Từ điển Nhân Sự

HƯỚNG DẪN LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH HR TỐI ƯU NĂM 2024

Lập kế hoạch ngân sách HR là sự chuẩn bị tốt cho tương lai và quản lý hiệu quả các nguồn lực của Bộ phận Nhân sự để làm việc với năng suất cao. Vậy làm thế nào bạn có thể lập kế hoạch ngân sách HR của mình?

Tạo ngân sách để chi trả các chi phí tuyển dụng, thuê nhân công, đào tạo, tiền lương, phúc lợi, và nhiều hơn thế nữa sẽ rất có lợi cho công ty bạn. Điều này giúp ngăn chặn bất kỳ tình huống không lường trước nào có thể ảnh hưởng đến việc xây dựng đội ngũ lao động mạnh của bạn. Nếu tổ chức của bạn vẫn đang phải đối mặt với một vài biến số, thì đó chính là dấu hiệu để thiết lập kế hoạch ngân sách HR một cách linh hoạt.

Ngân sách HR là gì?

Nếu bạn lần đầu tiếp cận với khái niệm này hoặc đơn giản là cần một sự giải thích, thì ngân sách HR cung cấp quỹ, quỹ này được phân bổ cụ thể cho từng quy trình HR trong một tổ chức. Vì tài sản quan trọng nhất của một doanh nghiệp là con người, ngân sách này phải được lập kế hoạch cẩn thận, được thông báo và được phê duyệt bởi các lãnh đạo.

Có hai loại ngân sách HR mà các tổ chức thường sử dụng. Loại bạn chọn phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm quỹ có sẵn, chi phí dự kiến và lợi nhuận:
– Ngân sách HR gia tăng: Sử dụng dữ liệu từ các chi phí HR của các năm trước, bạn có thể điều chỉnh các con số cho năm kế tiếp. Nếu vẫn còn quỹ, bạn cũng có thể tính con số đó vào trong ngân sách. Ngân sách mới bao gồm sự tăng (hoặc giảm) so với năm trước dựa trên các mục tiêu HR – ví dụ, tăng thêm chi phí cho các phúc lợi.
– Ngân sách HR từ con số 0: Dành cho các ngân sách HR mới hoặc cần được đổi mới hoàn toàn. Bắt đầu bằng việc phân bổ ngân sách cho việc cần hỗ trợ nhiều nhất. Năm 2024 có thể tập trung mạnh vào tuyển dụng. Do đó, ngân sách của bạn sẽ đòi hỏi nhiều khoản cho marketing tuyển dụng, khía cạnh hành chính của việc phỏng vấn và sàng lọc ứng viên, và cải thiện công tác đón nhận nhân viên mới. Một ví dụ về công ty sử dụng phương pháp “Lập ngân sách từ con số 0″ là Florida Power and Light Company (Hoa Kỳ), đã thành công trong việc kiểm soát chi phí. Phương pháp ngân sách hóa từng đồng này đã thành công vì nó sử dụng lối suy nghĩ hướng tới tương lai.

Trong cả hai trường hợp, lập kế hoạch ngân sách HR là quá trình có hệ thống, đòi hỏi xem xét kỹ lưỡng các chi phí của các năm trước, chi phí trong năm hiện tại, dự đoán số lượng nhân viên và các dự đoán khác để đảm bảo các chức vụ HR không bị thiếu quỹ.

Ngân sách HR bao gồm những gì?

HR bao gồm nhiều lĩnh vực, vậy làm thế nào để đảm bảo bao gồm tất cả trong ngân sách HR? Ngay cả một doanh nghiệp nhỏ cũng có thể đánh giá không đầy đủ các chi phí tuyển dụng, tuyển dụng, đào tạo và các biện pháp khác để tạo trải nghiệm tuyệt vời cho nhân viên. Đây cũng là một lĩnh vực có thể gây rối loạn cho tổ chức từ cả các nguyên nhân trong và ngoài, như chúng ta đã thấy trong đại dịch vừa qua.

