7 mẫu kế hoạch cho cuộc họp hàng tuần với đội nhóm

Bạn có bao giờ ngồi trong một cuộc họp và gặp khó khăn khi không theo kịp các công việc của đồng nghiệp? Bạn đã tham dự các cuộc họp mà nhiều người không đóng góp vào cuộc thảo luận nhóm, hoặc ngược lại – chiếm hết sự chú ý hoặc nói đi nói lại một số vấn đề mà không đưa ra hướng giải quyết?

Một kế hoạch họp cố định hàng tuần có thể giúp giảm nhẹ những vấn đề đó bởi vì nó giúp cho quản lý và mọi thành viên trong nhóm nắm bắt được tiến trình công việc của cả team cũng như hiệu quả, khó khăn trong công việc mà từng người đang gặp phải.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích mục đích của một kế hoạch họp hành, mô tả cách tạo ra một kế hoạch họp và đề xuất một số gợi ý cho buổi meeting thành công.

1. Tại sao cần tạo một kế hoạch họp nhóm

Mục đích của một kế hoạch họp là tạo điều kiện giao tiếp trong cuộc họp giữa sếp với nhân viên và giữa các nhân viên với nhau. Khi không có hướng dẫn rõ ràng, nhiều cuộc họp không đạt được hiệu quả cao bởi người tham gia bị sao nhãng bởi việc riêng hoặc đơn giản là bỏ qua toàn bộ buổi họp vì không rõ vai trò của mình.

Một kế hoạch họp hiệu quả giúp các thành viên tập trung vào chủ đề chính , mục tiêu chính trong khi cung cấp thông tin cơ bản quan trọng về chủ đề đang được thảo luận.

2. Cách tạo mẫu kế hoạch họp hàng tuần

Làm thế nào để tạo một kế hoạch họp dựa trên phong cách của nhóm và phù hợp với từng công việc khác nhau?

Một số team thích không khí trang trọng, chuyên nghiệp với mỗi thành viên đặt câu hỏi hoặc đưa ra một quan điểm và mong đợi người khác đáp lại. Tuy nhiên, có những team khác lại thích phong cách trò chuyện thoải mái, vui vẻ, không quá rập khuôn cho cuộc họp của họ.

Bất kể cách tổ chức nào, quan trọng là mọi người cần hiểu rõ mình đang thảo luận về vấn đề gì và tại sao.
Dưới đây là hai ví dụ phổ biến về kế hoạch họp hàng tuần:

Cuộc họp nhóm hàng tuần

Nói lời chào và thông báo về lý do của cuộc họp
Đảm bảo mọi người đều có mặt và yêu cầu một người tự nguyện làm thư ký.

Bắt đầu mỗi cuộc họp bằng một cập nhật nhanh từ mỗi team hoặc mỗi thành viên
Nếu ai đó có câu hỏi cho một trong những nhóm khác, đây là cơ hội để họ đặt câu hỏi. (2 phút cho mỗi cập nhật là khoảng thời gian hợp lý)

• Marketing
• Thiết kế
• Dữ liệu và phân tích
• Quản lý sản phẩm
• Cộng đồng
• Quốc tế

Xem qua các mục mà mọi người đã thêm vào kế hoạch
Yêu cầu người đã thêm vào mục đó giới thiệu và dẫn dắt phần thảo luận đó.

Tổng kết các bước tiếp theo/hành động
– Làm rõ những bước cần được thực hiện và chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ.
– Chọn một người khác trong nhóm để làm người dẫn dắt cuộc họp lần sau và thêm vào kế hoạch họp tuần tới.

Cuộc họp quản lý hàng tuần

Chào mọi người!
– Mọi người đã làm gì trong tuần này? Tâm trạng của mọi người thế nào?

– Điểm tích cực trong tuần trước: Chia sẻ những điều nổi bật trong tuần trước làm bạn cảm thấy phấn khích

– Những điều không tốt trong tuần trước: Chia sẻ những khoảnh khắc khó khăn trong tuần trước

– Cập nhật chung: Báo cáo về bất kỳ cập nhật chung nào trong các team
‍
– Mục tiêu tuần trước: Bạn đã hoàn thành mục tiêu như thế nào so với tuần trước?
‍
– Mục tiêu tuần này: Đặt ra một số mục tiêu cho tuần tới.
‍
– Công việc tuần trước: Bạn và team của bạn đã tiến triển như thế nào với các công việc và dự án chưa hoàn thành?
‍
– Công việc tuần này: Có gì trong danh sách công việc của bạn tuần này?
‍
– Có gì khác cần lưu ý hoặc chia sẻ?: Bao gồm những mục khác để thảo luận ở đây.
‍
– Nhắc nhở: Những lời nhắc nhở cho các cuộc họp trong tương lai.

3. Mẹo để lập kế hoạch họp nhóm hàng tuần tối ưu

Một kế hoạch họp có sự chuẩn bị tốt là một cuộc họp suôn sẻ. Nó giúp cho cuộc thảo luận tính xây dựng và thông tin, giúp đạt được mục tiêu của cuộc họp.

