9 cách để tránh tác động bất lợi trong quản trị nhân sự

Bất chấp những nỗ lực tốt nhất của bạn, các nghiệp vụ quản trị nhân sự của bạn có thể không công bằng với một số nhóm người nhất định. Để loại bỏ sự không công bằng càng nhiều càng tốt, điều quan trọng là bạn có thể nhận ra tác động bất lợi. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về tác động bất lợi; Nó là gì và tại sao điều quan trọng là phải tránh những tác động đấy. Chúng tôi cũng sẽ chia sẻ 9 cách để tránh tác động xấu đến các chức năng quản trị nhân sự của bạn.

Nội dung

Tác động bất lợi là gì? Định nghĩa

Tại sao điều quan trọng là giảm thiểu tác động bất lợi

9 cách để tránh tác động xấu trong việc đi thuê và tuyển dụng nhân sự

Tác động bất lợi là gì? Định nghĩa

Tại Hoa Kỳ, EEOC (Ủy ban Cơ hội Việc làm Bình đẳng) định nghĩa tác động bất lợi như sau: “tỷ lệ lựa chọn khác nhau đáng kể trong việc tuyển dụng, thăng chức hoặc quyết định việc làm khác gây bất lợi, ảnh hưởng tiêu cực đến các thành viên của nhóm chủng tộc, nhóm giới tính hoặc nhóm dân tộc.”

Tác động bất lợi có thể xảy ra trong các hoạt động tuyển dụng khác nhau bao gồm tuyển dụng, học tập và phát triển, thăng chức, chuyển giao và đánh giá hiệu suất. Nó có thể xảy ra trong một phần cụ thể của, ví dụ, quá trình lựa chọn, hoặc trong toàn bộ quá trình thực hành.

Hầu hết thời gian, tác động bất lợi là hậu quả không mong muốn hoặc không lường trước được của thực trạng việc làm. Một ví dụ thường được đặt tên là một công ty tiến hành kiểm tra lý lịch cho một nhóm ứng viên (A) nhưng không phải cho một nhóm khác (B).

Mặc dù họ có thể thành thật tin rằng có một lý do hợp lý cho thực tiễn này, nhưng nó có thể dẫn đến tác động bất lợi nếu hóa ra các ứng cử viên đủ điều kiện hơn từ nhóm A bị loại sau khi kiểm tra lý lịch này và nhiều ứng cử viên từ nhóm B được tuyển dụng.

Tại sao điều quan trọng là giảm thiểu tác động bất lợi

Có nhiều lý do tại sao điều quan trọng là phải cố gắng và tránh tác động bất lợi trong quản trị nhân sự của bạn càng nhiều càng tốt, bao gồm:

• Để xây dựng một lực lượng lao động đa dạng và hội nhập hơn. Nghiên cứu cho thấy các công ty càng đa dạng hơn sẽ có nhiều khả năng có lợi nhuận tài chính tốt hơn. Sự đa dạng cũng thúc đẩy sự đổi mới; một nghiên cứu của HBR cho thấy các công ty có sự đa dạng trên mức trung bình có doanh thu đổi mới cao hơn 19% và tỷ suất lợi nhuận EBIT cao hơn 9%. Điều tương tự cũng xảy ra đối với sự hội nhập. Một báo cáo năm 2018 của Deloitte cho thấy các tổ chức có văn hóa hội nhập, trong số những thứ khác, có khả năng đổi mới và nhanh nhẹn cao gấp sáu lần: họ nhìn thấy nhiều góc độ hơn về các vấn đề tiềm ẩn, tưởng tượng các giải pháp thông minh hơn và phát hiện những thành kiến trong những gì họ đang tạo ra.
• Để đảm bảo thực hành tuyển dụng công bằng. Nếu không có quy trình tuyển dụng công bằng và không thiên vị, bạn sẽ không thể xây dựng một lực lượng lao động đa dạng hoặc thu hút ứng viên từ mọi tầng lớp xã hội.Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phát hiện và giảm thiểu tác động bất lợi trong hoạt động tuyển dụng của bạn; Làm như vậy sẽ giúp bạn cung cấp cho mỗi ứng cử viên một cơ hội công bằng, bất kể tuổi tác, giới tính, nguồn gốc, dân tộc, tôn giáo, chủng tộc và khuynh hướng giới tính của họ.
• Để tuân thủ luật pháp (địa phương). Tuân thủ luật cơ hội việc làm bình đẳng có thể không phải là điều đầu tiên bạn nghĩ đến, nhưng tránh tác động bất lợi chỉ đơn giản là một nghĩa vụ pháp lý. Để tránh các vụ kiện kéo dài và tốn kém có thể gây thiệt hại cho tổ chức của bạn, do đó, phương pháp tuyển dụng của bạn phải tuân thủ luật pháp địa phương.

