5 Lưu ý cho HR khi ứng dụng AI vào đào tạo

Trí tuệ nhân tạo đang tạo nên cơn sốt trên toàn cầu. Việc ra mắt ChatGPT và các mô hình AI ứng dụng khác đã một lần nữa đưa cơ hội ứng dụng AI vào lĩnh vực HR trở thành tâm điểm. Một trong những ứng dụng thực tế của AI trong HR là Đào tạo dựa trên AI.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến cách AI hiện đang được sử dụng trong Đào tạo, những lợi ích và hạn chế của AI liên quan đến Đào tạo, cùng năm hướng dẫn mà HR cần cân nhắc khi áp dụng Đào tạo bằng AI.

Đào tạo dựa trên AI là gì?

Đào tạo dựa trên AI là việc sử dụng trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ, thúc đẩy, bổ sung hoặc đảm nhận vai trò trong mối quan hệ Đào tạo. Theo cách nói kỹ thuật hơn, các nhà nghiên cứu định nghĩa AI trong coaching là: “Một quá trình có hệ thống, được hỗ trợ bởi máy móc, nhằm giúp khách hàng thiết lập mục tiêu nghề nghiệp và xây dựng giải pháp để đạt được các mục tiêu đó.”

Khi các ứng dụng thực tiễn của AI trong HR ngày càng tăng, các thách thức liên quan đến thiên kiến, thiếu minh bạch và đạo đức cũng gia tăng. Một ví dụ là thành phố New York đã ban hành luật mới nhằm điều chỉnh việc sử dụng AI trong tuyển dụng. Để vượt qua những thách thức này, chúng ta cần hiểu rõ các cách sử dụng AI trong HR nhằm khai thác hiệu quả và có đạo đức các công nghệ này.

Trong chuỗi video HR Dialogues, chúng tôi đã thảo luận về tương lai của Đào tạo cùng Tiến sĩ Glenn Wallis đến từ công ty Đào tạo doanh nghiệp Exigence.

Các loại hình Đào tạo dựa trên AI

Có ba loại hình Đào tạo dựa trên AI, được phân loại dựa vào vai trò mà AI đóng trong mối quan hệ Đào tạo. Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn:

Đào tạo được hỗ trợ bởi AI

Là gì? Coaching được hỗ trợ bởi AI nghĩa là Đào tạo viên sử dụng AI để hiểu nhu cầu Đào tạo và cung cấp các khuyến nghị nhằm hỗ trợ quá trình Đào tạo.

Ví dụ: Đào tạo viên sử dụng các bài đánh giá dựa trên AI và yêu cầu người được Đào tạo tương tác với các công cụ vận hành bằng AI để cung cấp thông tin cho Đào tạo viên. Dữ liệu này cải thiện chất lượng và hiệu quả của quá trình Đào tạo.

Ví dụ nhà cung cấp: Coachhub

Đào tạo tăng cường bởi AI

Là gì? Coaching tăng cường bởi AI là hình thức trong đó người được Đào tạo tương tác với các công cụ dựa trên AI giữa các buổi Đào tạo chính thức với Đào tạo viên con người. AI đóng vai trò như một người hướng dẫn, hỗ trợ quá trình phát triển liên tục và giúp việc Đào tạo tiếp diễn ngay cả ngoài các buổi gặp mặt trực tiếp.

Ví dụ: Một người được Đào tạo gặp Đào tạo viên của họ mỗi tháng một lần trong 90 phút. Giữa các buổi đó, họ tham gia vào một hành trình phát triển do AI điều hướng, trong đó AI gửi nội dung học tập phù hợp dựa trên các bài đánh giá, ưu tiên và nhiệm vụ mà Đào tạo viên đã xác định. Đào tạo viên cũng có thể truy cập những dữ liệu này và sử dụng hành trình do AI thiết kế để bổ trợ cho các buổi Đào tạo trực tiếp.

Ví dụ nhà cung cấp:: Exigence, Centrical

AI đóng vai trò Đào tạo viên

Là gì? AI đóng vai trò Đào tạo viên là hình thức trong đó AI chính là Đào tạo viên, và người dùng chỉ tương tác với AI mà không (hoặc rất ít) tương tác với Đào tạo viên thật. Quá trình coaching diễn ra hoàn toàn giữa AI và người được Đào tạo.

Ví dụ: Một người được Đào tạo sử dụng một hệ thống coaching bằng AI được công nhận để nâng cao mức độ tự nhận thức của bản thân.

Chúng tôi tin rằng các mô hình “AI đóng vai trò Đào tạo viên” sẽ trở nên phổ biến hơn trong tương lai, khi các công cụ AI phát triển khả năng tạo ngôn ngữ ngày càng tiên tiến. Tuy nhiên, nghiên cứu về hiệu quả và tính đạo đức của hình thức Đào tạo này – khi không có sự giám sát của con người – vẫn chưa đưa ra kết luận rõ ràng. Trước thực trạng thiếu hụt Đào tạo viên và nhu cầu ngày càng tăng về các dịch vụ Đào tạo có chi phí hợp lý và dễ mở rộng, hình thức Đào tạo này được dự đoán sẽ ngày càng được “dân chủ hóa” trong tương lai.

