Quá tải nhân sự: Nguyên do và 5 cách để phòng tránh

Sau khi tuyển dụng hàng trăm nhân viên để đáp ứng nhu cầu do đại dịch, Amazon đã phải đối mặt với vấn đề quá tải nhân sự. Công ty sau đó đã sa thải 99.000 nhân viên trực tiếp. Đây là trường hợp cắt giảm nhân sự lớn nhất của Amazon sau khi quá tải các kho hàng của họ.

Là một chuyên gia HR, bạn cần đảm bảo tối ưu hóa lực lượng lao động. Thiếu nhân viên có thể dẫn đến công việc quá tải và giảm năng suất, trong khi có quá nhiều nhân viên có thể tạo ra môi trường không hiệu quả và lãng phí tài nguyên.

Nhưng vì sao lại xảy ra tình trạng quá tải nhân sự ban đầu? Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tình trạng này xảy ra và các biện pháp để phòng tránh tình huống này, từ đó tổ chức của bạn đạt được hiệu suất tối đa.

Quá tải nhân sự là gì?

Quá tải nhân sự xảy ra khi có nhiều người được tuyển dụng hơn cần thiết để vận hành doanh nghiệp. Trái với tình trạng thiếu nhân viên khi công ty cần nhiều người hơn để vận hành. Tình trạng quá tải nhân sự thường xảy ra khi một doanh nghiệp đối mặt với sự bùng nổ nhanh chóng và sự suy giảm đột ngột do xu hướng hoặc điều kiện của ngành công nghiệp.

Quá tải nhân sự VS thiếu nhân sự

Để hiểu rõ hơn về tình trạng quá tải nhân sự, hãy so sánh quá tải nhân sự và thiếu nhân sự:

Quá tải nhân sự	Thiếu nhân sự
Khi có quá nhiều nhân viên để vận hành doanh nghiệp	Khi một nhiệm vụ hoặc công việc yêu cầu nhiều nhân viên hơn
Dẫn đến sự không hiệu quả hoặc giảm năng suất	Nhân viên cảm thấy quá tải vì làm việc quá nhiều, dẫn đến giảm năng suất và chất lượng công việc
Nhà tuyển dụng phải trả lương và phúc lợi không cần thiết, dẫn đến chi phí lao động cao hơn	Nhà tuyển dụng chi tiền trả thêm cho làm thêm giờ của nhân viên. Điều này cũng có thể làm giảm động lực của nhân viên và việc làm quá sức có thể dẫn đến các lỗi hoặc làm lại từ đầu.
Nhân viên có thể cảm thấy tài năng của mình bị lãng phí do thiếu công việc, dẫn đến không còn hài lòng và thiếu cam kết công việc	Nhân viên quá tải với khối lượng công việc và căng thẳng, dẫn đến sự kiệt quệ của nhân viên và nghỉ việc
Gây căng thẳng tài chính cho tổ chức và có thể dẫn đến sa thải hoặc thu nhỏ quy mô để tối ưu hóa lực lượng lao động.	Sự kiệt quệ của nhân viên dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc cao và chi phí tuyển dụng thêm để thay thế nhân viên đã từ chức. Phòng nhân sự có thể tuyển thêm nhân viên để phân phối lại khối lượng công việc hoặc thuê một công ty tạm thời để giao một nhiệm vụ cho bên ngoài.
Phân bổ tài nguyên không hiệu quả, điều đó có thể được sử dụng tốt hơn cho các dự án quan trọng khác.	Quyết định kinh doanh bị hoãn hoặc bị hủy bỏ do thiếu nhân viên.

 

Tại sao lại xảy ra tình trạng quá tải nhân sự?

Xác định nguyên nhân gốc rễ của tình trạng quá tải nhân sự là rất quan trọng để hiểu tại sao nó xảy ra ban đầu và đưa ra các biện pháp để giải quyết.