9 cách để tránh tác động bất lợi trong quản trị nhân sự

1. Nắm bắt quy tắc bốn phần năm

Để tránh tác động bất lợi trong thực trạng tuyển dụng, trước tiên bạn cần hiểu khi nào có trường hợp được coi là tác động bất lợi. Tại Hoa Kỳ, họ đã áp dụng hướng dẫn thống nhất (Uniform Guidelines) về quy trình lựa chọn nhân viên cho việc này. Các hướng dẫn này nhằm mục đích ‘thiết lập các tiêu chuẩn thống nhất cho việc sử dụng các thủ tục lựa chọn của người sử dụng lao động và để giải quyết các tác động bất lợi, xác nhận và các yêu cầu lưu giữ hồ sơ.’

Các hướng dẫn (Uniform Guidelines) đã thiết lập một cách để xác định xem có tác động bất lợi trong thủ tục tuyển dụng hay không; Quy tắc 4/5 hoặc 80%. Nói một cách đơn giản hơn, tỷ lệ lựa chọn các nhóm được bảo vệ – bao gồm chủng tộc, giới tính, tuổi tác (40 tuổi trở lên), tôn giáo, tình trạng khuyết tật và tình trạng cựu chiến binh – nên bằng 80% trở lên tỷ lệ lựa chọn các nhóm không được bảo vệ để tránh tác động bất lợi đối với nhóm trước.

SHRM thực hiện một công việc tuyệt vời để giải thích cách tính toán tác động bất lợi, đây là một ví dụ đơn giản:

2. Tiến hành phân tích công việc kỹ lưỡng

Trước khi quảng cáo việc làm được đăng, cần phải thực hiện phân tích công việc khách quan. Để tránh tác động bất lợi trong phân tích tuyển dụng của bạn – và sau đó trong các vấn đề tuyển dụng khác như những điều được đề cập dưới đây – điều quan trọng là tiêu chí lựa chọn của bạn luôn liên quan trực tiếp đến công việc được đề cập và không có gì khác.

Lý tưởng nhất, phân tích công việc được thực hiện bởi sự kết hợp của nhân viên, người quản lý (tuyển dụng) và / hoặc nhà tuyển dụng và các chuyên gia nhân sự. Các mục tiêu của phân tích công việc có thể khác nhau nhưng bao gồm:

• Cung cấp đầu vào cho bản mô tả công việc (trong đó chỉ định các yêu cầu cho một vị trí mới, bao gồm các kỹ năng cần thiết, vai trò trong nhóm, tính cách và khả năng của một ứng viên phù hợp)
• Đào tạo nhân lực. Một khi kiến thức, kỹ năng, khả năng và các đặc điểm khác được xác định, nhu cầu đào tạo có thể được xác định và nhân viên có thể được đào tạo.
• Đánh giá hiệu suất. Phân tích công việc cung cấp đầu vào cho việc đánh giá hiệu suất của cá nhân thực hiện công việc.
• Tính linh hoạt của nhân lực. Phân tích công việc rất hữu ích để xác định kiến thức, kỹ năng, khả năng và các đặc điểm khác cần thiết cho một vai trò, sau đó có thể được kết hợp với tuyển dụng nội bộ.

3. Viết mô tả công việc bao gồm

Cách quảng cáo việc làm của bạn được viết, nghĩa là các từ và ngôn ngữ được sử dụng trong đó, có tác động trực tiếp đến những người bạn thu hút — hoặc không thu hút.

Một công cụ viết tăng cường như Textio sử dụng dữ liệu và học máy để giúp các công ty tối ưu hóa quảng cáo việc làm của họ (và tất cả các giao tiếp bằng văn bản khác của họ). Như vậy, nó có thể giúp bạn chọn ngôn ngữ phù hợp và hấp dẫn, ví dụ, các ứng cử viên đánh giá cao sự hòa nhập. Điều này cũng có thể giúp bạn đảm bảo quảng cáo việc làm của bạn sẽ hấp dẫn nhiều người quan tâm.