Với sự thay đổi ưu tiên, tất cả các tổ chức cần đánh giá lại chiến lược ngân sách hành chính để đảm bảo quản lý HR hiệu quả trong suốt năm. Có một template ngân sách HR có thể hỗ trợ quá trình lập kế hoạch ngân sách hợp lý cho năm tới. Dưới đây là các thành phần của ngân sách hành chính điển hình:

Tuyển dụng và thu hút nhân tài

Đối với hầu hết các tổ chức, việc này là ưu tiên trước nhất mà đòi hỏi một mức chi phí cao. Lập kế hoạch tuyển dụng HR mới đòi hỏi có một ngân sách HR có thể hỗ trợ từ việc quảng cáo các vị trí tuyển dụng đến quá trình đón nhận và đào tạo. Cạnh tranh dự kiến ​​sẽ tăng; do đó, bạn cần phân bổ một phần lớn ngân sách ở đây. Bạn nên lập kế hoạch ngân sách cho:

  • Quảng cáo các vị trí đang tuyển dụng
  • Phỏng vấn và sàng lọc ứng viên
  • Kiểm tra lý lịch
  • Onboarding
  • Phí dịch vụ agency
  • Việc phân bổ nhân viên hoặc thiết lập văn phòng từ xa
  • Marketing tuyển dụng
  • Giảm tỷ lệ nghỉ việc

Học tập và phát triển

Cuộc khảo sát năm 2021 của Gartner cho thấy 68% nhà lãnh đạo HR cho biết họ sẽ xây dựng kỹ năng và năng lực quan trọng trong năm tới. Chi một khoản hợp lý cho việc học hỏi và phát triển mang lại lợi ích đáng kể. Cân nhắc:

  • Đào tạo nhân viên mới
  • Giải quyết lỗ hổng kỹ năng
  • Các chứng chỉ cho nhân viên
  • Triển khai hệ thống học tập
  • Chuyển đổi học trực tuyến

Nâng cao năng lực HR

HR phải đối mặt không chỉ với lỗ hổng kỹ năng của nhân viên mà còn của chính họ. Nếu bạn muốn team HR của mình có tác động thực sự đến tổ chức, bạn cần đảm bảo rằng các thành viên trong bộ phận của bạn có những năng lực HR có hiệu quả dài lâu trong tương lai – hiểu biết về kinh doanh, thành thạo kỹ thuật số, vận động con người và đọc hiểu dữ liệu – để giúp doanh nghiệp của bạn thành công. Đó là lý do tại sao bạn cần bao gồm cơ hội nâng cao năng lực HR trong kế hoạch ngân sách của mình:

  • Quyền truy cập các khóa học học trực tuyến về HR
  • Các chứng chỉ HR
  • Ngân sách đào tạo cá nhân cho nhân viên HR
  • Các buổi hội thảo
  • Các khóa học đại học

Thù lao và phúc lợi

So sánh số lượng nhân viên thuê năm trước đó và chi phí thù lao và phúc lợi của nhân viên, tăng ngân sách HR của bạn khoảng 3-5% để đảm bảo bạn có đủ vào năm 2024. Cân nhắc:

  • Lương nhân viên
  • Bảo hiểm sức khỏe
  • Bảo hiểm nhân thọ
  • Kế hoạch lương hưu
  • Thời gian nghỉ có lương
  • Trả lương làm thêm giờ
  • Tiền thưởng
  • Các phúc lợi khác

Đa dạng, công bằng và tích hợp (diversity, equity, and inclusion – DEI)

Dự kiến ​​phong trào đa dạng, công bằng và tích hợp ngày càng tăng. Hãy góp phần bằng cách phân bổ một phần ngân sách HR của bạn cho việc giáo dục và nỗ lực văn hóa về DEI:

  • Tăng cường đa dạng trong việc tuyển dụng
  • Triển khai các phương pháp tuyển dụng tích hợp
  • Đào tạo DEI và xây dựng văn hóa
  • Chương trình lãnh đạo DEI

