Từ điển Nhân Sự

17 Ví dụ về truyền thông nội bộ từ các công ty lớn và nhỏ

Trong một thế giới mà gần 80% nhân viên không gắn kết hoặc thậm chí còn thờ ơ với công việc, các công ty có mức độ gắn kết cao hơn có thể vượt trội so với đối thủ. Trên thực tế, nghiên cứu của Gallup cho thấy mức độ gắn kết thấp của nhân viên có liên hệ đến tỷ lệ vắng mặt cao hơn, nhiều sự cố an toàn hơn, tỷ lệ nghỉ việc cao hơn, thất thoát nhiều hơn, lỗi sản phẩm nhiều hơn và sự không hài lòng từ khách hàng cao hơn.

Truyền thông nội bộ hiệu quả có thể đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng một môi trường làm việc nơi nhân viên cảm thấy được thông tin, được lắng nghe và được công nhận. Những yếu tố này góp phần làm tăng mức độ gắn kết và năng suất làm việc của nhân viên.

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ trong lĩnh vực HR là dòng thông tin hai chiều trong nội bộ công ty, nhằm mục đích giúp nhân viên hiểu rõ và đồng thuận với các mục tiêu của tổ chức. Việc này được thực hiện thông qua các thông điệp nhắm đúng đối tượng và vòng phản hồi, sử dụng nhiều kênh truyền thông khác nhau để thông báo, truyền cảm hứng và gắn kết nhân viên.

Mục tiêu cuối cùng của truyền thông nội bộ trong HR là tạo sự thấu hiểu, đồng thuận và xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy được kết nối và được trao quyền.

Các loại truyền thông nội bộ

Bộ phận HR đóng vai trò trung tâm trong việc thúc đẩy các hình thức truyền thông nội bộ sau:

  • Truyền thông chiến lược: Để thông tin và định hướng cho nhân viên về tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị và mục tiêu của công ty.
  • Truyền thông khi onboarding: Giúp nhân viên mới chào nhập công ty và hòa nhập với nhóm và văn hóa công ty.
  • Khảo sát nhân viên: Thu thập phản hồi về mức độ hài lòng trong công việc, mức độ gắn kết và các chủ đề liên quan.
  • Thông báo về chính sách và quy trình: Cập nhật các chính sách mới hoặc điều chỉnh và giải thích ảnh hưởng của chúng đối với nhân viên.
  • Truyền thông để tăng mức độ gắn kết: Tăng cường văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc tích cực.
  • Truyền thông về đa dạng và hòa nhập: Thể hiện cam kết của công ty đối với các vấn đề về DEIB
  • Truyền thông về phúc lợi: Thúc đẩy nhân viên sử dụng các chương trình sức khỏe, phúc lợi và các lợi ích khác.
  • Truyền thông quản lý thay đổi: Giúp nhân viên hiểu và chấp nhận các sáng kiến hoặc thay đổi mới.
  • Truyền thông về quản lý hiệu suất: Cung cấp thông tin về kỳ vọng, phản hồi về hiệu suất và phát triển kỹ năng.
  • Truyền thông quan hệ lao động: Xử lý các vấn đề như khiếu nại và kỷ luật.

Tại sao truyền thông nội bộ lại quan trọng với các chuyên gia HR?

Không ai muốn bị bỏ lại phía sau – đó là lý do vì sao truyền thông nội bộ là một chức năng thiết yếu mà phòng HR cần làm đúng:

