5 bước để dự đoán nhu cầu nhân sự 2025

Dự báo lực lượng lao động là một phần thiết yếu trong quy trình quản lý nhân sự tổng thể của doanh nghiệp, bởi vì điều quan trọng là doanh nghiệp phải biết cần bao nhiêu người để đáp ứng các nhu cầu vận hành. Việc dự báo chính xác nhu cầu nhân sự giúp tổ chức tránh tình trạng thiếu hụt nhân tài, giảm tỷ lệ nghỉ việc và duy trì khả năng cạnh tranh.

Bài viết này sẽ trình bày tầm quan trọng của việc dự báo lực lượng lao động, các phương pháp có thể áp dụng, và các thực hành tốt nhất để đảm bảo lập kế hoạch nhân sự hiệu quả.

Dự báo lực lượng lao động là gì?

Dự báo lực lượng lao động là quá trình ước tính nhu cầu nhân sự trong tương lai của một tổ chức nhằm đảm bảo có đúng người, với đúng kỹ năng, vào đúng thời điểm.

Việc dự báo bao gồm phân tích dữ liệu trong quá khứ và xác định các xu hướng theo thời gian, cho phép bạn thấy được khi nào và ở đâu đội ngũ cần được hỗ trợ. Nó cũng giúp điều chỉnh năng lực nhân sự của doanh nghiệp với các mục tiêu chiến lược.

Dự báo lực lượng lao động bao gồm:

• Dự báo quản lý nhân sự: Tập trung vào các hoạt động vận hành của doanh nghiệp (ví dụ: lập lịch làm việc và lên kế hoạch ca trực).
• Dự báo nhu cầu nhân sự: Ước tính nhu cầu trong tương lai về các vai trò, kỹ năng, hoặc số lượng nhân viên cụ thể.
• Lập lịch nhân sự: Phân bổ nguồn lực và khối lượng công việc một cách chính xác, hiệu quả, chẳng hạn như phân công nhân viên vào các ca làm việc cụ thể. Điều này giúp cân bằng cung – cầu lao động và có thể ngăn ngừa tình trạng kiệt sức ở nhân viên bằng cách giảm bớt số ca làm thêm hoặc tăng ca không cần thiết.

Tại sao dự báo lực lượng lao động lại quan trọng?

Dự báo lực lượng lao động cho phép các công ty dự đoán nhu cầu lao động trong tương lai nhằm duy trì hoạt động kinh doanh mà không bị gián đoạn lớn. Bằng cách hiểu và dự báo nhu cầu nhân sự, ban lãnh đạo có thể phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn cho các phòng ban.

Đây là yếu tố thiết yếu trong việc lập kế hoạch nhân sự chiến lược, phân bổ nguồn lực HR hiệu quả, và giảm thiểu tình trạng chậm trễ hoặc gián đoạn vận hành. Các thực tiễn lập lịch làm việc cũng ảnh hưởng đến nhân viên. Những người có lịch làm việc không ổn định có khả năng nghỉ việc trong vòng sáu tháng lên đến 42% so với tỷ lệ nghỉ việc 24% ở những người có lịch làm việc ổn định hơn.

Các lợi ích chính khác của dự báo lực lượng lao động bao gồm:

• Đồng bộ hóa số lượng nhân viên với nhu cầu kinh doanh dài hạn: Đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với kỹ năng phù hợp vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu kinh doanh.
• Hỗ trợ dự báo nhân tài cho tăng trưởng dài hạn: Việc phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn giúp giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo dư thừa, góp phần tối ưu chi phí.
• Ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt nhân sự: Dự báo nhu cầu nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp tránh được thiếu hụt nhân lực và gián đoạn hoạt động.
• Cải thiện mức độ hài lòng trong công việc: Thông qua phân bổ nguồn lực hợp lý, dự báo nhân sự hiệu quả có thể tăng sự hài lòng, gắn kết và giữ chân nhân viên.
• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Dự báo nhân sự chính xác giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý thông qua việc lập kế hoạch trước cho những thay đổi có thể ảnh hưởng đến yêu cầu pháp lý.