Quan hệ nhân viên và quản lý nhân tài

Thù lao và phúc lợi chỉ là khởi đầu khi nói đến khen thưởng nhân viên. Và nhân viên cần cảm thấy được công nhận. Cân nhắc các cách khác để tăng cường động lực cho những nhân viên xuất sắc nhất khi lập kế hoạch ngân sách cho danh mục chi phí này:

  • Tạo sự cam kết của nhân viên
  • Tạo môi trường làm việc tích cực
  • Xây dựng và huấn luyện các tổ
  • Đặt đúng ứng viên vào vị trí phù hợp
  • Xây dựng mối quan hệ quản lý
  • Quan hệ lao động

An toàn và sức khỏe của nhân viên

Cung cấp một môi trường làm việc an toàn là trách nhiệm pháp lý của tất cả các nhà tuyển dụng. Như một phần của việc chuẩn bị ngân sách HR của bạn, kiểm tra các chính sách và hệ thống hiện có để xác định các chi phí liên quan:

  • Tuân thủ quy định an toàn
  • Sức khỏe tinh thần
  • Sức khỏe thể chất
  • An ninh tại nơi làm việc

Công nghệ HR

Với việc các sản phẩm mới được cung cấp liên tục, đây có thể là cơ hội tốt để nâng cấp các hệ thống HR cũ và đầu tư vào một cái gì đó giúp tối ưu hóa quản lý vốn con người;

  • Hệ thống Thông tin HR (HRIS)
  • Công nghệ quản lý học tập
  • Hệ thống lương và phúc lợi
  • Công cụ làm việc từ xa

Quản lý hành chính HR

Hãy chắc chắn để dành một khoản trong ngân sách HR của bạn để chi trả các chi phí vận hành bộ phận HR. Cho dù đó là cho một bộ phận duy nhất trong một doanh nghiệp nhỏ hoặc một team lớn trong một công ty lớn hoặc quản lý một đội ngũ lớn các nhà tuyển dụng và chuyên viên HR, tất cả đều cần được hỗ trợ khi guồng quay công việc tiếp tục thay đổi:

  • Giao tiếp HR
  • Quản lý hành chính HR chung

Tại sao bạn cần lập kế hoạch ngân sách HR của mình?

Lập kế hoạch ngân sách HR quan trọng không kém bất kỳ hoạt động nào khác; thực tế, nó là chìa khóa cho sự phát triển của tổ chức của bạn. Những lý do chính tại sao bạn cần bắt đầu suy nghĩ về ngân sách HR của mình trước là để:

  • Quản lý chi phí vốn con người – Tránh chi tiêu quá mức hoặc, tệ hơn, không đủ để phân chia lương. Một ngân sách HR được lập kế hoạch cẩn thận cho phép bạn phân bổ lại các nguồn lực khi có sự thay đổi.
  • Đảm bảo hiệu quả hoạt động của HR – Bạn có cái nhìn tổng quan về việc nên đầu tư vào đâu và đầu tư bao nhiêu tiền, điều này giúp bạn hoạt động một cách hiệu quả và hiệu suất cao.
  • Đạt được thành công của tổ chức – Qua hiệu suất của HR, tổ chức có thể tận dụng nhân viên của mình, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu. Điều này cũng giúp bạn sẵn sàng trước các thay đổi quy định ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác nhau của HR.
  • Có chỗ đứng trong việc đưa ra quyết định – Với 60% nhà lãnh đạo kinh doanh hi vọng HR trở thành đối tác, việc trình bày một kế hoạch ngân sách phát triển tốt có thể nâng cao giá trị của bạn đối với tổ chức.

Làm thế nào để chuẩn bị một ngân sách HR?

Một số bước bạn có thể thực hiện và các phương pháp tốt nhất bạn có thể áp dụng để làm cho việc lập kế hoạch ngân sách HR của bạn hiệu quả hơn.
Bước 1 – Xác định mục tiêu kinh doanh của bạn.
Tất cả kế hoạch HR phải phù hợp với mục tiêu kinh doanh cho năm 2024. Xác định ưu tiên đầu tiên cho doanh nghiệp, để mục tiêu HR của bạn được điều chỉnh tốt, sau đó chuyển sang các lĩnh vực ít quan trọng hơn. Một ví dụ về một công ty thực hiện điều này tốt là Apple, họ khuyến khích HR tham gia vào tất cả các lĩnh vực chiến lược của công ty.