Dưới đây là những mẹo hữu ích để tạo ra một kế hoạch họp thành công:

Hãy để các nhân sự liên kết với nhau

Một cuộc họp thành công nên cho phép các thành viên tự quản lý kế hoạch họp và đóng góp một hoặc hai phần bất kỳ trong . Nếu bạn sử dụng phần mềm kế hoạch họp hợp tác như Fellow, mỗi người thêm các vấn đề mà họ muốn vào kế hoạch họp rất dễ dàng vì đó là một tài liệu công khai mà tất cả các người tham dự đều có quyền truy cập.

Điều này giúp mọi người cảm thấy họ có đóng góp vào cuộc họp vì không chỉ có một người kiểm soát kế hoạch.

Cuộc họp kéo dài trong một giờ hoặc ít hơn.

Về nguyên tắc, điều này không phải là bắt buộc, nhưng quá nhiều thời gian có thể khiến các thành viên nhóm mệt mỏi và trở nên không tập trung, đi vào những chủ đề không liên quan.

Nên rút ngắn cuộc họp thay vì kéo dài nó.

Việc kéo dài cuộc họp có thể khiến người ta trở nên buồn chán hoặc bị phân tâm bởi các vấn đề phụ. Ngược lại, việc rút ngắn cuộc họp tạo ra sự khẩn cấp và làm cho mọi người cảm thấy cần nói nhiều hơn.

Nhóm các phần của kế hoạch vào từng danh mục.

Hãy thử nhóm các vấn đề tương tự trong các phần và tiêu đề riêng biệt trong kế hoạch họp của bạn. Điều này giúp mọi người tập trung vào các chủ đề tương tự và duy trì một khung suy nghĩ trước khi chuyển đổi ngữ cảnh.

Thông báo kế hoạch họp nhóm trước cuộc họp.

Cho phép mọi người có thời gian để suy nghĩ về những gì họ muốn nói và xem xét bất kỳ thông tin nào họ có thể cần cho đóng góp của mình. Kế hoạch họp sẽ giúp họ sẵn sàng hơn khi đến lúc nói lên ý kiến của mình.

Cho phép mọi người có cơ hội đóng góp vào cuộc thảo luận, bất kể kinh nghiệm hoặc nền tảng của họ.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với những người chưa có kinh nghiệm. Bằng cách chia sẻ kế hoạch họp, bạn đang gián tiếp mời họ tham gia vào cuộc trò chuyện.

Và bằng cách cho phép mọi người tham gia, kiến thức và kinh nghiệm của tất cả các thành viên có thể được củng cố, ngay cả khi đóng góp của họ không được trình bày một cách lưu loát hoặc hiệu quả như người khác.

Tiết kiệm thời gian bằng cách yêu cầu mọi người đóng góp các điểm chính cho cuộc thảo luận từ trước.

Giúp bạn có cái nhìn trước về những điều mà mọi người có thể nói thay vì chờ đợi họ nói ra.
Điều này tiết kiệm thời gian và cho phép bạn nói một cách hiệu quả hơn vì bạn biết mình muốn nói gì trước cuộc họp.

Lập danh sách các câu hỏi cần được trả lời.

Đặt mọi người vào tình huống khó xử trong cuộc họp thường không phải là ý hay, nhưng mọi người sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi trả lời câu hỏi nếu thấy chúng được liệt kê trong kế hoạch họp và có cơ hội suy nghĩ về chúng từ trước

4. Mẫu kế hoạch họp nhóm hàng tuần khác

Tùy thuộc vào việc cuộc họp hàng tuần của bạn là cuộc họp nhóm, 1 – 1, hay họp lãnh đạo, kế hoạch của bạn có thể khác nhau. Một mẫu kế hoạch họp là cách nhanh và dễ dàng nhất để tham khảo cách cấu trúc cuộc họp của bạn.

Cuộc họp Sprint hàng tuần

• Sprint trước: Ăn mừng những thành tích và thảo luận về những việc chưa hoàn thành.
• Vấn đề tồn đọng: Danh sách những việc chúng ta muốn hoàn thành trong sprint này.
• Mục tiêu sprint cho tuần này: Tại sao lại cần hoàn thành các mục tồn đọng?
• Giao nhiệm vụ tồn đọng: Mỗi người cần tập trung vào những mục nào trong sprint này?
• Sổ ghi chú: Có điều gì khác cần ghi chú không?
• Liên kết và tài liệu đính kèm: Các tài liệu và tài liệu tham chiếu trong cuộc gọi.