Dự báo lực lượng lao động hoạt động như thế nào

Quy trình dự báo lực lượng lao động bao gồm ba thành phần chính:

1. Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu giúp dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai. Sử dụng và phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường, và phân tích dự đoán để đánh giá các mô hình phân bổ nhân sự trước đây, xác định lỗ hổng kỹ năng và xu hướng nghỉ việc.
2. Công cụ công nghệ: Khi có thể, phần mềm nên tích hợp với các hệ thống nhân sự và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Nó cũng nên cung cấp các tính năng mô phỏng, lập kế hoạch kịch bản và phân tích dữ liệu phức tạp để hỗ trợ dự đoán các vấn đề và nhu cầu trong tương lai.
3. Giao tiếp và hợp tác: Bao gồm và trao đổi với các nhóm chức năng chéo và các bên liên quan chính trong nỗ lực dự báo nhân sự để đảm bảo sự thống nhất về mục tiêu và chiến lược.

5 bước để dự báo lực lượng lao động hiệu quả

Dưới đây là 5 bước trong quy trình dự báo lực lượng lao động mà bạn có thể áp dụng cho tổ chức của mình:

Bước 1: Đánh giá lực lượng lao động hiện tại

Bắt đầu bằng việc phân tích kỹ lưỡng lực lượng lao động hiện có. Điều này bao gồm việc đánh giá số lượng nhân viên, kỹ năng, vai trò và hiệu suất tổng thể của họ. Hãy xác định những lỗ hổng về kỹ năng hoặc kiến thức và nhận diện các lĩnh vực cần đào tạo thêm hoặc tuyển dụng.

Việc cập nhật đánh giá này thường xuyên sẽ giúp dữ liệu luôn chính xác và phản ánh đúng nhu cầu của tổ chức. Các công cụ như hồ sơ kỹ năng và hệ thống quản lý hiệu suất (performance management systems) có thể giúp đơn giản hóa quy trình này, đồng thời cung cấp một cái nhìn rõ ràng về điểm mạnh và điểm yếu của lực lượng lao động.

Bước 2: Xác định mục tiêu kinh doanh

Dự báo lực lượng lao động cần được liên kết với các mục tiêu chiến lược của công ty. Bắt đầu bằng cách xác định các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của tổ chức, chẳng hạn như mở rộng thị trường, ra mắt sản phẩm mới hoặc nâng cao hiệu quả vận hành.

Sử dụng các buổi lập kế hoạch chiến lược để phác thảo cách nhu cầu nhân sự phù hợp với những mục tiêu này. Sau đó, thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) có thể đo lường để dẫn hướng cho nỗ lực của bạn, ví dụ như giảm tỷ lệ nghỉ việc, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên hoặc đạt được các mục tiêu doanh thu cụ thể.

Bước 3: Dự báo nhu cầu

Dự đoán nhu cầu nhân sự trong tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và dự báo tăng trưởng kinh doanh. Các công cụ phân tích dữ liệu có thể giúp bạn hiểu rõ những yếu tố như nhu cầu theo mùa, tiến bộ công nghệ hoặc xu hướng đặc thù ngành có thể ảnh hưởng đến nhân sự như thế nào.

Hãy phối hợp chặt chẽ với các trưởng bộ phận để nắm bắt nhu cầu cụ thể về vai trò, kỹ năng hoặc quy mô nhóm. Sử dụng phân tích dự đoán và lập kế hoạch theo kịch bản để khám phá các khả năng trong tương lai, đảm bảo dự báo của bạn xét đến cả tình huống tốt nhất và xấu nhất.

Bước 4: Phân tích nguồn cung

Đánh giá khả năng sẵn có của nhân tài hiện tại và tương lai để xác định những sự chênh lệch giữa cung và cầu. Việc này bao gồm việc xem xét các kênh tuyển dụng, nguồn nhân lực nội bộ, và những thách thức tiềm ẩn như nghỉ hưu hoặc tỷ lệ nghỉ việc cao trong một số bộ phận.

Đồng thời, đừng quên các yếu tố kinh tế như điều kiện thị trường lao động và mức độ cạnh tranh trong ngành, có thể ảnh hưởng đến khả năng tuyển dụng hoặc giữ chân nhân viên. Các kế hoạch nhân sự linh hoạt như đào tạo nâng cao kỹ năng, thăng tiến nội bộ, hoặc sử dụng lao động hợp đồng, có thể giúp khắc phục các khoảng trống và chuẩn bị cho những thay đổi bất ngờ.