Bước 2 – Xem xét ngân sách trong quá khứ.
Sử dụng thời gian này để xem xét ngân sách, chi tiêu và hiệu suất trong quá khứ. Xem xét cách bạn đã sử dụng ngân sách và kết quả của chúng. Học hỏi và cải thiện.

Bước 3 – Phân tích và dự báo nhu cầu nhân sự của bạn.
Lập kế hoạch trước cho nhu cầu tuyển dụng có thể giúp bạn kiểm soát ngân sách. Có một ý tưởng tốt về số lượng nhân viên cho mỗi phòng ban so với tỷ lệ nghỉ việc và hiệu suất dự án. Tìm hiểu về chi phí tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và phúc lợi cho nhân viên.

Bước 4 – Chuẩn bị ngân sách HR dựa trên dữ liệu.
Như chúng tôi đã đề cập, hiệu suất trong quá khứ của bạn, kế hoạch và dự báo tăng trưởng, cùng công nghệ là những yếu tố cơ bản để lập kế hoạch ngân sách HR chính xác. Sử dụng dữ liệu mới nhất để đưa ra quyết định, từ đó loại bỏ các biến số.

Bước 5 – Lập kế hoạch cho các trường hợp tốt và xấu nhất.
Nếu có điều gì mà giai đoạn 2020-2022 đã dạy cho chúng ta, thì đó là tất cả các công ty cần sẵn sàng đối mặt với những tình huống khó khăn. Hãy có một kế hoạch để đối phó với những tình huống tốt nhất và xấu nhất mà thị trường việc làm đặt ra cho công ty của bạn. Ví dụ, tỷ lệ nghỉ việc hàng năm của bạn có thể trung bình là 5%. Nhưng nếu nó tăng lên 15% với hiện tượng “Great Resignation”, bạn có thể cần tăng chi tiêu cho việc tuyển dụng vì bạn sẽ cần thay thế nhiều người hơn.

Bước 6 – Xem xét các khoản đầu tư như là công cụ xây dựng doanh nghiệp.
Bạn có kế hoạch ra mắt một công cụ HR mới hay chương trình giới thiệu nhân viên mới không? Với tất cả các lựa chọn tuyệt vời có sẵn, đây có thể là thời điểm tốt để nâng cấp hệ thống HR của bạn và/hoặc triển khai công nghệ mới. Đây là một đầu tư vào sự thành công của phòng HR của bạn. Chỉ cần đảm bảo tính đến điều đó trong ngân sách của bạn, bao gồm loại ROI (lợi tức đầu tư) bạn mong đợi.

Bước 7 – Có những kỳ vọng thực tế.
Ngân sách phòng HR của bạn nên là một cái nhìn thực tế về điều gì sẽ đến trong năm 2024. Đừng chi tiêu quá mức, nhưng cũng đừng tiết kiệm quá mức ở bất kỳ lĩnh vực quan trọng nào. Chuẩn bị ngân sách của bạn trong một báo cáo rõ ràng, sử dụng các con số thực tế để tăng khả năng được chấp nhận.

Bước 8 – Được phê duyệt.
Bước cuối cùng trước khi triển khai ngân sách HR của bạn là sự xem xét và phê duyệt bởi ban quản lý của tổ chức. Minh họa cách ngân sách đề xuất của bạn phù hợp với mục tiêu doanh nghiệp. Bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để được lãnh đạo phê duyệt mà không gặp quá nhiều rắc rối.

Lời kết

Việc lập kế hoạch ngân sách HR một cách chính xác đòi hỏi hiểu biết tỉ mỉ về tất cả các chi phí và một loạt dữ liệu đa dạng. Hãy đảm bảo dành đủ thời gian cho việc lập kế hoạch ngân sách HR – từ đó, bạn có thể đảm bảo rằng bạn sử dụng tối đa các nguồn lực mà bạn có.

Nguồn dịch: AIHR

Post Views: 133