  • Gắn kết nhân viên: Việc cung cấp thông tin thường xuyên, tạo diễn đàn đối thoại mở và ghi nhận thành tích qua các kênh truyền thông nội bộ giúp xây dựng cộng đồng và mục đích chung, qua đó thúc đẩy sự gắn kết.
  • Thông tin rõ ràng từ bộ phận HR: Việc cập nhật kịp thời, nhất quán về tin tức công ty, quyết định và đóng góp của nhân viên sẽ tạo ra văn hóa minh bạch, tăng cường sự tin tưởng, động lực và tinh thần làm việc.
  • Giải quyết xung đột: Thiết lập các kênh thông tin hai chiều mở giúp nhân viên sớm nêu ra mối quan tâm và giải quyết vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng, từ đó tạo môi trường hài hòa hơn.
  • Đồng bộ văn hóa: Việc truyền đạt rõ ràng các giá trị, kỳ vọng và câu chuyện thành công của công ty sẽ giúp đội ngũ nhân viên thấu hiểu và thể hiện văn hóa và hành vi mong muốn, tạo nên môi trường làm việc đoàn kết và tích cực.
  • Quản lý thay đổi: Truyền thông minh bạch, chủ động về các thay đổi sắp diễn ra, lý do và tác động của chúng giúp giảm lo lắng, tạo sự chuyển đổi suôn sẻ và tăng khả năng chấp nhận thay đổi.
  • Phản hồi và cải tiến: Các kênh truyền thông hai chiều hiệu quả là nơi để nhân viên phản hồi về trải nghiệm của họ với các quy trình và chính sách, giúp bộ phận HR xác định các điểm cần cải thiện và thực hiện thay đổi tích cực.
  • Giữ chân và thu hút nhân tài: Truyền thông hỗ trợ môi trường làm việc tích cực và minh bạch giúp thu hút HR giỏi và khiến nhân viên hiện tại muốn ở lại.
  • Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng: Việc chia sẻ thành tích công ty, câu chuyện thành công của nhân viên và văn hóa tích cực thông qua truyền thông nội bộ cũng giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu mạnh mẽ trong mắt ứng viên tiềm năng – khi nhân viên hiện tại hoặc cũ chia sẻ trải nghiệm của họ ra bên ngoài.

17 Ví dụ về truyền thông nội bộ từ các công ty

Hãy cùng xem một số ví dụ về cách các công ty khác đang sử dụng truyền thông nội bộ để giải quyết các thách thức HR.

1. Amazon

Giống như nhiều nhà tuyển dụng khác tại Mỹ, Amazon phải cạnh tranh để thu hút nhân tài tốt nhất trong lĩnh vực của mình. Để làm nổi bật các cơ hội nghề nghiệp đang tuyển dụng và củng cố giá trị thương hiệu nhà tuyển dụng (EVP), Amazon đã sản xuất các video do chính nhân viên ghi hình nhằm tạo dựng niềm tin với khán giả.

Họ thực hiện điều này bằng cách để nhân viên kể lại những câu chuyện chân thực, thể hiện cam kết của công ty đối với đa dạng, hòa nhập và biến đổi khí hậu – nhằm thu hút các ứng viên trẻ tuổi.

Để tuyển dụng cho 300 vị trí Chuyên viên Thương hiệu (Brand Specialist), nhóm Thương hiệu Tuyển dụng của Amazon đã phát hành video “Brand Specialists, what do they do?” (Chuyên viên thương hiệu làm gì?).

Video này được tích hợp xuyên suốt hành trình ứng viên, được đăng trên trang tuyển dụng, chia sẻ qua các kênh mạng xã hội, và sử dụng trong các chiến dịch quảng cáo. Tính đến nay, video đã được xem hơn 70.000 lần và khi mới ra mắt, nó đã giúp tăng gấp đôi tỷ lệ nhấp chuột vào trang việc làm của Amazon.

Amazon’s example.

2. Aviva

Là một công ty bảo hiểm đa quốc gia hàng đầu tại Anh chuyên về sức khỏe và bảo vệ, Aviva nhận thấy việc tận dụng chuyên môn để hỗ trợ sức khỏe nhân viên là điều rất quan trọng.

Công ty đã tạo ra nền tảng Wellbeing@Aviva – một cổng thông tin nội bộ trực tuyến gồm các sản phẩm và lời khuyên giúp nhân viên duy trì sức khỏe và nhận được hỗ trợ khi bị ốm.

Khi xây dựng nền tảng này, Aviva tích cực thu thập dữ liệu và phản hồi từ nhân viên ở mọi cấp độ, đồng thời tuyển chọn các “đại sứ sức khỏe” – những tình nguyện viên nội bộ mong muốn tạo ảnh hưởng tích cực. Những “anh hùng sức khỏe” này đã hỗ trợ triển khai chương trình và khơi gợi sự hứng thú từ đồng nghiệp.