Bước 5: Xây dựng và triển khai kế hoạch

Thu hẹp khoảng cách giữa cung và cầu nhân sự bằng một kế hoạch rõ ràng và có thể thực hiện được — điều này bao gồm việc lên kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và tái phân bổ nguồn lực để đáp ứng nhu cầu trong tương lai. Ngoài ra, hãy đưa vào kế hoạch các sáng kiến như tuyển dụng cho các vị trí khó tuyển, cung cấp cơ hội đào tạo chéo, hoặc triển khai các chương trình luân chuyển công việc nhằm mở rộng bộ kỹ năng của nhân viên.

Lập kế hoạch dự phòng cho các biến động (ví dụ: sự gia tăng đột ngột về nhu cầu hoặc suy giảm thị trường lao động). Cuối cùng, truyền thông kế hoạch đến toàn bộ đội ngũ và lên lịch các điểm kiểm tra định kỳ để theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết.

9 ví dụ về các phương pháp và mô hình dự báo lực lượng lao động

Có nhiều phương pháp và mô hình dự báo lực lượng lao động khác nhau mà bạn có thể sử dụng để làm nổi bật và dự đoán các mô hình nhân sự và lịch làm việc. Bao gồm:

Phương pháp định tính

1. Phương pháp Delphi: Delphi method sử dụng các cuộc tham vấn hoặc khảo sát với chuyên gia để thu thập thông tin về lực lượng lao động hiện tại và ý kiến về nhu cầu nhân lực trong tương lai, sau đó tổng hợp chúng để đưa ra dự báo. Phương pháp này liên quan đến việc lấy ý kiến của các lãnh đạo cấp cao, chuyên gia trong lĩnh vực và các bên liên quan chủ chốt nhằm cung cấp góc nhìn định tính.
2. Lập kế hoạch theo kịch bản (Scenario planning): Bằng cách xây dựng các kịch bản tương lai dựa trên một số giả định cụ thể, doanh nghiệp có thể hình dung ra nhiều nhu cầu nhân lực tiềm năng. HR có thể đưa ra các phân tích về kịch bản tốt nhất và xấu nhất nhằm nhận diện các kết quả có thể xảy ra. Điều này giúp tổ chức dễ dàng thích nghi và phản ứng kịp thời với các tình huống khác nhau.
3. Dự báo theo phán đoán: Phương pháp này dựa chủ yếu vào chuyên môn, kinh nghiệm và trực giác của HR, dẫn đến việc dự báo có phần chủ quan hơn. Dự báo kiểu này đôi khi được sử dụng như một phần của lập kế hoạch theo kịch bản.

Phương pháp định lượng

1. Phân tích chuỗi thời gian: Phương pháp này phân tích các xu hướng trong quá khứ và dữ liệu lịch sử, chẳng hạn như xu hướng về số lượng nhân sự, để dự đoán nhu cầu trong tương lai.
2. Phân tích hồi quy: Phân tích cách các yếu tố như hiệu quả tài chính, tăng trưởng, nhu cầu thị trường và tình hình nhân sự có thể ảnh hưởng đến nhu cầu lực lượng lao động.
3. Công cụ phân tích lực lượng lao động: Các công cụ hoặc phần mềm phân tích dữ liệu cho phép tổ chức tự động hóa quá trình dự báo bằng cách phân tích các bộ dữ liệu để dự đoán nhu cầu nhân sự. Điều này giúp đánh giá số lượng nhân sự trong quá khứ, tỷ lệ nghỉ việc và phát hiện các mô hình tăng trưởng hoặc suy giảm.

Mô hình kết hợp

Phương pháp kết hợp giúp tinh chỉnh việc dự báo lực lượng lao động bằng cách phối hợp các phương pháp định lượng và định tính. Cách tiếp cận này sử dụng cả dữ liệu và nhận định để xác định các xu hướng và mô hình nhân sự. Một số ví dụ gồm:

1. Kết hợp đánh giá chuyên gia với phân tích thống kê
2. Kết hợp dự báo bằng AI với sự giám sát của con người
3. Sử dụng lập kế hoạch theo kịch bản cùng với các công cụ học máy (machine learning)

Các thực hành tốt nhất trong dự báo lực lượng lao động dành cho HR

Tuân thủ các bước sau sẽ giúp bạn tối đa hóa hiệu quả của việc lập kế hoạch và dự báo lực lượng lao động:

Bắt đầu với các mục tiêu rõ ràng

Hãy hiểu rõ các mục tiêu kinh doanh chính, dù đó là lấp đầy khoảng trống kỹ năng cụ thể hay quản lý biến động lao động theo mùa. Đây là bước đầu tiên mang tính nền tảng và là động lực chính cho quá trình dự báo nhân sự của bạn.