One-on-One: Cuộc họp hàng tuần 1:1

• Bắt đầu bằng một câu hỏi mở để làm nóng buổi họp. Tuần trước của bạn thế nào? Gần đây có gì tốt không?
• Ăn mừng thành tựu và bài học học được: Chúng ta đã đạt được gì kể từ cuộc họp trước? Ghi chú tiến độ trên các sáng kiến quan trọng.
• Làm thế nào chúng ta có thể cải thiện? Xem lại các bài học từ tuần trước.
• Loại bỏ các chướng ngại vật: Có điều gì đang ngăn chặn hoặc làm chậm tiến trình của bạn? Chúng ta có thể loại bỏ chướng ngại vật đó như thế nào? Bạn cần hỗ trợ gì?
•  Đánh giá và phản hồi hai chiều: Tình hình đang ra sao? Làm thế nào chúng ta có thể làm việc cùng nhau hiệu quả hơn?
• Thảo luận mở: Cung cấp thời gian cho cuộc thảo luận mở. Có điều gì khác bạn muốn thảo luận không?
• Follow-Up: Chúng ta nên sắp xếp một cuộc họp 1-1 khác không? Xem xét bất kỳ mục hành động nào phát sinh từ cuộc họp one-on-one.
  ‍

  Cuộc họp kiểm tra dự án

• Mục tiêu
• Lặp lại mục tiêu của dự án
• Deadlines/Cột mốc
• Bao gồm vào kế hoạch các cột mốc đáng chú ý
• Bàn tròn cập nhật dự án
• Chướng ngại vật và rủi ro
• Bạn gặp khó khăn ở đâu? Làm thế nào team có thể giúp?
• Bước tiếp theo
  @tên Nhiệm vụ trước DUE-DATE

Cuộc họp hàng tuần của Ban lãnh đạo

– Xem xét các chỉ số/KPI

– Theo dõi tiến độ của các chỉ số, so sánh mục tiêu với thực tế. Chúng ta đang chênh lệch so với kế hoạch ở đâu? Tại sao?

– Insights

• Có gì đang diễn ra trong công ty?
• Có gì đang xảy ra với khách hàng?
• Có gì đang diễn ra trên thị trường?

– Bàn tròn: Cập nhật cho mọi người, tìm kiếm sự hiệu quả và giúp đỡ lẫn nhau vượt qua khó khăn.

• Thành tựu gần đây
• Ưu tiên hiện tại
• Có vấn đề nào bạn đang gặp khó khăn?

– Đi sâu vào chi tiết
– Trước cuộc họp, chọn một dự án hoặc lĩnh vực kinh doanh để tìm hiểu kỹ lưỡng. Yêu cầu một người trình bày về lĩnh vực đó.
– Thông điệp để chia sẻ với nhóm
– Có điều gì cần thông báo cho toàn bộ công ty không?

Cuộc họp hàng tuần

– Đánh giá nhóm
Chia sẻ thông tin cập nhật về tiến độ tổng thể, các số liệu quan trọng và những câu chuyện để cung cấp cho team của bạn hiểu biết mới nhất về các sáng kiến hiện tại.

– Cập nhật cá nhân
Cho phép mỗi thành viên trong nhóm tóm tắt ngắn gọn những gì họ đã làm việc. Điều này bao gồm tiến độ, khó khăn, thành tựu và bất kỳ thông tin nào khác có giá trị cho team.‍

– Những điểm nổi bật tích cực
Công nhận những thành công lớn và các cột mốc đã đạt được kể từ cuộc họp hàng tuần trước. Những bài học quý giá là gì?

– Chướng ngại vật và mối quan tâm
Có bất kỳ vấn đề hoặc thách thức nào xuất hiện kể từ cuộc họp hàng tuần trước không? Có bất kỳ vấn đề cụ thể nào mà thành viên trong team đang gặp khó khăn? Chúng ta có thể giúp giải quyết chúng như thế nào?‍

– Thông tin mới
Có bất kỳ chỉ số mới, xu hướng, phản hồi từ khách hàng hoặc ảnh hưởng của thị trường nào mà chúng ta nên biết không? Có thông báo của công ty hoặc tin tức ngành nghề không? Chia sẻ bất kỳ tài liệu nào sẽ giúp nhóm hiểu rõ hơn về những khái niệm này.

– Ghi chú quan trọng khác
Tóm tắt bất kỳ thông tin quý giá nào đã được chia sẻ. Không nhất thiết phải liên quan trực tiếp đến nội dung cuộc họp hàng tuần.‍

– Ưu tiên sắp tới
Những ưu tiên chính chúng ta nên tập trung vào tuần tới? Chúng ta đang lên kế hoạch tiếp cận như thế nào? Thành công sẽ như thế nào?

– Kết luận chính
Những thứ quan trọng nhất được rút ra từ cuộc họp hàng tuần này? Bao gồm quyết định quan trọng, báo cáo tiến độ và bất kỳ cơ hội, vấn đề hoặc quan ngại nào cần chia sẻ với đồng nghiệp.

– Hành động
Liệt kê tất cả các bên liên quan quan trọng không tham dự và các phòng ban khác mà thông tin này nên được chia sẻ.‍

– Take Action
Xác định rõ những bước tiếp theo cho cả nhóm và từng cá nhân. Ghi chú người hoàn thành và hạn chót của nhiệm vụ.

 

Nguồn dịch: meetingnotes