• Dự báo kém: Khi một tổ chức tính toán sai số lượng người cần để thực hiện một dự án mới, có thể tuyển dụng nhiều nhân viên hơn mức cần thiết. Ví dụ, bạn có thể tuyển dụng một nhân viên toàn thời gian trong khi một vị trí bán thời gian sẽ hiệu quả hơn.
• Tình hình kinh tế khó đoán: Trong thời điểm kinh tế không chắc chắn, như khi thị trường suy thoái, công ty thường đối mặt với thách thức cân bằng lực lượng lao động để phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Họ sẽ muốn tránh sa thải loạt, điều này có thể dẫn đến việc giữ lại nhân viên dư thừa, tạo ra một tình hình nhạy cảm yêu cầu điều hướng cẩn trọng.
• Nhân viên không được đào tạo đa dạng: Thiếu đào tạo đa dạng khiến nhân viên không thể thực hiện các nhiệm vụ ngoài công việc của họ. Đào tạo thúc đẩy phát triển nhân viên và tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc tuyển dụng nhân viên bổ sung. Ví dụ, việc nâng cao kỹ năng của các kỹ sư phần mềm có thể loại bỏ tuyển dụng đợt mới khi áp dụng công nghệ mới.
• Nhân viên không linh hoạt hoặc không dễ dàng thích ứng: Sự cứng nhắc của nhân viên có thể gây trở ngại cho khả năng thích ứng của tổ chức với các điều kiện thay đổi, dẫn đến tình trạng quá tải khi một số công việc cụ thể trở nên thừa thãi.
• Xuất hiện công nghệ mới: Tiến bộ công nghệ, chẳng hạn như tự động hóa, đôi khi có thể dẫn đến tình trạng quá tải bằng cách làm cho một số vai trò công việc trở nên lỗi thời.
• Thiếu giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả giữa các nhân viên và nhân viên là điều cần thiết để xác định và giải quyết tình trạng thừa nhân sự. Giao tiếp minh bạch giúp nhân viên hiểu được những yêu cầu thay đổi và cho phép họ được đào tạo cho những vai trò quan trọng khác.
• Nhận thức của quản lý về kỹ năng của nhóm: Quản lý nên có kiến thức tổng quan về kỹ năng và kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm. Thông tin này giúp quản lý cùng với phòng nhân sự hợp tác và đưa ra quyết định thông suốt về tuyển dụng, từ đó tạo ra một lực lượng lao động linh hoạt và phản ứng nhanh hơn.

6 nguy cơ của việc quá tải nhân sự

Quá tải nhân sự có thể ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp:

1. Tăng chi phí lao động

Nguy cơ cận kề của việc quá tải nhân sự là tăng chi phí. Lực lượng lao động chiếm một phần đáng kể trong các khoản chi tiêu của tổ chức, bao gồm lương, phúc lợi và các khoản chi phí liên quan khác. Quá nhân viên dư thừa mà không có khối lượng công việc tương ứng có thể làm mất cân bằng tài chính, dẫn đến nguy cơ phá sản.

2. Thiệt thòi cạnh tranh

Quá tải nhân sự lấy đi nguồn lực quan trọng có thể cải thiện sản phẩm và dịch vụ. Các công ty gánh nặng với quá nhiều nhân viên đối mặt với nguy cơ mất thị phần vào tay các đối thủ linh hoạt hơn, vì chi phí lao động cao làm trở ngại cho các sáng kiến chiến lược như mở rộng dòng sản phẩm hoặc thâm nhập vào thị trường mới.

Ngoài ra, sự quá tải nhân sự thường dẫn đến việc hình thành các hệ thống phân cấp không cần thiết, làm chậm quá trình ra quyết định. Điều này làm hạn chế tính linh hoạt, khiến các công ty tụt lại phía sau các đối thủ linh hoạt hơn trong việc đáp ứng các biến đổi trên thị trường.

3. Khó khăn trong việc phối hợp

Quá nhiều nhân viên có thể tạo ra thách thức về phối hợp. Quản lý sau đó phải đưa ra chỉ đạo rõ ràng hoặc gặp khó khăn trong việc hỗ trợ nhân viên khi có quá nhiều ngườ. Điều này có thể dẫn đến sự không hiểu và nhầm lẫn về vai trò, ảnh hưởng cuối cùng đến sản lượng hoặc dịch vụ khách hàng.

Ví dụ, các chỉ dẫn trái ngược từ nhiều đại diện dịch vụ khách hàng có thể tạo ra ấn tượng về một công ty không có tổ chức, dẫn đến trải nghiệm khách hàng không dễ chịu.

4. Tinh thần nhân viên kém

Nhân viên có thể cảm thấy chưa được đánh giá cao khi có quá nhiều người cạnh tranh với nhau về trách nhiệm. Điều này có thể dẫn đến các mối quan hệ xấu trong nơi làm việc khi nhân viên nghĩ rằng vai trò của họ đang gặp nguy hiểm, tạo ra căng thẳng và áp lực.

Quá tải nhân sự cũng có thể dẫn đến sự buồn chán và không hài lòng vì nhân viên có quá nhiều thời gian rảnh. Điều này có thể dẫn đến sự mất tập trung của nhân viên.

5. Hiệu suất làm việc kém

Có quá nhiều nhân viên có thể dẫn đến hiệu suất làm việc giảm vì không hiệu quả. Các phòng ban hoặc team quá đông có thể gây trở ngại cho sự hợp tác, trong khi nhân viên không được giao đủ việc có thể thấy vị trí của mình vô nghĩa. Điều này có thể dẫn đến dự án và quy trình ít hiệu quả hơn, từ đó làm giảm năng suất tổng thể.

