợi và giúp xác định bất kỳ vấn đề kỹ thuật hoặc giới hạn không ngờ nào.
• Thường nhà cung cấp đề nghị đào tạo ban đầu về LMS như một phần của hợp đồng. Xác định những người cần được đào tạo và phát triển kế hoạch và lịch trình đào tạo.
• Dẫn dắt quá trình giao tiếp và thông báo cho các bên liên quan quan trọng.

Nhà cung cấp phần mềm quản lý nghỉ phép

Có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý nghỉ phép hiện có. Các hệ thống tốt nhất cung cấp tất cả các công cụ cần thiết để hỗ trợ mục tiêu của công ty và xử lý và quản lý yêu cầu nghỉ phép một cách hiệu quả về chi phí. Theo Forbes, dưới đây là danh sách 5 sản phẩm phần mềm quản lý nghỉ phép tốt nhất năm 2024.

Tên	Doanh nghiệp mục tiêu	Chức năng chính
Calamari	Dùng cho quản lý nghỉ phép đa quốc gia	Phần mềm có thể tùy chỉnh theo từng quốc gia.
Timetastic	Dành cho các tổ chức từ thiện và các doanh nghiệp B-corps	Cam kết giúp phụ nữ thất nghiệp trở lại công việc bằng cách cung cấp hướng dẫn phỏng vấn và các yêu cầu cần thiết khác cho buổi phỏng vấn. Ngoài cam kết của riêng mình đối với các hoạt động từ thiện và trách nhiệm công dân doanh nghiệp, nó cũng cung cấp ưu đãi giảm 50% cho tất cả các tổ chức từ thiện và các công ty chứng nhận B-corps cam kết với trách nhiệm xã hội, minh bạch và có trách nhiệm.
Absence.io	Dành cho các công ty vừa và đa ngôn ngữ	Cung cấp một số gói khác nhau với chức năng khác nhau. Các công cụ quản lý nghỉ phép có bảy ngôn ngữ.
Kissflow	Dành cho các doanh nghiệp lớn	Báo cáo tương tác cung cấp thông tin chi tiết về xu hướng nghỉ phép. Xác nhận tự động, tính toán cấp phát và cân đối nghỉ phép cấp doanh nghiệp, cập nhật số dư và báo cáo giúp ghi lại, giám sát và quản lý yêu cầu nghỉ phép với số lượng lớn một cách nhanh chóng. Liên kết với các hệ thống kinh doanh khác.
Vacation Tracker	Dành cho quản lý nghỉ phép có thể tùy chỉnh	Giúp người dùng đạt được mục tiêu thân thiện với môi trường. Đối với mỗi 100 yêu cầu nghỉ phép, Vacation Tracker sẽ trồng thêm 1 cây.

Lưu ý chính

Quản lý nghỉ phép của nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo hoạt động suôn sẻ của một bộ phận. Nó cho phép quản lý một cách chính xác mức độ nhân sự và tuân thủ pháp luật. Trong khi quản lý nghỉ phép có thể được thực hiện thủ công, phần mềm quản lý nghỉ phép thường được sử dụng vì nó tự động hóa quy trình và duy trì tính nhất quán của quy trình.

Khả năng được nghỉ phép là một phần thiết yếu của sự phúc lợi của nhân viên. Điều này là lợi ích tốt nhất cho công ty khi tạo ra trải nghiệm quản lý nghỉ phép tích cực, vì nó giúp nhân viên khi họ cần điều đó nhất.

 

Nguồn dịch: AIHR