4. Sử dụng các cuộc phỏng vấn việc làm có cấu trúc

Có hai loại phỏng vấn, phỏng vấn không có cấu trúc và có cấu trúc. Trong một cuộc phỏng vấn có cấu trúc, một bộ câu hỏi tiêu chuẩn được sử dụng. Điều này cung cấp cho người phỏng vấn một phương pháp thống nhất để ghi lại thông tin và chuẩn hóa đánh giá trình độ của ứng viên, do đó giảm thiểu rủi ro tác động bất lợi.

Trong các tài liệu khoa học, cuộc phỏng vấn có cấu trúc đã được chứng minh là đáng tin cậy gần gấp đôi so với cuộc phỏng vấn phi cấu trúc (Schmidt &; Hunter, 1998). Cuộc phỏng vấn có cấu trúc cho phép người phỏng vấn so sánh chính xác các ứng viên và đưa ra quyết định tốt nhất hoàn toàn dựa trên dữ liệu.

Bên cạnh việc có các câu hỏi tiêu chuẩn, một phương pháp phổ biến được sử dụng trong các cuộc phỏng vấn là phương pháp STAR. Phương pháp này cung cấp một cách có cấu trúc để lấy thông tin từ ứng viên. STAR là từ viết tắt của Situation (Tình huống), Task (Nhiệm vụ), Action (Hành động), Result (Kết quả).

Sử dụng phương pháp này để kiểm tra các năng lực chính của công việc rất được khuyến khích. Thật vậy, hỏi nhiều ứng viên cùng một câu hỏi cho phép bạn dễ dàng so sánh mức độ kinh nghiệm của họ trong những năng lực quan trọng này từ các công việc trước đây của họ.

5. Chia sẻ các phương pháp hay nhất

Trong hầu hết các công ty, có khả năng có nhiều hơn một người tham gia vào quá trình tuyển dụng. Để giảm thiểu tác động bất lợi đến các hoạt động tuyển dụng của bạn, bạn cần đảm bảo rằng mọi người đều tham gia; Đội ngũ tuyển dụng, người quản lý tuyển dụng, quản lý, lãnh đạo, v.v. và chắc chắn rằng bạn thường xuyên chia sẻ các phương pháp hay nhất về cách giảm tác động bất lợi.

Có nhiều phương thức khác nhau để thực hiện việc này, bao gồm:

• Giúp họ hiểu hơn về tính thiên vị của người phỏng vấn, làm thế nào để phát hiện ra nó và làm thế nào để tránh nó
• Luôn cập nhật cho họ về luật lao động mới nhất ở nơi làm việc
• Nếu bạn gặp phải trường hợp tác động bất lợi trong các hoạt động tuyển dụng hiện tại của mình, hãy đảm bảo chia sẻ thông tin đó

6. Sử dụng hướng dẫn phỏng vấn

Hướng dẫn phỏng vấn là một tài liệu cho phép các tổ chức cấu trúc cách họ tiến hành các cuộc phỏng vấn ứng viên. Nó giúp người phỏng vấn biết những gì cần hỏi và theo thứ tự nào và nó đảm bảo trải nghiệm phỏng vấn là giống nhau cho tất cả các ứng viên.

Lợi ích của việc sử dụng hướng dẫn phỏng vấn trong quá trình tuyển dụng không chỉ dừng lại ở tiêu chuẩn hóa các cuộc phỏng vấn. Các lợi ích khác bao gồm:

• Một quy trình có cấu trúc. Khi tất cả người phỏng vấn làm theo các bước giống nhau theo cùng một thứ tự, điều này tạo ra cấu trúc. Điều này, đến lượt nó, làm giảm khả năng mọi người quên hỏi ứng viên một số câu hỏi nhất định hoặc cung cấp cho họ một số thông tin nhất định.
• Kinh nghiệm của ứng viên. Sử dụng hướng dẫn phỏng vấn đảm bảo tất cả các ứng viên có được trải nghiệm giống nhau. Tất nhiên, không phải tất cả người phỏng vấn đều giống nhau nên sẽ luôn có sự khác biệt, nhưng ít nhất quy trình và câu hỏi đều giống nhau đối với tất cả mọi người.
• Đánh giá bình đẳng. Khi bạn sử dụng cùng một phương pháp phỏng vấn và đặt cùng một câu hỏi cho mọi ứng viên, bạn cũng có thể sử dụng cùng một cách tính điểm để đánh giá họ. Điều này làm giảm nguy cơ thiên vị trong quá trình phỏng vấn và giúp bạn tránh tác động bất lợi.