6. Layoffs

Việc duy trì chi phí lao động cao trong khi năng suất thấp thường buộc các công ty phải đưa ra những quyết định khó khăn, bao gồm cắt giảm nhân viên để tiết kiệm chi phí và tránh khủng hoảng tài chính.

Ví dụ, vào tháng 9 năm 2022, Meta có hơn 80.000 nhân viên. Hai tháng sau đó, công ty buộc phải cắt giảm 11.000 nhân viên, tương đương khoảng 13% lực lượng lao động của mình.

Làm thế nào để HR tránh quá tải nhân viên trong 5 bước

HR nên liên tục theo dõi số lượng nhân viên của mình để ngăn chặn việc có quá nhiều nhân viên. Dưới đây là các chiến lược được đề xuất:

Bước 1: Tiến hành phân tích nhân sự toàn diện
Bắt đầu bằng việc tiến hành một cuộc kiểm tra toàn diện để xác định các phòng ban có quá nhiều nhân viên và tìm hiểu lý do đằng sau đó. Thu thập và phân tích dữ liệu nhân viên, bao gồm năng suất làm việc, tỷ lệ nghỉ việc và thời gian hoàn thành dự án.

Sử dụng thông tin này để đưa ra quyết định có căn cứ về việc tuyển dụng chiến lược, đào tạo và phân bổ nguồn lực. Ngoài ra, để chuẩn bị sẵn sàng, dự đoán nhu cầu lao động tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường.

Bước 2: Xây dựng sự minh bạch
Thông báo cho nhân viên về những lo ngại về việc có quá nhiều nhân viên và các biện pháp được thực hiện. Khuyến khích giao tiếp mở giữa HR, quản lý và trưởng phòng. Thu thập phản hồi thông qua khảo sát và cuộc họp để có cái nhìn về khối lượng công việc và xác định các trường hợp có quá nhiều nhân viên hoặc thiếu nhân viên.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch HR vững chắc
Phát triển một kế hoạch nhân sự chi tiết mô tả rõ số lượng nhân viên cần thiết và năng lực cụ thể của họ cho mỗi phòng ban. Điều này sẽ giúp đảm bảo số lượng nhân viên có kỹ năng phù hợp để đáp ứng nhu cầu hiện tại và tương lai.

Bước 4: Đầu tư vào việc đào tạo và nâng cao kỹ năng
Trang bị cho đội ngũ lao động các kỹ năng linh hoạt cho phép họ thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Điều này không chỉ giúp phát triển và tăng cường sự hứng thú của nhân viên mà còn loại bỏ nhu cầu tuyển dụng thêm trong các giai đoạn cao điểm. Căn chỉnh các chương trình đào tạo với các vai trò hoặc yêu cầu dự án.

Bước 5: Nâng cao quy trình tuyển dụng và nhân sự
Thực hiện kế hoạch nhân sự hiệu quả và các tiêu chí tuyển dụng để tránh việc có quá nhiều nhân viên trong tương lai. Hiểu rõ mục tiêu dài hạn của công ty và điều chỉnh chiến lược tuyển dụng phù hợp.

Duy trì mô tả công việc chính xác để thu hút ứng viên có kỹ năng phù hợp. Cân nhắc việc tuyển dụng tạm thời hoặc theo mùa để xử lý nhu cầu tăng của khách hàng, và sử dụng các công ty dịch vụ tuyển dụng cho công việc bán thời gian hoặc dự án để giảm chi phí.

Khuyến khích nhân viên khám phá các cơ hội nghề nghiệp giữa các phòng ban để phân phối kiến thức chuyên môn trong toàn công ty và giảm khả năng có quá nhiều nhân viên trong một khu vực.

Kết luận

Tác động tiêu cực của việc quá tải nhân viên đối với hiệu suất tài chính của một công ty không thể coi nhẹ. Việc này có thể xảy ra do các yếu tố khác nhau, chẳng hạn như biến đổi thị trường bất ngờ, kế hoạch lao động không đủ, thiếu cơ hội đào tạo và phát triển, hoặc quy trình tuyển dụng không hiệu quả. Tuy nhiên, có những cách hiệu quả để giải quyết vấn đề này.

Sử dụng phân tích nhân sự, xây dựng kênh giao tiếp mở và phát triển kế hoạch nhân sự vững chắc là những bước quan trọng trong việc giải quyết tình trạng có quá nhiều nhân viên. Ngoài ra, triển khai các chương trình học tập và phát triển và cải thiện chiến lược tuyển dụng có thể đóng góp đáng kể vào việc giải quyết vấn đề này.

Bằng cách nhận biết các dấu hiệu của việc có quá nhiều nhân viên và triển khai các biện pháp phù hợp, HR có thể giảm thiểu hậu quả tiêu cực và giúp tổ chức duy trì lợi nhuận.

Nguồn dịch: AIHR