Chương trình này được báo cáo là đã giúp nâng cao nhận thức về sức khỏe tinh thần và sức khỏe tổng thể, đồng thời góp phần làm tăng mức độ gắn kết của nhân viên lên 14%.

AVIVA’s example.

3. Banco Santander Portugal

Nhóm Truyền thông nội bộ của Banco Santander Portugal đóng vai trò then chốt trong quá trình chuyển đổi văn hóa đang diễn ra của ngân hàng châu Âu này.

Dù việc nâng cấp hệ thống và quy trình là cần thiết, thách thức lớn hơn lại nằm ở việc thay đổi tư duy và phong cách truyền thông.

Một sáng kiến sáng tạo đã phá vỡ mọi khuôn mẫu – một phiên bản độc đáo của  ‘Carpool Karaoke’. Đây là một talkshow phi chính thức giúp nhân viên hiểu hơn về vai trò, tính cách và sở thích của đồng nghiệp. Hành động tưởng như nhỏ này, khi nằm trong chiến lược thay đổi văn hóa tổng thể, đã giúp nhân cách hóa hình ảnh ngân hàng và lãnh đạo, thể hiện xu hướng minh bạch và hiện đại.

Cách tiếp cận táo bạo này đã tạo được tiếng vang trong lòng nhân viên, phản ánh cam kết xây dựng một văn hóa doanh nghiệp cởi mở, gần gũi và hiện đại hơn.

4. Bauder

Trong hơn 160 năm, Bauder đã sản xuất các sản phẩm lợp mái. Ngày nay, công ty có 8 nhà máy tại Đức và Áo, cùng 16 chi nhánh với hơn 1.200 nhân viên trên khắp châu Âu.

Để giải quyết thách thức về mất cân bằng thông tin – khi nhân viên văn phòng nắm bắt thông tin tốt hơn nhân viên không làm việc tại bàn – Bauder đã thay thế tạp chí nội bộ phát hành hàng quý bằng một ứng dụng di động. Nhờ ứng dụng này, họ có thể cập nhật thông tin hàng ngày cho tất cả nhân viên, với tính năng dịch tích hợp để tiếp cận 15 nhóm quốc gia khác nhau.

Bauder’s example.

5. DHL

Sau đại dịch, các cuộc họp qua video đã trở thành thói quen với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là những công ty hoạt động ở nhiều địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, dù hiệu quả, truyền thông kỹ thuật số không thể thay thế hoàn toàn tính trực tiếp và tác động cảm xúc của các cuộc gặp mặt trực tiếp.

Chính vì vậy, ban lãnh đạo của DHL – tập đoàn hậu cần toàn cầu – đã tìm kiếm cách làm mới truyền thông số để tạo ý nghĩa hơn. Công ty đã gửi các thông điệp video cập nhật về tình hình hoạt động, với trọng tâm là bộ ba chữ C: Bình tĩnh (Calm), Tự tin (Confident), và Can đảm (Courageous)  nhằm xây dựng một lực lượng lao động kiên cường.

Ngoài ra, DHL còn tổ chức Tuần lễ Cảm ơn Nhân viên ảo – mỗi ngày trong tuần có một hoạt động online khác nhau như các lớp học tương tác hay các buổi gặp gỡ. DHL còn xây dựng một microsite riêng để đẩy mạnh nền tảng ghi nhận nhân viên và tạo điều kiện cho nhân viên tại nhiều khu vực tham gia.

6. DSV

DSV, một công ty logistics và chuỗi cung ứng toàn cầu, cần cải thiện quy trình đào tạo hội nhập (onboarding) dành cho nhân viên mới. Họ muốn tạo ra một trải nghiệm học tập hấp dẫn để thu hút nhân viên mới và khiến họ gắn bó lâu dài hơn với công ty bằng cách sử dụng video. Đồng thời, họ cũng muốn đơn giản hóa quá trình sản xuất nội dung nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí, vì vậy công ty đã quyết định sử dụng avatar AI để truyền tải nội dung.