7. Sử dụng các đánh giá hợp lệ và có thể phòng thủ

Sử dụng các đánh giá trong quá trình lựa chọn của bạn có thể là một cách tuyệt vời để giảm sự thiên vị và tác động bất lợi. Tuy nhiên, có một số điều cần cảnh giác:

Đánh giá có những thành kiến nhất định. Ví dụ, đàn ông thường đạt điểm cao hơn phụ nữ trong các bài kiểm tra lý luận số và phụ nữ có xu hướng đạt điểm cao hơn nam giới trong các bài kiểm tra lý luận bằng lời nói.

Sử dụng (đánh giá được xác nhận khoa học). Có rất nhiều đánh giá ngoài kia nhưng không phải tất cả chúng đều được xác nhận.

Khi bạn đang trong quá trình lựa chọn công nghệ nhân sự, bạn có thể hỏi các nhà cung cấp đánh giá trong danh sách rút gọn của bạn về cách đánh giá của họ được thiết kế và xác nhận – điều này đã được thực hiện với việc giảm thiểu tác động bất lợi chưa?

Khi bạn đã chọn (các) đánh giá của mình, điều quan trọng là phải thường xuyên phân tích xem có bất kỳ tác động bất lợi nào xảy ra hay không và nếu có, để làm điều gì đó về nó.

Kết hợp các loại đánh giá khác nhau. Sử dụng, ví dụ, Khả năng tinh thần chung (bài kiểm tra GMA, còn được gọi là bài kiểm tra IQ kết hợp với bài kiểm tra mẫu công việc và bài kiểm tra tính cách. Trong các công cụ đánh giá trước khi tuyển dụng, thường có thể kết hợp (các yếu tố của) các đánh giá khác nhau này trong một bài kiểm tra duy nhất cho các ứng viên.

8. Tạo chính sách khuyến mãi vững chắc

Cũng giống như quyết định tuyển dụng, các quyết định thăng tiến cũng được bảo vệ bởi luật việc làm và không phân biệt đối xử. Nói cách khác, các phương pháp quảng cáo của bạn phải tuân thủ, ở Hoa Kỳ, Nguyên tắc thống nhất mà chúng tôi đã đề cập trước đó.

Một số mẹo giúp bạn đảm bảo rằng bạn tránh được tác động bất lợi trong quyết định quảng cáo của mình:

Có chính sách khuyến mãi mạnh mẽ. Trong số những thứ khác, chính sách của bạn nên bao gồm các thủ tục phỏng vấn và thăng chức, tiêu chí lựa chọn trung lập và thủ tục truyền thông nội bộ của các vị trí.

Có một quy trình đánh giá hiệu suất vững chắc tại chỗ. Một quy trình đánh giá hiệu suất nhất quán giúp làm cho nhân viên của bạn hiểu họ đang ở đâu khi thăng tiến khôn ngoan; Họ biết các yêu cầu về hiệu suất để thăng tiến là gì, liệu họ có đủ điều kiện ngay bây giờ hay không, tại sao một số đồng nghiệp của họ được thăng chức và họ sẽ phải làm gì nếu họ muốn được xem xét thăng chức trong tương lai.

Giao tiếp. Cuối cùng, nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng, hãy đảm bảo nhân viên của bạn nhận thức rõ về chính sách thăng tiến của bạn và quen thuộc với quy trình. Truyền đạt từng vị trí trong nội bộ trước khi đăng ra bên ngoài và hỗ trợ những nhân viên không được thăng chức.

Có một thủ tục khiếu nại tại chỗ trong trường hợp một nhân viên cảm thấy bị oan ức bất chấp những nỗ lực tốt nhất của bạn.

9. Tránh tác động bất lợi trong việc sa thải

Tác động bất lợi có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào của vòng đời nhân viên, kể cả ở cuối. Nếu bạn cần để mọi người ra đi, chẳng hạn như do hậu quả của đại dịch COVID-19, hãy đảm bảo rằng không có nhóm được bảo vệ nào bị ảnh hưởng không tương xứng.

Xem lại các quy trình chấm dứt và sa thải của bạn và sử dụng quy tắc bốn phần năm để xác định xem có tác động bất lợi trong một trong các quy trình này hay không. Ví dụ, nếu hóa ra các nhân viên lớn tuổi đang bị sa thải nhiều hơn những người trẻ tuổi, bạn sẽ cần phải thay đổi quy trình của mình để loại bỏ tác động bất lợi trong thực tế.

– Nguồn AIHR: 9 Ways to Avoid Adverse Impact in Your HR Practices –