Ví dụ nhà cung cấp: Coach Vici, Replika

Lợi ích và hạn chế của Đào tạo dựa trên AI là gì?

Cả ba hình thức Đào tạo bằng AI đều có những lợi ích và hạn chế riêng. Việc hiểu rõ các yếu tố này là điều thiết yếu khi tích hợp AI vào các hoạt động Đào tạo trong tổ chức của bạn.

Lợi ích Hạn chế
Đào tạo được hỗ trợ bởi AI – Nâng cao chất lượng các buổi Đào tạo

– Tăng hiệu quả làm việc của Đào tạo viên

– Lợi ích mang lại cho người được Đào tạo sau buổi Đào tạo còn hạn chế

– Không dễ mở rộng quy mô

Đào tạo tăng cường bởi AI – Cải thiện trải nghiệm Đào tạo tổng thể

– Tiếp cận dựa trên dữ liệu và bằng chứng rõ ràng

– Duy trì việc Đào tạo liên tục trong môi trường làm việc và cuộc sống

– Dễ mở rộng hơn so với mô hình Đào tạo truyền thống

– Chi phí cao và thường được cung cấp theo mô hình thuê bao (subscription)

– Cần xác định rõ ràng vai trò giữa Đào tạo viên, AI và người được Đào tạo

– Có nguy cơ tạo ra sự phụ thuộc vào hệ thống theo thời gian

AI đóng vai trò Đào tạo viên – Dễ mở rộng quy mô

– Tăng khả năng tiếp cận cho nhiều đối tượng hơn

– Chưa có đủ nghiên cứu chứng minh mức độ an toàn và hiệu quả của hình thức này

– Không có sự giám sát của các chuyên gia được chứng nhận

– AI hiện vẫn chưa đủ khả năng xử lý các vấn đề phức tạp và mang tính ngữ cảnh

Khi được sử dụng đúng cách và hiệu quả, việc áp dụng Đào tạo bằng AI có thể mang lại giá trị đáng kể cho tổ chức. Vậy nên bắt đầu từ đâu? Và những hướng dẫn nào có thể giúp bạn xác định hình thức phù hợp với tổ chức của mình?

5 yếu tố HR cần cân nhắc khi triển khai Đào tạo dựa trên AI

Chúng tôi đề xuất 5 yếu tố quan trọng mà HR cần xem xét để xác định liệu Đào tạo bằng AI có phù hợp với tổ chức hay không, và làm thế nào để triển khai một cách có đạo đức và có trách nhiệm.

1: Xác định rõ mục đích và phạm vi của chương trình Đào tạo

Nguyên tắc đầu tiên là cần làm rõ mục tiêu, phạm vi và giới hạn của quy trình Đào tạo. Tổ chức có thể tận dụng AI trong các mục tiêu Đào tạo như phát triển năng lực lãnh đạo, phát triển bản thân và nâng cao hiệu suất làm việc.

Tuy nhiên, AI không phù hợp để xử lý các vấn đề nghiêm trọng liên quan đến sức khỏe tâm thần và tuyệt đối không nên được sử dụng cho mục đích này. Các can thiệp liên quan đến lâm sàng cần được thiết kế và thực hiện bởi chuyên gia y tế được chứng nhận. Dù các chuyên gia này có thể sử dụng AI như một công cụ hỗ trợ, AI không nên trực tiếp tương tác với người được Đào tạo trong những trường hợp này.

2: Cân nhắc mức độ phức tạp và rủi ro tiềm ẩn

Sau khi xác định mục tiêu của quá trình Đào tạo, hãy đánh giá độ phức tạp và nguy cơ gây hại nếu có sự cố trong tương tác với AI.

Nói đơn giản, bạn cần cân nhắc mức độ rủi ro đối với người được Đào tạo nếu AI xảy ra lỗi hoặc không phù hợp. Một Đào tạo viên được chứng nhận luôn làm việc theo nguyên tắc “Không gây hại”, nhưng điều này không nhất thiết đúng với AI. Ví dụ, xử lý vấn đề sức khỏe tinh thần có rủi ro cao hơn nhiều so với các chủ đề như định hướng nghề nghiệp.

Dựa trên hai yếu tố này, bạn có thể chọn cách áp dụng phù hợp trong ba hình thức Đào tạo bằng AI:

  • AI đóng vai trò Đào tạo viên (AI-as-the-coach): phù hợp với những tình huống có độ phức tạp và rủi ro thấp. AI thường xử lý tốt các vấn đề đơn giản, có tính lặp lại, phù hợp với các nhân viên ở cấp độ khởi đầu hoặc trung cấp.
  • Đào tạo tăng cường bởi AI (AI-augmented coaching): phù hợp với độ phức tạp và rủi ro ở mức trung bình, khi có sự giám sát từ con người. Thường áp dụng hiệu quả cho cấp độ nhân viên trung cấp đến quản lý cấp cao.
  • Đào tạo được hỗ trợ bởi AI (AI-supported coaching): phù hợp với tình huống có độ phức tạp và rủi ro cao. AI đóng vai trò cung cấp dữ liệu, giúp nâng cao chất lượng của quá trình Đào tạo, nhưng không thay thế được yếu tố con người. Cách tiếp cận này phù hợp cho các lãnh đạo cấp cao hoặc điều hành cấp cao, dù khó nhân rộng và tốn nhiều thời gian.