Nhờ video AI, DSV đã có thể chuyển đổi quy trình onboarding của mình bằng cách tạo ra các video đào tạo hấp dẫn với chi phí thấp hơn nhiều, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất lên đến 50%. Họ cũng nhận thấy người học phản hồi tích cực với các video này, đồng thời chúng cũng giúp cải thiện mức độ gắn kết của nhân viên và tăng khả năng ghi nhớ thông tin.

7. Golf Town

Nhà bán lẻ golf của Canada Golf Town muốn trang bị cho nhân viên tuyến đầu của mình thông tin kịp thời về các giải đấu golf lớn như PGA để đội ngũ nhân viên có thể trò chuyện hiểu biết với các khách hàng đam mê golf.

Để làm điều đó, họ đã gửi các cập nhật trực tiếp về các giải đấu golf đến nhân viên và sử dụng công cụ khảo sát để tạo sự tương tác, như yêu cầu nhân viên dự đoán người sẽ giành chức vô địch.

8. H&M

Khi H&M – thương hiệu bán lẻ thời trang – tái cấu trúc khu vực Bắc Âu, họ nhận thấy có đến 22.000 nhân viên phân bố tại 640 địa điểm ngoài trụ sở thuộc 7 quốc gia khác nhau. Phần lớn trong số họ chưa từng làm việc cùng nhau và không có thói quen coi mình là một đội ngũ thống nhất.

Công ty đã sử dụng truyền thông nội bộ để kết nối lực lượng lao động phân tán này. Họ xây dựng một cộng đồng khu vực thông qua các thông điệp phù hợp với từng địa phương, thể hiện định hướng và mục tiêu chung giữa các đồng nghiệp làm việc tại các quốc gia khác nhau.

H&M’s example.

9. Jefferson Dental & Orthodontics

Jefferson Dental & Orthodontics điều hành hơn 70 phòng khám tại Mỹ. Khi nhân viên quay lại làm việc sau thời gian phong tỏa vì đại dịch COVID-19, công ty phải truyền đạt một loạt các quy trình và biện pháp an toàn mới cho toàn bộ nhân viên tại mọi địa điểm.

Để thực hiện điều đó, JDO đã tiếp cận vấn đề theo hướng vui nhộn bằng cách sử dụng các micro-communication đa phương tiện. Họ thay thế các buổi đào tạo khô khan bằng những hoạt động thú vị như: Câu đố hay trò chơi săn kho báu (scavenger hunts). Cách tiếp cận này giúp nâng cao tinh thần và đảm bảo mọi người đều được cập nhật các quy trình và hướng dẫn quan trọng một cách dễ tiếp thu hơn.

10. Jetblue

Để làm cho nội dung của mình hấp dẫn hơn, hãng hàng không JetBlue Airways của Mỹ đã chuyển đổi sổ tay nhân viên thành một tài liệu mang tính hình ảnh trực quan, thể hiện văn hóa và các giá trị cốt lõi của công ty.

11. Lowe’s

Nhà bán lẻ đồ cải tiến nhà cửa tại Mỹ – Lowe’s – tin rằng đào tạo nên là một quá trình liên tục. Để đảm bảo các nhân viên tuyến đầu có đủ kỹ năng để hoàn thành tốt công việc, họ đã số hóa toàn bộ hành trình đào tạo – từ onboarding, giao tiếp với khách hàng, đến cập nhật sản phẩm.

Hiện nay, tất cả nhân viên Lowe’s đều có quyền truy cập vào các nội dung đào tạo ngắn gọn trên mọi thiết bị, giúp nâng cao kỹ năng ngay tại nơi làm việc. Nội dung được cá nhân hóa theo từng bộ phận và bao gồm hơn 800 video ngắn, các bài kiểm tra, hình ảnh minh họa, và hoạt động thực hành. Hiện tại, hơn 80% nhân viên của Lowe’s đăng nhập từ hai đến năm lần mỗi tuần để truy cập nội dung nội bộ và hoàn thành các buổi đào tạo nhanh.