Sử dụng công cụ dự báo lực lượng lao động

Thay vì dựa vào các quy trình thủ công, hãy sử dụng phần mềm quản lý và lập lịch lực lượng lao động để xây dựng quy trình dự báo mạnh mẽ và đáng tin cậy trong thời gian ngắn hơn. Điều này giúp quy trình không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn hiệu quả, chính xác và tối ưu hơn.

Theo dõi dữ liệu thường xuyên

Đảm bảo các dự đoán luôn cập nhật và chính xác bằng cách thường xuyên rà soát và điều chỉnh dự báo dựa trên dữ liệu thời gian thực. Điều này giúp bạn đưa ra các dự đoán tốt hơn về nhu cầu tuyển dụng trong tương lai, khoảng trống kỹ năng hoặc những khu vực có thể xảy ra tình trạng nghỉ việc cao.

Thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban

Hợp tác với các bộ phận khác để thu thập các thông tin và ý kiến quan trọng nhằm đảm bảo các dự báo phù hợp với chiến lược của tổ chức. Điều này tạo ra cách tiếp cận tích hợp hơn trong quản lý nhân tài, giúp bạn dự đoán tốt hơn nhu cầu lao động, nhận diện thách thức tiềm ẩn và xây dựng chiến lược phù hợp với mục tiêu chung.

Đào tạo đội ngũ HR

HR đóng vai trò cốt lõi trong toàn bộ quy trình dự báo lực lượng lao động, vì vậy hãy đảm bảo rằng đội ngũ HR được đào tạo đầy đủ kỹ năng và kiến thức để sử dụng các phương pháp và công cụ dự báo một cách hiệu quả.

Các công cụ và phần mềm dự báo lực lượng lao động hiệu quả

Có nhiều lựa chọn về công cụ và phần mềm hỗ trợ dự báo lực lượng lao động — hãy chắc chắn chọn những công cụ phù hợp để quá trình dự báo trở nên đơn giản và hiệu quả. Việc sử dụng công cụ không phù hợp có thể khiến bạn mất nhiều công sức hơn mà không đạt được kết quả mong muốn. Một số công cụ và phần mềm đáng chú ý bao gồm:

• ADP Workforce Now: Công cụ dự báo toàn diện, hỗ trợ các chức năng như quản lý nhân tài và lập lịch làm việc.
• Ceridian Dayforce: Nền tảng quản lý lực lượng lao động cung cấp dữ liệu thời gian thực và khả năng phân tích dự đoán giúp bạn lập kế hoạch nhân sự hiệu quả.
• PeopleFluent Talent Management: Tập trung vào tối ưu hóa quy trình quản lý nhân tài, tích hợp chức năng dự báo và lập lịch.
• SAP SuccessFactors Workforce Analytics: Cung cấp dữ liệu lịch sử và dự đoán giúp bạn xây dựng các kế hoạch nhân sự chính xác.
• UKG Dimensions: Tập trung vào lập lịch và dự báo lực lượng lao động, giúp tối ưu hóa chi phí lao động và nhu cầu nhân sự.

Kết lại

Dự báo lực lượng lao động là điều cần thiết để các doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Bằng cách sử dụng dữ liệu, công nghệ và sự hợp tác liên phòng ban, bạn có thể dự đoán nhu cầu nhân sự và điều chỉnh theo các mục tiêu dài hạn. Dự báo hiệu quả giúp ổn định hoạt động, giảm tỷ lệ nghỉ việc và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.

Thực hành tốt cùng với công cụ phù hợp sẽ giúp biến dự báo lực lượng lao động thành lợi thế chủ động thay vì chỉ phản ứng bị động. Dù bạn đang cần giải quyết khoảng trống kỹ năng hiện tại hay chuẩn bị cho sự phát triển trong tương lai, dự báo lực lượng lao động đảm bảo bạn có đúng người, đúng vị trí, vào đúng thời điểm.

Nguồn dịch AIHR