3: Tạo sự hiểu biết rõ ràng, thiết lập cơ chế giám sát và kiểm soát

Khi áp dụng Đào tạo bằng AI, tất cả các bên liên quan cần hiểu rõ cách thức AI được sử dụng và các giới hạn của nó.

Ví dụ, người được Đào tạo cần biết dữ liệu nào họ chia sẻ sẽ được AI lưu lại và chuyển cho Đào tạo viên, dữ liệu này được dùng ra sao và mối quan hệ giữa họ với AI nhằm mục đích gì. Họ cũng cần hiểu rằng AI chỉ đóng vai trò hỗ trợ, còn các nguyên tắc về ranh giới, bảo mật, an toàn và tránh gây tổn hại vẫn phải được tuân thủ nghiêm ngặt.

Ngoài việc làm rõ vai trò của từng bên, tổ chức cần thiết lập các biện pháp kiểm soát phù hợp.

Ví dụ, nếu một người sử dụng hình thức “AI-as-the-coach” có biểu hiện suy nghĩ tự sát hoặc chia sẻ thông tin cần đến chuyên gia tâm lý, hệ thống phải có cơ chế cảnh báo và chuyển tiếp đến chuyên gia có chuyên môn. Điều này tương tự như cách các nền tảng như Meta phát hiện từ khóa có khả năng cần đến can thiệp y tế.

4: Đảm bảo sử dụng mô hình Đào tạo được công nhận, minh bạch về dữ liệu

Khi lựa chọn phương pháp Đào tạo bằng AI, tổ chức cần đánh giá tính đáng tin cậy của mô hình Đào tạo và nguồn dữ liệu mà AI sử dụng để đưa ra phản hồi.

Khi làm việc với nhà cung cấp, hãy yêu cầu họ cung cấp thông tin chi tiết về mô hình và phương pháp Đào tạo mà AI sử dụng. Đồng thời, họ cũng cần làm rõ cách mô hình được tích hợp vào hệ thống học của AI.

Cũng cần hiểu rõ quy trình đánh giá hiệu quả và tính chính xác của AI theo thời gian, chẳng hạn như tần suất đánh giá chất lượng phản hồi của AI.

Nói cách khác, để đưa ra quyết định đúng đắn, bạn phải tin tưởng vào phương pháp Đào tạo, hiểu cách AI hoạt động và được kiểm soát như thế nào trong bối cảnh đó. Đánh giá mô hình, dữ liệu và quy trình xác minh sẽ giúp bạn đảm bảo chương trình Đào tạo đạt hiệu quả, hiệu suất và đáng tin cậy.

5: Xem AI như một phần bổ trợ cho các hoạt động phát triển nhân lực khác

Cuối cùng, Đào tạo dựa trên AI cần được tích hợp vào chiến lược phát triển HR tổng thể của tổ chức. Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế đòi hỏi tổ chức phải đánh giá lại toàn bộ nội dung đào tạo và các lộ trình phát triển hiện có.

Tối thiểu, bạn cần xác định rõ AI hỗ trợ Đào tạo ở đâu và như thế nào trong mối quan hệ với các chương trình phát triển khác. Tốt nhất là nội dung Đào tạo và các chương trình khác cùng dựa trên một nền tảng lý thuyết thống nhất để đảm bảo tính nhất quán với mô hình năng lực và lãnh đạo của tổ chức.

Khi công nghệ AI ngày càng phát triển, việc tích hợp sẽ dễ dàng hơn. Nhưng hiện tại, điều quan trọng là giúp người được Đào tạo hiểu rõ AI đóng vai trò gì trong kế hoạch phát triển nghề nghiệp và kỹ năng tổng thể. Với hình thức Đào tạo có hỗ trợ AI, bạn nên cung cấp thông tin cho Đào tạo viên về triết lý phát triển nội bộ để họ có thể vận dụng tốt hơn trong thực tiễn.

Lời kết,

Trong tương lai, AI sẽ đóng vai trò ngày càng quan trọng trong việc dân chủ hóa, mở rộng quy mô và giúp các dịch vụ Đào tạo trở nên dễ tiếp cận hơn với nhiều người trên toàn cầu.

Bằng cách áp dụng một phương pháp có trách nhiệm, sử dụng đúng mục đích và tuân thủ các nguyên tắc tích hợp vào hệ thống phát triển HR tổng thể, bộ phận HR có thể tận dụng AI như một công cụ đắc lực để nâng cao hiệu quả Đào tạo chuyên môn và phát triển nghề nghiệp.

Nguồn dịch AIHR