12. Nordstrom

Cách tiếp cận của Nordstrom trong việc truyền đạt tinh thần dịch vụ khách hàng cho nhân viên mới rất ngắn gọn. Thậm chí ngắn đến mức chỉ là một câu duy nhất: “Quy tắc duy nhất của chúng tôi: Hãy sử dụng sự phán đoán đúng đắn trong mọi tình huống.”

Câu nói này được in trong sổ tay nhân viên và được củng cố thường xuyên thông qua đào tạo và các thông điệp nội bộ. Đây là một bài học rõ ràng về sức mạnh của sự đơn giản và súc tích trong truyền thông nội bộ.

Nordstrom’s example.

13. RHI Magnesita

Hoạt động trên bốn châu lục, RHI Magnesita là nhà cung cấp vật liệu và sản phẩm chịu lửa với hơn 14.000 nhân viên, trong đó 60% là công nhân nhà máy. Trước khi sáp nhập, RHI và Magnesita là hai công ty riêng biệt.

Công ty đã cho ra mắt ứng dụng MyRHIMagnesita nhằm thay thế các hình thức truyền thông nội bộ lỗi thời, như bản tin in giấy. Mục tiêu ban đầu của ứng dụng là giúp nhân viên cập nhật thông tin trong quá trình sáp nhập, đảm bảo hiệu suất hoạt động ổn định.

Ứng dụng bao gồm:

  • Sổ tay hướng dẫn sử dụng bằng 8 ngôn ngữ
  • Thông cáo báo chí
  • Tờ thông tin, tài liệu quảng bá
  • Biểu mẫu đăng ký sự kiện
  • Khảo sát, câu đố, và lịch làm việc theo ca

Công ty đánh giá ứng dụng này là một trong những yếu tố chính thúc đẩy chuyển đổi văn hóa, đồng thời góp phần vào mức tăng trưởng doanh thu 11% sau khi sáp nhập.

RHI Magnesita’s example.

14. Skyscanner

là một đại lý du lịch và công cụ tìm kiếm với hơn 100 triệu người dùng mỗi tháng. Việc duy trì văn hóa doanh nghiệp riêng biệt là một thách thức lớn đối với một công ty đang phát triển nhanh với lực lượng lao động phân bố trên 7 múi giờ, gồm hơn 60 quốc tịch và 40 ngôn ngữ.

Đội ngũ truyền thông nội bộ của Skyscanner sử dụng nhiều công cụ kỹ thuật số để xây dựng một mạng lưới toàn cầu, cho phép nhân viên kết nối xuyên múi giờ thông qua video conference, Slack, Intranet, và ác buổi họp toàn công ty trực tuyến hàng tuần. Skyscanner khuyến khích xây dựng mối quan hệ trực diện thông qua video, và hiện nay mỗi tháng có hơn một triệu tin nhắn được gửi qua Slack, góp phần tăng sự gắn kết giữa các đồng nghiệp ở các khu vực khác nhau.

15. Spotify Technology

Gã khổng lồ phát nhạc trực tuyến Spotify chia sẻ về HR blog của mình như sau: “Công ty của chúng tôi đang thay đổi thế giới, đồng thời phát triển với tốc độ cực nhanh. Để luôn dẫn đầu, cả con người và tổ chức của chúng tôi phải phát triển nhanh hơn cả tốc độ thay đổi của thế giới. Điều này đòi hỏi bộ phận HR phải tạo ra một môi trường nơi mọi người – đầy sáng tạo và đam mê – có thể cùng nhau làm việc và phát huy hết tiềm năng.”

Một trong những bài viết thú vị nhất trên blog là về Tuyên ngôn dành cho quản lý (Manager’s Manifesto) – một ví dụ tuyệt vời về cách truyền thông nội bộ có thể chuẩn hóa và khuếch đại nguyên tắc lãnh đạo để xây dựng văn hóa mạnh mẽ.

16. Walmart

Gã khổng lồ bán lẻ toàn cầu Walmart vận hành một trong những mạng lưới phân phối và đội xe tư nhân lớn nhất thế giới. Vấn đề là: Làm sao để xây dựng và duy trì văn hóa an toàn, đồng thời thay đổi hành vi nhân viên nhằm giảm thiểu rủi ro và chi phí liên quan đến tai nạn và thương tích?

Walmart đã triển khai một nền tảng kỹ thuật số, cho phép 75.000 công nhân tại 150 trung tâm phân phối đăng nhập 3–5 phút mỗi ngày để chơi một trò chơi vui nhộn, trả lời các câu hỏi về an toàn và nhận phản hồi ngay lập tức.

Hệ thống này được tích hợp với tiêu chí đánh giá hiệu suất công việc, cho phép Walmart đo lường sự thay đổi hành vi trong công việc. Trong giai đoạn thử nghiệm, số vụ việc đã giảm 54%.

17. Zingerman’s Community of Businesses

Làm sao để tạo ra tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng thống nhất giữa các doanh nghiệp và địa điểm khác nhau? Zingerman’s sẽ cho bạn câu trả lời.

Bắt đầu từ một tiệm bán đồ ăn ở Detroit (Mỹ), Zingerman’s nay đã mở rộng hoạt động sang các tiệm bánh, quán cà phê, cửa hàng kẹo, nhà máy kem và nhà hàng. Họ thành lập công ty con là ZingTrain – một công ty tư vấn giúp cung cấp góc nhìn “hậu trường” về cách Zingerman đào tạo hơn 700 nhân viên và xây dựng văn hóa tổ chức lành mạnh.

Tài liệu “Hướng dẫn nhân viên” của họ dày 88 trang, là một tài liệu đào tạo và phát triển nhân viên toàn diện và thú vị, được thiết kế để giúp nhân viên mới thấm nhuần văn hóa công ty ngay từ đầu.

Xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ của bạn

  1. Đặt mục tiêu và chỉ tiêu rõ ràng cho những gì bạn muốn đạt được với kế hoạch truyền thông nội bộ của mình và cách bạn sẽ đo lường thành công
  2. Đảm bảo sự ủng hộ từ ban lãnh đạo cấp cao để ưu tiên truyền thông nội bộ và phân bổ ngân sách cùng nguồn lực cần thiết.
  3. Xác định đối tượng mục tiêu bằng cách cụ thể hóa bạn đang cố gắng tiếp cận ai và nhu cầu, sở thích của họ là gì
  4. Chọn các kênh truyền thông hiệu quả nhất để tiếp cận đối tượng
  5. Cân nhắc kết hợp giữa các kênh truyền thống và kỹ thuật số, chẳng hạn như email, bản tin, intranet, ứng dụng, các cuộc họp và hội nghị toàn thể (town hall)
  6. Đảm bảo thông điệp truyền thông rõ ràng, ngắn gọn và nhất quán trên tất cả các kênh, đồng thời tìm cách củng cố thông điệp cốt lõi của bạn
  7. Sử dụng hình ảnh và kể chuyện để làm cho thông điệp truyền thông trở nên hấp dẫn và lôi cuốn hơn
  8. Cá nhân hóa nội dung truyền thông nội bộ bất cứ khi nào có thể
  9. Ăn mừng thành công và ghi nhận những thành tích của nhân viên
  10. Xây dựng niềm tin với nhân viên bằng cách truyền thông một cách cởi mở và trung thực; thừa nhận sai sót và nói rõ những thách thức mà công ty đang đối mặt
  11. Tạo cơ hội để nhân viên đặt câu hỏi, đưa ra phản hồi và chia sẻ ý tưởng
  12. Theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu của bạn và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết

Kết lại,

Truyền thông nội bộ hiệu quả là điều tối quan trọng đối với các chuyên gia HR, vì nó thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên, xây dựng lòng tin và tạo ra một môi trường làm việc tích cực.

Điều này mang lại những lợi ích như: sự thống nhất văn hóa mạnh mẽ hơn, giải quyết xung đột tốt hơn, và quản lý thay đổi hiệu quả hơn, cuối cùng dẫn đến việc cải thiện thương hiệu nhà tuyển dụng, tuyển dụng tốt hơn, hiệu suất cao hơn và giữ chân nhân viên lâu dài.

Nguồn dịch AIHR

Post Views: 8